PROTOKOLL FRA STYREMØTE 09/18 TIRSDAG, 4. DESEMBER 2018

Transkript

1 Protokollen er redigert noe vedrørende saksforberedelser og intern informasjon PROTOKOLL FRA STYREMØTE 09/18 TIRSDAG, 4. DESEMBER 2018 A: DISKUSJONSSAK Ingen Til stede: Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe, Turid Williksen, Jon Syversen, Kjell Kvifte, Torgrim Bilstad, Bjørn Tangnes, Siri Barfod, og Anita Hokholt Engh. Forfall: Adm: Kathrine Strand Hammond, Oddleif Dahlen, Johan Conradson og Runar Sveen. B: BESLUTNINGSSAKER Sak 64/18 Godkjenne protokoll Protokoll 08/18 godkjennes. Sak 65/18 Høring - fremtidig organisering av norsk idrett Akershus idrettskrets har vært engasjert gjennom tre høringsmøter med idrettslag og idrettsråd, ett høringsmøte med ansatte i særkretser, ett idrettsrådsseminar og flere deltagelser i faktagrunnlag, workshops, samråd, etc. i regi av NIFs moderniseringsprosjekt. Styreleder har vært medlem i NIFs styringsgruppe for prosjektet, og AIK har som helhet fått god innsikt og involvering. Prosessen tar opp mange mulige endringer og summen av alt er ment å føre til effektivisering, bedre ressursbruk i organisasjonen, styrket beslutningsevne og mer ressurser til idrettslig aktivitet. Det er listet opp fellesforslag uavhengig av organisering, og disse ser ut til å ha bred støtte. Forslagene til organisering møter naturlig nok mer diskusjon. Det vises til vedlagte notat for oppsummering av inntrykk fra høringene. Akershus idrettskrets har lagt

2 vekt på at vi bør gi gode signaler om at den foreslåtte retning på utviklingen er riktig. Følgende kommenteres spesielt: - Idrettsråd i soner er en vesentlig organisasjonsendring, og i enkelte fylker / deler av fylker er dette en mulig veg å gå for å styrke idrettsrådets rolle. Det bør være et virkemiddel som idrettskrets og idrettsråd kan iverksette etter behov. AIK støtter ikke at dette gjøres for alle og ikke som tvang. - Idrettskretser uten eget styre - samt eget organisasjonsnummer, årsmøte og eget regnskap kan være et langt skritt å gå i første omgang. Først og fremst er det forholdet til det fylkeskommunale rammetilskuddet som påvirker dette forholdet. Tilskudd til regionale frivillige organisasjoner er fundamentert på at idrettskretsen er en regional frivillig organisasjon. Dette grepet vil innebære en risiko. Imidlertid vil det kunne oppnås mye i samme retning som høringsdokumentet foreslår. Administrativt vil idrettskretsen kunne levere tjenester og fungere som en avdeling i NIF. Dagens mandat for hva en idrettskrets skal ha av arbeidsoppgaver og ikke minst hva styret skal ha av oppgaver kan endres. Dersom mandatet for styret redigeres til å være tilsvarende intensjonen med «idrettspolitisk utvalg» kan mye av det ønskelig formålet beholdes. Her må det gjøres et detaljert arbeid i NIF/idrettskrets slik at en finner de endringene som må til og finner løsninger som gjør at et selvstendig organisasjonsledd består. I en slik sammenheng vil en også kunne begrense hvor mye tid et styremedlem må sette av til vervet. I dag ser dette ut til å eskalere og kunne innebære at lederroller blir uforenelig med annet lønnet arbeid. Det er en utvikling som må diskuteres. - Særkretser og regioner vil også ha noe av den samme problematikken. Kanskje i noe mindre grad. - Prinsipielt har AIK tenkt at en på den ene siden ikke må kutte alle de frivillige leddene som i det store bildet er nærmest gratis samtidig som en må se at antall styrer er i overkant mange. Da kan modellen med oppnevnte utvalg/komiteer være et alternativ (f.eks. for særkretser/regioner). - Demokratiet i norsk idrett er et tema som absolutt berøres i forslaget. Her må det jobbes ut mer detaljer frem mot Idrettstinget. Momenter fra diskusjonen: - Vært en god læringsarena, behov for dette videre - Sett hvor viktig alle ledd er - Idrettsråd har fått en annen status som følge av prosessen - Flere idrettsråd har møttes for å drøfte samarbeid - Frykt for å miste lokal kompetanse og frivillige - Avstanden fra idrettslagene til NIF vil øke - Idrettslagene er viktigst, må legge stor vekt på deres syn o Må være fornuftig for IL - En merker ofte ikke det som i praksis fungerer, først når det stopper opp o Må også ta vare på det som fungerer, og samtidig modernisere o IL trenger kvalitetssikrede samarbeidspartnere - Det har vært flere utviklingstrekk som gjør at vi har blitt forskjellige

