Administrasjon og fellesfunksjoner

Transkript

1 KAPITTEL 4 Administrasjon og fellesposter omhandler følgende tjenesteområder med tilhørende forslag til driftsbudsjett i økonomiplanperioden: Tjenesteområde VB Administrasjon og fellesfunksjoner 707,9 723,8 725,2 723,5 726,1 Lærlinger 24,8 24,8 24,8 24,8 24,8 Arbeidsmarkedstiltak 5,3 5,4 5,4 5,4 5,4 Fellestjenester 27,6 23,9 23,9 23,9 23,9 Sivilforsvar og beredskap 1,1 3,4 3,4 3,4 3,4 Interne tjenester / fordelte kostnader -12,3-19,2-23,1-26,9-25,8 Sentrale budsjettposter -574,7-347,5-425,6-401,3-434,9 Overføring til/fra bedrifter -43,2-60,6-42,1-41,9-41,7 Totalsum 136,6 354,0 291,9 310,9 281,3 Administrasjon og fellesfunksjoner Tjenesteområdet omfatter de administrative funksjonene i byrådsavdelingene samt felles konserntjenester. De underliggende tjenestene består av byrådet, administrasjon, forvaltningsutgifter eiendomsforvaltningen og administrasjonslokaler. Budsjettet er fordelt på følgende byrådsavdelinger: VB Byrådsleders avdeling 52,5 53,9 53,9 53,9 53,9 Byrådsavd. for finans, eiendom og eierskap 440,0 448,4 449,4 451,4 453,4 Byrådsavd. for helse og omsorg 68,0 68,2 68,2 68,2 68,2 Byrådsavd. for barnehage og skole 65,6 67,0 67,0 67,0 67,0 Byrådsavd. for byutvikling, klima og miljø 52,5 52,7 52,7 52,7 52,7 Byrådsavd. for sosial, bolig og områdesatsing 28,4 31,5 31,5 31,2 31,2 Byrådsavd. for kultur, næring, idrett og kirke 56,5 56,5 56,5 56,5 56,5 Fellesposter - bykassen -55,4-54,4-53,9-57,4-56,7 Totalsum 707,9 723,8 725,2 723,5 726,1 Utfyllende informasjon om utvikling av tjenesteområdet finnes i følgende plangrunnlag: 177 Benevnelse Innhold Kostnadsramme (drift) Bystyresak Rullering av HR-strategi for Bergen kommune Bystyresak Melding om eierskap i kommunens selskaper og foretak, våren 2011 Bystyresak 81/2013 Anskaffelsesstrategi Beskriver rammer, retningslinjer og resultatmål for kommunens HR-politikk Betraktninger omkring forvaltningen av det kommunale eierskapet, samt definering av prinsipper og formål for eierskapet. Mål og strategier for anskaffelsesområdet Ikke kostnader utover vedtatt budsjett. Dekkes innenfor ordinært driftsbudsjett. En effektiv iverksetting av anskaffelsesstrategien vil kunne gi betydelige økonomiske gevinster for hele kommunekonsernet 177

2 KAPITTEL 4 Benevnelse Innhold Kostnadsramme (drift) Bystyresak Fremtidens arbeidsplass. Handlingsplan for likestilling, inkludering og mangfold for Bergen kommune som arbeids- giver Bystyresak 99/13 Tilstandskartlegging skoler. Handlingsplan 1 Bystyresak 260/11 Byrådets fullmakter Bystyresak Prinsipper for deltakelse i og oppnevning av kommunens representanter i styrer, råd og utvalg - bystyreperioden Felles handlingsplan med mål og strategier innenfor diskrimineringsgrunnlagene kjønn, etnisitet, nedsatt funksjonsevne og seksuell orientering. Resultater fra tilstandsvurdering og plan for tiltak ved de 11første kartlagte skolene, samt Møhlenpris og Landås. Oversikt over hvilke fullmakter bystyret har delegert til byrådet Gir en oversikt over hvilke styrer, råd og utvalg byrådet skal oppnevne representanter til og hvordan. Det er bevilget 1,3 mill. kr. årlig til å dekke to traineestillinger for arbeidstakere med nedsatt funksjonsevne. Driftskonsekvenser for Byrådsavdeling for barnehage og skole når tiltak er utført Utløser ikke merkostnader Utløser ikke merkostnader 178 Bystyresak Beredskapsmelding 2009 Bystyresak Studenten mot 2020 Studentmeldingen Bystyresak 140/12 Retningslinjer for tildeling av salgs- og skjenkebevillinger i Bergen kommune for bevillingsperioden fra samt forskrift om salgs-, skjenke- og åpningstider i Bergen kommune Føringer for beredskapsarbeidet i kommunen Viser hvordan studentbyen Bergen kan videreutvikles Det skal i hver fireårsperiode fastsettes retningslinjer for kommunens salgs- og skjenkebevillinger. Sammenligninger med andre storbyer (KOSTRA- tall for 2012) Bergen Oslo Trondheim Stavanger ASSS - gj.snitt Brutto driftsutgifter Administrasjon og styring per innbygger Politisk styring Kontroll og revisjon Forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen Administrasjonslokaler Bergen kommunes utgifter til administrasjon og styring ligger betydelig under gjennomsnittet for de 10 største byene (ASSS) og lavest av de fire storbyene. Utgifter til politisk styring ligger omtrent på gjennomsnittet for ASSS-kommunene.

3 KAPITTEL 4 De sentrale konsernfunksjonene HR, balansert målstyring, økonomi, eiendom, IKT, anskaffelser og eierskap er organisert i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap (BFEE). Seksjon informasjon og Kommuneadvokaten samt Samfunnssikkerhet og beredskap har organisatorisk tilhørighet i Byrådsleders avdeling (BLED), mens Byarkivet er tilknyttet Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke (BKNI). I det videre vil det bli redegjort nærmere rede for disse administrative fellesfunksjonene. Felles konserntjenester i Byrådsavdeling for finans konkurranse og eierskap HR -sek sj onen HR handler om å skape gode tjenester og gode arbeidsplasser med utgangspunkt i kommunens menneskelige og organisatoriske ressurser. HR-seksjonen har ansvar for at kommunen har en overordnet HR-politikk som gir mål og satsningsområder og en HR-strategi som synliggjør prioriterte tiltak. Gjennom intranettsidene til HR-seksjonen blir reglement, verktøy og veiledere gjort tilgjengelig, slik at den enkelte leder får hjelp til å utøve sin lederrolle. Rådgiving og prosessbistand er viktige oppgaver. Seksjonen utvikler og gjennomfører kompetanseutviklingstiltak for ledere og medarbeidere. HR-strategien ble rullert per Det er utformet nye satsinger og tiltak innenfor fokusområdene: Rekruttere og beholde, ledelse og omdømme. Aktuelle nye satsinger er å etablere et konsernsystem for medarbeiderutvikling, å utarbeide planer for oppgradering av kompetanse for HR-medarbeiderne i byrådsavdelingene, samt å profilere Bergen kommune som arbeidsplass. Det er videre et satsingsområde å innarbeide verdiene kompetent, åpen, pålitelig og samfunnsengasjert i den kommunale organisasjon. Mangfold. «Fremtidens arbeidsplass- handlingsplan for likestilling, inkludering og mangfold for Bergen kommune som arbeidsgiver » omfatter utfordringer og tiltak knyttet til flere diskrimineringsområder: kjønn, etniske minoriteter, nedsatt funksjonsevne og seksuell orientering. Planen innebærer videreføring og utvidelse av ulike positive tiltak for å fremme en mangfoldig rekruttering, tiltak for å utvikle arbeidsmiljøet, for å heve lederes kompetanse og for å øke bevisstheten i organisasjonen knyttet til inkludering og mangfold. Bergen kommune har status som foregangsvirksomhet for økt rekruttering av unge personer med nedsatt funksjonsevne. Dette krever nytenkning og samarbeid på tvers av sektorene. 179 Nærvær Bergen kommune har som målsetting å oppnå et nærvær på 92,1 %. Nærværsmålet ble videreført fra Nærværsprosjektet og er nedfelt i kommunens IA-avtale på konsernnivå. Det er utarbeidet resultat- og aktivitetsmål innenfor alle IA-avtalens tre delmål. For å styrke nærværsarbeidet i linjen vil det bli lagt til rette for månedlige nærværstall via styringskortet, samt egne månedsrapporter på nærværsdata til kommunaldirektørgruppen. En ytterligere styrking av partssamarbeidet vil også være et viktig grep i det fremtidige arbeidet med IA i kommunen.

