Protokollen er redigert noe vedrørende saksforberedelser og intern informasjon

Transkript

1 Protokollen er redigert noe vedrørende saksforberedelser og intern informasjon Protokoll STYREMØTE 02/16 TIRSDAG, 1. MARS 2016 Til stede: Forfall: Fra adm.: Sven E. Maamoen, Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe, Jon Syversen, Kjell Kvifte, Isabel Bergerseter og Torgrim Bilstad. Gro-Helen Randem Svendsen og Rune Engeseth Guro Røen, Heidi Annette Garthus, Johan Conradson og Runar Sveen. A: DISKUSJONSSAK Ingen B: BESLUTNINGSSAKER Sak 08/16 Aktiv på dagtid veien videre Aktiv på Dagtid (ApD) er et aktivitetstilbud for personer mellom 18 og 67 år, som står helt eller delvis utenfor arbeidslivet. Aktivitetene er tilrettelagt av idrettslag (IL) i samarbeid med kommuner. ApD i Akershus startet opp i 2004 som et felles initiativ med fylkeskommunen. Flere idrettslag og kommuner har kommet til etter hvert og inngått i konseptet over flere år. Per er det ApD i ti kommuner og 18 IL. De siste tre årene har deltakerantallet og involverte kommuner / IL vært på et stabilt nivå. I 2015 var det totalt deltakere i ApD. I 2015 tildelte AIK totalt kr ,- fordelt på de involverte idrettslagene. Dette utløste over kr ,- i økonomisk støtte fra de involverte kommunene til tiltaket lokalt. De siste årene har de økonomiske forutsetningene for AIK blitt forandret. I 2014 mottok vi tilskudd fra Helsedirektoratet via Norges idrettsforbund (kr ,-) og tilskudd fra søknadsordning Utviklingsmidler fra fylkeskommunen (kr ,-). Dette ga en totalsum på kr ,-. I 2015 ble midlene fra Helsedirektoratet fjernet, og eneste inntekt på prosjektet var da prosjektmidlene fra fylkeskommunen på kr ,-. De siste årene har prosjektet gått i betydelig underskudd, og derfor har kostnadssiden måtte reduseres. Eksempelvis ble tilskudd til IL redusert fra kr ,- i 2014, til kr ,- i Likevel gikk ApD med et underskudd på ca ,-. Her er ikke administrative ressurser medregnet, de kommer i tillegg. I de første årene av prosjektet var økonomien langt mer forutsigbar fordi dette inngikk i langsiktige partnerskapsavtaler. Det innebar også en viss dekning av 1

2 AIKs kostnad til arbeidet med prosjektet. De senere år har økonomien vært avgjort i løpet av første halvår, og tiltaket har ikke gått i økonomisk balanse, som påpekt og forklart ovenfor. AIK har i stor grad tatt den økonomiske risiko og selv finansiert større andel av tiltaket. Administrasjonen i AIK har vært i god dialog med administrasjonen i fylkeskommunen, men vi har foreløpig ikke fått noen indikasjoner på økt satsning / støtte fra fylket. Dette gjør fremtiden usikker, og har gjort at vi ser oss nødt til å se på veien videre. Tidspunktet passer også med tanke på at ny Virksomhetsplan (VP) trer i kraft fra 2017, hvor tiltak innenfor denne etter hvert skal defineres. Vi skisserer derfor følgende tre scenarioer for veien videre for ApD i Akershus: A. Fortsette som nå I. Fordeler - Godt etablert konsept - AIK blir satt pris på av kommunene / ILene fordi vi har hatt rollen som videreutvikler, koordinator og tildelt midler - Deltakerne er fornøyde (deltakerundersøkelse gjennomføres også i februar 2016) II. Ulemper - Variert forankring i kommunene / ILene - Økonomi: Reduksjon i midler siste år innebærer lite handlingsrom. Prosjektet er på sitt laveste nivå, og dette går utover kvaliteten i tilbudet regionalt og lokalt. - Stor arbeidsinnsats sammenlignet med hva man får igjen. Tar opp arbeidskapasitet på tiltak som ligger noe utenfor idrettskretsens kjernevirksomhet. B. Forandre modellen I. Fordeler - Sterkere merkevare - Økt kvalitet - IL / kommuner / deltakere som er involvert vil kunne få bedre oppfølging og bli mer fornøyde (bli satset på) II. Ulemper - Krever større arbeidsinnsats - Større økonomisk grunnlag - Litt på siden av idrettskretsens kjernevirksomhet. Vil ta (menneskelige) ressurser fra andre prosjekter / områder. III. Kritiske forutsetninger for forandring av modell - Betydelig økning av friske midler fra fylkeskommunen til AIK og fra kommunene til ILene - Satse på de stedene man allerede har lykkes og / eller der det er gode forutsetninger for å lykkes 2

