Forespørsel om informasjon (RFI) - Verktøykasse for prosjekt- og porteføljestyring. Saksnummer: DL Politidirektoratet

Transkript

1 Forespørsel om informasjon (RFI) - Verktøykasse for prosjekt- og porteføljestyring Saksnummer: DL

2 Dato: Versjon: 1.0 Status: Side 2 av 7 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Bakgrunn og hensikt med markedsundersøkelsen (RFI) Behov Behovsstyring Prosjektstyring Ressurs- og kapasitetsstyring Samhandlingsstøtte Rapporteringsmuligheter Sikkerhet og tilgangsstyring Programstyring Integrasjon Brukervennlighet Arkitektur Hva som ønskes besvart Besvare behov Prismodeller Kundereferanser Besvarelse Hvordan besvare Spørsmål Frist for besvarelse Merknader... 7 Referanser Referanse Dokument Peker 1 Gartner publikasjon: Best Practices for PPM NA Tool Selection (Table 2. Critical Capabilities for IT PPM) 2 Vedlegg_RFI_verktøykasse Prosjekt- og NA Porteføljestyring 3 4

3 Dato: Versjon: 1.0 Status: Side 3 av 7 1 Innledning Politi- og lensmannsetaten vil fra 1. januar 2016 bestå av, 12 politidistrikt og fem særorgan til politiet. Politiets sikkerhetstjeneste er direkte underlagt Justis- og beredskapsdepartementet. Justis- og beredskapsdepartementet har det øverste ansvaret for politiets virksomhet, og legger rammene med sine planer, mål og bevilgninger. Departementet har delegert store deler av ansvaret til. har ansvar for faglig ledelse, styring, oppfølging og utvikling av politidistriktene og politiets særorgan. Den faglige ledelse og styring innbefatter IKT-løsninger. Politiets driftsenheter er knyttet sammen i et datanett som er forgrenet til ca. 450 geografiske steder (politistasjoner, lensmannskontorer og enkelte spesialiserte enheter på egne lokasjoner) eller ca. 500 bygninger. Antall og plassering av disse vil bli vurdert på nytt i løpet av 2016 i forbindelse med gjennomgang av det enkelte distrikt i forbindelse med politireformen. Politiets datanettverk er tilgjengelig ved alle politiets 450 lokasjoner. Etaten har ca ansatte. Sentrale IKT-tjenester utvikles, forvaltes og driftes av politiets interne tjenesteleverandør Politiets IKT-tjenester (PIT). 2 Bakgrunn og hensikt med markedsundersøkelsen (RFI) er i en utredningsprosess hvor det undersøkes hvordan fremtidige behov for verktøystøtte for prosjekt- og porteføljestyring best skal kunne realiseres. ønsker gjennom denne RFI å identifisere mulige leverandører som kan tilby produkter som kan understøtte våre prosjekt- og porteføljestyringsprosesser. Det er ønskelig at leverandøren informerer om og beskriver muligheter som leverandøren mener best ivaretar behovene som er beskrevet i denne RFI. For å sikre hensynet til likebehandling, gjennomsiktighet og forutsigbarhet i prosessen, lyses denne RFI ut på Doffin som en veiledende kunngjøring. Besvarelser på denne RFI vil ikke forplikte hverken leverandør eller i forhold til en eventuell senere anskaffelse. 3 Behov Politiet står overfor store endringer i årene som kommer, og det er økende fokus på å jobbe med porteføljestyring av prosjektene på en effektiv måte. En forutsetning for dette er støtte til økt standardisering av prosjektstyring på tvers av politietaten. For å imøtekomme behovet, ønsker å undersøke mulighetene som kan understøtte prosessene som er tilknyttet prosjekt- og porteføljestyring.

4 Dato: Versjon: 1.0 Status: Side 4 av 7 I de påfølgende underkapitler beskrives de overordnede behovene for verktøystøtte for prosjektog porteføljestyring (PPM Project Portfolio Management). Disse er sakset fra Gartners: Critical capabilities for IT PPM Behovsstyring Området for behovsstyring innebærer muligheten for å hente inn og strukturere nye ideer for framtidige prosjekter fra hele etaten, samt selektering og godkjenning ved hjelp av f eks arbeidsflytmodeller. 3.2 Prosjektstyring Dette innebærer å ivareta styring av aktiviteter mellom oppstart og avslutning av prosjekter. Dette inkluderer muligheten for å strukturere omfanget i en produktnedbrytningsstruktur (PBS), arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS) eller lignende. Oppgaver allokeres til ressurser og følges opp i fremdriftsplanen. 3.3 Ressurs- og kapasitetsstyring Ressurs- og kapasitetsstyring handler om å vurdere gjennomføringsevnen av et prosjekt før oppstart ved å kartlegge kapasiteten. Dette området gir oversikt over ressursallokeringen for pågående prosjekter og en prognose som viser fremtidig allokering av ressurser. Det skal gjøre det mulig å identifisere "flaskehalser" samt optimalisere den totale ressursallokeringen. 3.4 Porteføljestyring Dette er evnen til å velge den optimale sammensettingen av prosjekter og programmer basert på gjeldende ressursbegrensninger, som mennesker, kompetanse, økonomiske begrensninger osv. 3.5 Samhandlingsstøtte Samhandlingsstøtte tilrettelegger for å kommunisere effektivt på tvers av etaten i et definert arbeidsområde. Det inkluderer deling av prosjektrelatert informasjon til prosjektteamet og andre interessenter. 3.6 Rapporteringsmuligheter Dette innebærer rapportering av prosjektstatus på tid, kvalitet, økonomi og evt flere egendefinerte dimensjoner. Aggregeringsmuligheter for rapportering på porteføljenivå, både for prosjektstatus og ressurs- og kapasitetsinformasjon. Det er viktig at et verktøy både har standardrapporter, samt muligheten for å enkelt lage egentilpassede rapporter. 3.7 Sikkerhet og tilgangsstyring Sikkerhet og tilgangsstyring handler om evnen til å benytte fleksible sikkerhetsinnstillinger, som for eksempel kryptering samt mulighet for å styre tilgangen til brukerne. 3.8 Programstyring Programstyring innebærer ledelse av programmer uavhengig av andre pågående prosjekter og porteføljen i etaten. Programlederen har mulighet for å styre og følge opp arbeidet i programmet. 1 Se referanse 1