4 KAPITTEL 4 Nye personaladministrative systemer Etter avtale med systemleverandør blir basisløsningen på det nye HR-systemet tatt i bruk i januar Øvrige moduler planlegges innført fortløpende i løpet av De nye datasystemene legger til rette for mer effektive og helhetlige arbeidsprosesser. Systemene muliggjør overordnet styring og utvikling av HR-funksjonen. Når HR-systemet er innført, vil det bli satset på å hente ut gevinster. M ål for 2014 Verbal beskrivelse av mål Øke sysselsettingen av personer med nedsatt funksjonsevne Målemetode/ indikator Data fra BMSsystem. Forrige resultat Tallfesting av mål for budsjettåret (2014) Tallfesting av mål innen utgangen av økonomiplanperioden (2017) Øke arbeidsnærværet Data fra HR-system 90,5 92,1 92,1 180 V ir k emidler for å nå målene: Produsere månedlige nærværstall til bruk for oppfølging i linjen Legge til rette for økt bruk av praksisplasser Gjennomføre opplæringstiltak for arbeidsmiljøgruppene, verneombudene og ledere i praktisk nærværsarbeid Bistå byrådsavdelinger og resultatenheter ved bestilling av arbeidsmiljøutviklingstiltak Bedriftshelsetjenesten Bedriftshelsetjenesten skal bistå arbeidsgiver innenfor kompetanseområdene arbeidsmedisin og -helse, yrkeshygiene, ergonomi, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø, gjennom et systematisk HMSarbeid. Alle ansatte i Bergen kommune nå er omfattet av ordningen. For å støtte IA-arbeidet er det opprettet en egen poliklinikk i Bedriftshelsetjenestens lokaler for å etterkomme forespørselen etter deltakelse i lovpålagte dialogmøter etter 7 ukers sykefravær. HR- bemanning Fra er det foretatt en omorganisering av de tre avdelingene Gjenbruk, Vikarservice og Yrkesopplæringen under en felles ledelse, som skal jobbe med utvikling av de tre avdelingene. Vikarservice arbeider med å bistå ledere i å løse sine rekrutteringsbehov. Vikarservice har en stor base med ringevikarer, som de leier ut til de avdelingene som har behov. Vikarservice rekrutterer og lønner sine egne ansatte. I tillegg jobber de med ulike rekrutteringstiltak på konsernnivå, som f.eks. traineer og «Sommerjobb på sykehjem for åringer». Fra høsten 2013 ble 10 fagarbeidere fast ansatt og leies ut som vikarer, 5 innen oppvekst, og 5 fagarbeidere innen helsefag. Gjenbruk har en fast stab på 6 stillinger. De driver med rehabilitering av møbler, som selges til kommunens tjenestesteder. I tillegg har de kontinuerlig inne personer på ulike tiltak, som de gir språkpraksis eller arbeidstrening til. 180

5 KAPITTEL 4 Balansert målstyring Enheten har som hovedoppgave å samordne arbeidet med BMS. Enheten har også ansvar for IKTsystemet som brukes til å synliggjøre mål/strategier og til å måle resultater. M ål for 2014 Verbal beskrivelse av mål Målemetode/ indikator Forrige resultat Tallfesting av mål for budsjettåret (2014) Alle byrådsavdelinger og deres respektive enheter skal ha egne styringskort med fire perspektiver Telles manuelt Nytt mål 100% 100% Aktivt bruk av styringskortet i alle ledd i kommunen Brukerundersøkelse Nytt mål Gj.snittsscore 3 (av 1-4) 3,5 Tallfesting av mål innen utgangen av økonomiplanperioden (2017) Økonomiseksjonen og LRS Økonomiseksjonen har det overordnete faglige ansvar for budsjettering, økonomioppfølging, regnskap, finansforvaltning og økonomisk internkontroll i Bergen kommune. Økonomiseksjonens økonomirådgivere bistår enhetslederne i de fleste av kommunens byrådsavdelinger med den løpende økonomistyringen. Avdelingen har, sammen med Lønns- og regnskapssenteret, også ansvar for kommunens kurs- og kompetansetiltak på økonomiområdet. Seksjonen har som oppgave å påse at samtlige økonomiprosesser er effektive og av god kvalitet. Lønns- og regnskapssenteret (LRS) har ansvar for å levere effektive og kvalitetssikrede lønns- og regnskapstransaksjoner. LRS har også det løpende forvaltningsansvaret for kommunens økonomistyringssystem. Igangsatte prosjekter for sending og mottak av elektroniske faktura og innføring av nytt HR-system inneholder klare ambisjoner om ytterligere effektivisering av arbeidsprosessene i 2014 og fremover. M ål for 2014 Verbal beskrivelse av mål Reduksjon av kostnad for distribusjon av faktura til kommunens kunder/brukere Effektivisering av fakturahåndtering fra kommunens leverandører Etablering og implementering av nye rutiner for dokumentasjon av kontantsalg Sikring av at brukerdokumentasjon for Agresso Økonomi til enhver tid er oppdatert Målemetode/ indikator Forrige resultat Andel kundefaktura som distribueres elektronisk Nytt mål 40% Andel leverandørfaktura som mottas elektronisk Jfr. årsmelding % Tallfesting av mål for budsjettåre t (2014) Andel resultatenheter som har tatt i bruk de nye rutinene Nytt mål 100% Andel av økonomihåndboka som har gjennomgått årlig revisjon Nytt mål 100% Tallfesting av mål innen utgangen av økonomiplanperioden (2017)