3 - Større stillingsprosent (50%, ny stilling) dedikert til arbeidet med ApD C. Legge ned I. Fordeler - Frigjort administrativ ressurs til arbeid med klubbutvikling og andre prioriterte områder under Delmål 2 i ny VP Enklere å «forsvare» for egen organisasjon ressursbruk på tiltak som ligger tettere på kjernevirksomheten - Midler / ressurser som opprinnelig har gått til ApD, kan frigjøres til andre prosjekter, som prosjektene under Ungdomsidrett (YouMe, Young Active)? Kan fortsatt involvere de samme ILene som var med i ApD. En nedleggelse / avslutning av AIKs oppfølging i ApD betyr ikke at vi vil miste kontakten med de involverte ILene. II. Ulemper - ApD har lang fartstid som prosjekt i AIK. Mye jobb har blitt lagt ned både internt i AIK og hos de deltakende IL og kommuner. Det vil derfor være mye følelser involvert i det støtten kuttes fra AIK og de får beskjed om prosjektet skal legges ned. Vi tror imidlertid at i de IL hvor kommunen er sterkt involvert, slik de bør være, vi tilbudet kunne «overleve». - Det er en risiko at flere av IL legger ned tilbudet, og deltakerne mister sitt ApD-tilbud - Konseptet «ApD i Akershus» risikerer å forsvinne Det har over lengre tid vært samtaler med vår partner i fylkeskommunen vedrørende fremtiden for dette tiltaket. AIK har vist at idretten kan være en god partner i å utvikle/drifte tiltak i samarbeid med det offentlige, men det betinger at rammene er forutsigbare og forsvarlige. Administrasjonen orienterte innledningsvis. Signaler fra styret: - ApD er et viktig og godt tilbud til mange - Synd vi må trekke oss ut, hva vil skje med tilbudet? - Er det andre mulige partnere? - Omdømmet, verdiprofilen er viktig for AIK - Mange svake grupper som trenger inkludering - Denne målgruppa faller ofte utenfor de gruppene som eksisterer - En krevende gruppe, og hovedeier bør være kommune/ Nav - Det er ønskelig å gjøre mer for svake grupper - Saken må tas opp med fylkespolitikerne - AIK må undersøke nærmere med andre partnere, dette må være klart i god tid før budsjett

