Nøtterøy kommune. Møteinnkalling for Formannskap - administrasjonsutvalget. Møtedato: Møtested: Kommunestyresalen Møtetid: Kl.

Transkript

1 Nøtterøy kommune Møteinnkalling for Formannskap - administrasjonsutvalget Møtedato: Møtested: Kommunestyresalen Møtetid: Kl. 15:30 Forfall meldes til politisk sekretariat. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Saksliste Sak nr. Sakstittel 028/13 Omorganisering av renholdstjenesten Roar Jonstang ordfører Side 1 av2

2 Side 2 av2

3 Nøtterøy kommune JournalpostID: 13/32130 Arkiv: FE-610, TI-&49 Saksbehandler: Anders Bjerknæs, Telefon: Eiendomsforvaltning Omorganisering av renholdstjenesten Utvalg Møtedato Saksnummer Fast bygge- og vedlikeholdskomite /13 Formannskap - administrasjonsutvalget /13 Formannskapet Rådmannens innstilling Saken tas til orientering.

4 Kortversjon Rådmannen vurderer løpende endringer i organisasjonen for å oppnå best mulig kvalitet og effektivitet på tjenestene. På oppdrag fra rådmannen er det laget en utredning om behovet for organisasjonsendringer innen renholdstjenesten for å samle bygningsdriften, oppnå bedre styring og mer effektiv bruk av ressursene. Det er gjennomført en medvirkningsprosess der ulike aktører har gitt innspill og uttalelser. Rådmannen går inn for en endring av organiseringen av renholdstjenesten. Renhold overføreres fra Drift- og anleggsseksjonen (DA) til Eiendomsforvaltningen (EF) med virkning fra 1.januar Innledning Kommunestyret har i 2002 vedtatt en eiendomsforvaltning basert på en kommunal forvaltningsmodell. Dette har ligget til grunn for dagens organisering og forutsettes også å ligge til grunn ved eventuelle justeringer i organiseringen. En kommunal forvaltningsmodell innebærer at eiendommene skal forvaltes innenfor en kommunal organisering. I dette påligger det et krav om løpende vurdering av å benytte en optimal fordeling mellom egendrift og konkurranseutsetting. Bestiller-/ utførermodell for Eiendomsforvaltningen ble innført Endringen innebar at EF ble bestiller med ansvar for bestilling og budsjett, mens Bygningsservice (BS) som ble lagt under drifts- og anleggsseksjonen i teknisk sektor ble utfører. BS fikk ansvar for vaktmestertjenester og renholdstjenester. I juli 2010 ble det gjort en organisasjonsendring hvor bestiller utførermodellen for vaktmesterne ble avviklet og vaktmestergruppen med i alt 14 årsverk overført EF. Renhold forble organisert i DA. I 2012 ble eiendomsforvaltningen overført fra fellestjenester til teknisk sektor for å dra større nytte av samhandling innen tekniske tjenester. For ytterligere å effektivisere organisasjonen ønsket rådmannen å utrede samling av all bygningsdrift hos eiendomsforvaltningen, herunder både vaktmestertjenester og renholdstjenester. Det ble nedsatt en prosjektgruppe for å utrede organisasjonsendringen bestående av hovedtillitsvalgt for Fagforbundet, verneombud for renholdstjenesten, renholdsleder, drift- og anleggssjefen og eiendomssjefen. Gruppens mandat var følgende: Vurdere overføring av renholdstjenesten fra drift- og anleggsseksjonen til eiendomsforvaltningen, herunder: Samhandling med øvrig bygningsdrift og styring av tjenestene. Fordeler med å knytte tjenesten nærmere til bygningsdrift må utdypes. Ressursbruk. Vurdere hvordan driften kan opprettholde god nok kvalitet med tilgjengelige ressurser. Betydning for styring av fordelingen mellom egendrift og konkurranseutsetting, herunder bestillerfunksjon og bruk av nøkkeltall for sammenligning av ressursbruk og kvalitet ( benchmarking ). Arbeidsform ved konkurranseutsetting av renholdsoppdrag må gjennomgås. Vurdere om dagens renholds standard/ renholds nivå og rutiner er riktige i dagens situasjon, herunder større differensiering på frekvens og kvalitet avhengig av brukersted, arbeidsmiljø, helse/ hygiene etc.

