Gjelder avsetninger av spesiell karakter og/eller avsetninger som det er spesielt viktig er tilgjengelig tidlig i budsjettåret 2014.

Transkript

1 Byrådssak 1589 /13 Særskilte fondsavsetninger i forbindelse med årsregnskapet 2013 EJR ESARK Hva saken gjelder: Spesielle fondsavsetninger i forbindelse med årsregnskapet for Gjelder avsetninger av spesiell karakter og/eller avsetninger som det er spesielt viktig er tilgjengelig tidlig i budsjettåret Vedtakskompetanse: Gjeldende økonomireglement og budsjettfullmakter, punkt 4.8. Byråden for finans, eiendom og eierskap innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: 1. Byrådet vedtar de avsetninger i regnskapet for 2013 som fremgår av sakens premisser og gir administrasjonen fullmakt til å gjennomføre detaljerte justeringer av budsjettet for Byrådet vedtar budsjettjustering mellom BKNI og BLED på for tilbakeføring av tidligere bevilgning fra tilleggsbevilgningskontoen vedrørende Bergen filharmoniske orkesters avlyste turné til Sør-Amerika. Dato: 17. desember 2013 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Liv Røssland byråd for finans, eiendom og eierskap 1

2 Saksutredning: Økonomiseksjonen i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap (BFEE) har mottatt innspill fra byrådsavdelingene om særskilte fondsavsetninger ved årsavslutningen av 2013-regnskapet. Disse innspillene er vurdert i forhold til økonomireglementet og budsjettfullmaktenes punkt 4.8, der det bl.a. heter: Byrådet kan i desember i regnskapsåret i spesielle tilfeller, og i tilfeller med et visst hastemoment i egen sak vedta at det skal legges til rette for regnskapsmessige avsetninger til disposisjonsfond ved årsavslutningen. Slike vedtak skal også omfatte vedtak om tilhørende budsjettjusteringer. Det er mottatt innspill fra BLED, BFEE, BHO og BKNI. Finansbyråden vil tilrå at det gjøres fondsavsetninger for følgende forhold: Byrådsleders avdeling (BLED) Regionalt beredskapssenter Arbeid med prosjekt for opprettelse av regionalt beredskapssenter fortsatte i 2013 ved seksjon for samfunnssikkerhet og beredskap, men på grunn av ulike forhold er prosjektet noe forsinket slik at årets innsats dekkes av tidligere års prosjektmidler. Prosjektet mottok skjønnsmidler fra Fylkesmannen i 2013 til videreføring av arbeidet, og BLED foreslår at årets tildeling på kr settes av på fond ifm årsregnskapet til videre arbeid i ROS-analyse og tiltak til gjennomføring (SAR11) Arbeidet med å sikre Rådhuskvartalet blant annet med kameraovervåking ble igangsatt i Prosjektet var planlagt ferdigstilt innen årsskiftet, men på grunn av en lengre anskaffelsesprosess enn forventet er prosjektet noe forsinket. Prosjektet fikk tildelt budsjettmidler på kr , mens prognosen viser estimerte utgifter på totalt ca. kr Estimerte utgifter pr er kr Med bakgrunn i forventet mindreforbruk i 2013 ber BLED om at det avsettes kr på fond ifm årsregnskapet til dekning av merforbruk i prosjektet. Finansbyråden vil tilrå at det i denne saken legges til rette for en samlet avsetning på 0,95 mill. til disposisjonsfond for ovennevnte forhold. Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap (BFEE) Vikarservice Vikarservice søker - som foregående år - om å kunne fakturere enhetene for vikartjenester som blir levert av Vikarservice i desember Bakgrunnen er som følger: "De som kjøper våre vikartjenester i 2013 ønsker å få disse belastet i samme regnskapsår. Dette på tilsvarende måte som for eksterne vikarbyråer. Lønn til vikarene våre blir først belastet regnskapet i januar. Dvs at vikarservice får en inntekt i desember og en utgift i januar. Det søkes derfor at inntekten kan overføres til januar 2014, slik at Vikarservice kan oppnå samsvar mellom utgifter og inntekter. Beløpet vil være avhengig av omsetning i desember, men det anslås at beløpets størrelse vil ligge omkring 1,4 millioner kr. Beløpet kan beregnes mer nøyaktig beregnes ca " Finansbyråden vil tilrå at det i denne saken legges til rette for en avsetning på 1,4 mill. til disposisjonsfond. Regnskapsføringen skal skje med basis i det nøyaktig beregnede beløp. 2