6 KAPITTEL 4 Verbal beskrivelse av mål Målemetode/ indikator Forrige resultat Tallfesting av mål for budsjettåre t (2014) Tallfesting av mål innen utgangen av økonomiplanperioden (2017) Utvikling og tilpasning av organisasjonen i forbindelse med implementering av nytt HR-system Andel aktiviteter som er gjennomført i henhold til plan Nytt mål 100% Konsernmål: Forbedre kommunens økonomistyring Kombinasjon av budsjettavvik og prognosekvalitet 4 poeng (av 6 mulige) 4,3 poeng 4,5 poeng 182 Virkemidler for å nå målene: Alle ledere med økonomiansvar skal delta på kurs i økonomirapportering og økonomiforvaltning Alle ledere med definert økonomiansvar skal motta tilstrekkelig god faglig bistand i sitt økonomistyringsarbeid. Alle saker fra byrådsavdelingene med økonomiske konsekvenser skal kvalitetssikres av Økonomiseksjonen. Gjennomføre en kampanje rettet mot Bergen kommunes kunder for å øke nettbankbruken K emner en Kemneren har på vegne av stat, fylkeskommunen og kommunen ansvaret for innfordring av skatt og avgift, arbeidsgiverkontroll og søknad om ettergivelse/nedsettelse av skatt. Disse oppgavene er underlagt Finansdepartementets, Skattedirektoratets og Skatt Vests faglige instruksjonsmyndighet. For kommunen krever kemneren inn eiendomsskatt og kommunale avgifter, øvrige kommunale krav samt egenbetaling og fatter vedtak om egenbetaling ved opphold i institusjon. Det er fortsatt et mål å få etablert senter for utenlandske arbeidstakere i samarbeid med flere etater. Dette vil styrke både samarbeidet på tvers av etatene og servicen til næringslivet på Vestlandet. M ål for 2014 Verbal beskrivelse av mål Målemetode/ indikator Forrige resultat Tallfesting av mål for budsjettåret (2014) Tallfesting av mål innen utgangen av økonomiplanperioden (2017) 95 % av samlet restskatt for inntekståret 2012 skal være innbetalt pr. 30.juni 2014 Rapporter fra Sofie/skatteregnskap 95,4 % i % 5 % av arbeidsgivere i Bergen skal ha hatt ettersyn fra Kemneren i 2014 Rapporter fra Sofie/skatteregnskap 5 % i % 70,5 mill. (hovedstol) skal være krevd inn i utestående kommunale krav i løpet av 2014 Rapporter fra Procasso 59,04 mill. 70,5 mill.

7 KAPITTEL 4 Virkemidler for å nå målene: Bruk av ringerobot for bedre og mer effektiv kommunikasjon med kundene Videreutvikling av debitortilpasset innkreving i samarbeid med Skattedirektoratet Videreføring av kontinuerlig forbedringsteknikk (Lean) IKT forvaltning, utvikling og drift IKT skal støtte opp om effektiv tjenesteproduksjon og samtidig levere tjenester av høy kvalitet. IKTstrategien for Bergen kommune revideres nå. Målet er å sikre at Bergen kommune fortsatt, og i størst mulig grad, møter forventningene om tilpassede tjenester for innbyggere, næringsliv og organisasjoner, ansatte og politikere ved å utnytte ressursene på en best mulig måte. Strategien er også en viktig premiss for kommunens leverandører av IKT-tjenester og produkter. I samarbeid med byrådsavdelingene gjør IKT Konsern en vurdering av status og forslag til nye aktiviteter og tiltak knyttet til implementering av Digitalt førstevalg i Bergen kommune. Med dette menes at tjenester fra Bergen kommune skal så langt det er mulig være tilgjengelig på nett for kommunens målgrupper. Digitalisering av forvaltningen skal bidra til å frigjøre ressurser til å levere bedre og flere tjenester. Sikkerhets- og beredskapsarbeid skal prioriteres. For å sikre en kostnadseffektiv etablering av kontinuitets- og beredskapsløsning, startes et analyse- og kartleggingsarbeid for klassifisering av alle IKT-systemer med hensyn til kritikalitet, risiko og behov. 183 IKT Drift er Bergen kommune sin interne driftsleverandør innenfor IKT-området. Arbeidet med å vurdere organiseringen av driftsorganisasjonen skal ferdigstilles, herunder etablering av en rendyrket økonomisk modell som understøtter selvkost-prinsippet. Bruken av informasjons - og kommunikasjonsteknologi (IKT) i kommunal tjenesteproduksjon har økt kraftig de senere årene og det blir stadig viktigere å standardisere og effektivisere for å skalere tjenestene. Antall henvendelser til Helpdesk økte med over fra 2010 til Det leveres driftstjenester til cirka flere PCer nå enn i I tillegg leveres tjenester knyttet til både smarttelefoner og nettbrett. Videre gjør satsningen på digitalt førstevalg at stadig flere innbyggere benytter tjenestene. Dette setter stadig større krav til kontinuerlig drift på tjenestene som leveres. M ål for 2014 Verbal beskrivelse av mål Tjenestenivå (SLA) Helpdesk skal leveres innenfor målkrav i alle årets måneder. Målkrav er 95 % telefoner besvart totalt hvorav 70% innen 30 sekunder. Oppnådd mål 100 % Realisere gevinster av IKTprosjekter Målemetode/ indikator Faktisk måling av resultat gjennom telefonkø i callsenter Budsjett/øk.plan Gevinstplaner Og avtaler Forrige resultat Tallfesting av mål for budsjettåret (2014) 100 % 100 % 100 % Avvik på ikke realiserbar gevinster på 16,5% 17,5 mill. 17,5 mill. Tallfesting av mål innen utgangen av økonomiplanperioden (2017)

8 KAPITTEL 4 Virkemidler for å nå målene: IKT Drift sin Callsenterløsning brukes for statistikk og oppfølging av interne servicenivåavtaler ( SLA). For å realisere gevinster av IKT-prosjekter skal virkemidler som gevinstplaner og gevinstavtaler tas i bruk. I nnkjøpsseksjonen Ny anskaffelsesstrategi ble vedtatt av Bergen bystyre Den summerer 23 mål for bedre anskaffelser i Bergen kommune. I saksfremstillingen vises det til at for å kunne hente ut gevinster ved å øke kommunens avtaledekning og å styrke rådgivningsoppgaver overfor bygg- og anleggsområdet, er det behov for at sentral innkjøpsfunksjon styrkes. M ål for Verbal beskrivelse av mål Målemetode/ indikator Forrige resultat Tallfesting av mål for budsjettåret (2014) Økt bruk av ehandel Statistikk fra Agresso 60 % 100 % av alle bestillinger til leverandør med elektronisk katalog på ehandelsplattformen skal skje gjennom ehandel Økt bruk av elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) Antall kunngjøringer i Doffin. Antall kunngjøringer i elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) Antall kunngjøringer i nasjonal kunngjøringsdatabase Tallfesting av mål innen utgangen av økonomiplanperioden (2017) 100 % Virkemidler for å nå målene: Økt bruk av ehandel: ehandel eneste tillatte bestillingsmåte Økt bruk av verktøy for gjennomføring av konkurranse: Etterhvert obligatorisk bruk for alle konkurranser Antall Doffin-kunngjøringer: Gjennomføring av flere konkurranser K onk ur r anse og eier sk ap Ansvarsområdene for Seksjon for konkurranse og eierskap kan oppsummeres i to hovedkategorier. Seksjonen skal ha ansvaret med å påse at byrådets vedtak innenfor konkurranseområdet blir etterlevd og fulgt opp av den kommunale organisasjonen. Seksjonen vil videre yte bistand til byrådet i utarbeidelse av rammebetingelser, rutiner og styrende dokumenter innenfor konkurransefeltet, f.eks. fremtidig plan for konkurranseutsetting av kommunale virksomhetsområder. Konsernovergripende rapporterings- og oppfølgingsansvar av mål nedfelt i fremtidige planer for konkurranseutsetting er basert på innrapportering fra byrådsavdelingene. Seksjonen har også ansvar for å følge opp kommunens eierskap i ulike selskap, kommunale foretak og arbeidsmarkedsbedrifter. Den er en kompetanseenhet innenfor de forvaltnings- og forretningsmessige eierinteresser som er knyttet til aksjelovens bestemmelser om eiers ansvar og oppgaver. Dette gjelder saker rundt vedtekts- og kapitalendringer, ulike prosesser eksempelvis i forbindelse med emisjoner, samt avvikling og salg av aksjeselskaper. De virksomhetsfaglige interesser knyttet til spesifikke 184

