Prosess ved realisering av nye skolebygg Fra bestiller og utførers ståsted

Transkript

1 Prosess ved realisering av nye skolebygg Fra bestiller og utførers ståsted Merete Bogen, seksjonsleder, Seksjon for strategi og utredning Byrådsavdeling for barnehage og skole («bestiller») Tor Corneliussen, seksjonssjef, Seksjon for strategisk eiendomsforvaltning Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap («utfører»)

2 Bergen parlamentarisme Utfører Bestiller

3 OM SITUASJONEN FOR SKOLEBYGG I BERGEN

4

5 Bergens «skolekrise» Pålegg gitt fra Arbeidstilsynet i november 2011: 1. Kartlegging 2. Ventilasjon 3. Vedlikeholdsstrategi og vedlikeholdsplan 4. Medvirkning 5. Avvikssystem 6. Bedriftshelsetjeneste I dag: 3 skoler er stengt, og driver i midlertidige lokaler. Alle skoler tilstandskartlegges investeringsbehov minst 8,2 mrd. over de neste 10 år.

6 Hvordan jobber vi oss ut av det? Organisatorisk Ny organisering av eiendomsfunksjonen. Tett og mer formalisert samarbeid mellom eiendomsfunksjonen, brukerne og andre relevante etater. Ny organisering av vaktmestertjenesten. Metodisk Vedlikeholdsplan. Tilstandskartlegging av alle bygg. Handlingsplaner for grupper av bygg. Økonomisk Økning i ordinære FDV-rammer til Holte-nivå (middels) Et svært omfattende investeringsprogram over år.

7 Fremdriftsplan tilstandskartlegging Metodisk

8 Nye prinsipper for verdibevaring I saken som følger vedlikeholdsplanen foreslår byrådet å innføre en modell for livssykluskostnader for nybygg og større rehabiliteringsprosjekter. Det vil ta flere år å innhente vedlikeholdsetterslepet i de kommunale byggene. Ny vedlikeholdsstrategi sikrer at ikke nye eller nylig rehabiliterte bygg blir utsatt for manglende vedlikehold. Verdibevarende vedlikeholdsnormer blir innført for alle nye og rehabiliterte bygg. Økonomisk

9

10 Bestillers ansvar i prosessen ved realisering av skolebygg Tydelige og gode bestillinger Involvert i alle utbyggingsprosjekter fra start til mål Samarbeid på tvers - brukermedvirkning Utarbeide skolebruksplaner Investeringsbudsjett

11 Hva omfatter bestillingene? Innhold: Bestillingsskjema (tiltak/finansiering) Bestillingene utarbeides på bakgrunn av: Lokale føringer: Kommuneplanens arealdel Elevtallsprognoser Skolebruksplanen Økonomiplan Areal- og funksjonsprogram

12 Kommuneplanens arealdel Under retningslinjer - "Barnehage og skole" : Konsekvenser av tiltaket for skolekapasitet skal belyses i planbeskrivelsen, og behov for rekkefølgetiltak vurderes. Behov for nye barnehageplasser skal vurderes i alle reguleringsplaner for ny boligbygging. Dersom det er underdekning i området/skolekretsen, eller dersom den enkelte reguleringsplan i seg selv utløser behov for nye plasser, skal nødvendig areal avsettes og rekkefølgekrav innarbeides i reguleringsplanens bestemmelser.

13

14 Elevtallsprognose

15 Boliger i byggesaker, forventet

16

17 Areal- og funksjonsprogram

18

19 Bestilte nybyggs- og rehabiliteringsprosjekter Kommunale prosjekter i økonomiplanperioden : Antall nye skoler: 8 Antall rehabiliteringer/utvidelser: 9 Antall nye kommunale barnehager: 9 Erstatte midlertidige barnehager med nybygg: 2

20

21 Samarbeid på tvers Samarbeidsformer: Styringsgruppe, prosjektadministrativ gruppe, prosjektgrupper Brukergrupper: ledes av rektor/styrer Hensikt: etablere raske beslutningsveier og sikre god dialog mellom flere byrådsavdelinger.

