Bjørndalsskogen skole, bygg 1 og 2. Ombygging Søknad om bevilgning

Transkript

1 Dato: 16. juli 2003 fullmaktssak /03 Bergen Bygg og Eiendom KF Bjørndalsskogen skole, bygg 1 og 2. Ombygging Søknad om bevilgning PEAD BBE Hva denne sak gjelder: I henhold til gjeldende skolebehovsplan og økonomiplan for skal den eldste bygningen ved Bjørndalsskogen skole, oppført i 1983, ombygges etter at nytt skolebygg, bygg 3, ble tatt i bruk våren Det skal også foretaes en mindre ombygging av skolens SFO-base plassert i bygg 2. Skolen vil etter at de planlagte ombyggingsarbeidene sammen med nybygget framstå som en fullverdig 2-parallellers barneskole. I vedtatt økonomiplan er avsatt 31.3 mill til nybygg og ombygging fordelt på 21.3 mill i for nybygg og 10,0 mill i 2003 til ombygging. På grunn av at årsbudsjettet for 2003 og 2004 formelt sett ikke er godkjent pr dato, og prosjektet finansieres av midler for år 2003 og 2004, inviteres styret til å fatte vedtak basert på at byrådet i møte , sak , vedtok å igangsette gjeldende prosjekt, slik at prosjektet kan ferdigstilles høsten BBE KF har innhentet pristilbud etter modell konkurranse med forhandlinger for ombyggingsarbeidene ved Bjørndalsskogen skole. Konkurransegrunnlaget var utsendt til 28 entreprenører fordelt på alle fag, og ved tilbudsfristens utløp den leverte 17 tilbydere tilbud. Summering av entreprisetilbudene etter innlevering viser at omfanget av de prosjekterte ombyggings- og utvidelsesarbeidene overskrider prosjektets budsjettrammer. Prosjektgruppen har i perioden etter entrepriseinnhenting evaluert prosjektets omfang, for å avgjøre hvilke deler av prosjektet som må utgå. Gruppen ønsket at evalueringsprosessen skulle avsluttes før saken ble oversendt Laksevåg bydelsstyre og AMU i bydelen til behandling. Evalueringsprosessen ble avsluttet i siste halvdel av juni Av den grunn er prosjektet ikke behandlet i Laksevåg bydelsstyre / AMU, men oversendt til behandling i utvalgets første møte etter ferien. Merknader som måtte fremkommer under i AMU og bydelsstyret vil bli innarbeidet i prosjektet for byggearbeidene starter. Denne sak gjelder søknad om bevilgning for gjennomføring av prosjektet Bjørndalsskogen skole, bygg 1 og 2, ombygging

2 Vedtakskompetanse I byrådssak 1004/02, , heter det: Byrådet viser til sitt vedtak av , sak 0434/01: Budsjettfullmakter for kommunale bedrifter og foretak i Bergen kommune, og vedtar nytt punkt III.B.1 i trykt vedlegg som får slik ordlyd: Investeringer i fast eiendom Styrene i BBE KF og BBB kan uten beløpsbegrensning treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning for investeringsprosjekter, samt slutte de nødvendige kontrakter, innenfor rammen av det investeringsbudsjettet som bystyret har vedtatt for bedriften/ foretaket. Fullmakt til å treffe gjennomføringsvedtak med bevilgning, kan delegeres til bedriftens/ foretakets administrative leder når kostnadene for det enkelte prosjekt ikke overstiger 5,0 mill. Videre kan styret uten beløpsbegrensning delegere til bedriftens / foretakets administrative leder fullmakt til å slutte nødvendige kontrakter når bevilgning foreligger. I den grad administrativ leder utøver delegert myndighet som medfører beslutninger av prinsipiell art, forutsettes at avgjørelsen legges frem for styret. Vedtak av , sak 0434/01, i trykt vedlegg pkt. III.B.1 utgår. De nye fullmaktene gjøres gjeldende fra Supplering ifm revisjon av budsjettfullmaktene vedtatt i byrådet : Det skal i forbindelse med alle saker om gjennomføringsvedtak til styre i kommunalt foretak/bedrift også orienteres om prosjektets driftsmessige konsekvenser. Slik informasjon skal følge med "prosjektbestillingen" fra bykassen, og vil bl.a. inneholde følgende data i et eget standardisert skjema, som legges ved saksfremlegget til styret: o Anslått tidspunkt for innslag av driftskonsekvenser o Størrelsesorden på driftskonsekvensene o Sammensetning, i form av husleie og øvrige driftskonsekvenser o Fordeling av driftskonsekvenser på tjenesteområde/byrådsavdeling/bydel Det vises forøvrig til omtalen av "Foreløpige husleieavtaler" i punkt 5 under. Forslag til vedtak: 1. Styret i BBE KF bevilger 10,0 mill inkl. byggelånsrenter til ombygging av bygg 1 og 2 ved Bjørndalsskogen skole, under henvisning til vedtak i byrådssak 1360/ Budsjett og finansiering av bevilgning gitt i pkt 1 fremgår av følgende tabell: ÅR TJENESTE BUDSJETT FINANSIERING ,00 mill Lån / fond Sum 10,00 mill