9 KAPITTEL 4 forhold i selskapenes virksomhet behandles av de respektive byrådsavdelinger som besitter særskilt fagansvar, f.eks. innenfor samferdsel, kultur og renovasjon. M ål for 2014 Verbal beskrivelse av mål Målemetode/ indikator Forrige resultat Tallfesting av mål for budsjettåret (2014) Tallfesting av mål innen utgangen av økonomiplanperioden (2017) Oppfølging av avkastningskrav med mer for Bergen kommunes eierinteresser i de største porteføljebedriftene. Evalueringsrapport fremlegges for bystyret innen 3. kvartal 2014 Rapport 2013 Budsjettert avkastningskrav (aksjeutb.+ overføringer) 331 mill. Beslutning fattet Seksjon for strategisk eiendomsforvaltning I 2013 ble det opprettet en ny seksjon i kommunaldirektørens stab - Seksjon for strategisk eiendomsforvaltning. Seksjonen skal ivareta det overordnede ansvaret BFEE har som eier av kommunens bygg og eiendommer, og utarbeide langsiktige strategier for forvaltning av disse. Seksjonen vil også bidra til å koordinere bygg- og eiendomsvirksomheten på tvers av fagetater og byrådsavdelinger. Seksjonen er bemannet med tre årsverk. Etat for utbygging Utfyllende informasjon om utvikling av tjenestene finnes i følgende plangrunnlag: Benevnelse Innhold Kostnadsramme (drift) Bystyresak 99/13 Tilstandskartlegging skoler. Handlingsplan 1 Resultater fra tilstandsvurdering og plan for tiltak ved de 11 (+2) første kartlagte skolene. Driftskonsekvenser for Byrådsavdeling for barnehage og skole når tiltak er utført O ver or dnet målsetting: Etat for utbygging har som overordnet mål å gjennomføre investeringsprosjekter som sikrer Bergen kommune mest mulig tilfredsstillende lokaler. Etaten har som primæroppgave å utføre prosjekter på vegne av andre byrådsavdelinger. 185 Utfor dr inger i tj enestene Etat for utbygging var nyetablert i juni 2012 som følge av omorganiseringen av tidligere Bergen kommunale bygg (BKB). Etaten er en rendyrket prosjektorientert organisasjon. Et større arbeid med revidering av kvalitetssikringssystemer og andre interne styringsdokumenter er satt i gang, og dette er ressurskrevende. Det har vært høy investeringstakt de senere år, og dette presset forventes ikke å avta. Spesielt på tjenesteområdet skole er det høy aktivitet, mede etablering av tiltak som følge av Arbeidstilsynets gjennomganger. 185

10 KAPITTEL 4 M ål for 2014 Verbal beskrivelse av mål Innføre lønnsomhetsvurdering i alle større prosjekter - sørge for at alle prosjekter omgjøres og sammenlignes mot kr/kvm Utarbeide kvalitetssystem for EFU Implementere Livssykluskostnader (LCC) og årskostnader i anbuds- og prosjektprosessen Innføre investeringsmodul i økonomisystemet for å gi mulighet for kontinuerlig rapportering Målemetode/ indikator Andel nye prosjekter Tallfesting av Forrige resultat Tallfesting av mål for budsjettåret (2014) mål innen utgangen av økonomiplanperioden (2017) Ukjent 100 % 100 % Ferdigstilte "kapitler" i håndbok Ingen 100 % 100 % Antall prosjekter Ingen 10 Alle Antall prosjekter Ingen Alle nye Alle 186 Virkemidler for å nå målene: Etat for utbygging samarbeider med andre større offentlige utbyggere for å utarbeide nøkkeltallsrapportering som gir sammenlignbare tall på tvers av prosjekter. Det arbeides også med en totalrevisjon av kvalitetssystemer. Det er i tillegg satt ned interne arbeidsgrupper for å innføre LCCvurderinger (livssykluskostnader) i anskaffelser og prosjektering, i samråd med Etat for bygg og eiendom. I samarbeid med LRS gjennomføres det et prosjekt for å implementere investeringsmodulen i Agresso, noe som vil gi prosjektledere et verktøy for kontinuerlig oppdatering av prognoser, og gode rapporteringsmuligheter. K ommentar til driftsbudsjettet Etat for utbygging fører alle kostnader, med unntak av lønn til direktør, på prosjektene. Som følge av mange tiltak under planlegging i årene fremover, vil det være nødvendig å oppbemanne med nødvendige prosjektstyringsressurser som dekkes inn gjennom de respektive prosjektene. F orslag til invester ingsbudsjett for E tat for utbygging, m/kommentar: De fleste investeringsprosjekter som Etat for utbygging gjennomfører budsjetteres og beskrives under de respektive byrådsavdelingenes tjenesteområder. Etat for bygg og eiendom Utfyllende informasjon om utvikling av tjenestene finnes i følgende plangrunnlag: Benevnelse Innhold Kostnadsramme (drift) Bystyresak Tilgjengelighetsmeldingen for Bergen kommune - Universell utforming -Gjennomgang av krav og forventninger knyttet til nye regler. -Vurdering av utfordringer for kommunen Økonomiske konsekvenser når tiltak skal gjennomføres.

