Ark.: Lnr.: 10552/08 Arkivsaksnr.: 08/2033-1

Transkript

1 Ark.: Lnr.: 10552/08 Arkivsaksnr.: 08/ Saksbehandler: Rannveig Mogren UTARBEIDELSE AV EIERSKAPSMELDING FOR KOMMUNENE LILLEHAMMER, ØYER OG GAUSDAL Vedlegg: Ingen SAMMENDRAG: Hovedpunkt i en eiermelding er å belyse: - hva skal vi eie? - hvorfor skal vi eie? - hvordan skal vi eie? Kommuner skal foreta en politisk gjennomgang av virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter, eget styre, en vertskommune eller interkommunale organer gjennom utarbeidelse av en eierskapsmelding. For kommuner som i stor grad er deleiere i selskaper sammen med andre kommuner, vil det være en fordel om de samarbeider og koordiner sitt arbeid med utarbeidelse av eierskapsmelding og eierskapsstrategier. Det foreslås at kommunene Lillehammer, Øyer og Gausdal lager en i hovedsak en felles eierskapsmelding med lik struktur - som sikrer nødvendig styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre lokalpolitikernes ansvar. Gjennom en eierskapsmelding kan kommunene gi mer overordende styringssignaler til selskapsstyrene. SAKSOPPLYSNINGER: Kommuner skal foreta en politisk gjennomgang av virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter, eget styre, en vertskommune eller interkommunale organer gjennom utarbeidelse av en eierskapsmelding. Samarbeid: For kommuner som i stor grad er deleiere i selskaper sammen med andre kommuner, vil det være en fordel om de samarbeider og koordiner sitt arbeid med utarbeidelse av eierskapsmelding og eierskapsstrategier. Dersom en kommune kun har mindre eiendeler i selskaper, vil det være nødvendig å samarbeide med andre for å få gjennomslag for sine strategier og målsetninger. I den forbindelse er det en fordel om samarbeidskommuner har mest mulig likt rammeverk som grunnlag for utøvelse av eierstyring. For kommuner som har felles kontrollutvalgssekretariat, er det også en fordel om kommunene koordinerer sine bestillinger om selskapskontroll. Det foreslås at kommunene Lillehammer, Øyer og Gausdal lager en i hovedsak en felles eierskapsmelding med lik struktur - som sikrer nødvendig styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre lokalpolitikernes ansvar. Gjennom en eierskapsmelding kan kommunene gi mer overordende styringssignaler til selskapsstyrene, f eks politiske målsettinger knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv.

2 En eierskapsmelding bør som minimum ha tre hovedpunkter; 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid Oversikten tilpasses hver enkelt kommune. 2. Politisk (prinsipper for eierstyring)og juridiske styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. Felles for kommunene. 3. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder vedtektsrevisjon. Noe felles, og noe tilpasset hver enkelt kommune. Prosess: For å lykkes med en slik prosess er det viktig med en god politisk forankring. Status for de 3 kommunene er følgende: Det er politisk aksept for behovet for å utarbeide en eierskapsmelding, jfr. vedtak i de 3 kommunestyrene knyttet til saken vedr selskapskontrollen for GLØR. For å forankre dette ytterligere foreslås det følgende: Prosjektplan blir utarbeidet, med en tett tidsplan. Organisering: Ordførere/varaordførere er styringsgruppe. Administrativ prosjekt/arbeidsgruppe: 1 fra hver kommune. (begynnelsen på et eierskapssekretariat). Det arrangeres en seminardag for kommunestyrene som opplæring, med KS-konsulent AS eller andre ressursmiljøer. Utarbeidelsen av eiermeldingen forankres gjennom at prosjektplanen blir behandlet i kommunestyrene på seminardagen. Formål: Kommunene forvalter store verdier gjennom sine selskaper. For at de store verdiene skal kunne forvaltes på best mulig måte, er det behov for overordnende strategier og retningslinjer. Det er viktig at kommunene som eiere avklarer sitt ståsted i forhold til selskapene og definerer sine forventninger. Utøvelsen av eierskapet har direkte konsekvenser for virksomhetenes disponeringer og prestasjoner. Det må derfor drøftes: Hva vi eier Hvorfor vi eier Hvordan vi eier. I et hefte utgitt av KS i februar Styring og eierskap i kommunalt eide selskaper - er det anført: Eierskap medfører at de folkevalgte må påta seg en annen rolle enn det som tradisjonelt har vært oppfattet som politikernes rolle. Hovedtyngden av selskapene utfører oppgaver og gir tjenester innbyggerne er helt avhengige av. Dette stiller store krav til samfunnsansvar, både hos selskapene og hos eierne. Bevissthet om riktig eierskap og styring av og i selskapene vil i seg selv kunne være et viktig bidrag til kommunesektorens omdømme. Selskaps- og foretaksformer for kommunal sektor Det er i hovedsak tre muligheter som er aktuelle for kommunene og fylkeskommunene ved utskilling av virksomhet: Lov om aksjeselskap, lov om interkommunale selskaper og foretak etter kommunelovens kap 11.