4 Styret vil igangsette en undersøkelse av mulige partnere som kan gi nye muligheter for fortsettelse av Aktiv på Dagtid. Saken behandles på nytt i første styremøte etter kretstinget. Sak 09/16 Kretstinget Regnskap, årsrapport og langtidsbudsjett er lagt frem som egne saker. Andre saker på kretstinget er: 1. Innkomne forslag: Det er ikke innkommet forslag. 2. Lovsak: a. Oppdatering av AIKs lov: Ny lovnorm for idrettskretser er utarbeidet og denne legges til grunn. Det innarbeides tidligere formuleringer vedrørende representasjon som kretstinget har vedtatt i forbindelse med lagsrepresentasjon og representasjon for særidretter uten regionalt tillitsvalg organ. Dette fremgår av 12 i AIKs gjeldende lov. b. Endring i lov: I tråd med tidligere behandling i styret, samt vedtak på Idrettstinget med endring i NIFs lov, fremmes forslag til endring i AIKs lov. Det er etter AIKs forslag åpnet for å ha flere nestledere samt valgfritt om en skal ha varamedlemmer. i. I 15 om valg av styre spesifiseres 1. og 2. nestleder i tillegg til leder. ii. Antall styremedlemmer settes til 6, og varamedlemmer til null. En lovendring på tinget må vedtas med 2/3 flertall, og endringen i punkt b) får evt. effekt fra og med neste kretsting. Det forutsettes godkjenning av NIF. 3. Idrettspolitisk plattform (IPP). Vedlagt følger ny versjon av IPP. Det følger også en versjon som viser hvilke endringer som er foretatt. 4. Oppdatert versjon av Virksomhetsplan følger vedlagt. 5. Styrets innstilling til ny valgkomité Innstillingen oversendes/legges frem på møtet. Tre styremedlemmer ble utnevnt i forrige møte for å legge frem forslag. 6. Hederstegn. Innstilling til Idrettsprisen er mottatt fra særkretser/idrettsråd. Kandidater legges frem på møtet. 4

5 Styret nedsetter en komité for hederstegn, og administrasjonen sender ut kriteriene. Tingdokumenter som beskrevet ovenfor vedtas som foreslått. Lovnorm i bearbeidet form sendes til styret sammen med protokollen fra møtet. En komité bestående av Vidar Bøe, Jon Syversen og Tore Milsett fremmer forslag om tildeling av Hedersprisen til to personer. Sak 10/16 Regnskap 2015 Det vises til årsregnskap for 2015 (vedlagt) som inneholder resultatregnskap, balanse, noter, styrets årsberetning og kommentarer til regnskapet. Resultatregnskapet viser et underskudd på kr ,- mot et budsjettert underskudd på kr ,-. For kommentarer til resultatregnskapet vises det til forklaringene som ligger ved årsregnskapet. Revisjonen blir foretatt 26. februar, og kontrollkomiteen vil ha sitt møte den 29.februar. Beretninger fra disse vil bli ferdigstilt etter at styret har godkjent årsregnskapet. Revisor har ikke hatt kommentarer som tilsier noe annet enn at regnskapet kan anbefales godkjent. AIKs «annen egenkapital» skulle i tråd med styrevedtak i sak 11/15 være kr Etter disponeringer av årsresultatet i 2015 er den på kr Dette vil si at vi reduserer «annen egenkapital» med kr Sum egenkapital er på kr pr Beslutning om størrelsen på «annen egenkapital» gjøres i sak 12/16, i forbindelse med regulering av budsjett for Det fremlagte regnskapet godkjennes. Årets resultat disponeres på følgende måte: kr belastes annen egenkapital og kr er tilført fra avsetning rådet for funksjonshemmede. Kr avsettes til Young Active. Sum egenkapital etter disponeringer er kr Sak 11/16 Årsrapport 2015 Vedlagt følger forslag til innholdet i årsrapporten. Det vil bli bearbeiding av grafikk og illustrasjoner slik at rapporten blir tilsvarende tidligere år. 5

