Veiledning for utfylling av felt i skjem

Transkript

1 Veiledning for utfylling av felt i skjem Felt BKSAK nr Saksbehandler : Dato : Avdeling : Prosjektnavn : Prosjektnr. i årsbudsjettet : Prosjektleder : Dersom prosjektet har hatt flere prosjektnummer oppgis disse her: Gjelder saken overføring av prosjektmidler fra sekkepost til enkeltprosjekt? (JA/NEI) : Kostnader påløper fra (mnd/år): Forventet ferdigstillelse (mnd/år): Prosjektets forventede levetid (år): Brutto prosjektkostnad: Oppdatert prosjektkostnad pr (dato) : Er det budsjettert med byggelånsrenter i prosjektet? (JA/NEI) : Budsjett (brutto utgift): Finansiering: Tidligere gjennomføringsvedtak:

2 Driftskonsekvenser: Driftskonsekvensene har helårsvirkning fra år : Delårsvirkning år : Beløp helårsvirkning: Anslag beløp delårsvirkn.: Er driftskonsekvensene budsjettert? (JA/NEI) : Er anskaffelsen vurdert ift lov om offentlige anskaffelser (JA/NEI) : Dokumentene i saken er forelagt egen økonomiavdeling for kvalitetssikring (initialer) :

3 maet Forklaring Saken (Hoveddokument) skal skrives i det BKSAKnr som er opprettet for vedkommende investeringsprosjekt Dette skjema registreres på samme dokumentnr. som vedlegg i saken (kfr. saksbehandlingsrutiner) Normalt samme person som har opprettet dokumentet i BKSAK Samme dato som hoveddokumentet Skriv inn byrådsavdelingens nummer - f.eks "7" eller "07" BKB skriver "BKB" Prosjektnr i Agresso Mange prosjekt ligger med duplikater i Agresso. Det er viktig å få med disse dersom de har føringer/budsjettregistreringer Dersom saken gjelder fordeling av sekkepost, skal det nyttes eget skjema (arket "Prosjektliste") for opplisting av de prosjekter som får overført midler. Sekkepostens prosjektnr føres i hovedskjemaet. Oppgi dato for når det først blir regnskapsført på prosjektet - oppgi reell dato selv om det allerede tidligere er foretatt regnskapsføringer. Økonomisk levetid Brutto kostnad ihht siste kalkyle Dersom en har budsjettert med byggelånsrente, skal premisser og beregning dokumenteres i saksutredningen. Dersom det ikke er beregnet, skal dette begrunnes. Opplys dersom eventuell budsjettert byggelånsrente er samlet ført opp i økonomiplan eller budsjett under eget prosjekt. Beløp pr år i eventuelle tidligere økonomiplanperioder og inneværende (vedtatt) økonomiplanperiode. Dessuten eventuelle justeringer og overføringer fra / til andre prosjekter som har funnet sted i årsbudsjettene. NB. Pass på at en ikke tar med oppbudsjettering av beløp fra tidligere budsjettår som allerede er tatt med i "Avsatt og ubrukt tidligere år". All "egenfinansiering" dvs ikke sentral finansiering tas med Her føres opp eventuelle gjennomføringsvedtak der en tidligere har frigjort midler til bruk i prosjektet

4 Alle kjente driftskonsekvenser skal tas med. For prosjekter i regi av en byrådsavdeling hvor det utløses internhusleie, må leien settes opp i samråd med BKB. For prosjekter i regi av BKB må de nødvendige opplysninger om driftskonsekvenser innhentes fra aktuell byrådsavdeling (prosjekteier). Dersom driftskonsekvensene ikke er budsjettert, skal saken fremmes for byrådet selv om det i utgangspunktet - ut fra beløpsstørrelse - er en administrativ sak - ref. budsjettfullmaktene pkt. IV.B.1.d Cellen kan overskrives. (Innebærer at formelen overskrives.) Se kommentar under Driftskonsekvenser Alle anskaffelser skal vurderes i forhold til Lov om off. anskaffelser Kontroll på at rutinen for lokal kvalitetssikring er fulgt

