Strategi for utvikling, styring og forvaltning av selskaper hvor Vestby kommune har eierinteresser

Transkript

1 Vestby kommune Strategi for utvikling, styring og forvaltning av selskaper hvor Vestby kommune har eierinteresser EIERMELDING Ajour pr 19/8-15

2 Forord Vestby kommune tar sin oppgave som eier med stort alvor, og denne eiermeldingen er et viktig redskap. I eiermeldingen vil Vestby kommune synliggjøre sin kommunikasjon medog forhold til selskaper kommunen eier alene og sammen med andre kommuner. Vestby kommune eier flere selskap i fellesskap med kommunene i Follo, men også utenfor Follosamarbeidet. MOVAR IKS er eksempel på et selskap Vestby kommune eier sammen med kommuner sør for oss. Vestby kommune ønsker å framstå som en aktiv pådriver for å etablere felles prinsipper for strategisk eierstyring i selskaper vi eier sammen med andre. Ett slikt viktig prinsipp er valg av styremedlemmer og hva som skal være eiers grunnlag for å velge disse. Selskapsorganisering er et virkemiddel for utøvelse av tjenesteproduksjon på en annen måte enn innenfor forvaltning. Selskapsorganisering forutsetter at Vestby kommunes folkevalgte utøver kommunens eierskap og eierstyring innenfor de juridiske rammer som regulerer aksjeselskaper og interkommunale selskaper. Kommunens eiermelding skal bidra til å sikre at Vestby kommune fremstår som en ryddig, tydelig og samfunnsansvarlig eier og til å være fundamentet i godt politisk arbeid overfor selskapene. Vestby kommunes eierstyring skal fokusere på integritet og god forståelse av den politiske eierrollen. Kommunens etiske retningslinjer skal ligge til grunn for eierskapet. Eiermeldingen er et tverrpolitisk dokument som skal bidra til å gjøre Vestby kommunes eierutøvelse mer åpen og effektiv. Eierstyringen er samtidig et virkemiddel til å ivareta Vestby kommunes interesser. I rapporten "Rapport om selskapskontroll Vestby kommune - Forvaltningen av kommunens eierinteresser", datert 29. april 2014, påpekes hva Vestby kommune er gode på innen emnet eierskap, og hva Vestby kommune er mindre gode på. Rapporten munner ut i anbefalinger som kommunen bør vektlegge i sterkere grad i neste valgperiode. Anbefalingene tas med i denne revideringen av eiermeldingen og understrekes særskilt. Eierstrategi overfor enkeltselskap er én av disse anbefalingene. Hvordan vi som eiere kan tydeliggjøre hvilke forventninger vi har til de enkelte selskap, mener jeg vi bør vektlegge i den kommende perioden. Vestby, 19. august 2015 John A Ødbehr/s Ordfører

3 3 Innholdsfortegnelse Forord 2 Vedlegg 5 1. Innledning 6 2. Formålet med eierskapet Kommunen som eier - eierstrategier Opplæring av eierrepresentanter Selskapsavtale Eieravtale Vedtekter Eiermøte Fullmaktstruktur Kontrollutvalgets ansvar 9 3. Etikk Etiske retningslinjer og omdømme Styresammensetning, styreansvar og styrets arbeidsform Generelt Valg av styre Opplæring av styremedlemmer Styrets arbeidsform Styreinstruks Plan for styrets arbeid Styrets interessenter Habilitet Fastsettelse av styrehonorar Styrets forhold til daglig leder Fastsettelse av lønn til daglig leder Fastsettelse av selskapets budsjett 14

4 4 5. Roller og ansvar Kommunestyrets rolle og ansvar Formannskapets roll og ansvar Ordførerens rolle og ansvar Den enkelte folkevalgtes rolle og ansvar Rådmannens rolle og ansvar Strategiarbeide i selskapene Rullering /revidering av eierskapsmeldingen 18 Vedlegg 1: Oversikt over selskaper og samarbeidsavtaler Vedlegg 2: Evaluering av styret og daglig leder Vedlegg 3: Offentlig støtte Vedlegg 4: Retningslinjer for valgkomité Vedlegg 5: Oversikt over de ulike organisasjonsformer Vedlegg 6: Begrepsavklaringer

