Digitalisering av økonomiplan og tertialrapporter i Bergen. Erfaringer fra Bergen kommune

Transkript

1 Digitalisering av økonomiplan og tertialrapporter i Bergen Erfaringer fra Bergen kommune

2 Fakta om Bergen innbyggere ansatte årsverk Driftsbudsjett: 21 mrd. Parlamentarisk styreform Inv. budsjett: 2,9 mrd.

3 Handlings- og økonomiplan

4 Budsjett og økonomiplan: Kommunestyrets ansvar Rammene for drifts- og investeringsbudsjettet: Inntektene Størrelse på driftsresultat nivå på egenfinansiering av investeringer og avsetninger til disposisjonsfond. Gjeld og avdragstid premisser for investeringsnivå Bruken av ressursene: Tjenestene som skal leveres omfang og målgrupper Egenproduksjon eller tjenestekjøp? Investeringene Vedlikeholdsnivå

5 Budsjettdokumentasjonen: Tjenestebasert struktur - bakgrunn Misforhold mellom dokumentet inndelt etter kommunens organisering og bystyrets vedtak på tjenesteområdenivå Uoversiktlig tallgrunnlag: Ikke samsvar mellom tabeller på byrådsavdelingsnivå og totaloversikter på tjenesteområdenivå Ønske om mer systematisk bruk av KOSTRA-data som informasjon og beslutningsstøtte.

6 FØR samarbeidet med Framsikt Manuell budsjettprosess Tallproduksjon i budsjettsystemet KOSTRA-data fra SSB Klipp og lim av tall og tabeller fra system til Excel til dokumentproduksjon i Word Tungvint å konsolidere avdelingsvise innspill til organisasjonsuavhengig struktur Budsjettsystem SSB- Kostra Excel Innspill fra byrådsavdelingene (Word) Budsjettdokument (Word)

7 Samarbeidet med Framsikt Pilotavtale etablert i 2016 Mål: Effektivisere budsjettprosessen Bedre kvalitet på tallgrunnlag og tekstlige forklaringer Gjøre budsjettet lettere tilgjengelig for innbyggere, politikere og kommunens ansatte Budsjettprosess 2016 kjørt gjennom Framsikt Deler av budsjettet digitalt... men ble ikke noe ropt veldig høyt om

8 Fra kommunens budsjettnettsider: Bergen kommune ønsker at informasjon om kommunens budsjett skal være lettest mulig tilgjengelig og så åpen som mulig for innbyggere og andre interesserte. Dette er viktig av hensyn til demokratiet og at kommunen forvalter store ressurser på vegne av fellesskapet

9 Handlings- og økonomiplan for

10 Innhold per tjenesteområde Forslag til driftsbudsjett hovedtall i økonomiplanperioden Beskrivelse av tjenesteområdet Omfang, vesentlige rammebetingelser og planer Nøkkeltall for tjenesteproduksjon med kommentarer - historisk utvikling, dagens nivå og budsjettert nivå i økonomiplanperioden Utfordringer, mål og virkemidler KOSTRA-analyse Sammenligning med andre storbyer - Oslo, Stavanger, Trondheim og ASSS Forslag til endringer i driftsbudsjettet Forslag til investeringsbudsjett

11

12 Hva har vi oppnådd? Effektivisere budsjettprosessen Fortsatt et stykke vei å gå, mye energi på prøving og feiling Bedre kvalitet på tallgrunnlag Ja automatiske oppdateringer av tabeller sikrer kvalitet i tallgrunnlag Gjøre budsjettet lettere tilgjengelig for innbyggere, politikere og kommunens ansatte JA! tverrpolitisk positiv respons på det digitale budsjettet Stort skritt i retning responsivt design og universell utforming.

13 Tilbakemeldinger fra byrådsavdelingene Lett å gjøre endringer, både på tall og tekst. Veldig positivt. Det har resultert i at vi har jobbet mye bedre med tiltaksbeskrivelser. Mindre manuelle løsninger er en forbedring. Bra et flere kan jobbe samtidig i verktøyet. Bra et alt var lagret ett sted. Ingen usikkerheter rundt siste versjoner. Effektivt å jobbe med og dokumentere. Krevende prosess - veien blir til mens vi går Systemet med bruk av justeringskoder fungerer ikke i særlig grad. KOSTRA-analyse fungerte ikke optimalt Tekstbeskrivelse til analysen burde ikke registreres inn to steder, både under analyseverktøyet og inne i tekstfelt for budsjettdokumentet.

14 Rapportering

15 Rapportering gjennom Framsikt Kommunens resultatenheter/virksomheter registrerer i dag sin prognose i prognosemodulen i Agresso Prognosen overføres fra Agresso Målrapportering skjer i Styringskortet (Corporater) som er konsolidert med kommunens ulike fagsystem Manuell målrapportering i Framsikt

16 Tertialrapportene innstilling til vedtak Driftsbudsjettet Budsjettavvik Mellom sentrale poster og tjenesteområdene Tjenesteområdene Byrådsavdelingene Forslag til budsjettjustering med konsekvens for driftsresultatet Investeringsbudsjettet Budsjettavvik Finansiering av programmet fordelt på ikke-avgiftsfinansierte og avgiftsfinansierte investeringer Fordeling på tjenesteområder Tilhørende forslag til budsjettjusteringer

17 Tertialrapportene tjenestene MÅL: Rapportere på alle premisser i det vedtatte årsbudsjettet Økonomi drift Mål Status for årets endringer i driftsbudsjettet Investeringer inklusiv forslag til budsjettjusteringer Forslag til budsjettjusteringer drift

18 Årsmelding 2017 Ambisjon: Digital årsmelding produsert gjennom Framsikt Utfordring: Ønsker å også kunne presentere resultatene organisatorisk Layout bilder og profesjonelt design Fordel: Bygge på strukturen fra tertialrapportene Systematisk rapportering på mål og endringer i driftsbudsjettet Uavklart: Bruk av KOSTRA-data?

19 Hvis vi går videre med Framsikt Effektivisere budsjettprosessen Behov for å strømlinje arbeidsprosessene basert på et mer ferdigutviklet produkt Effektive løsninger for registrering og utlisting av data Forutsigbarhet fra Framsikt - færre (helst ingen) overraskelser Bedre sømløshet - større samsvar mellom Framsikt og web-løsningen. Bedre kvalitet på tallgrunnlag Dokumentasjon av logikk og sammenhenger i tabellene

20 Hvis vi går videre med Framsikt? Gjøre budsjettet lettere tilgjengelig for innbyggere, politikere og kommunens ansatte Videreutvikle de digitale løsningene Valgfri inngangsport tjenester eller organisasjon Oversiktlige informasjonsbokser/menyer Mer interaktivitet! Tilrettelegge for at politikerne kan utarbeide egne alternative budsjettforslag Involvere resultatenhetene? Lønnsbudsjettering Årsbudsjett Månedsrapportering på enhets/virksomhetsnivå

21 Takk for meg! Kristin Ulvang

22 Tusen takk for bidraget! Du får 5 kyllinger av oss. Tekst hentet fra Kirkens Nødhjelp sin nettside gaversomforandrerverden.no

23 Brukerforum 2017 #Brukerforum2017