6 Forordet fra Sven ble delt ut på møtet. Gjennomføring av kretstinget og hvordan dialogen med salen gjennomføres på tinget blir sak i aprilmøtet. Innholdet i årsrapport for 2015 vedtas i tråd med utsendt tekst samt styrets innspill i møtet. Sak 12/16 Budsjett 2016 I desember 2016 ble det vedtatt et foreløpig budsjett, og det var flere forhold som var usikre. Det lå an til å kunne bli et bedre resultat i 2015 enn budsjettert, samt at det har vært usikkerhet om hvor stort NIFs rammetilskudd ville være. Som vist i regnskapet for 2015 var det ikke ytterligere midler som kunne gå til dekning av et underskudd i inneværende år. I etterkant av første behandling i desember har det kommet frem flere faktorer som må vurderes i forhold til regulering av budsjettet. I budsjettet lagt frem i desember var det et foreløpig underskudd på kr Som følge av resultatet i 2015 og det faktum at AIKs «annen egenkapital» nå er på styrevedtatt nivå, bør vi innrette driften i tråd med de gjeldende rammene. I tillegg er det varslet om endringer i modellen for rammetilskudd fra NIF (vi har fremdeles ikke mottatt beskjed om vårt tilskudd), samt at vi ser at renteinntekter og mva.-kompensasjonen vil bli redusert i Disse faktorene må vi ta høyde for i budsjettet: Mva-kompensasjon reduseres Finansinntekter reduseres Antatt reduksjon i rammetilskudd fra NIF Økte inntekter på kursadministrasjon for særidrettene Netto utgjør dette økning av underskuddet med kr Totalt underskudd er da på kr Nedenfor følger en rekke mulige endringer for å redusere underskuddet. Det har i tidligere år vært rom for å tildele ekstra tilskudd til idrettslag og idrettsråd på grunn av overskudd i regnskapene. Nå foreslår vi å redusere tilskuddene, men dersom det i annet halvår kan revideres og se at det finnes grunnlag for å reversere flere av kuttene tas saken opp igjen. Når det gjelder reduksjonen til idrettsråd vil det gjelde den delen av tilskuddet som går til søknadsbaserte tilskudd, ikke tilskuddet som alle kan få ved å fordele LAM innen en angitt frist. Ordningen har gitt relativt store tilskudd til noen få idrettsråd. 6

7 Redusere tilskudd til idrettsråd, det søknadsbaserte tilskuddet Fjerne tilskuddsordningene 20+, 60+, frivillighet, egenutviklede aktivitetskonsepter og utvikling av integrering i klubber Øke prisene på kurs slik at alle kurs vi arrangerer skal gå i balanse. Dette gjelder barneidrettskurs og fellesidrettslige utdanningstiltak som tidligere har vært subsidiert Redusere underskuddet på DSK Kun arrangere ett lederkurs for ungdom (to har vært standard og ligger i planen for året) Redusere kostnader så langt det er mulig i administrasjonen. Deltagelse på kurs, seminarer, samlinger etc. reduseres Behovet for å delta/hvor mange som skal delta må vurderes fra gang til gang. Stipulerer ca. 15 ned både på adm. og styret. Øke den administrative andelen for tiltaket «inkludering i idrettslag» Øke budsjettert inntekt på salg av tjenester via anleggskonsulent Dersom alle tiltakene gjennomføres, vil det budsjetterte underskuddet bli på kr Kr av dette underskuddet dekkes av egenkapital med selvpålagte restriksjoner, mens tas fra «annen egenkapital». AIKs «annen egenkapital» vil da bli på kr Det ble informert om at rammetilskuddet fra NIF var feil beregnet i første brev, og korrekt sum til Akershus for 2016 skal være kr Dette fremgikk av brev 1. mars. Budsjett for 2016 endres i tråd med ovennevnte justeringsforslag. Dersom situasjonen i løpet av året skulle gi rom for å tilbakeføre kuttene, tas saken opp til ny vurdering. 7

8 Sak 13/16 Langtidsbudsjett Langtidsbudsjett (LTB) skal behandles på kretstinget. Grunnlaget for LTB er sammendraget av budsjettet for 2016, og retningen i LTB for angir fortsatt stor satsing på idrettslagene og idrettsrådene, spesielt innenfor kompetanseutvikling. Det er lagt til grunn en lønns- og prisvekst på 3%. Nedenfor vises forslag basert på de rammer som p.t. er kjent. Budsjettet korrigeres i tråd med NIFs vedtak om rammetilskudd når det blir mottatt. Inntekter Vedtatt Forslag til LTB Endring i perioden %- endring i perioden Offentlige tilskudd % Andre inntekter % Sum driftsinntekter % Kostnader Lønns- og personalkostnader % Tilskudd % Andre driftskostnader % Sum driftskostnader % Driftsresultat Finansposter Finansinntekter Finanskostnader Sum finansposter Årsresultat LTB viser en reduksjon av kostnader som følge av endret modell for rammetilskudd, og reduksjonen er fordelt på tilskudd (våre tilskudd til IL og IR) samt driftskostnader. Langtidsbudsjett for legges frem for kretstinget i tråd med ovennevnte. NIFs endelige rammetilskudd tilpasses modellen. 8