3 1. Et aksjeselskap kan eies av en kommune eller fylkeskommune alene sammen med andre kommuner og fylkeskommuner eller private rettssubjekter. 2. Et interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskaper kan derimot bare eies av kommuner, fylkeskommuner eller andre interkommunale selskaper. Eierne har samlet sett et ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser. For begge disse selskapsformene stilles det krav til styring gjennom etablering av formelle styringsorganer som sikrer selskapene den nødvendige autonomi for å fungere som selvstendige rettssubjekter. Kommunestyret overfører myndighet til å utøve styringen til eierorganet. I tråd med denne delegasjon av myndighet skal kommunestyret gi eierorganet de nødvendige politiske fullmakter og rammebetingelser til å utøve eierskapet i tråd med det politiske flertallets ambisjoner. 3. Kommunalt/fylkeskommunalt foretak etter kommuneloven kap 11. Der kommunen/fylkeskommunen ønsker å gi virksomheten en noe mer selvstendig stilling enn det som gjelder i den tradisjonelle etatsmodellen kan den etablere et styre etter kommunelovens kapittel 11 som et kommunalt/fylkeskommunalt foretak. Foretaket er ikke en egen juridisk person men del av kommunen/fylkeskommunen som rettssubjekt og kommunen hefter for foretakets forpliktelse. 4. Interkommunale samarbeid/ styre etter kommunelovens 27. Kommunene står fritt til å samarbeide på ulike områder uten at det er overdratt beslutningsmyndighet eller representasjonskompetanse ved bruk av kommunelovens 27. Det kan også etableres egne styrer med kompetanse til å binde deltakerkommunene utad. Avhengig av hvor mye myndighet som overføres til styret, er enkelte av disse virksomhetene å regne som selvstendige rettssubjekter. 5. Stiftelser. Kommuner og fylkeskommuner står også fritt til å etablere stiftelser (Stiftelsesloven av 2001). Oppretterne (kommunen/fylkeskommunen) står fritt til å fastsette formålet, og stiftelsen er et selvstendig rettssubjekt. Stiftelser har til forskjell fra selskapene (IKS og AS), ingen eiere. Verken oppretteren eller andre kan med grunnlag i eiendomsretten utøve styring over stiftelsens virksomhet eller gjøre krav på andel i stiftelsens overskudd. Eierne står heller ikke fritt til å løse opp stiftelsen og er ingen organisasjonsform hvis kommunen ønsker å utøve eierstyring og opprette en økonomisk interesse i de verdier som er knyttet til virksomheten. Eierskapspolitikk er overordnede premisser som kommunen legger til grunn for forvaltningen av sine selskaper og eierandeler. Dette innebærer hvilke systemer, retningslinjer og rutiner kommunen skal ha for utøvelse av sitt eierskap. En viktig del av en eierskapsmelding vil være å få på plass et slikt rammeverk. Eierstrategiene vil utgjøre den politikk kommunen har overfor ulike selskaper for å sikre at selskapet ivaretar de målsetninger eierne har satt. Krav til utredningen: Dokumentet eierskapsmeldingen skal være et førende dokument som skal legges til grunn ved utøvelse av kommunens eierskap, slik at det gir de folkevalgte oversikt og kunnskap nok til å innta en aktiv eierskapsrolle.