5 5 1. Innledning Eiermeldingen skal danne grunnlag for en strategisk, aktiv og prinsipiell eierskapspolitikk hvor kommunens eierskap og samfunnsansvar blir synliggjort gjennom politisk styring av eierinteressene i kommunens selskap. 1 Eiermeldingen skal være et fundament for sammensetning av styrer med kompetanse ut fra de utfordringer selskapene står overfor, den skal bidra til at det stilles konkrete krav til styrene og at det etableres rutiner for å evaluere styrenes arbeid, samt bidra til at selskapene kjenner den posisjon og de holdninger kommunen har som eier. Når kommunen ønsker å utføre deler av tjenesteproduksjonen via interkommunalt samarbeid, er det fordi vi ønsker å: Etablere kompetanseenheter der dette er formålstjenelig Heve kvaliteten på tjenesten, drive mer effektivt og redusere kostnadene. 1.1 Eierskapspolitikk Med eierskapspolitikk forstås de overordnede premisser som kommunen har lagt til grunn for forvaltningen av sine selskaper og eierandeler. Dette omfatter bl.a. rutiner for rapportering, premisser for valg av styremedlemmer, vurderinger for valg av selskapsorganisering osv. Eierskapspolitikken utgjør rammeverket for kommunens eierstyring. 1 I valgperioden vil Vestby kommune være en mer aktiv eier. Kommunen vil ta initiativ til at selskapene kommunen er eier i, utvikler strategier for selskapet. Strategiarbeidet i selskapet skal skje i samhandling med Vestby kommune. Hvis eier ikke stiller krav og ikke har definert målsettinger for eierskapet, kan virksomhetene lett ha tilsvarende diffuse målsettinger. Uavhengig av eiermålsettingenes innhold må disse være klart kommunisert.

6 6 2. Formålet med eierskapet Kommunens eierstyring av selskaper skal utøves innenfor rammen av det lovverket som gjelder for den aktuelle organisasjonsform. Definerte overordnede prinsipper skal være tydelige og lett tilgjengelige, ikke bare for selskapets organer, men også for kommunens folkevalgte og innbyggere. Hvert enkelt selskap skal definere klart hva som er deres kjerneaktivitet og hva som er hensikten med selskapet Kommunen som eier Når oppgaver skilles ut i egne selskaper, vil det juridiske ansvaret for aktivitetene ligge i selskapene og selskapene vil være unntatt fra de alminnelige styringslinjene etter kommuneloven. Kommunen som eier bør likevel føre kontroll og tilsyn med hvordan eierskapet forvaltes. For å oppnå dette må det etableres et system for rapportering fra eierrepresentantene til kommunen. Fig 1: Illustrerer kommunelovens forvaltningsregime (til venstre for den røde streken) og at selskaper er selvstendige rettssubjekt (unntatt kommunalt foretak) Eierstrategier Selskapskontrollen i april 2014 anbefaler blant annet at kommunen tar initiativ til at selskapene legger større vekt på å utvikle eierstrategier. Kommunen skal utarbeide en langsiktig eierstrategi, der det angis konkrete mål og krav til resultater som samsvarer med selskapets formålsparagraf. På denne måten kan kommunen uttrykke hvilke forventninger kommunen har til selskapet. Der 2 FIKS: "Rapport om selskapskontroll Vestby kommune" april 2014, anbefaling pkt 2

7 7 Vestby kommune eier selskapet sammen med andre kommuner, vil Vestby kommune medvirke til at dette blir diskutert Opplæring av eierrepresentanter I Vestby kommune tar vi sikte på at vi skal gjennomføre opplæring i den politiske eierrollen det første året etter valget, samt at vi hvert år har en dag dedikert eierstyring. Denne årlige dagen kan kombineres med at selskapene også gis muligheten til å informere kommunestyret om strategi, utvikling og drift. Se for øvrig vedlegg Selskapsavtale For interkommunale selskap etter lov om interkommunale selskaper skal det opprettes en skriftlig selskapsavtale Eieravtale Eieravtalens hensikt er å regulere forhold mellom kommunene som eiere av selskapet om hvordan selskapet skal eies, samt å beskrive selskapets forpliktelser overfor eierne. Hensikten er videre at eieravtalen beskriver hvordan uenighet mellom kommunene som eiere av selskapet skal håndteres. Ved endringer i selskapsavtalen må denne til kommunestyrene for behandling. Dette kan være en tungvint prosess. Selskapsavtalen bør av denne grunn være så kortfattet som mulig (lovens minimum). Det er mange forhold som eierne i et IKS er opptatt av som ikke behøver å være beskrevet eller regulert i selskapsavtalen, og som med fordel kan reguleres på annen måte. Dette er gjerne forhold knyttet til eierstyringen av selskapet av mer praktisk art og som representantskapet bør fokusere på Vedtekter Enhver virksomhet/selskap skal vise sitt formål i vedtektenes, eller selskapsavtalens formålsparagraf. Det er derfor viktig at eierne gjennom formålsparagrafen gir styret et tydelig oppdrag. Formålsparagrafen skal vise styret hva eierne forventer at styret skal være opptatt av og utvikle virksomheten etter. Formålsparagrafen kan gjerne stå i en eieravtale/eierstategi. 2.6 Eiermøte Eiermøte etableres som en uformell arena hvor selskapets utvikling og strategi kan luftes, drøftes og diskuteres mellom representanter for eierne. Eiermøter må ikke forveksles med representantskapsmøter, siden eiermøter ikke fatter formelle vedtak. Eiermøte bør heller ikke legge føringer, eller gi signaler av en slik art at eiermøtet griper inn i styrets myndighetsområde og kompetanse. 3 Representantskap/Generalforsamling/Follorådet/eiermøte 4 IKS loven 4 5 AS: Aksjonæravtale/IKS: eieravtale