3 - Idretten har ikke klart å forklare hva som er rollene til de ulike leddene - Behov for å ha årlige møter på tvers - Idrettslag er i tvil om hvor viktig «dette er for oss» - Handler mye om digitalisering - Må passe på slik at politiske utvalg ikke skal pålegge IL mer oppgaver innenfor tema samfunnsansvar - Stor prosess som har gått veldig raskt - Nå skjer det mange endringer på samme tid o Det kan også gi drahjelp - Retning er viktig - Eget høringsnotat fra ansatte På bakgrunn av ovennevnte og styrets signaler i møtet etableres det et samlet svar på høringen. Styreleder får fullmakt til å ferdigstille denne i samarbeid med administrasjonen. Akershus idrettskrets legger vekt på å se muligheter og balansere høringssvaret, slik at denne viktige prosessen kan ta de nødvendige og riktige steg fremover på Idrettstinget i Sak 66/18 Høring - forslag til ny anleggspolitikk Norges idrettsforbund har sendt ut følgende lenke til "Høring - forslag til ny anleggspolitikk". Høringsfristen er 17.desember. Saken ble delvis drøftet på AIKs seminar med idrettsrådene, og hele høringen ble sendt ut til idrettsrådene sammen med oppsummering fra det seminaret. Innspill fra to idrettsråd samt epost fra Norges svømmeforbund er vedlagt. Svømmeforbundet tar særlig tak i forslaget om endre fra spillemidler til statsbudsjettet for svømmeanlegg. Dette skaper usikkerhet om finansiering og det rokker ved status som idrettsanlegg for svømmehaller. AIKs anleggskonsulent har skrevet et forslag til høringssvar. Momenter fra diskusjonen: - Svømmeanlegg over spillemidlene, viktig for idretten - Støtte over statsbudsjettet bør være et tillegg, og mer rettet mot anlegg for folkehelse - Må skille ansvaret for folkehelsen og konkurranseanlegg - Kan også bety at en mister kompetansen fra idrettsdelen - Overgangen mellom helseperspektivet og konkurranse er glidende - Toppidrettsssenteret? Ref ikke kostnadsberegnet o Bør finansieres over statsbudsjettet? o Må idretten klare dette internt?

4 Med bakgrunn i oppsummering fra idrettsrådsseminaret, anleggskonsulentens notat samt styrets signaler i saken får administrasjonen i oppdrag å utarbeide et endelig forslag til høringssvar. Sak 67/18 Forslag til plan og budsjett for 2019 Vedlagt følger forslag til plan og budsjett for 2019 (se oversikt vedlegg nedenfor). Som tidligere år er første versjon basert på en del forutsetninger som kan endres. Det er laget et oversiktsark over de ulike tiltak med oversikt over kostnader og inntekter. Dette viser også tilsvarende prosjekter for inneværende år. Detaljene per tiltak ligger også vedlagt. Rammer: - Rådmannens innstilling til økonomiplan i fylkeskommunen viser en økning i rammetilskuddet til idrettskrets og særkretsene, pluss en inflasjonsjustering. Sum økning er Prosjektmidler fra fylkeskommunen ble innvilget i 2018 med til Ungdomsløftet. Dette gjelder for to år. Fra fylkeskommunens side er det åpent for å disponere dette over tre år. Dette kan være fornuftig fordi midlene kom på slutten av 1. halvår i 2018, samt at AIK søkte midler over en periode på tre år. Det er lagt inn budsjett for en konferanse i samarbeid med fylkeskommunen (AF dekker kostnadene) dette er tradisjon hvert annet år. Rammen er kr Rammetilskudd fra NIF er ikke kjent, men det er budsjettert med samme kronebeløp som i Dette er i tråd med signaler fra NIF så langt. Inntekter fra mva-kompensasjon er øket noe i tråd med resultat Antall stillinger i administrasjonen: Det er lagt inn en reduksjon fra en hel stilling til en 60% stilling (Ungdomsidrett) men det er også endret stillingsinnhold (kun ungdomsidrett, klubbutvikling er holdt utenfor). For øvrig likt. Lønnskostnader er beregnet etter dagens personale. Det er lagt inn en beregnet lønnsvekst på 2,5%. - Det er lagt inn en beregnet kostnad på AIKs andel av kostnader til videre arbeid med Viken, og det er tatt høyde for følgende: Prosjektleder videre i en periode, ny organisasjonssjef i løpet av året, ett seminar med styret og ansatte samt møtekostnader. Totalt Dette avhenger av når evt. ny organisasjonssjef tiltrer (beregnet 8 mnd.). De kostnadene fordeles på tre IK. Rekrutteringen bekostes av NIF. - Fagkonsulent Paraidrett er vist som egen linje i totaloversikten, denne er forutsatt finansiert av NIF, både lønn og driftskostnader. Det utgjør kr totalt.