9 Sak 14/16 Regionalt kompetansesenter morgendagens utøvere Det vises til tidligere informasjon og presentasjon på møtet med Oslo idrettskrets 5.1. (Nordis Vik Olausson, Kjell Kvifte og Runar Sveen deltok) samt dialogmøtet med NIF i november (Sven E. Maamoen og Runar Sveen deltok). Trond Pedersen, utviklingssjef i Olympiatoppen (OLT) deltok i begge møtene. I sine presentasjoner har OLT beskrevet at de regionale senterne skal: Utfordre og støtte særforbundenes utvikling av morgendagens toppidrettsutøvere og toppidrettssatsingen regionalt. Primære målgrupper er: Morgendagens toppidrettsutøvere og dagens toppidrettsutøvere (bosatt i regionen) samt deres trenere og støtteapparat/trenings-miljøer. Det gjenstår å plassere to kompetansesentre på Østlandet. De to senterne vil bli sett i sammenheng når OLT skal avgjøre plasseringen. Det ligger an til et senter vest for Oslo og et i Oslo/øst for Oslo. Dersom senteret vest for Oslo kommer i Drammen vil det kanskje være en fordel for unge utøvere i Vestregionen i Akershus. Dette vil bli avgjort i 1. kvartal fikk vi vite i januar. Opprettelsen av senterne har vært avhengige av et spleiselag («med stort regionalt bidrag» - sitat fra presentasjonen til OLT), og interessen i de fleste regioner har vært betydelig. Tilsynelatende har både fylkeskommuner og kommuner vært villige til å gå inn med finansiering. Østfold idrettskrets har markert sitt ønske om å få senteret til sin region, men både Oslo og Akershus har så langt vært tilbakeholdne med å markere sitt syn. Det foreligger ingen søknad eller forhandling p.t. med Akershus fylkeskommune. Selvaags planer for et stort innendørs skianlegg på Lørenskog har aktualisert Akershus som et alternativ. Dette har også OLT pekt på som interessant. OLT har også lagt vekt på at det er viktig med god prosess og god forankring før de tar en avgjørelse. I møtet på Ekeberg 5.1.ble idrettskretsene bedt om å inkludere Østfold i diskusjonene. Østfold IK har tatt initiativ til et administrativt møte Det blir en orientering om status og evt. planer/vedtak i den enkelte krets. Styret i AIK bør diskutere en mulig fremdrift og en ønsket veg videre. Skal AIK søke fylkeskommunen om et betydelig bidrag i denne saken, eller er det andre områder som er viktigere. Administrasjonen refererte kort fra møtet på Ekeberg Signaler fra styret: Viktig å ikke se for snevert (ref OL-prosessen) 9

