VURDERING AV KONKURRANSEUTSETTING AV EIENDOMSDRIFT

Transkript

1 Ark.: Lnr.: 4050/10 Arkivsaksnr.: 10/704-1 Saksbehandler: Rannveig Mogren VURDERING AV KONKURRANSEUTSETTING AV EIENDOMSDRIFT SAMMENDRAG: Rådmannen anbefaler at vi venter med å ta stilling til konkurranseutsetting. Vi bør bearbeide grunnlaget bedre, herunder se på kommunens krav til standarden, foreta en ny gjennomgang av organisering og ressursbruk, vurdere bestillerkompetansen vår og om konkurransen i markedet er tilstrekkelig for å oppnå gevinster. Om kommunestyret velger å be om utredning av konkurranseutsetting for konkrete tjenesteområder nå, vil oppfølgingen av dette bli organisert som et administrativt prosjekt med deltakelse fra arbeidstakerorganisasjonene. Det vil deretter bli lagt fram sak for formannskapet / kommunestyret. Ved kjøp av tjenester er det imidlertid ikke bare pris på tjenesten som er avgjørende. Valg av deltakerkriterier og klargjøring av valgkriterier i en anbudsprosess er derfor viktige forutsetning ved konkurranseutsetting. SAKSOPPLYSNINGER: Bakgrunn for saken: I forbindelse med behandling av handlingsprogram og årsbudsjett 2010 vedtok kommunestyret at følgende skal utredes: Innen teknisk: Vurdere konkurranseutsetting av eiendomsdrift. Vurdere regionalt samarbeid på VA- og brannberedskap. Det utredes om all virksomhet innen kommunens eiendomsforvaltning skal legges til ett planområde. Strekpunkt 3 er vedtatt og implementert, strekpunkt 2 er under utredning med sikte på behandling i løpet av sommeren/tidlig høst Strekpunkt 1 tas nå, og i sammenheng med en bestilt utredning om eiendomsmassen, - med sikte på å avklare hva Gausdal kommune skal eie, leie, selge. Definisjon av eiendomsdrift etter rådmannens vurdering: Vaktmestertjenester (drift, enkelt vedlikehold/park/grønt). Renholdstjenester. Saken omfatter derfor ikke: Forvaltning av kommunens bygninger med utleie. Utvikling av kommunens eiendommer gjennom kjøp / salg og eiendomsutvikling. Ivaretakelse av kommunens byggherrefunksjon. Hovedansvar for alle kommunale

2 byggeprosjekter. Dette er selvsagt en vurdering de folkevalgte kan se annerledes på. Renhold Vi har organisert renholdet ulikt. I noen enheter (skolene og barnehagene) er renholder en av de ansatte ved enheten, mens andre renholdere er knyttet til teknisk enhet. I teknisk enhet er det i overkant av 3 årsverk, fordelt på 7 renholdere. Ved Follebutunet og Forsettunet er renholdere i kombinerte stillinger, det vil si at de har flere oppgaver i tillegg til renholdet. Klarer vi å redusere renholdskostnadene uten at kvalitetskravene blir redusert? Kan vi konkurranse utsette noe av renholdet for å få erfaringer med hensyn til kostnader, leveringsevne og kvalitetsmål? Det kan ved konkurranseutsetting av renhold være viktig å dele anbudene inn i ulike volum og med ulik tidsperiode. Dette for å ha et reelt marked med flere leverandører og mulighet for å ha flere leverandører til å konkurrerer om renholdsoppdrag. Det kan vise seg formålstjenlig, både økonomisk og leveringsmessig, å ha flere leverandører. Før en evt går videre med en konkurranseutsettingsprosess bør vi samle renholderne i en enhet. Vaktmestertjenester: Her inngår den daglige driften på de enkelte bygg, det vil si skoler, barnehager, administrasjonsbygg, institusjoner, omsorgsboliger, legekontor, idrettshall og nærmiljøanlegg. Tjenesten utgjør i overkant av 9 årsverk fordelt på 10 personer. Normalt inngår oppgaver som: Daglig drift av bygget inklusive styring av ventilasjon, kjøleanlegg, elektrokjeler og evt. oljefyr, rørleggeroppgaver, ettersyn og småreparasjoner av vinduer, dører, snømåking og strøing av trapper, feiing av trapper osv. Videre drift av svømmebasseng med kloring og ventilasjon/enøk-tiltak på de bygg som har dette. I tillegg er det oppgaver knyttet til vedlikehold m.v. av hjelpemidler og trygghetsalarmer. Energibruken er en del av den løpende drift, men er skilt ut på eget regnskap fordi det er en meget stor enkeltkostnad. Renhold er en del av den løpende drift. Grensen mellom drift og vedlikehold og grensen mellom vedlikehold og utbygging er litt flytende. Vi må ved konkurranseutsetting definere grensetilfellene, slik at det blir klart hvor ansvaret ligger. Vedlikehold skal i utgangspunktet ta vare på og erstatte det som opprinnelig ble installert i bygget. Hvis komponenter erstattes med andre (og ofte bedre komponenter) er dette teoretisk en oppgradering og derved en del av en utvikling av bygget. Enkelt kan en si at et vedlikehold er reparasjoner av defekte deler av bygg, VVS eller røranlegg. Forvaltning og drift skjer i stor grad i egenregi. Det samme gjelder vedlikehold. Større utskiftninger og renoveringer overlates ofte til andre på kontrakt. Ved nybygg kjøpes de fleste tjenestene etter anbudskonkurranse.