3 Byrådsavdeling for helse og omsorg (BHO) Kostnader ifm flytting av Barneverntjenesten i Fana Byrådsavdeling for helse og omsorg fikk i bystyresak 250/13 om budsjettjusteringer etter 2. tertial 2013 tilført til dekning av engangskostnader til oppgradering av data- og telefonlinjer, samt flytting av barneverntjenesten i Fana. Kostnadene i denne forbindelse vil oppstå først på nyåret, og vil dermed ikke bli belastet regnskapet for Finansbyråden foreslår at det for det omtalte forhold legges til rette for en fondsavsetning på i alt Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke (BKNI) Ubrukte tilskuddsmidler Etat for Landbruk Det er ved Etat for landbruk i budsjett for 2013 vedtatt tre tilskuddsordninger; «skogkultur», «tilskudd til disp. av Landbruksnemd», og «tilskudd til private skogsveier». Tilskuddsmidlene har tidligere aldri vært lyst ut, og kriteriene for tildeling har vært utydelige. Det har årlig kommet søknader på ordningene, og disse er samlet opp og fordelt mot slutten av året. Tabellen under gir en oversikt over tilskuddsordningene, samt hvor mye som vil bli utbetalt inneværende år: Tilskuddspost 2013 Beløp Bevilget 2013 Rest 2013 Skogkultur Tilskudd disp. av Landbruksnemd Tilskudd til private skogsveier SUM Det er ikke kommet søknader på midler til skogkultur og private skogsveier i En forklaring kan være at det ikke er godkjent større skogsveiprosjekt før i høst, og disse skal prosjekteres før byggestart. Etat for landbruk vil i 2014 gjøre en gjennomgang av tildeling og kriterier, samt se på utlysing, noe som ikke har vært mulig å få til inneværende år grunnet en presset arbeidssituasjon. BKNI ber om at totalt kr. 0,419 mill. avsettes til disposisjonsfond. Bergen Byarkiv nødvendig etterarbeid i fjellanlegget, hall 1-3 og 5-10 Bergen Byarkiv er i ferd med å utvide sin magasinkapasitet i fjellanlegget for å kunne ta imot store avleveringer av papirarkiv fra kommunens enheter. Dette er en forutsetning for innføring av helelektronisk forvaltning. Det som utbygges nå er siste del av det opsjonsarealet som ble avtalt i Ved utbygging av et så stort og komplisert anlegg i fjell vil det alltid oppstå uforutsette situasjoner underveis som må løses med ekstra arbeid. En del av nødvendig ekstraarbeid i lokalene i opsjonsarealet var planlagt finansiert over byarkivets driftsbudsjett 2013, gjennom vakanser og andre innsparinger. Selve byggeprosessen i fjellet kom i gang adskillig senere enn forutsatt. I 2013 har en i tillegg hatt omfattende problemer med fremdriften av ulike tekniske årsaker. Det meste av arbeidet vil bli ferdig i 2013 og betalt da, men det vil gjenstå flere kritiske arbeidsoperasjoner til Det mest presserende å få løst er et fuktproblem i en ny tunnel. Også andre deler av arbeidet må utføres senere enn planlagt, fordi arbeidsoperasjonene er avhengige av hverandre og må utføres i bestemt rekkefølge. Dette arbeidet er bestilt og kontraktsfestet (utfra at dekning fantes i 2013), men bare delvis utført ved årets slutt. Det er derfor usikkert hvor mye av kostnadene som kan henføres til Disse kostnadene vil i så fall bli regnskapsført i Beløpets størrelse vil først være kjent ved årsskiftet, og BKNI ber om at inntil kr. 1,2 mill. avsettes til disposisjonsfond. Tall ships races