5 Det er gjennomført en vurdering der elementer som brukerperspektiv/ riktig kvalitet, ressursbruk/ økonomi, godt arbeidsmiljø og sykefravær/ tilstedeværelse var i fokus. Utredningsgruppen har avholdt to møter, i tillegg til dette er det gjennomført samtaler med leder av renhold, renholdsledere (3 stk) samt hovedtillitsvalgt for fagforbundet. Gruppen ser flere positive aspekter ved en omorganisering, og anbefaler at renholdstjenesten overflyttes fra driftog anleggsseksjonen (DA) til eiendomsforvaltningen (EF). Vurderinger Overflytting av vaktmestere til EF og senere EF til teknisk sektor har gitt positive effekter i forhold til samhandling, kunnskapsoverføring og kvalitetssystemer. Dette er med på å øke kvalitet og effektivitet på tjenestene. Rådmannen har tro på at en vil oppnå tilsvarende effekter ved å overføre renholdstjenesten til EF. Utredningsgruppen påpeker driftsmessige fordeler da dette vil skape et tettere samarbeid mellom renholdere, vaktmestere og forvaltere. Noen av fordelene ved en organisasjonsendring er oppstilt under En sammenslåing vil gi korte beslutningsveier og mindre fare for kommunikasjonsproblemer. Det vil kunne være lettere å håndtere uforutsette forhold Ansvar klart plassert et sted med kun en organisasjon å forholde seg til for brukerne av formålsbyggene Mer enhetlig system og organisering i forhold til økonomistyring Den faglige kompetansen innen bygningsdrift- og vedlikehold samles i en enhet. Renholdskompetansen fordeles ikke på 2 avdelinger.

6 Kommunen har gjennom en del år konkurranseutsatt renholdet av enkelte formålsbygg. Det er samlet en del erfaring fra denne driften og betydningen dette har hatt for kommunens egen renholdsdrift. Erfaringen fra konkurranseutsettingsprosesser har påvirket kommunens egen renholdsorganisasjon som i dag ikke bare er konkurransedyktig kvalitetsmessig, men også på pris. Det at kommunens egendrift er eksponert for konkurranse har bidratt til videreutvikling av tjenestene i en positiv retning prismessig. Man har i større grad enn tidligere igangsatt prosesser for effektivisering og kvalitetsforbedringer. Tilbakemelding fra brukere med konkurranseutsatt renhold tyder på at det generelt har vært en lavere kvalitet på kjøpte tjenester enn egendrift. Rådmannen vil i løpet av 2014 iverksette en full evaluering av både kjøpte renholdstjenester og renhold utført i egen regi. Som en del av dette vil det bli gjennomført en spørreundersøkelse av brukerne for å konkretisere kvalitet på renhold. Det vil også bli vurdert en større grad av differensiering av kvaliteten på tjenestene. Kvalitetsdifferensiering har imidlertid klare begrensninger i forhold til forskriftskrav og tilsynsmyndighetenes oppfølging av kravene. Erfaringene så langt tyder på at det vil være gunstig med en viss balanse mellom renhold utført i egen regi og kjøpte renholdstjenester. Ved overflytting av renholdstjenesten til EF er det viktig at effekten av en slik konkurranseeksponering videreføres. Dette vil bli oppnådd ved kontinuerlig sammenligning av priser og kvalitet på de utførte tjenestene på renholdsobjektene ( benchmarking ). På bakgrunn av en slik benchmarking vil en løpende kunne vurdere balansen mellom objekter som renholdes i egenregi og ved kjøpte tjenester. Rådmannen vil samtidig vektlegge at arbeidsmiljø og stabile og gode arbeidsforhold er viktig for renholdstjenesten. Dette er en tjeneste som normalt er belastet med relativt høyt sykefravær. I Nøtterøy kommune har det sterke fokuset på oppfølging av sykefravær innen renholdstjenesten gitt resultater. I dag har kommunen et betydelig lavere sykefravær blant sine renholdsansatte enn for noen år siden. For å videreføre denne positive effekten er det viktig at det legges til rette for en stabil og god drift av denne tjenesten. Rådmannen tar sikte på å overflytte renholdstjenesten fra Drifts- og anleggsseksjonen til eiendomsforvaltningen pr Dette er lagt inn i forslag til budsjett for Hele renholdstjenesten overflyttes uten andre organisatoriske endringer. Budsjett og antall stillingshjemler endres ikke av den organisatoriske endringen. På sikt mener rådmannen at dette vil kunne gi prismessige og kvalitetsmessige gevinster. Ledelsesstrukturen innen renhold løses innenfor de stillingshjemler som finnes i tjenesten. Konklusjon For å oppnå driftsmessige fordeler ved tettere samarbeid mellom driftsteknikere/forvaltere og renholdstjenesten overføres renholdstjenesten fra drift- og anleggsseksjonen til eiendomsforvaltningen fra