Regionaliseringsprosessen Vestfold og Telemark idrettskrets

Transkript

1 Interimsstyret Møte nr Protokoll Torsdag kl på Skagerak Arena, Skien Til stede: Fra adm.: Per-Eivind Johansen Geir Berge Nordtveit Bjørn Walle Dag Nielsen Trude Tansø Veslemøy Wåle Sondre Fjelldalen Lisbeth Danielsen Øyvind Gonsholt, ansattes representant Camilla Nilsen, ansattes representant Forfall: Sakliste Sak 19/2018: Godkjennelse av protokoll fra forrige møte Sak 20/2018: Informasjon fra fellesnemda/regionale fylkesutvalgene Sak 21/2018: Oversikt over sammenslått økonomi Sak 22/2018: Plan over hvilke vedtak og prosesser som må gjøres Sak 23/2018: Dialogmøte med særkretser/-regioner 18. september Sak 24/2018: Møteplan ut 2018 Sak 25/2018: Orienteringssaker Sak 26/2018: Eventuelt Det var noen nye i interimsstyret og vi hadde også fått to ansattes representanter, så vi startet med en presentasjonsrunde. Sak 19/2018: Godkjennelse av protokoll fra forrige møte Protokoll fra Interimsstyremøte var lagt i prosjektrommet. Protokollen ble underskrevet i møtet. Protokoll fra interimsstyremøte godkjennes enstemmig og ble underskrevet i møtet. Side 1 av 5

2 Sak 20/2018: Informasjon fra fellesnemda/regionale fylkesutvalgene Fellesnemda har hatt møter april, 25. april og 29. mai siden forrige interimsstyremøte. Per-Eivind orienterte. Av særskilt betydning ble nevnt opprettelsen av en ny temakomité for Kultur, idrett og folkehelse. Fire fra Telemark og fire fra Vestfold. Sammensetning ble - Bjørn Rudborg, Telemark, Ap (leder) - Veslemøy Wåle, Telemark H (nestleder) - Bjørg Inger Flatland, Telemark KrF - Heidi Herum, Telemark Sp - Tom Strømstad Olsen, Vestfold Ap - Thorvald Hillestad, Vestfold Sp - Andreas Reitan, Vestfold H - Ingar Eikbråten, Vestfold FrP Tas til orientering. Interimsstyret inviterer oss til et møte med temakomitéen hvor vi sier hva vi tenker er viktig. Sak 21/2018: Oversikt over sammenslått økonomi Interimsstyret vedtok 14. februar at forslag til felles driftsbudsjett legges fram på møtet 31. mai. Vi har bedt om nøkkeltallsrapport fra Idrettens regnskapskontor (IRK), og at den sammenstilles. Felles driftsbudsjett forelå ikke til møtet, og saken ble forslått utsatt. Saken utsettes. Side 2 av 5

3 Sak 22/2018: Plan for hvilke vedtak og prosesser som må gjøres Det er en del ting som må vedtas før vi kommer til det ekstraordinære idrettskretstinget i november Vi trenger å ta en gjennomgang på hvilke vedtak som må gjøres. Foreløpig liste: - Vedtak om navn - Vedtak om logo - Vedtak vedrørende organisasjonsnummer - Vedtak om forslag til lov; herunder o Igangsette prosess for utarbeidelse av lov o Fastsette størrelse på styret o Fastsette eventuell soneorganisering o Fastsette representasjon på idrettskretstinget - Sette i gang valgkomiteen initiere oppstart og konstituering - Planlegge tidsplan for arbeidet med strategiplan og felles budsjett; herunder o Når skal vi være ferdig? o Når starter vi? o Hvem er med i utarbeidelsen? - Hvordan forankrer vi strategiplan, loven med sitt innhold? o Prøveting med for eksempel 2 fra idrettslag, 2 fra idrettsråd og 2 fra særkrets fra begge fylkene? o Netigate-undersøkelse? o Begge deler? o Ren høring? Foreløpig liste over vedtak og prosesser vedtas. Valgkomiteene tilskrives og anmodes om å komme sammen i et felles møte. Valgkomiteen konstituerer seg selv med leder og nestleder fra hver av kretsene. Plan for strategiarbeidet med tema og tidsplan foreslås på neste styremøte. Det er et mål å utarbeide en kortfattet og oversiktlig plan. Forankring av planer, lov og øvrige saker gjøres i dialogmøtene og gjennom høring. Side 3 av 5

4 Sak 23/2018: Dialogmøte med særkretser/-regioner 18. september I vår plan om dialog med organisasjonen er det fastsatt at vi skal ha et felles dialogmøte med særkretser/-regioner for begge fylkene. I denne prosessen er det viktig at alle får si hva de mener. Det blir derfor viktig å gjennomføre en prosess hvor alle kommer til ordet, sånn at det ikke bare er noen som snakker. Særkretser og -regioner, samt særforbund med idrettslag i fylkene inviteres til dialogmøte tirsdag 18. september. Administrasjonen avgjør sted. Dialogmøtet gjennomføres på en slik måte at alle får anledning til å komme med sine synspunkter. Sak 24/2018: Møteplan ut 2018 Gjeldende møteplan var fram til sommeren. Møteplan for høsten er nyttig å få satt slik at alle kan få det i kalenderen sin. Interimsstyret skal ha følgende møter høsten september kl i Sandefjord - 1. november kl i Skien desember kl i Sandefjord (Magasinet) Sak 25/2018: Orienteringssaker Rekrutteringsprosessen organisasjonssjef/prosjektleder Begge organisasjonssjefene har gjennomført 1.gangsintervju på Skype, og test. Dato for 2.gangsintervju er ikke fastsatt. Styrelederne involveres på 2.gangsintervjuene. Tas til orientering Ledermøtet Per-Eivind og Geir orienterte fra ledermøtet. Valgkomiteens representanter ble valgt på dette møtet. Idrettskretsene har tre kandidater med to vara. Det samme har særforbundene. Idrettstinget skal avholdes på Lillehammer mai Forslagsfristen er fire måneder før. Informasjonen tas til orientering. Forslag til idrettstinget tas opp som sak på møter i interimsstyret. Side 4 av 5

5 Sak 26/2018: Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt. Underskrifter: Per-Eivind Johansen Leder Geir Berge Nordtveit Nestleder Bjørn Walle Dag Nielsen Trude Tansø Veslemøy Wåle Sondre Fjelldalen Organisasjonssjef Lisbeth Danielsen Konstituert organisasjonssjef Side 5 av 5