22 Organisering av samarbeidet

23 Ansvars- og kostnadsfordeling Ansvaret for å holde bygningsmassen i forskriftsmessig stand ligger hos byggeier. Prioritering for å gjøre byggene tjenlige i henhold til dagens pedagogiske krav og føringene i skolebruksplanen ligger i utgangspunktet hos bestiller/leietaker. Det samme gjelder arealutvidelser og nybygg.

24 Eiendomsområdet i Bergen kommune Forvalter ca.: Ca grunneiendommer. Ca bygninger (formålsbygg ekskl. boliger). Ca kommunale boliger. I overkant av 1 mill. kvm. + ca kvm. innleid areal. Med unntak av kommunale boliger forvaltes kommunale bygg og eiendommer av Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Internleiesystem vav. brukerne. P.t. ca. 80 større utbyggingsprosjekter (rehabilitering/nybygg). Til sammen ca. 330 årsverk i eiendomsfunksjonen i BFEE.

25

26 Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap Byråd Nivå 1 «Byrådsavdeling». Sekretariat for politisk ledelse. Forhandling Kommunaldirektør Stab HR-seksjonen IKT konsern Økonomiseksjonen Innkjøpsseksjonen Seksjon for konkurranse og eierskap Strategisk eiendomsforvaltning Nivå 2 Etater og resultatenheter. HR bemanning IKT drift LRS Kemneren Etat for bygg og eiendom Etat for utbygging Bedriftshelsetjenesten

27 En god «leverandør»? Strategiske veivalg: Hvordan skal vi være organisert? Hvilke oppgaver skal vi løse selv, og hvilke tjenester skal vi kjøpe? Kompetanse Økonomisk styring av utbyggingsprosjektene Forutsigbarhet Kommunikasjon og informasjon

28 Profesjonalisering av eiendomsfunksjonen Veivalg: Ren prosjektlederorganisasjon: Kjøper alle rådgivnings- og entreprenørtjenester i markedet Dimensjonering: Utbyggingsavdeling på ca. 7 årsverk til utbyggingsetat på ca. 30 årsverk. Revidert prosjektmetodikk: Nye prosjektstyrings- og rapporteringsverktøy. ISO-sertifisering av begge eiendomsetatene. Økonomi: Benchmarking. Nøkkeltallsanalyser. Usikkerhetsanalyser. Aktiv bruk av Bergen kommunes informasjonsavdeling.

29 Forbedring av investeringsprosessen?

30 Samarbeid på tvers Tilstandsrapportene og handlingsplanene men også nybygg følges opp i etablerte styrings- og prosjektadministrative grupper: Skole/barnehage. Helsebygg. Idretts- og kulturbygg. Samler både eiendomsetatene, byrådsavdelingene som bruker byggene og andre virksomheter, som f.eks.: Byutvikling. Byggesak og private planer. Etat for helsetjenester. Informasjonsavdelingen.

31 Fordeler med dagens modell Tydelig ansvarsfordeling. Tydelig kostnadsfordeling. Hver «fagdisiplin» kan bidra i prosjektene med det de kan best: Pedagogikk og brukermedvirkning vs. eiendomsfaglige vurderinger.

32 Utfordringer - hva kan vi gjøre bedre? GRÅSONENE Roller og rolleforståelse: Enkelte tilfeller: Uklare ansvarsforhold. Rolleforståelse i et parlamentarisk system. Svært viktig å være nøye med å definere grensesnittet mellom (intern) bestiller og (intern) utfører. Økonomi: Investeringer ansvar og myndighet. Vi havner fremdeles (for) ofte i diskusjon om hvem som bærer budsjettansvaret. Bruke avdelingens ressurser rett.

33