5 - Virksomhetsplanen som ble bekreftet på kretstinget 2018 videreføres i tråd med intensjonen fra Den ble vedtatt for 4 år. Dette tilsier at satsingen følger opp de samme områdene som inneværende år. Følgende kommentarer til avdelinger og prosjekter: 1. I fjor ble det redusert flere kostnader i budsjett for avdeling Administrasjon. Dette er holdt relativt likt for 2019, noen små endringer i tråd med resultat. Se detaljer avdeling 1 prosjekt Idrettsråd, det er lagt inn forslag om tilskudd på kr og iverksetting av kompetanseheving med kr I tillegg er det satt av midler til et kveldsmøte på våren og et høstseminar med overnatting (som i år). Se detaljer vedlagt, avdeling 1 prosjekt Det er ikke satt av midler til et styreseminar i 2019 (men det ligger inne i Viken-budsjettet), for øvrig er rammene relativt like. Behov for noe mer på kjøregodtgjøring, og noe reduksjon på eksterne møter (reise/hotell), dette er regulert. For 2018 var det budsjettert med flere nye innkjøp av Ipader, og dette er redusert for Se detaljert vedlegg avdeling 1 prosjekt Kretstinget i 2019 (ekstraordinært) er foreløpig beregnet til , uten overnatting. Her har interimsstyret i Viken vurdert om dette skal være med overnatting. I så fall må dette reguleres senere. 5. I 2018 ble det oppgradert med nye lysarmaturer på Idrettens Hus. Dette var et stort løft, og resultatet ble meget bra. Det er noe reduserte kostnader til renhold som følge av nytt renholdsbyrå. 6. Ungdomsstrategien følges opp ved å legge inn budsjett på Ungdomsutvalget, fortsette Lederkurs for ungdom og Young Active. Dette vil ha et større budsjett i 2019 som følge av tilskuddet som er sikret fra fylkeskommunen. Planene følger tidligere vedtatt strategi for ungdomsidrett (sak 33/17) samt AIKs søknad til fylkeskommunen i 2018 (vedlegg i forrige styremøte) og den tar utgangspunkt i «Rekruttere, Ivareta og Utvikle» fra Idrettspolitisk dokument. Elementene i ungdomsløftet (Ungdomsutvalget, lederkurs for ungdom, aktivitetslederkurs og etableringer av Young Active i idrettslag) henger sammen, og det er lagt opp til en ungdomskonferanse for å løfte oppmerksomheten, motivere og diskutere hvordan vi skal oppnå målene i planene - samt bidra til at dette blir suksess i det enkelte idrettslag. Kostnader dekkes via tilskudd og egenandeler, AIKs andel på satsing Ungdomsløftet er netto pluss ressursbruken i 60% stilling. 7. Tiltak for idrett for funksjonshemmede er i stor grad lik som årets, det er utvidet med antall mulige deltagere for å kunne invitere 10 utøvere fra Østfold og Buskerud. 8. Klubbutvikling og utdanning forventes samme nivå som i Nivået på kompetansetiltak skal være tilsvarende som i år, med noe tillegg for idrettsråd som nevnt ovenfor. 9. Det er lagt inn kr i tilskudd til inkludering i idrettslag. I tråd med inneværende år fordeles hele tilskuddet, men fordelingen forutsetter tilskudd fra NIF/ kulturdepartementet på samme sum. I tillegg finansierer AIK et seminar og kostnader til andel av stilling på området.