3 3. Finansiering av bevilgning gitt i pkt. 1 skjer iht finansieringsplan i gjeldende årsbudsjett. Bergen Bygg og Eiendom KF Dagfinn Øvrebotten Direktør Olav Ytre-Arne Utbyggingssjef Vedtatt i medhold av Kommunelovens 71 med henvisning til vedtak i styresak 47/03 og grunnet hastemomentet for å kunne bestille arbeidene og derved ferdigstille prosjektet snarest mulig. Bergen 2003 Dagfinn Øvrebotten Direktør Trykte vedlegg: 1. Kostnadsskjema. 2. Driftskonsekvensskjema

4 Saksutredning: 1.0 Tidligere politiske vedtak: 1.1 Bystyret behandlet endelig budsjettforslag for 2001 og økonomiplan for den 19. februar og den Utvidelse av Bjørndalsskogen skole med byggetrinn 3 inngår i denne økonomiplanen. 1.2 Styret i BBE KF behandlet i møte den styresak 33/01 og fattet følgende enstemmig vedtak: Styret i BBE KF delbevilger kr ,-- til dekning av nødvendige utgifter i forbindelse med innhenting av totalentreprisetilbud. Det bevilgete beløp vil senere inngå som andel av prosjektets samlede bevilgninger. 2. Budsjett og finansiering framgår av følgende tabell: År Tjeneste Budsjettavsetning Finansiering ,5 mill av 1,0 mill totalt fonds ( salg av aksjer i BKK) 3. Finansiering av bevilgning gitt under punkt 3 skjer i henhold til finansieringsplan i gjeldende årsbudsjett. 1.3 Styret i BBE KF behandlet i møte den styresak 87/01 og fattet følgende enstemmig vedtak: 1. Under forutsetning av at nødvendige budsjettmidler blir stilt til rådighet ved bystyrets behandling av økonomiplanen for , og under forutsetning av byrådets godkjenning av romprogram, gir styret i BBE KF administrasjonen fullmakt til å gjennomføre utbygging av byggetrinn 3 ved Bjørndalsskogen skole. 2. Styret i BBE KF gir administrasjonen fullmakt til å oppta kontraktsforhandlinger med den tilbyder som har inngitt det økonomiske mest fordelaktige totalentrepriseforslaget for bygging av byggetrinn 3 ved Bjørndalsskogen skole. Dersom det ikke oppnås enighet med innstilte tilbyder, gis administrasjonen fullmakt til å oppta kontraktsforhandlinger med det firma som har det nest beste tilbudet. 3. Under forutsetning av at Bystyret i samband med behandling av økonomiplan for budsjetterer 9,3 mill i 2002 i tillegg til 12,0 mill i vedtatt økonomiplan 2001, bevilger styret i BBE KF samlet 20,8 mill til utvidelse av Bjørndalsskogen skole med et nytt byggetrinn 3. Sammen med 0,5 mill bevilget tidligere, er det med dette bevilget 21,3 mill til nevnte utbygging.