5 Dato: Versjon: 1.0 Status: Side 5 av Integrasjon Dette omhandler integrasjon med systemer som støtter agil utvikling, timeregisteringssystemer, ERP eller andre administrative systemer Brukervennlighet Aspekter som omhandler brukervennlighet er hvor mange klikks som trengs for å utføre funksjoner, ryddig navigasjon og visninger uten mange pop-ups. I tillegg innebærer det for eksempel følgende funksjonalitet: drag- og drop funksjonalitet for oppgavestyring Tilgjengelighet for brukere med spesielle behov Tilgjengelighet på mobile enheter Brukernes mulighet for å tilpasse/konfigurere egen brukergrensesnitt 3.11 Arkitektur Arkitektur omhandler muligheten for å tilby tjenester både basert på SaaS (Software as a Service) og on-premises. 4 Hva som ønskes besvart Det er ønskelig at leverandøren informerer om og beskriver muligheter/løsninger som leverandøren mener best ivaretar behovene som er beskrevet i denne RFI. 4.1 Besvare behov Det bes om at det beskrives hvordan de enkelte behov i kapittel 3 best kan løses. 4.2 Prismodeller Det ønskes beskrevet hvilke alternative prismodeller som kan tilbys. Leverandørene bes å legge fram strukturen i prismodellene. 4.3 Kundereferanser Det er ønskelig med kundereferanser på kunder som har sammenfallende behov som beskrevet i denne RFI. Lokale kundereferanser er å foretrekke.

6 Dato: Versjon: 1.0 Status: Side 6 av 7 5 Besvarelse Vi ønsker at besvarelsen av RFI struktureres iht. tabellen nedenfor. Leverandørene bes å fylle ut Excel-arket som er vedlagt RFIen. 2 Behovsområde Applikasjon 3 Beskrivelse 4 Henvisning 5 Behovsstyring Prosjektstyring Ressurs- og kapasitetsstyring Porteføljestyring Samhandlingsstøtte Rapporteringsmuligheter Sikkerhet og tilgangsstyring Programstyring Integrasjon Brukervennlighet Arkitektur 6 Hvordan besvare Besvarelsen på denne forespørsel kan være på norsk eller engelsk. Alle besvarelser sendes elektronisk til følgende epost-adresse: post.fellestjenester@politiet.no med kopi til julia.heuterkes@politiet.no I emnefeltet skal det stå Besvarelse av RFI verktøykasse prosjekt- og porteføljestyring. 7 Spørsmål Eventuelle spørsmål knyttet til denne RFI skal skje via epost til epost-adresse oppgitt under pkt. 6 med emne "Spørsmål til RFI verktøykasse prosjekt- og porteføljestyring". Frist for spørsmål er innen fredag 12.februar 2016 kl. 12:00. 8 Frist for besvarelse RFI ønskes besvart innen fredag 19.februar 2016 kl. 12:00. 2 Se referanse 2 3 Fyll inn navn på applikasjon, produktet eller verktøyet. 4 Beskriv hvordan behovet ivaretas av applikasjonen. Leverandørene bes å begrense svaret til ca. 200 ord per behovsområde. 5 Henvis til brosyrer eller reklamemateriell.

7 Dato: Versjon: 1.0 Status: Side 7 av 7 9 Merknader a) Politiet har ingen forpliktelse til å gjennomføre en anskaffelse selv om Politiet gjennomfører en markedsundersøkelse. b) RFI inneholder informasjon om de behov som ønskes dekket, og de er utformet for å få kjennskap til markedet og for å kunne forstå hvordan aktører i markedet vil kunne tilby løsninger innenfor prosjekt- og porteføljestyring. c) vil vurdere om det kan være aktuelt å arrangere uforpliktende oppfølgingsmøter med utvalgte leverandører som svarer på denne RFI og har løsninger som vurderes å være relevante for Politietaten. Formålet med møtene vil være å få en nærmere presentasjon av de løsningene som er belyst i RFI-besvarelsen. Møtene vil bli gjennomført i s lokaler i Oslo.