11 KAPITTEL 4 Benevnelse Innhold Kostnadsramme (drift) Byrådssak Klima- og energihandlingsplan for Bergen kommune 2009 Planen viser hvordan Bergen kommune, kommunens innbyggere og næringsliv kan minske energiforbruket, hvordan klimagasser fra mobile kilder kan reduseres og hvordan man kan fremme bruk av miljøvennlige energiløsninger i nye og eksisterende bygg. Økonomiske konsekvenser når tiltak skal gjennomføres. Bystyresak Vedlikeholdsplan for kommunale bygg Planen viser vedlikeholdsbehov for kommunale bygg. Det angis betydelige budsjettbehov til drift og vedlikehold av bygningsmassen i årene fremover. Normtall for drift og vedlikehold av bygg viser et årlig merbehov på 114 mill. I tillegg kommer midler til å ta igjen vedlikeholdsetterslepet (både drifts- og investeringsmidler) O ver or dnet målsetting: Etat for bygg og eiendom (EFBE) sin primære oppgave er å dekke Bergen kommunes behov for lokaler, gjennom å forvalte og leie. Et viktig mål er å opprettholde verdien på realkapitalen ved å sikre nødvendig bygningsmessig vedlikehold. For å stå bedre rustet til å sikre realkapitalen ble Etat for eiendom og Etat for Byggvedlikehold fusjonert den Etat for Byggvedlikehold var en stor leverandør av håndverks og driftstjenester til Etat for eiendom. Ved å ha disse tjenestene i egen regi kan fleksibilitet, effektivitet og kundetilfredshet bedres. Utfor dr inger i tj enestene I mai 2013 vedtok bystyret en vedlikeholdsplan for årene 2014 til Vedlikeholdsplanen inneholder en omfattende plan for tilstandskartlegging av hele Bergen kommunes bygningsmasse. Tilstandskartleggingene etterfølges av konkrete handlingsplaner. Vedlikeholdsplanen angir også ny metodikk og nye prinsipper for eiendomsforvaltningen, som bl.a. skal baseres på analyser av livsløpskostnader. Nye og rehabiliterte bygg skal vedlikeholdes etter prinsippet om verdibevarende vedlikehold fra første dag. Bergen kommune skal videre avsette midler til forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) av bygg som følger anerkjente bransjestandarder (Holte byggsafe FDV-nøkkelen, middels nivå). Dette innebærer at rammene til FDV må økes i økonomiplanperioden. 187 For å gjennomføre et mer omfattende drifts- og vedlikeholdsregime er det nødvendig å inngå en rekke nye rammeavtaler med eksterne leverandører av håndverkstjenester, som et supplement til egne håndverkere. Dette vil sikre god framdrift og fornuftig bruk av vedlikeholdsmidlene. Det er utfordrende å gjennomføre årlige leietakermøter med 322 leietakere, slik det er beskrevet i vedlikeholdsplanen. Etat for bygg og eiendom er en ny stor og kompleks etat. En ny organisasjon må bygges. Nyansatt personell må læres opp, rutiner og systemer må på plass samtidig som det planlagte arbeidet utføres. Utviklingsprosjekter i de etatene som er fusjonert videreføres i den nye etaten. Her kan nevnes ISO og sertifisering, FDVU system (forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling) og håndholdte enheter for datafangst ute i tjenesteproduksjonen. En blandingsøkonomi med

12 KAPITTEL 4 delvis direkte tildeling av budsjettmidler og delvis bedriftsøkonomisk drift gjør økonomistyringen i etaten krevende. M ål for 2014 Verbal beskrivelse av mål Tiltak beskrevet i vedlikeholdsplanen gjennomføres i henhold til tildelte midler. Målemetode/indik ator Rapportering på framdrift og økonom Forrige resultat Jfr årsmelding Tallfesting av mål for budsjettåret (2014) Gjennomført vedlikehold og drift som angitt i vedlikeholdsplanen. Tallfesting av mål innen utgangen av økonomiplanperioden (2017) Gjennomført vedlikehold og drift som angitt i vedlikeholdsplanen 188 Gjennomføre tilstandskartlegging av bygg i henhold til plan Rullering av vedlikeholdsplan med årlige HMS-leietakermøter gjennomføres Forvalte bygg i henhold til lover og forskrifter Rapportering på antall tilstandskartlegging er i henhold til plan Rapportering på antall leietakermøter i henhold til plan. Antall bygg stengt/bruksforbud Nytt tiltak. Antall tilstandskartlegginger i henhold til plan Nytt tiltak. Gjennomført 322 leietakermøter. Null stengninger/ bruksforbud Alle bygg er tilstandskartlagt Gjennomført 4 års rullering av vedlikeholdsplanen. Null stengninger/ bruksforbud Virkemidler for å nå målene: Styrking av budsjettene til forvaltning, drift og vedlikehold, slik vedlikeholdsplanen angir. Justere organiseringen av drifts- og vaktmesterfunksjonen i de kommunale byggene. Fokus på kompetanseheving, leietakeroppfølging, nærvær og arbeidsmiljø. Dekke behovet for rammeavtaler med eksterne tjenesteleverandører. Gi økt leietakertilfredshet. Rekruttere nødvendig kompetanse. Videreutvikle systemer som FDVU, ISO9001 og og håndholdte enheter for datafangst. Videreutvikle BMS (balansert målstyring). Kommentar til investeringsbudsjettet De fleste investeringsprosjekter innen bygg- og anleggsområdet budsjetteres og beskrives under de respektive byrådsavdelingenes tjenesteområder. Investeringer i nybygg og større rehabiliteringsarbeider utføres av Etat for utbygging. I tillegg til de store utbyggingsprosjektene oppstår det behov for å gjennomføre mindre bygningsmessige endringer av investeringsmessig karakter. Byrådet har derfor lagt inn en ny sekkepost i investeringsbudsjettet på kr 40 mill. pr. år i økonomiplanperioden til gjennomføring av slike mindre tiltak. Sekkeposten er fordelt på flere tjenesteområder, og vises i drifts- og investeringstabellene for de respektive områder.

13 KAPITTEL 4 Felles konserntjenester i Byrådsleders avdeling Seksjon informasjon Seksjon informasjon er Bergen kommunes informasjonsstrategiske enhet og skal arbeide for gode informasjonsholdninger og -rutiner i hele kommunen. Åpenhet, innsyn og tilgjengelighet står sentralt i kommunens virksomhet, og innbyggerne skal ha rask tilgang til informasjon om kommunens tjenester. Seksjonen arbeider med å videreutvikle de kanalene kommunen kommuniserer gjennom. Seksjonen har ansvar for å koordinere og styre informasjon ved ekstremhendelser. Seksjon informasjon har også ansvar for kommunens sentralbord, informasjonssenteret, interndistribusjon og forvaltningsoppgavene knyttet til Bergen Rådhus. Utfor dr inger i tj enestene Seksjonen arbeider for økt åpenhet og innsyn og gjennomførte i 2013 en undersøkelse om opplevd åpenhet blant ansatte i Bergen kommune. Resultatene fra undersøkelsen viser blant annet at ansatte har behov for økt trygghet i møte med eksterne medier. Derfor prioriterer seksjonen å holde heldagskurs i medietrening for kommunale ledere. Seksjon informasjon arbeider med å gjennomgå og forbedre tilgangen til informasjon på kommunens nettsider. I året som kommer fortsetter arbeidet med å få et mer aktivt forhold til sosiale medier og bruken av disse i kommunikasjonsøyemed. Seksjonen arbeider kontinuerlig for å videreutvikle kommunens evne til å håndtere informasjon ved kriser eller spesielle hendelser. Arbeidet med å gi råd til alle deler av kommunen fortsetter, der det viktigste er å bidra til åpenhet og dialog med innbyggerne, legge til rette for at ansatte skal kunne informere på en aktiv og mindre tilfeldig måte, og at bergenserne skal kunne få tilgang til mest mulig kunnskap om kommunen. M ål for 2014 Verbal beskrivelse av mål Bidra til at bergenserne skal vite alt om kommunen sin Målemetode/ indikator PR-barometeret Samfunn, en spørreundersøkelse blant journalister om inntrykket av Bergen kommune Forrige resultat Gjennomsnittskåre på 5,74 og en total tilfredshetsskåre er 6,74 for 2012 er lavere enn de fire foregående årene. Tallfesting av mål for budsjettåret (2014) Total tilfredshetsskåre på 7 (av 10) eller høyere på PRbarometer Samfunn Tallfesting av mål innen utgangen av økonomiplanperioden (2017) Total tilfredshetsskåre på 7 (av 10) eller høyere på PRbarometer Samfunn 189 Bruker- og leserundersøkelser 6 av 10 er tilfreds med Bergenseren Total tilfredshetsskåre på 7 eller bedre (av 10) Total tilfredshetsskåre på 7 eller bedre (av 10) Bidra til økt åpenhet Antall medietreningskurs Ikke tallfestet tidligere Gjennomføre minst 15 medietreningskur s Gjennomføre minst 30 kurs innen utgangen av 2015 V ir k emidler for å nå disse målene: Styrke samarbeidet med eksterne medier. Sørge for høy kvalitet og relevante saker i innbyggermagasinet «Bergenseren». Prioritere å bruke ressurser på interne medietreningskurs for ledere i Bergen kommune.