3 Generelt om konkurranseutsetting Med konkurranseutsetting forstås følgende: Anbud (konkurranseutsetting) innebærer at det offentlige avholder en konkurranse om retten til å produsere varer eller tjenester på vegne av det offentlige. Etter beslutning vil kontraktøren få en eksklusiv, men tidsbegrenset rett til å produsere den aktuelle varen eller tjenesten for oppdragsgiveren. Det offentlige har fortsatt ansvaret for tjenestens innhold og kvalitet. Hovedtyngden av den tjenesteproduksjonen kommunen er ansvarlig for, skjer i egenregi. På området til den tradisjonelle tekniske sektoren er produksjonsformen noe mer nyansert. På disse tjenesteområdene utføres en god del av tjenesteproduksjonen i regi av interkommunale selskap eller av private. Tilsvarende gjelder for barnehagesektoren, hvor det er et stort innslag av privat tjenesteproduksjon. Ansattes rettigheter ved bruk av konkurranse og alternativ organisering i tjenesteproduksjonen er et sentralt punkt i prosessen. Det er styringsmessige utfordringer som konkurranseeksponering representerer i forhold til den tradisjonelle forvaltningsstyringen. Kommunen i stor grad har frihet til selv å velge produksjonsform for sin tjenesteproduksjon. Virksomhet som har preg av myndighetsutøvelse kan i liten grad overlates til andre. Den virksomhet som leder fram til myndighetsutøvelsen (støttetjenestene) kan i stor grad overlates til andre å utføre. Virksomhet som består i å utøve myndighet kan som hovedregel en kommune ikke overlate til andre å utføre. Det kan være anledning til å overlate til private å utrede og saksforberede som ledd i myndighetsutøvelsen, men myndigheten til å treffe selve vedtaket kan som hovedregel ikke delegeres til andre. Som hovedregel er det anledning for det offentlige å overlate til andre å produsere og levere tjenesten til bruker. Forbrukerrådet har utarbeidet noen gode råd for offentlige instanser som vil konkurranseutsette tjenester: Utarbeide klare definisjoner av ytelsen og resultatet. Utarbeide ytelsesdeklarasjoner og annen informasjon til brukerne. Gi forbrukerne klare rettigheter dersom tjenesten er mangelfull og etablere en klageordning. Forbrukeren skal ha klare rettigheter, som for eksempel prisavslag, erstatning. Dersom partene ikke blir enige, skal det være etablert en klageordning som brukeren kan henvende seg til, for å få prøvet sin sak. Påse at brukerundersøkelser er en del av kvalitetssikringen. Være seg bevisst at det alltid er kommunen som har ansvaret for at tjenesten blir levert og at brukeren er fornøyd. Når offentlige oppgaver eller tjenester blir satt bort til private, er det en fare for at det offentlige i praksis ikke lenger påtar seg ansvaret overfor brukerne for ytelsene. Dette har for eksempel kommet til uttrykk ved at den