4 I utredningen av eierskap - og strategier vektlegges dette: Del 1: Del 2: Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid, herunder det politiske og juridiske styringsgrunnlager knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. Hva som bør vektlegges som grunnlag for beslutning om selskapsorganisering. Hva som kjennetegner ulike organisasjonsformer. Hva som kan være gode prinsipper for godt eierskap. Avklare en overordnet strategi for enkeltselskapene hvor forventningene fra eierne klargjøres. En eierstrategi for enkeltselskapene skal sammenfatte det verdier hvor formålet med virksomheten klargjøres: - Selskapets mål og strategier for sin virksomhet. - Eiernes forhold til en eventuell forventet avkastning. - Vise at langsiktighet og samfunnsansvar legges til grunn for det kommunale/fylkeskommunale eierskap. - Retningslinjer for hvilken kompetanse kommunen anser at styrene i de ulike selskapene bør inneha. Vurdere hvilke opplysninger en trenger for å følge utviklingen over tid og innta en aktiv eierskapsrolle: - styringsverktøy for å sikre kontroll og styring, jfr. kommunale vedtak - rutiner for evaluering og oppfølging av eierskapsstrategiene, for eksempel en årlig gjennomgang kommunens eierskap Vise hvordan en kan sikre samhandling og kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyret overfor selskapene og omverden. VURDERING: Kommuner skal foreta en politisk gjennomgang av virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter, eget styre, en vertskommune eller interkommunale organer gjennom utarbeidelse av en eierskapsmelding. Samarbeid: For kommuner som i stor grad er deleiere i selskaper sammen med andre kommuner, vil det være en fordel om de samarbeider og koordiner sitt arbeid med utarbeidelse av eierskapsmelding og eierskapsstrategier. Dersom en kommune kun har mindre eiendeler i selskaper, vil det være nødvendig å samarbeide med andre for å få gjennomslag for sine strategier og målsetninger. I den forbindelse er det en fordel om samarbeidskommuner har mest mulig likt rammeverk som grunnlag for utøvelse av eierstyring. For kommuner som har felles kontrollutvalgssekretariat, er det også en fordel om kommunene koordinerer sine bestillinger om selskapskontroll. Det foreslås at kommunene Lillehammer, Øyer og Gausdal lager en i hovedsak en felles eierskapsmelding med lik struktur - som sikrer nødvendig styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre lokalpolitikernes ansvar. Gjennom en eierskapsmelding kan kommunene gi mer

5 overordende styringssignaler til selskapsstyrene, f eks politiske målsettinger knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. En eierskapsmelding bør som minimum ha tre hovedpunkter; 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid Oversikten tilpasses hver enkelt kommune. 2. Politisk (prinsipper for eierstyring)og juridiske styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. Felles for kommunene. 3. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder vedtektsrevisjon. Noe felles, og noe tilpasset hver enkelt kommune. Prosess: For å lykkes med en slik prosess er det viktig med en god politisk forankring. Status for de 3 kommunene er følgende: Det er politisk aksept for behovet for å utarbeide en eierskapsmelding, jfr. vedtak i de 3 kommunestyrene knyttet til saken vedr selskapskontrollen for GLØR. For å forankre dette ytterligere foreslås det følgende: Prosjektplan blir utarbeidet, med en tett tidsplan. Organisering: Ordførere/varaordførere er styringsgruppe. Administrativ prosjekt/arbeidsgruppe: 1 fra hver kommune. (begynnelsen på et eierskapssekretariat). Det arrangeres en seminardag for kommunestyrene som opplæring, med KS-konsulent AS eller andre ressursmiljøer. Utarbeidelsen av eiermeldingen forankres gjennom at prosjektplanen blir behandlet i kommunestyrene på seminardagen. Formål: Kommunene forvalter store verdier gjennom sine selskaper. For at de store verdiene skal kunne forvaltes på best mulig måte, er det behov for overordnende strategier og retningslinjer. Det er viktig at kommunene som eiere avklarer sitt ståsted i forhold til selskapene og definerer sine forventninger. Utøvelsen av eierskapet har direkte konsekvenser for virksomhetenes disponeringer og prestasjoner. Det må derfor drøftes: Hva vi eier Hvorfor vi eier Hvordan vi eier. I et hefte utgitt av KS i februar Styring og eierskap i kommunalt eide selskaper - er det anført: Eierskap medfører at de folkevalgte må påta seg en annen rolle enn det som tradisjonelt har vært oppfattet som politikernes rolle. Hovedtyngden av selskapene utfører oppgaver og gir tjenester innbyggerne er helt avhengige av. Dette stiller store krav til samfunnsansvar, både hos selskapene og hos eierne. Bevissthet om riktig eierskap og styring av og i selskapene vil i seg selv kunne være et viktig bidrag til kommunesektorens omdømme. Selskaps- og foretaksformer for kommunal sektor