14 KAPITTEL 4 Kommuneadvokaten Juridisk kompetanse innad i egen organisasjon er av vesentlig betydning i Bergen kommune. Kommuneadvokaten utfører et stort antall rådgivningsoppdrag som omfatter de fleste rettsområder. Kommuneadvokaten utreder og avgir betenkninger om rettslige problemstillinger knyttet til kommunens myndighetsutøvelse, tjenesteproduksjon, eierstyring og om organisatoriske spørsmål. Forebygging av problemer og konflikter vektlegges i betydelig grad i arbeidet med slike oppdrag. Likeledes ytes bistand i forbindelse med kontraktsforhandlinger, kontraktsutforming og kontraktsinngåelse samt juridisk rådgivning i tilknytning til kommunens engasjement i aksjeselskap, interkommunale samarbeid og stiftelser. Kommuneadvokaten er prosessfullmektig for kommunen i alle saker som bringes inn for domstolene. Saker om tvangsinngrep etter barnevernlov og sosialtjenestelov utgjør en betydelig del av disse oppdragene. Foruten de formelle henvendelsene, mottar kontoret svært mange muntlige henvendelser. Antallet slike henvendelser har økt jevnt de senere årene og utgjør en betydelig del av kontorets tjenesteproduksjon. 190 Seksjon for samfunnssikker het og ber edskap Seksjonen for samfunnssikkerhet og beredskap har sin kjernevirksomhet innen krise - og skadeforebyggende arbeid, beredskap og krisehåndtering. En viktig oppgave er å medvirke til beredskapsplanlegging og øvelser i kommunen. Seksjonen er faglig ansvarlig for at nødvendige samarbeidsavtaler mot andre offentlige og private virksomheter er tilgjengelige. Det legges stor vekt på at viktige kommunale tjenester skal ytes selv i kritiske situasjoner. Seksjonen er rådgiver innen ROS-analyser (risiko- og sårbarhetsanalyser), og arbeider med å etablere et regionalt senter for samfunnssikkerhet og beredskap. Utfordringer i tjenestene Samfunnssikkerhet og beredskap har i de senere år stadig fått en større oppmerksomhet i befolkningen. Lov nr. 09 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og sivilforsvaret ble sist endret ved lov 25. juni 2010 nr.45. Kommunen har fått et betydelig utvidet ansvar for samfunnssikkerhet og beredskap, herunder Risiko og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) for hele byen og gjennomføring av risikoreduserende og skadebegrensende tiltak, samt beredskapsplanlegging og plikt til å øve. Dette vil sette store krav til de respektive kommunale oppgavene. Felles konserntjenester i Byrådsavdeling for kultur, næring idrett og kirke B er gen byar k iv Arkiv, bibliotek og museer er en del av Bergens identitet og er populære publikumsinstitusjoner. De er i dag på etterskudd når det gjelder oppgradering og modernisering, og har et betydelig potensiale for økt publikum i alle deler av det bergenske samfunnet og blant tilreisende. Samling av kommunale arkiv til ett arkiv innen Bergen Byarkiv er det sentrale arkivtiltaket innen ABM planen. Dette gjelder bortsettingsarkiv på papir, dagligarkiv og utfasede datasystemer. Et kartleggingsarbeid er i gang, og byrådet vil igangsette en organisasjonsgjennomgang av arkivtjenesten. Hovedfinansieringen av etablering og drift av enearkivet vil være ressurser som overføres fra andre byrådsavdelinger etter hvert som disse skal avlastes for arkiv og arkivtilknyttet arbeid.

15 KAPITTEL 4 F or slag til dr iftsbudsjett A dministr asj on og fellesfunk sj oner : Vedtatt budsjett ,9 707,9 707,9 707,9 PrisLønns- og priskomp. og innt.krav 4,2 4,2 4,2 4,2 Helårsvirkn. av just. i årets bud. -0,3-0,3-0,3-0,3 Diverse -9,1-3,3 10,3 11,6 Totalt Prisjustering og diverse endringer -5,3 0,6 14,1 15,5 NyeNye tiltak - driftskons. av inv. IKT-handlingsplan - kalkulatoriske kapitalkostnader 10,3 20,2 26,1 26,6 IKT-handlingsplan - øvrige driftskonsekvenser 0,6 0,6 0,6 0,6 Kalkulatoriske kostnader av arkivinvesteringer 1,4 1,4 1,4 1,4 Sentrale poster: Avsatt internhusleie for div. investeringer 0,6 1,5 1,5 1,5 Bortfall av kap.kostn. IKT-handlingsplan - kalkulatoriske kostnader utgår etter endt avskrivningstid -11,8-21,7-44,5-45,7 Nye tiltak forøvrig Beredskapssjefstilling (jfr Tertialrapport 1/13) 1,0 1,0 1,0 1,0 Stilling ved Strategisk eiedomsforvaltning (finansieres innenfor egen ramme) 0,0 0,0 0,0 0,0 Økt intern kapasitet til drift av nytt HR-system 2,0 2,0 2,0 2,0 Styrking etat for sosiale tjenester og etat for psykisk helse og rustjenester 2,9 2,9 2,9 2,9 EFBE: Økt vedlikeholdsbudsjett - jfr Vedlikeholdsplanen 7,0 9,0 11,0 13,0 Prosjekt nytt intranett for Bergen kommune 3,3 0,6 0,6 0,6 Engangstiltak Engangsutgifter knyttet til IKT-handlingsplanen utgår -1,6-5,5-5,5-5,5 Midl. prosjektstilling områdesatsing Indre Laksevåg utgår fra 2. halvår ,0 0,0-0,3-0,3 Midlertidig rammeendringe knyttet til overskudd/underskudd fra 2012 utgår -0,2-0,2-0,2-0,2 Ny vedlikeholdsavtale kontorstøtte - dekkes innenfor IKT-HP når forrige kontorstøtteprosjekt er nedbeta 10,4 10,4 0,0 0,0 Tilpasning til aktivitetsnivået Ny vedlikeholdsavtale kontorstøtte - dekkes innenfor IKT-HP når forrige kontorstøtteprosjekt er nedbeta 0,0 0,0 10,4 10,4 Effektivisering Forventet effektiviseringsgevinst som følge av IT-investeringer og avtaler -3,5-4,5-4,5-4,5 Byarkivet - kapitalkostnader forutsettes delvis dekket ved effektivisering -1,0-0,8-0,8-0,8 Redusert ytelser Kutt i stabsbudsjettet til BKNI -0,2-0,2-0,2-0,2 Totalt Nye tiltak og realendringer budsjett 21,1 16,7 1,4 2,8 Totalsum 723,8 725,2 723,5 726,1 K ommentarer til dr iftsbudsjettet Nye tiltak driftskonsekvenser av investeringer Tiltakene gjelder i all hovedsak nye tiltak innenfor vedtatt IKT- handlingsplan. Bortfall av kapitalkostnader Ovennevnte IKT-prosjekter finansieres i stor grad av frigjorte midler ved at tidligere gjennomførte IKT-tiltak er ferdig avskrevet/ «nedbetalt». De fleste IKT-prosjektene har en avskrivningstid på 5 år. Nye tiltak forøvrig Beredskapssjefsstilling som omtalt i Tertialrapport 1/13. Økt intern kapasitet til drift av nytt HR-system. Stilling ved Strategisk eiendomsforvaltning finansiert innenfor byrådsavdelingens ramme. Styrket administrasjonsbudsjett ved BSBO som i det vesentligste knyttet til økt husleie og økte lønnsutgifter (ansettelse av rådgivere) for etat for psykisk helse og rustjenester, etat for sosiale tjenester og i byrådsavdelingen sentralt. Økt vedlikeholdsbudsjett - som foreslås styrket i tråd med premissene i vedtatt vedlikeholdsplan. For administrasjonsbyggene utgjør styrkingen 7 mill. i 2014 økende 13 mill. årlig ved utgangen av økonomiplanperioden. Prosjekt nytt intranett Bergen kommune 191 Engangstiltak Kostnad som gjelder kommunens vedlikeholdstjeneste for kontorstøtte- og samhandlingstjenester foreslås dekket av disposisjonsfond i 2014 og 2015 inntil frigjorte midler fra nedbetalte IKTinvesteringer kan benyttes til å finansiere avtalen fra Effektivisering Det er forutsatt konkrete effektiviseringsgevinster som følge av IKT-investeringer og avtaler.