6 Det vises til vedlegg: - 1. Grunnlag for totalbudsjett AIK 2019 (sammenlignet med 2018) Detaljert avdelingsbudsjett for administrasjon - 3. Detaljert avdelingsbudsjett for styret - 4. Detaljert avdelingsbudsjett for idrettsråd Detaljert budsjett for ungdom - 6. Resultatrapporter per 3. kvartal Status tiltak 2018 Forslag til budsjett for 2019 må betegnes som midlertidig, og det er basert på forutsetninger for gjennomføring som nevnt ovenfor. Med dagens rammer viser budsjettet et overskudd på kr Organisasjonssjefen orienterte - Effektivisering som følge av Viken - Dele nøkkeltall - Seminar i Viken med overnatting? - Spørsmål om ulike poster - Vanskelig å drive Young active? Administrasjonen informerte Midlertidig budsjett for Akershus idrettskrets for 2019 vedtas i tråd med vedlagte «Grunnlag for totalbudsjett AIK 2019» og planer som skissert. Budsjettet tas opp til revidering i 2019, så snart Idrettsstyret har vedtatt nye rammer for tilskudd til idrettskretsene. Sak 68/18 Idrettsgalla, deltagelse AIK Det vises til tidligere behandling i saken, Styret bør vurdere AIKs egenandel på nytt med tanke på formell representasjon og frivillig deltagelse. Nærmere opplysninger gis i møtet. AIKs egenandel ble opprinnelig beregnet til kr Viktig å vise åpenhet. Akershus idrettskrets dekker styreleders deltakelse. Øvrige styremedlemmer deltar med egenandel maksimalt kr Sak 69/18 Idrettslag uten aktivitet Idrettskretsen har fulgt opp nedennevnte idrettslag i forbindelse med den årlige «samordnet søknad og rapportering» (tidligere idrettsregistreringen). Disse idrettslagene har ikke registrert medlemstall og aktivitetstall:

7 Bærums Verk Bokseklubb Sørum Klatre og Fjellsportklubb Det er sendt ut brev til idrettslagene samt at vi har vært i telefonisk kontakt med lagene. Idrettskretsen har fått opplyst at det ikke lenger er aktivitet i lagene. Idrettslagene vil dermed miste sitt medlemskap i NIF. Hva om dette idrettslaget har gjeld? Administrasjonen bes sjekke prosedyren. Administrasjonen følger opp idrettslagene i henhold til standard prosedyre i NIF angitt i punkt 1-3. Administrasjonen sjekker forhold vedrørende eventuell gjeld i idrettslagene og prosessen i den sammenheng med Norges idrettsforbund før iverksettelse. 1. Styret i Akershus idrettskrets vedtar å sette ovenfor navngitte idrettslag under administrasjon og følger opp evt. eiendeler i tråd med prosedyre fra NIF. 2. Idrettslagene mister sitt medlemskap i NIF i tråd med NIFs lov 10-2 for å ikke ha rapport i tråd med kravene til samordnet søknad og rapportering. 3. Som styre/generalforsamling for idrettslagene vedtar AIK oppløsning idrettslagene i tråd med NIFs lovnorm for idrettslag 22. Oppløsning skjer i tråd med NIFs lov og rutiner. Sak 70/18 Fordeling av restmidler til Inkludering i idrettslag Vi har nylig blitt orientert om at tildelte midler fra AIK ikke har blitt benyttet/fordelt innenfor ordningen Inkludering i idrettslag. Det er kr som Ås idrettsråd ikke har benyttet/ fordelt i Dette kom frem i forbindelse med rapportering i ordning. De er blitt bedt om å sende midlene tilbake. Ullensaker, Rælingen og Skedsmo idrettsråd fikk spørsmål om de kunne motta/benytte en sum i tillegg til det de hittil har blitt tildelt. Ullensaker og Skedsmo idrettsråd har bekreftet at de har anledning. Administrasjonen foreslår å fordele dette til de to ovennevnte slik at midlene kommer til anvendelse i Akershus. I motsatt fall må midlene tilbakebetales til NIF/ KUD. Johan Conradson orienterte om ordningen. Det tildeles kr hver i ordningen Inkludering i idrettslag til Ullensaker idrettsråd og Skedsmo idrettsråd.