5 Skjemamalens BKSAK nr 2009xxxxx-xx GRUNNLAG FOR FORSLAG TIL GJENNOMFØRINGSVEDTAK FOR INVESTERINGSPROSJEKT VEDLEGG TIL BYRÅDSAK / ADMINISTRATIV SAK BKSAK nr Saksbehandler : Håkon Karlsen Dato : Avdeling : BKB Bergen kommunale bygg (BFKE) Prosjektnavn : Bergen Rådhus - utskifting av ventilasjonsaggregater og belysning Prosjektnr. i årsbudsjettet : A0430 Tjeneste : Ansvarssted : Prosjektleder : Håkon Karlsen Dersom prosjektet har hatt flere prosjektnummer oppgis disse her: Gjelder saken overføring av prosjektmidler fra sekkepost til enkeltprosjekt? (JA/NEI) : (ref. Øk.reglementet pkt / budsjettfullm. pkt. IV B 5.) NEI Kostnader påløper fra (mnd/år): Forventet ferdigstillelse (mnd/år): Prosjektets forventede levetid (år): 01/10 09/10 40 Brutto prosjektkostnad: Oppdatert prosjektkostnad pr (dato) : Er det budsjettert med byggelånsrente i prosjektet? (JA/NEI) : JA Beløp det søkes gjennomføringsvedtak (bevilgning) for: (brutto utgift inkl. mva): Økonomiplan Budsjettår Prosjektnr Tjeneste Budsjett Avsatt og ubrukt tildigere år: Bud Avsatt i økonomiplan VEDTATT ØKONOMI- PLAN 2010 Bud Bud Bud Bud Eventuelle budsjettjusteringer Referanse (saksnr.) Budsjettår Prosjektnr Tjeneste Budsjett SUM Finansiering: Tilskudd fra private + Statstilskudd (prosjektmidler) Tilskudd fra fylke + Spillemidler + Mva refusjon (gjelder bare ved privatfinansierte prosjekt) = Netto kostnad - til sentral finansiering Tidligere gjennomføringsvedtak: Saksnr: Beløp: Saksnr: Beløp: Beløp det søkes gjennomføringsvedtak for i denne sak: Gjenstående budsjettavsetning til prosjektet : Driftskonsekvenser: Byrådsavd. Tj.område Beløp Kalkulatoriske kostnader / internleie Flere Lønn + Andre driftsutgifter - Inntekter (skrives med negativt fortegn) - Kostnadsbesparelser / effektivisering (med negativt fortegn) = Sum driftskonsekvenser - (netto utgifter pr år): Driftskonsekvensene har helårsvirkning fra år : 2011 Beløp : Delårsvirkning år : 2010 Anslag beløp delårsvirkn.: For prosjekter i regi av BKB må opplysninger om driftskonsekvenser innhentes fra prosjekteier (oppdragsgivende byrådsavd ) Er driftskonsekvensene budsjettert? (JA/NEI) : Ja Helt eller delvis? : Helt Er anskaffelsen vurdert ift lov om offentlige anskaffelser (JA/NEI) : Dokumentene i saken er forelagt egen økonomiavdeling for kvalitetssikring (initialer) : Ja GB xls