16 KAPITTEL 4 F or slag til invester ingsbudsjett A dministr asjon og fellesfunksjoner IKT-handlingsplanen består av prosjekter innenfor kategoriene fagsystemer, felles infrastruktur, fellestjenester, digitalt førstevalg (tidligere integrerte elektroniske tjenester) og avtaler. En foreløpig beregning og vurdering av budsjettinnspillene indikerer at budsjettinnspillene er innenfor handlingsrommet til neste år. Beløp i mill. Prosjekt Prosjekt kostnad Budsjettert til og med årsbudsjett til økonomiplan Sum Administrasjonslokaler 78,5 74,5 2,0 2,0 0,0 0,0 4,0 Brannverntiltak 8,0 4,0 2,0 2,0 0,0 0,0 4,0 Oppgradering av elektriske anlegg 4,5 1,5 1,5 1,5 0,0 0,0 3,0 Energimerking bygg 3,0 0,0 1,0 2,0 0,0 0,0 3,0 ENØK-tiltak 3,0 1,0 1,0 1,0 0,0 0,0 2,0 Nytt HR-system 58,2 52,1 6,1 0,0 0,0 0,0 6,1 Prosjekter under IKT-Handlingsplanen 2,5 0,8 0,0 0,0 3,3 IKT-HP - Digitalt førstevalg 36,0 24,5 7,0 4,6 0,0 0,0 11,6 IKT-HP - Fagsystemer 37,2 18,7 13,5 5,0 0,0 0,0 18,5 IKT-HP - Fellestjenester 62,9 59,9 0,0 1,5 1,5 0,0 3,0 IKT-HP - Felles infrastruktur 40,8 11,5 14,3 14,1 0,8 0,0 29,2 Diverse sikringsarbeider BKB 3,0 1,0 1,0 1,0 0,0 0,0 2,0 Universell utforming kommunale bygg 19,0 3,0 5,0 6,0 3,0 2,0 16,0 Montering av vannmålere 3,0 0,0 1,0 2,0 0,0 0,0 3,0 Sum 251,8 57,8 43,5 5,3 2,0 108,6 K ommentar til invester ingsbudsj ettet Av investeringene som ligger på tjenesteområdet 16 gjelder hoveddelen prosjekter under IKThandlingsplan, herav prosjektene; Nytt HR-system og nytt prosjekt for å gjøre kommunens nettsted universelt utformet og tilpasset mobile enheter (smarttelefon, nettbrett). For å oppfylle diverse myndighetskrav knyttet til kommunens administrasjonslokaler, er det behov for at det settes av nødvendige investeringsmidler. Dette gjelder blant annet brannverntiltak og universell utforming. I tillegg er det behov for midler til energiøkonomisering og diverse sikringsarbeider i tilknytning til kommunale bygg. Det rapporteres i hovedsak om leveranser i tråd med avtalt IKT-framdriftsplan. Det er noe investeringsetterslep fra i fjor, men det forventes hentet inn i løpet av året. Byrådet foreslår å starte et nytt prosjekt som skal jobbe med «responsivt design og universell utforming av Bergen kommunes nettsted». Prosjektet skal levere løsninger og tjenester som sikrer god funksjonalitet. Dette gjør at nettstedet blir universelt utformet for å nå alle brukergruppene, og at tjenestene kan nås på nett via smarttelefoner og nettbrett, i tillegg til PC. Det fremmes også et revidert prosjektforslag for «Nytt intranett i Bergen kommune». IKT Konsern har overtatt prosjektet for nytt intranett og det søkes driftsmidler til konsulentbistand, utfasing gammelt system og konvertering til nytt. Prosjektet ferdigstilles i Det er innløst opsjon med Atea/Microsoft om ett års vedlikeholdsavtale av kontorstøtte og samhandlingstjenester med varighet til utgangen av Det ligger i vedtaket om videreføring av

17 KAPITTEL 4 vedlikeholdsavtalen at Bergen kommune vil være best tjent med varig drifts- og vedlikeholdsavtale for lisenser til kontorstøtteløsningen (per i dag Microsoft Enterprise/Office). IKT Konsern har derfor startet arbeidet med å gjennomføre en konkurranse om ny avtale gjeldende fra Kommunens avtale med leverandør av utskrifts- og kopitjenester avsluttes innen utgangen av året og det pågår arbeid med anskaffelse av ny avtale. Dagens løsning har gitt kommunen vesentlige gevinster, og en budsjettjustering er gjennomført.. Det legges til grunn at driftskostnader videreføres uten økning. Dersom ytterligere besparelser vil prosjektet legge fram forslag til ny gevinstavtale. Nytt HR-system skal implementeres i Bergen kommune i løpet av Estimert kostnader for 2014 dekker personellressurser, utstyr og materiell, systemkostnader m.m.. Prosjektet har planlagt oppstart med basisprosesser i januar I første halvår 2014 er der planlagt videre utrulling av løsningen til nye brukergrupper og av ny funksjonalitet. Lærlinger Formålet med lærlingeordningen er å utdanne fagarbeidere til førstelinjetjenesten i Bergen kommune. I tillegg arbeides det med ulike prosjekt for å heve kompetansen hos fast ansatte assistenter. Høsten 2012, tok yrkesopplæringen inn 143 nye lærlinger, og hadde ved utgangen av 2012, ca. 280 løpende lærekontrakter. Utfordringen er å få nok antall kvalifiserte søkere som ønsker å bli helsefagarbeidere. Som et tiltak for å redusere frafallet i den videregående skole, starter yrkesopplæringen høsten 2013 opp et nytt prosjekt med Olsvikåsen videregående skole. I denne nye modellen vil elvene starte opp som lærling allerede etter et halvt år på skole, i motsetning til først etter to år i ordinær modell. Lærlingene er administrert fra HR- seksjonen og er sin helhet budsjettert her M ål for 2014 Verbal beskrivelse av mål Andel lærlinger som gjennomfører hele opplæringsløpet og oppnår bestått fagprøve Målemetode/indikator Forrige resultat Tallfesting av mål for budsjettåret (2014) Tallfesting av mål innen utgangen av økonomiplanperioden (2017) Andel lærlinger Nytt mål 90 % 90 % 193 Virkemidler for å nå målene: Målet skal nåes gjennom en tett oppfølging av lærlingene underveis, for å sikre at delmål blir nådd, og at fagprøven blir bestått. Sykefravær hos lærlingene vil følges tett opp. F or slag til dr iftsbudsjett L ær linger : Vedtatt budsjett ,8 24,8 24,8 24,8 PrisLønns- og priskomp. og innt.kravpris-/lønns- og inntektsjustering 0,0 0,0 0,0 0,0 Diverse Sentral motpost: Endring internleieinntekter 0,0 0,0 0,0 0,0 Totalt Prisjustering og diverse endringer 0,0 0,0 0,0 0,0 Totalsum 24,8 24,8 24,8 24,8