6 Det er i hovedsak tre muligheter som er aktuelle for kommunene og fylkeskommunene ved utskilling av virksomhet: Lov om aksjeselskap, lov om interkommunale selskaper og foretak etter kommunelovens kap Et aksjeselskap kan eies av en kommune eller fylkeskommune alene sammen med andre kommuner og fylkeskommuner eller private rettssubjekter. 2. Et interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskaper kan derimot bare eies av kommuner, fylkeskommuner eller andre interkommunale selskaper. Eierne har samlet sett et ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser. For begge disse selskapsformene stilles det krav til styring gjennom etablering av formelle styringsorganer som sikrer selskapene den nødvendige autonomi for å fungere som selvstendige rettssubjekter. Kommunestyret overfører myndighet til å utøve styringen til eierorganet. I tråd med denne delegasjon av myndighet skal kommunestyret gi eierorganet de nødvendige politiske fullmakter og rammebetingelser til å utøve eierskapet i tråd med det politiske flertallets ambisjoner. 3. Kommunalt/fylkeskommunalt foretak etter kommuneloven kap 11. Der kommunen/fylkeskommunen ønsker å gi virksomheten en noe mer selvstendig stilling enn det som gjelder i den tradisjonelle etatsmodellen kan den etablere et styre etter kommunelovens kapittel 11 som et kommunalt/fylkeskommunalt foretak. Foretaket er ikke en egen juridisk person men del av kommunen/fylkeskommunen som rettssubjekt og kommunen hefter for foretakets forpliktelse. 4. Interkommunale samarbeid/ styre etter kommunelovens 27. Kommunene står fritt til å samarbeide på ulike områder uten at det er overdratt beslutningsmyndighet eller representasjonskompetanse ved bruk av kommunelovens 27. Det kan også etableres egne styrer med kompetanse til å binde deltakerkommunene utad. Avhengig av hvor mye myndighet som overføres til styret, er enkelte av disse virksomhetene å regne som selvstendige rettssubjekter. 5. Stiftelser. Kommuner og fylkeskommuner står også fritt til å etablere stiftelser (Stiftelsesloven av 2001). Oppretterne (kommunen/fylkeskommunen) står fritt til å fastsette formålet, og stiftelsen er et selvstendig rettssubjekt. Stiftelser har til forskjell fra selskapene (IKS og AS), ingen eiere. Verken oppretteren eller andre kan med grunnlag i eiendomsretten utøve styring over stiftelsens virksomhet eller gjøre krav på andel i stiftelsens overskudd. Eierne står heller ikke fritt til å løse opp stiftelsen og er ingen organisasjonsform hvis kommunen ønsker å utøve eierstyring og opprette en økonomisk interesse i de verdier som er knyttet til virksomheten. Eierskapspolitikk er overordnede premisser som kommunen legger til grunn for forvaltningen av sine selskaper og eierandeler. Dette innebærer hvilke systemer, retningslinjer og rutiner kommunen skal ha for utøvelse av sitt eierskap. En viktig del av en eierskapsmelding vil være å få på plass et slikt rammeverk. Eierstrategiene vil utgjøre den politikk kommunen har overfor ulike selskaper for å sikre at selskapet ivaretar de målsetninger eierne har satt.

7 Krav til utredningen: Dokumentet eierskapsmeldingen skal være et førende dokument som skal legges til grunn ved utøvelse av kommunens eierskap, slik at det gir de folkevalgte oversikt og kunnskap nok til å innta en aktiv eierskapsrolle. I utredningen av eierskap - og strategier vektlegges dette: Del 1: Del 2: Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid, herunder det politiske og juridiske styringsgrunnlager knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. Hva som bør vektlegges som grunnlag for beslutning om selskapsorganisering. Hva som kjennetegner ulike organisasjonsformer. Hva som kan være gode prinsipper for godt eierskap. Avklare en overordnet strategi for enkeltselskapene hvor forventningene fra eierne klargjøres. En eierstrategi for enkeltselskapene skal sammenfatte det verdier hvor formålet med virksomheten klargjøres: - Selskapets mål og strategier for sin virksomhet. - Eiernes forhold til en eventuell forventet avkastning. - Vise at langsiktighet og samfunnsansvar legges til grunn for det kommunale/fylkeskommunale eierskap. - Retningslinjer for hvilken kompetanse kommunen anser at styrene i de ulike selskapene bør inneha. Vurdere hvilke opplysninger en trenger for å følge utviklingen over tid og innta en aktiv eierskapsrolle: - styringsverktøy for å sikre kontroll og styring, jfr. kommunale vedtak - rutiner for evaluering og oppfølging av eierskapsstrategiene, for eksempel en årlig gjennomgang kommunens eierskap Vise hvordan en kan sikre samhandling og kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyret overfor selskapene og omverden. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende vedtak: Utarbeidelse av eierskapsmelding prosess og organisering - blir påbegynt som beskrevet i saken.