4 Bergen er vertskapshavn for TSR 2014, og det er til sammen avsatt kr. 12,0 mill. til formålet i perioden , hvorav kr. 9,0 mill. er avsatt ved BKNI: TSR 2014 kr. 0,5 mill. kr. 1,0 mill. kr. 3,5 mill. kr. 4,0 mill. De resterende kr. 3,0 mill. er avsatt ved byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø. Det ble i sak om særskilte fondsavsetninger avsatt kr. 0,35 mill. i 2011, og kr. 0,08 mill. i 2012 til disposisjonsfond. Inneværende år forventes et mindreforbruk på ca. kr 1,4 mill. BKNI ber om at årets mindreforbruk avsettes til disposisjonsfond, slik at den opprinnelige kostnadsramme for TSR 2014 opprettholdes. Innramming og bevaring av 10 arbeider av DOLK i Bergen Sentrum I byrådssak besluttet byrådet å bevilge kr til bevaring av enkelte av gatekunstneren DOLK sine arbeider i Bergen sentrum. Byrådet fattet følgende vedtak: Byrådet bevilger kr ,- til bevaring/innramming av 10 av kunstneren DOLK sine arbeider over tilleggsbevilgningskontoen, art /tjeneste 18090, med overføring til art /tjeneste Visuell kunst, der utgiftene belastes. Ved innhenting av pristilbud fra leverandører gis det tilbakemelding fra samtlige om at arbeidet ikke kan utføres i 2013 både på grunn av knappe tidsrammer, og klimatiske forhold. BKNI foreslår å overføre bevilgningen på kr til 2014, slik at arbeidet kan gjennomføres i løpet av våren under gode klimatiske forhold, og med bedre tid til planlegging. Finansbyråden foreslår at det for det omtalte forhold legges til rette for en fondsavsetning på i alt 3,07 mill. Budsjettjustering: Reversering av bruk av tilleggsbevilgningskontoen vedr. støtte til BFOs jubileumsturné til Sør-Amerika BKNI fikk i byrådssak 1434/13 bevilget kr. 0,2 mill. over tilleggsbevilgningskontoen (i BLED) til Bergen filharmoniske orkester i forbindelse med en jubileumsturne til Sør-Amerika. Turneen er avlyst og pengene kommer ikke til utbetaling. Finansbyråden foreslår at bevilgningen reverseres og at det gjøres tilsvarende budsjettjusteringer ( ) mellom BKNI og BLED. Generelt Tidligere avsatte fondsmidler (Ubundne driftsfond/disposisjonsfond) Slike fondsmidler i den grad de ikke er benyttet i 2013 vil automatisk bli stående disponibelt til neste år. Oppsummering: Samlet forslås finansbyråden at det i forbindelse med regnskapsavslutningen legges til rette for fondsavsetninger på i alt 5,68 mill. til de formål som er gjennomgått ovenfor, og som er oppsummert i tabellen under. Det gjøres oppmerksom på at i en situasjon med regnskapsmessig underskudd for bykassen som helhet, kan de budsjetterte fondsavsetninger - helt eller delvis - bli strøket i tråd med strykningsreglene i de kommunale regnskapsforskriftene. Alle fondsavsetninger er oppad begrenset til de faktiske mindreutgifter i den aktuelle resultatenhet. Samlet oversikt pr. byrådsavdeling: 4

5 Byrådsavdeling: Finansbyrådens forslag Sum pr. avd. Byrådsleders avdeling Skjønnsmidler fra fylkesmannen til Regionalt beredskapssenter Strukturmidler til kameraovervåkning av Rådhuset Sum BLED Finans, eiendom og eierskap Vikarservice: Avsetning av inntekter ført i tilhørende kostnader i Sum BFEE Helse og omsorg Flytting av Barneverntjenesten i Fana - utsatt til nyåret Sum BHO Kultur, næring, idrett og kirke Etat for landbruk - ubrukte tilskuddsmidler Bergen Byarkiv - nødvendig etterarbeid i fjellanlegget, hall 1-3 og Tall ships races mindreforbruk DOLK i Bergen Sentrum - avsetning av bev. til innramming/bevaring 10 arbeider Sum BKNI TOTALT