18 KAPITTEL 4 Arbeidsmarkedstiltak Bergen kommune sysselsetter 43 personer som er ansatt innenfor to ulike arbeidsmarkedstiltak. Av disse er 5 varig vernede arbeidstakere, mens de resterende er uføretrygdede med bonuslønn. De jobber på ordinære tjenestesteder i Bergen kommune. Tjenesten organiseres av HR-seksjonen og er i sin helhet budsjettert her. F or slag til dr iftsbudsjett - A r beidsmar k edstiltak Vedtatt budsjett ,35 5,35 5,35 5,35 PrisjLønns- og priskomp. og innt.krav 0,02 0,02 0,02 0,02 Diverse 0,00 0,00 0,00 0,00 Totalt Prisjustering og diverse endringer 0,02 0,02 0,02 0,02 Totalsum 5,36 5,36 5,36 5, Fellestjenester Under fellestjenester inngår blant annet driften av kontor for Skjenkesaker, kostnader knyttet til Bergensalliansen og sivilforsvar og beredskap. Kommunens utgifter til gruppeliv, - yrkesskade og ulykkesforsikring budsjetteres også her. Driftsbudsjettet er fordelt på følgende byrådsavdelinger/fellesposter: VB Byrådsleders avdeling 0,7 0,7 0,7 0,7 0,7 Byrådsavd. for byutvikling, klima og miljø 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 Byrådsavd. for finans, eiendom og eierskap 4,9 1,1 1,1 1,1 1,1 Fellesposter - bykassen 22,0 22,0 22,0 22,0 22,0 Totalsum 27,6 23,9 23,9 23,9 23,9 Benevnelse Innhold Kostnadsramme (drift) Bystyresak 140/12 Retningslinjer for tildeling av salgs- og skjenkebevillinger i Bergen kommune for bevillingsperioden fra samt forskrifter om salgs-, skjenke- og åpningstider i Bergen kommune Det skal i hver fireårsperiode fastsettes retningslinjer for kommunens salgs- og skjenkebevillinger. Innen ordinær driftsramme K ontor for sk j enk esaker Kontor for skjenkesaker er underlagt Byrådsleders avdeling og har ansvar for den administrative forvaltningen av kommunens arbeid etter Serverings- og alkoholloven. Arbeidet omfatter saksbehandling av søknader om serverings- og/eller skjenkebevillinger. Kontoret har også ansvaret for gjennomføringen av kunnskapsprøven og etablererprøven. I tillegg har kontoret ansvar for kontroll av serverings-, salgs- og skjenkesteder og saksforberedelse av inndragningssaker. Kontoret behandler søknader om ambulerende bevillinger, bevillinger til en enkelt bestemt anledning, utvidelse av skjenkearealet for en enkelt anledning, endring av styrer og stedfortreder samt søknader om dispensasjoner fra åpningstidsbestemmelsene ved nattklubber. Kontoret utfakturerer bevillingsgebyr, holder kurs i ansvarlig alkoholhåndtering og forbereder klagesaker til Fylkesmannen.

19 KAPITTEL 4 Utfordringer i tjenestene Det er knyttet utfordringer til store saksmengder og til kontrollvirksomhet. Samarbeidet med en rekke andre offentlige instanser har blitt vesentlig bedret siste år gjennom deltagelse i diverse tverretatlige fora med representanter fra Kemneren, Trafikketaten, skattemyndigheter, politi, brannvesen, NAV med flere. Dette koordineringsarbeidet krever mye ressurser, men gir gode resultater. Arbeidet med digitalisering av kontorets virksomhet knyttet til saksbehandling og kontroller er så vidt igangsatt, og er noe som vil bli prioritert i kommende periode. Det er mange prosesser ved kontoret som kan utvikles digitalt og som vil føre til bedre service overfor våre brukere. Ø vr ige poster På dette tjenesteområdet budsjetteres også kommunens utgifter til gruppeliv, - yrkesskade og ulykkesforsikring for alle ansatte i kommunen og andre som har rett til slike ytelser. Forsikringsutgiftene fordeles i ettertid regnskapsmessig på de tjenester/tjenesteområder/bedrifter der avlønningen skjer. Bergensalliansens aktiviteter budsjetteres her og inngår i sum utgifter og inntekter, men med netto null i budsjettramme. Bystyret vedtok i sak at Bergen kommune skulle gå inn som medlem i alliansen på de premisser som fremgår av saksutredningen, deriblant at Bergen kommune skal være vertskommune og ha ansvar for regnskap, økonomi og personal. F or slag til dr iftsbudsjett F ellestj enester : Vedtatt budsjett ,62 27,62 27,62 27,62 PrisjLønns- og priskomp. og innt.krav 0,04 0,04 0,04 0,04 Organisatoriske endringer Overformynderiet er overført til Fylkeskommunen -3,79-3,79-3,79-3,79 Diverse 0,02 0,02 0,02 0,02 Totalt Prisjustering og diverse endringer -3,74-3,74-3,74-3,74 Totalsum 23,88 23,88 23,88 23,88 K ommentar til driftsbudsj ettet Overformynderiet ble overført Fylkesmannen i 2013, For gruppelivs- og yrkesskadeforsikringen inngås nye avtaler høsten 2013, så premienivået neste år er p.t. ikke kjent. Det forutsettes her en videreføring av nivået på budsjetterte premier. 195 Sivilforsvar og beredskap Sivilforsvarets myndigheter anskaffer materiell til Sivilforsvaret og beslutter lokalisering av lager etter en nasjonal vurdering, og kommunene har ansvar for å lagre og vedlikeholde dette materiellet Kostnader til lagring og vedlikehold skal dekkes av kommunene, jfr Sivilbeskyttelsesloven. Driftsbudsjettet er fordelt på følgende byrådsavdelinger/fellesposter: VB Byrådsleders avdeling 1,3 1,3 1,3 1,3 1,3 Byrådsavd. for finans, eiendom og eierskap -0,2-0,2-0,2-0,2-0,2 Fellesposter - bykassen 0,0 2,3 2,3 2,3 2,3 Totalsum 1,1 3,4 3,4 3,4 3,4