Invitasjon til dialogkonferanse. behovet for. verktøy for portefølje-, program- og prosjektstyring

Transkript

1 Invitasjon til dialogkonferanse knyttet til behovet for verktøy for portefølje-, program- og prosjektstyring

2 Innhold 1 INNLEDNING PROSJEKTSAMHANDLINGSVERKTØY I OSLO KOMMUNE Bakgrunn Behov Gjennomføringsansvar NÆRMERE OM DIALOGKONFERANSEN OG VIDERE PROSESS Dialogkonferanse Innspill VIDERE PROSESS... 5

3 1 Innledning Oslo kommune, Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester (heretter EHS) har behov som vil kunne dekkes av et felles verktøy for portefølje, program og prosjektstyring i sektoren. Et prosjektsamhandlingsverktøy. I den forbindelse inviteres alle interesserte aktører til en dialogkonferanse. Formålet med markedsdialogen er å presentere EHS sine målsettinger, behov og krav og få innspill fra markedet om hvordan disse best imøtekommes før en eventuell konkurranse utlyses. Verktøyet skal støtte EHS med prosjektutvikling, gevinstrealisering og sikre rapportering i felles maler. Innføring av et slikt verktøy vil gi en mulighet for å etablere strategiske rammeverk, felles overordnete prosesser og begrepsapparat, prosjektkultur foruten eierskap til valgt løsning. 2 Prosjektsamhandlingsverktøy i Oslo kommune 2.1 Bakgrunn I Oslo kommune har hver enkelt virksomhet (etat, bydel, foretak) et selvstendig ansvar for å foreta anskaffelser de anser dekker egne behov. Enkelte anskaffelser gjennomføres likevel av en sentral enhet, ved at det inngås rammeavtaler som alle kommunens virksomheter kan velge å benytte. Inngåelse av en rammeavtale skal bidra til at Oslo kommune når sitt mål om å utnytte sine stordriftsfordeler ved å effektivisere og standardisere kommunens anskaffelser. 2.2 Behov EHS har til enhver tid flere små og store prosjekter på gang. Flere av prosjektene styres via egne program og porteføljer. EHS har f.eks. program for velferdsteknologi og tjenesteutvikling og program for IKT der bydeler og etater deltar i ulike prosjekter. For å støtte prosjektutvikling, arbeidet med gevinstrealisering og for å sikre rapportering i felles maler trenger EHS å anskaffe et felles verktøy for portefølje-, program- og prosjektstyring. For å sikre en god felles prosess for innovasjonsarbeidet og tjenesteutvikling, IKT program/prosjekt og digitalisering har EHS behov for økt kunnskap om og innsikt i prosjektprosesser. Dette innebefatter bl.a. innsikt i prosjektplanlegging, gevinstrealisering, implementering, kommunikasjon, økonomi, rapportering og oppfølging. Prosjektene som skal gjennomføres skal understøtte etablerte prosjekt- og utviklingsprosesser. Strukturen for styring, gjennomføring og oppfølging av alle program i EHS skal bygge på etablerte nasjonale og internasjonale standarder. Valg av nytt prosjektverktøy må ses i sammenheng

4 med kravene for rapportering fra prosjekt til program, samt behov for porteføljestyring. I tillegg bør det være mulig å inkludere økonomiske styringsdata. De fleste av Oslo kommunes enheter har behov for et prosjektsamhandlingsverktøy for å kunne styre og kontrollere sine prosjekter. Det er per i dag ukjent hvor mange brukere som vil ta et slikt verktøy i bruk. Men det anslås at minimum 50 prosjekter vil ta verktøyet i bruk. Brukere vil være prosjektledere, prosjektgrupper, styringsgrupper, referansegrupper, andre interessenter. 2.3 Gjennomføringsansvar Utviklings- og kompetanseetaten i Oslo kommune ved avdeling for konserninnkjøp (heretter UKE), vil eventuelt få ansvaret for prosessen i forhold til å inngå en rammeavtale for prosjektsamhandlingsverktøy. UKE vil forvalte rammeavtalen som eventuelt etableres. Avtalene som inngås vil gjelde for alle virksomheter i Oslo kommune. En eventuell anskaffelse vil følgelig åpne for at andre virksomheter enn EHS kan avrope på inngått avtale. Det vil imidlertid ikke være en plikt å avrope hvis en virksomhet har et tilsvarende behov. For mer informasjon om Oslo kommune, se: 3 Nærmere om dialogkonferansen og videre prosess 3.1 Dialogkonferanse Alle interesserte aktører inviteres til dialogkonferanse fredag kl 09:00 i UKEs lokaler i Strømsveien 102. Tentativt program for konferansen: Registrering & kaffe Innledning v/ Terje Sætervik, UKE Oslo kommunes investeringsprosess (prosjektmetodikk) og Difis «Prosjektveiviseren» er standarder som verktøyet må støtte. v/ Terje D. Sætervik, UKE Benstrekk og kaffe Nærmere om behov som skal dekkes v/ Kari Nysted, EHS Spørsmål og svar Veien videre Frist for påmelding er mandag 8. februar kl Interesserte leverandører bes om å melde seg på forhånd til Inger Mette Gustavsen, e-post: ingermette.gustavsen@uke.oslo.kommune.no

5 Eventuelle spørsmål vedrørende dialogkonferansen bes sendt til Utviklings- og kompetanseetaten v/ Inger Mette Gustavsen på ovenfor nevnte e-postadresse. 3.2 Innspill Leverandører som deltar på dialogkonferansen inviteres til å sende inn sine overordnede synspunkter (maks fire sider) på hvordan de best ser for seg at EHS sine behov kan løses. Innspill leveres pr e-post som pdf-fil til med kopi til Frist for levering av innspill er onsdag 11. februar 2016 kl Videre prosess EHS vil gjennomføre en vurdering av flere måter å løse sitt behov på. En måte kan være å benytte seg av løsninger som er fritt tilgjengelige (åpen kildekode). En annen måte kan være å anskaffe et standardprodukt med tilpasningsmuligheter. Anskaffelsen vil i fall bli gjennomført i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Oslo kommune forbeholder seg retten til å benytte innspill fra dialogprosessen i utarbeidelse av alternativvurderingen og kravspesifikasjon for eventuell etterfølgende konkurranse. Det presiseres at innspill gitt i denne åpne dialogprosessen ikke anses å falle inn under FOA 3-8 om rådgivning.