8 C: ORIENTERINGSSAKER a) Interimsstyret i Viken - møte b) Møter etc siden forrige styremøte c) Status Viken - Mulige felles administrative oppgaver? Ressursfordeling? d) Evaluering forv.ordningene (lagt ut) e) Referat fra møte i ungdomsutvalget (lagt ut) f) Uttalelse fra NIFs lovutvalg (lagt ut) g) Søkerliste idrettsmidler (lagt ut) Referatsaker: a) Opptak av lag: Nedre Romerike Ryttersportsklubb (tilhørighet Nittedal IR) Leder: Tonje Sveinunggard Representasjon AIK- Styret Sted Dato Representert av: Januar: Idrettsgalla og idrettsgallaseminar Hamar Vidar, Jon, Isabel, Torgrim, Glenn Skedsmo idrettsråd frafall i idretten Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe Norges idrettsforbund informasjonsmøte Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe Februar Akershus og Oslo Bueskytterkrets kretsting Torgrim Bilstad Mars: Diskusjonsmøte Sørum Rotary og IL Jon Syversen, Vidar Bøe Rælingen idrettsråd årsmøte Isabel Bergseter Nes idrettsråd årsmøte Glenn Due-Sørensen Norges Motorsportforbund Region Øst Kjell Kvifte Vestby idrettsråd årsmøte Torgrim Bilstad

9 Bærum idrettsråd årsmøte Vidar Bøe NIF kretsledermøte Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe Nittedal idrettsråd årsmøte Vidar Bøe Nannestad idrettsråd årsmøte Jon Syversen Enebakk idrettsråd årsmøte Kjell Kvifte April: Ås idrettsråd Torgrim Bilstad Oppegård idrettsråd årsmøte Anne-Kristine Linnestad Ski idrettsråd årsmøte Kjell Kvifte Ullensaker idrettsråd årsmøte Jon Syversen Asker idrettsråd - årsmøte Jon Syversen Skedsmo idrettsråd årsmøte Jon Syversen Østfold idrettskrets kretsting Vidar Bøe, Torgrim Bilstad Akershus skytterkrets Torgrim Bilstad Buskerud idrettskrets kretsting Vidar Bøe, Torgrim Bilstad Møteplass Folkehelse Vidar Bøe Mai: Sørum idrettsråd årsmøte Isabel Bergseter Ski idrettsråd årsmøte (2. g.) Kjell Kvifte Akershus og Oslo Skøytekrets - kretsting Vidar Bøe Hurdal Idrettsråd årsmøte Vidar Bøe NIFs ledermøte Nordisk Vik Olausson, Vidar Bøe NHF Region Øst regionsting Jon Syversen Nesodden idrettsråd - årsmøte Kjell Kvifte Aurskog-Høland idrettsråd - årsmøte Vidar Bøe Juni: Vivil Leken Isabel Bergerseter Fet idrettsråd årsmøte Torgrim Bilstad Gjerdrum idrettsråd - årsmøte Jon Syversen September Akershus fylkeskommune samling for Vidar Bøe samarbeidsorganene i Program for folkehelse Frivillighetsprisen Kolbotn IL utdeling Torgrim Bilstad Oktober: Seminar for idrettslagene i Fet, Skedsmo og Sørum Nordis Vik Olausson Vidar Bøe Hvordan samarbeide om å høyne innbyggernes Bjørn Tangnes aktivitetsnivå gjennom "Aktive Lokalsamfunn" Østfold IK s Aktiv på dagtid - dialogmøte Torgrim Bilstad November: Fossum IF 100 år jubileumsfest Vidar Bøe NIF dialogmøte Vidar Bøe, Turid Williksen Sand IL 100 år - jubileumsfest Jon Syversen

10 Frivillighetsprisen Fet svømmeklubb Vidar Bøe Desember Frivillighetsprisen Funnefoss Vormsund IL Jon Syversen Adm.