5 4. Budsjett og finansiering framgår av følgende tabell: År Tjeneste Budsjettavsetning Finansierin g ,5 mill av 0,5 mill til disposisjon av 1,0 mill totalt salg av aksjer BKK ,0 mill Lån ,0 mill ,3 mill ( forslag til økonomiplan 2002) Samlet 20,8 mill av totalt 21,3 mill 5. Finansiering av bevilgning gitt under pkt. 3 skjer i henhold til finansieringsplan i gjeldende årsbudsjett. 1.4 Bystyret behandlet endelig budsjettforslag for 2002 og økonomiplan for den Bjørndalsskogen skole inngår i økonomiplanen med budsjetterte midler i 2002 og Byrådet: Budsjettmessig avklaring for prioriterte skoler og barnehager Byrådet behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Byrådet godkjenner at det igangsettes utbyggings-/ombyggingsarbeider ved Skeie, Garnes, Tertnes, Alvøen, Krokeide, Bjørndalsskogen og Hop skole samt ved Apeltun, Nordås, Sandalsbotn og Ulsmåg barnehage. 2. Bakgrunn for saken: Ombyggingen av Bjørndalsskogen skole, bygg 1 og 2, blir hovedsakelig konsentrert om elevarbeidsplasser, både når det gjelder alment læringsareal og spesialisert læringsareal. Det vil også bli foretatt en mindre ombygging av skolens administrasjonsavdeling. Historikk: Bjørndalsskogen skole har i dag 3 undervisningsbygg fra hhv 1983 (bygg 1), 1996 ( bygg 2) og 2003(bygg 3) samt egen gymnastikksal oppført i Samlet har skolen et bruttogulvareal lik m2 fordelt på bygg 1: m2, gym.sal: 440 m2, bygg 2: 873 m2, bygg 3: m2.

6 Utarbeidelse av anbefalt forslag til ombyggingstiltakene: Den administrative prosjektgruppen med representanter fra Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett, oppvektskontoret i Laksevåg bydel, skolens rektor og fra BBE KF har i samarbeid med skolens verneombud og tillitsvalgte, utarbeidet et anbefalt byggeprogram for de forestående ombyggingsarbeidene. Det anbefalte byggeprogrammet ble oversendt styringsgruppen for barnehage- og skoleutbygging, som i møte den godkjente byggeprogrammet for ombygging av bygg 1 og 2 ved Bjørndalsskogen skole. I brev fra byrådsavdeling for miljø, byutvikling og tekniske tjenester datert den ble prosjektet satt i bestilling. Klassetrinnsfordeling i de enkelte bygg: Prosjektgruppen har i samarbeid med skolen verneombud og tillitsvalgte kommet til følgende klassetrinnsfordeling og andre funksjoner ved de enkelte byggene etter ombygging av bygg 1 er ferdigstilt: Bygg 1: Bygg 2: Bygg 3: 6 klasser i 5. til 7. klassetrinn. Praksisrom felles for alle 3 klassetrinn og grupperom Spesialrom ( bibliotek, avdeling for kunst og håndverk) Personalavdeling med personalrom, lærerarbeidsplasser og møterom. 4 klasser i 1. og 2. klassetrinn. SFO-base. Lærerarbeidsplasser 4 klasser i 3. og 4. klassetrinn Praksisrom felles for begge klassetrinn og grupperom Spesialrom ( naturfag, heimkunnskap og musikk) Lærerarbeidsplasser og møterom. 3.0 Tilbudskonkurranse..1 Konkurranseform Prosjektet har innhentet pristilbud på ombygging av bygg 1 og 2 ved Bjørndalsskogen skole etter modell konkurranse med forhandlinger iht. Lov om offentlige anskaffelser, del III (under EØS-terskelverdi ) i form av delte entrepriser for tekniske fag og hovedentreprise arkitektfagene samt grunn- og betongarbeider. 6