10 Filial-modellen er nærliggende Dersom Østfold har gode planer og finansiering vil det være riktig at deres initiativ støttes Et nærliggende alternativ for kompetansesenter for ski-idrett vil være det store prosjektet Selvaag planlegger på Lørenskog Geografi ikke avgjørende for hvor kompetansesenter må være Det er viktig å føre en god dialog med fylkeskommunen Dette må ikke gå på bekostning av eksisterende rammer, det må finnes rammer i andre sektorer enn idrett Det ble lagt vekt på ordet dialog og ikke forhandling i vedtaket. Styrets prinsippdiskusjon og føringer danner et grunnlag for evt. videre dialog og prosess med Akershus fylkeskommune. Selvaags planer for etablering i Lørenskog er en foretrukket plassering dersom et regionalt senter skal etableres i Akershus. Sak 15/16 Prosjekt Integrering av flyktninger gjennom idrett, skriftlig behandling Styresak ble sendt ut for skriftlig behandling. Spørsmål fra ISCA om å bli partner i Nordpluss-prosjekt om flyktninger og idrett. Se vedlegg fra ISCA. AIK er blitt spurt om å delta i søknad sammen med organisasjoner fra Danmark, Sverige og Island. Prosjekteier og ansvarlig for søknaden er ISCA, International Sport and Culture Association. AIK har tidligere deltatt i et EUprosjekt hvor ISCA var prosjekteier. Den gangen ble samarbeidet initiert av NIF. Prosjektets økonomiske omfang er Euro. Det påligger ikke AIK å bidra med egne kontante midler for deltakelse. Arbeidsinnsatsen er estimert til Euro. AIK er blitt spurt av ISCA om å delta av to grunner: 1. ISCA er opptatt av å nå ut til grasrotorganisasjoner. En regional aktør som AIK er «grasrot» på et Europeisk nivå. 2. ISCA har, som nevnt, samarbeidet med AIK tidligere, og de er derfor kjent med oss, og de er trygge på at vi leverer. Prosjektet skal pågå mellom 1. juni mai

11 Prosjektets mål er: "The project s overall objective is to strengthen the social inclusion of asylum seekers and refugees via sport and physical activities in the Nordic region" Målet skal nås gjennom å: 1. Kunnskapsbase for læringsmuligheter for flyktninger hvor idrett benyttes som verktøy 2. Bedre kunnskap hos deltakende organisasjoner om hvordan de formidler kunnskapen til flyktninger 3. Etablere nettverk for hvordan idretten kan jobbe innenfor fagfeltet 4. Forankre og spre resultatet av prosjektet Fylkeskommunen stiller seg positiv til prosjektet og vil bidra med kroner når prosjektet starter opp. De er kjent med at AIK ikke har direkte kostnader forbundet med prosjektet. AIKs arbeidsoppgaver som de fremgår i vedlegget er: 1. Finne 10 organisasjoner. Vi har flere som har mottatt midler for gjennomføring av tiltak for flyktninger, i tillegg til de idrettslag som inngår i Inkludering i idrettslag. 2. Være teknisk arrangør for en kick-off. I det inngår det å booke hotel og lokaler for møtet. Slik administrasjonen leser prosjektbeskrivelsen inngår det ikke mer forarbeid enn det. 3. Delta på workshops Styret har tidligere mottatt en orientering som var noe mer kortfattet, og der fremgikk ikke tidsaspektet (at estimert medvirkning er fordelt på 2 år) samt at flere spurte om mulige økonomiske sider (tilskuddsmulighet og kostnad). Dette er nå klarere omtalt. AIK takker ja til deltakelse i prosjektet, i tillegg forutsetter styret at vi kommer tilbake til organiseringen når man vet mer om prosjektet. C: Orienteringssaker a) Årsmøter i idrettsråd b) Møte med IR 9.3. c) Brev fra NIF vedr rammetilskudd, versjon 2, 1. mars d) Mal for budskap til årsmøter i idrettsråd sendes ut 11

12 Referatsaker: a) Opptak av lag: Lagets navn Leder Idrett Kommune Dato Vestby Kampsportsklubb Arild Knudsen Kampsport Vestby Bærum Cheerdance Klubb Johan Kleven Amerikanske Bærum idretter b) Tap av medlemskap Representasjon styret: Metro Bowlingklubb, Lørenskog Sted Dato Representert av: Desember Ski Svømmeklubb 50 år Kjell Kvifte Distriktsrådet for HV 02 møte Jon Syversen 2016 Sted Dato Representert av: Januar: Samarbeidsmøte OIK Nordis Vik Olausson, Kjell Kvifte Idrettsgalla og idrettsgallaseminar, Lillehammer Sven E. Maamoen Bisettelse Lars Roar Langslet Sven E. Maamoen Nittedal IL jubileumsfest 100 år Gro-Helen R. Svendsen Februar: Bisettelse Carl Egil Wang Sven E. Maamoen Frivillighetsprisen YRUIL Rune Barkenes Isabel Bergerseter Adm. 12