6 GRUNNLAG FOR FORSLAG TIL GJENNOMFØRINGSVEDTAK FOR INVESTERINGSPROSJEKT VEDLEGG TIL BYRÅDSAK / ADMINISTRATIV SAK BKSAK nr Skjemamalens BKSAK nr 2009xxxxx-xx Saksbehandler : Petter Jensen (PEJE) Dato : Avdeling : Prosjektnavn : Ombygging av Laksevåg kulturhus Prosjektnr. i årsbudsjettet : Tjeneste : Ansvarssted : Prosjektleder : Bjarne Isachsen Dersom prosjektet har hatt flere prosjektnummer oppgis disse her: Gjelder saken overføring av prosjektmidler fra sekkepost til enkeltprosjekt? (JA/NEI) : (ref. Øk.reglementet pkt / budsjettfullm. pkt. IV B 5.) JA Kostnader påløper fra (mnd/år): Forventet ferdigstillelse (mnd/år): Prosjektets forventede levetid (år): 1/10 1/10 40 Brutto prosjektkostnad: Oppdatert prosjektkostnad pr (dato) : Er det budsjettert med byggelånsrente i prosjektet? (JA/NEI) : n Beløp det søkes gjennomføringsvedtak (bevilgning) for: (brutto utgift inkl. mva): Økonomiplan Budsjettår Prosjektnr Tjeneste Budsjett Avsatt og ubrukt tildigere år: Avsatt i økonomiplan VEDTATT ØKONOMI- PLAN Eventuelle budsjettjusteringer Referanse (saksnr.) Budsjettår Prosjektnr Tjeneste Budsjett BY120/ SUM Finansiering: Tilskudd fra private Statstilskudd (prosjektmidler) Tilskudd fra fylke + Spillemidler Mva refusjon (gjelder bare ved privatfinansierte prosjekt) = Netto kostnad - til sentral finansiering Tidligere gjennomføringsvedtak: Saksnr: Beløp: Saksnr: Beløp: Beløp det søkes gjennomføringsvedtak for i denne sak: Gjenstående budsjettavsetning til prosjektet : Driftskonsekvenser: Byrådsavd. Tj.område Beløp Kalkulatoriske kostnader / internleie Lønn Andre driftsutgifter Inntekter (skrives med negativt fortegn) Kostnadsbesparelser / effektivisering (med negativt fortegn) = Sum driftskonsekvenser - (netto utgifter pr år): For prosjekter i regi av BKB må opplysninger om driftskonsekvenser innhentes fra prosjekteier (oppdragsgivende byrådsavd ) Driftskonsekvensene har helårsvirkning fra år : 2012 Beløp : Delårsvirkning år : 2011 Anslag beløp delårsvirkn.: Er driftskonsekvensene budsjettert? (JA/NEI) : n Helt eller delvis? : Er anskaffelsen vurdert ift lov om offentlige anskaffelser (JA/NEI) : n Dokumentene i saken er forelagt egen økonomiavdeling for kvalitetssikring (initialer) : xls

7 Skjemamalens BKSAK nr 2009xxxxx-xx GRUNNLAG FOR FORSLAG TIL GJENNOMFØRINGSVEDTAK FOR INVESTERINGSPROSJEKT OVERFØRING AV BUDSJETTMIDLER FRA SEKKEPOST TIL ENKELTPROSJEKT(ER) VEDLEGG TIL BYRÅDSAK / ADMINISTRATIV SAK - SIDE 2 BKSAK nr Saksbehandler Avdeling: Håkon Karlsen Bergen kommunale bygg (BFKE) Dato: Prosjekt (sekkepost) som det foreslås å overføre budsjettmidler fra: Prosjektnr Prosjektnavn Tjeneste Ansvar Beløp A0430 Bergen Rådhus - utskifting av ventilasjonsaggregater og belysning Restbeløp til fordeling : Enkeltprosjekter som det foreslås å overføre midler til: Antatt påbegynt Antatt ferdigstilt Prosjektnr Prosjektnavn Tjeneste Ansvar Beløp (mnd / år) (mnd / år) SUM: xls

8 Byrådsavdelinger 1 Byrådsleders avdeling 2 Byrådsavd. for finans, konkurranse og eierskap 3 Byrådsavd. for helse og inkludering 4 Byrådsavd. for barnehage og skole 5 Byrådsavd. for byutvikling, næring og klima 7 Byrådsavd. for kultur, kirke og idrett 8 Bystyrets organer 9 Bykassen fellesutgifter BKB Bergen kommunale bygg (BFKE)