4 ansvarlige offentlige etat ikke vil motta klager, men henviser disse utelukkende til tjenesteyteren. Beholde nødvendige ressurser og kompetanse i den ansvarlige offentlige etat. Det er viktig at den ansvarlige, offentlige etat sikres tilstrekkelig kompetanse og ressurser til å føre kontroll med tjenesteleverandøren. Også når tjenesten etter endt periode skal ut på anbud på ny, er det viktig at man har kompetanse i behold til å gjennomføre en forsvarlig anbudsrunde. Ikke minst, ivareta krav om innsyn og offentlighet. Konkurranseutsetting av eiendomsdrift. I et slikt perspektiv er renholds- og vedlikeholdstjenesten godt egnet for konkurranseutsetting. Det har ikke innslag av myndighetsutøvelse og har liten innvirkning for innbyggeren som bruker, da dette i hovedsak er støttetjenester. Brukerne er i stor grad andre enheter i kommunen (skoler, barnehager m.v.) Vi kan sette opp en slik enkel tabell for å belyse situasjonen: Konkurranseutsetting av renhold: Konsekvenser for samfunnet Konsekvenser for organisasjonen Konsekvenser for tjenesteytingen Tid vedr. utarbeidelse kravspesifikasjon Utlysning av renhold på anbud var oppe som egen sak i formannskapet i Konklusjonen den gang var at dette var en løsning som ikke ville gi noen besparelse, da frekvensen og standarden på det som utføres av renhold ble vurdert som nøktern. Utarbeidelse av nye renholdsplaner den gang førte til en besparelse på 1,32 stilling. Det vil antakeligvis være kommunens krav til standarden som styrer kostnaden, ikke om tjenesten er privat eller ikke. En mulighet vi kan vurdere i forhold til konkurranseutsetting er at vi kan legge ut deler av tjenesten om gangen. Konkurransemessige hensyn kan tilsi at anbud på For eksempel renhold ikke bør legges ut som et stort anbud, men deles inn i mindre anbud som varierer i tid og størrelse. Konkurranseutsetting av drift/enkelt vedlikehold: Konsekvenser for samfunnet Konsekvenser for organisasjonen Konsekvenser for tjenesteytingen Tid vedr. utarbeidelse kravspesifikasjon/utvelgelse VURDERING: Er vi klare for å konkurranseutsette eiendomsdriften? Et forhold som må vurderes er om vi har en god nok bestillerfunksjon for å kunne være en profesjonell bestiller av tjenester av denne kategorien. Innkjøpskontoret kan bistå i selve

5 innkjøpsprosessen, men kommunen må definere nivå og kvalitet, - og det er en sentral funksjon for å kunne ta ut eventuelle gevinster av en konkurranseutsetting. Dette har vi ikke kommet langt nok på, og det er et argument for å ikke starte en konkurranseutsettingsprosess ennå. Rådmannen vil derfor anbefale en kritisk gjennomgang av økonomi- og ressursbruk i forkant av at vi konkurranseutsetter deltjenester. Vil det være sannsynlig at vi oppnår økonomisk gevinst eller kvalitetsforbedring? Bruk av benchmarking gjennom å sammenligne seg med andre kommuner eller private kan gi oss mye. Et viktig moment for oss vil være å foreta sammenligning (benchmarking) både med andre kommuner og det private næringsliv innen eiendomsforvaltning. Spesielt gjelder dette for byggeprosjekter, leienivå, vedlikeholdskostnader, renholdskostnader og lignende. Utfordringen med benchmarking og nøkkeltraktsbetraktninger, er forholdet til fastsettelse av kvalitetskrav. En forutsetning for benchmarking er nemlig at man sammenligner tilnærmet lik kvalitet. Likeledes må alle kostnadselementer være med i beregningene. Dette er en krevende øvelse innen eiendomsforvaltning, og vi må ha en bevisst holdning til om vi skal konkurranseutsette. Et annet forhold vi må se på er om konkurransen i markedet er tilstrekkelig. Rådmannen vil anbefale kommunestyret å ikke konkurranseutsette eiendomsdriftstjenestene nå, men av vi bruker tid med de ansatte og tillitsvalgte om effektiviseringstiltak og kvalitetsforbedringer innen tjenestene renhold og vaktmestertjenester. Stikkord for dette arbeidet kan være: - Utarbeidelse av virksomhetsplan for eiendomsdrift med mål, oppgaver, ansvar, tiltak, tidfesting. - Forbedring av rutiner og prosedyrer. - Utarbeidelse av serviceleveranser og tjenestebeskrivelser - Definere effektiviseringstiltak i kr. Hovedtillitsvalgt for Fagforbundet er orientert om saken, men det er ikke kjørt noen prosesser med ansatte og tillitsvalgte i forkant av denne saken. Rådmannen vil forsikre seg om at kommunestyrets bestilling fortsatt er aktuell før vi legger mye ressurser i dette arbeidet. Dette på bakgrunn av erfaringer med Kornhaug barnehage-saken. Om kommunestyret velger å be om utredning av konkurranseutsetting for konkrete tjenesteområder, vil oppfølgingen av dette bli organisert som et administrativt prosjekt med deltakelse fra arbeidstakerorganisasjonene. Det vil deretter bli lagt fram sak for formannskapet / kommunestyret. Ved kjøp av tjenester er det imidlertid ikke bare pris på tjenesten som er avgjørende. Valg av deltakerkriterier og klargjøring av valgkriterier i en anbudsprosess er derfor viktige forutsetning ved konkurranseutsetting. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende innstilling: 1. Gausdal kommune konkurranseutsetter ikke eiendomsdriften nå.

6 2. Andre effektiviseringstiltak må vurderes først, herunder kommunens standard for oppgaveløsning innen eiendomsdrift. 3. Saken legges fram for formannskap/kommunestyret igjen om det er blir vurdert som realistisk at vi kan oppnå gevinster ved en konkurranseutsetting av hele eller deler av eiendomsdriften.