7 Bergen Bygg og Eiendom KF har offentlig utlyst tilbudskonkurransen gjennom Norsk Lysningsblad, DOFFIN-basen den og i dagspressen den Konkurransegrunnlaget ble sendt ut til 28 entreprenører fordelt på alle fag, og ved innleveringsfristens utløp den leverte 17 entreprenører tilbud..2 Evaluering. Tilbudene er evaluert etter på forhånd oppgitte kriterier. 4.0 Økonomi.1 Budsjett I årsbudsjett for 2003, vedtatt av bystyret er det avsatt 21,3 mill i tidligere budsjett for utvidelse av Bjørndalsskogen skole med et nytt bygg 3, og 10,0 mill i 2003 til ombygging av skolens bygg 1 og 2. Samlet budsjettavsetning blir da 31,3 mill. Av de avsatt midlene er det brukt 22,6 mill til bygging av nytt bygg 3. Bygget ble ibruktatt i april 2003 Administrasjonen er kjent med at fylkesmannen har underkjent bystyrets budsjettvedtak. Det foreslås derfor å gjøre vedtak, basert på at byrådet i møte , sak , vedtok å igangsette gjeldende prosjekt, slik at prosjektet kan ferdigstilles høsten Totalbudsjettet fremgår av følgende tabell: ÅR TJENESTE BUDSJETT FINANSIERING ,00 mill Lån / fond ,30 mill Lån / fond ,00 mill Lån / fond Sum 31,3 mill.2 Kostnader Budsjettrammen for ombygging av bygg 1 og 2 er gitt med 10,0 mill. Av de avsatte midlene, 10,0 mill, for ombyggingsarbeider er 1,3 mill overført og benyttet til ferdigstillelse av bygg 3. Disponible midler til ombyggingsarbeidene er således 8,70 mill. I budsjettrammen er det også avsatt midler for også å dekke byggelånsrenter i størrelsesorden 0,175 mill innenfor prosjektets økonomiske ramme. Samlete prosjektkostnader for bygg 3 og bygg 1 og 2: 31,3 mill Kostnader ved bygg 3 inkl. påløpte byggelånsrenter 22,6 mill Til bruk for ombygging av bygg 1 og 2 inkl byggelånsrenter 8,7 mill 7

8 .3 Bevilgning. Gjennomføring av ombyggingsarbeidene ved bygg 1 og 2 ved Bjørndalsskogen skole og fullfinansiering av bygg 3, medfører behov for en bevilgning på totalt 10,00 mill. Inkludert i det omsøkte beløp er dekning av byggelånsrenter på 0,175 mill..4 Internleie I forbindelse med ombygging av bygg 1 og 2 vil internleie for bygg 1 og 2 ved Bjørndalsskogen skole økes med kr. 305,-- /m2/år. Økning av internleien Bygg 1: m2 a kr. 305,-- = kr ,-- Bygg 2: 250 m2 a kr. 305,-- = kr ,-- Samlet økning kr ,-- Samlet internleie pr dato inkl. nytt bygg, bygg 3, kr ,-- Samlet internleie etter ferdigstillelse av ombygging kr ,-- Ny internleie fra mars 2004 pr kvm ,-- / m2 = kr ,-- /m2/år 5. Framdrift: Prosjektet forutsettes gjennomført ihht følgende framdriftsplan: Byggesaksavdeling har godkjent søknad om rammetillatelse Forventet oppstart av byggearbeidene Forventet ferdigstillelse av ombyggingsarbeidene Forventet ibruktagelse. 6. Brukermedvirkning Saken er, som nevnt på side 1 under Hva saken gjelder, ikke oversendt AMU og Bydelsstyret i Laksevåg bydel til behandling på grunn av prosjektgruppen ikke hadde avsluttet sitt evalueringsarbeid om omfanget av ombyggingsarbeidene før etter at utvalget hadde sitt møte i juni I midlertid er både hovedvernombud og skolens verneombud blitt orientert av hhv representant for oppvekstkontoret og skolens rektor. Saken vil bli oversendt til behandling i AMU og Bydelsstyret til augustmøtet. Eventuelle kommentarer vil bli vurdert og eventuelt innarbeidet i prosjektet. 8