8 8 Deltakere på eiermøter kan variere ut fra agendaen på møtet, men det bør alltid inviteres til eiermøte av selskapet og selskapets ledelse/styret bør alltid være representert. I et selskap som eies av ulike demokratiske organ kan eiermøter være en god arena å ta opp saker på et uformelt nivå. Form og innhold på eiermøtet bestemmes ut fra hva som skal drøftes. Det viktige er at møtet har et uformelt preg og en uformell ramme. Det skilles gjerne mellom to typer eiermøter, eierinitierte møter og selskapsinitierte møter. I de tilfelle hvor eierne initierer til eiermøte, er det viktig at også selskapets ledelse er representert. Det er etter hvert blitt vanlig at spørsmål om som vedrører selskapets utvikling og strategi diskuteres uformelt på eiermøter hvor også rådmannen, styrets leder og daglig leder gjerne deltar i diskusjonene. 2.7 Fullmaktsstruktur Det er styret 6 som vil ha ansvaret for i skriftlig form å nedfelle retningslinjer for hvem som tegner selskapet. Fullmakt kan gis til daglig leder alene, daglig leder i fellesskap med annen betrodd person eller til styret. Kan gjerne stå i en eieravtale/eierstrategi 2.8 Kontrollutvalgets ansvar Etter kommuneloven 7 og forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser, og at eierstyringen utøves i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 8 6 IKS loven 16 7 Se kommuneloven 77 femte ledd 8 Se forskrift om kontrollutvalg 14 første ledd

9 9 3. Etikk Kommunen er forvalter av felles ressurser og foretar prioriteringer og avveininger innenfor rammer som lovverk og økonomi gir. Kommunen er derfor avhengig av allmennhetens tillit. Det er ikke nok at den enkelte ansatte eller folkevalgte kjenner til bestemmelser i lovverket og kommunens etiske retningslinjer, det må også stilles krav til å forstå følgene av egne handlinger 3.1 Etiske retningslinjer og omdømme Omdømme bygges innenfra gjennom atferd og handlinger. Høy integritet og etisk profil i styrets arbeid vil styrke virksomheten over tid. Kommunens etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgte vil i denne sammenheng danne grunnlag for at det enkelte selskap i samarbeid med det enkelte styre utarbeider egne etiske retningslinjer som er tilpasset selskapet. De etiske retningslinjene bør blant annet inneholde: Identifisering av hvilke kjerneverdier selskapet skal stå for (kjerneverdier beskriver hvem vi er, hvordan vi jobber og kan for eks. være redelighet, åpenhet eller hvilke verdisett som styrer de daglige prioriteringene) Tiltak som ledelsen forplikter seg til å ha ansvar for Analyser av risikoen for ulovlige, irregulære og uetiske forhold i selskapet Som hovedregel 9 skal daglig leder gjennom sin lederstil forankre selskapets etiske regelverk i bedriftskulturen og evaluere de etiske retningslinjene årlig. Det vil påhvile ledelsen og styret å vise i praksis at retningslinjene etterleves. 9 Kommunen kan eie selskap som ikke har ansatte utover daglig leder

10 10 4. Styresammensetning, styreansvar og styrets arbeidsform 4.1 Generelt Kommuneloven, IKS-loven og aksjeloven 10 stiller krav til antall styremedlemmer. Antall styremedlemmer skal fremgå av vedtektene og selskapsavtalen. Valgperioden for et styremedlem er to år om ikke annet er tatt inn i vedtekter/selskapsavtale. Ansattvalgte styremedlemmer velges av og blant de ansatte. I denne sammenheng er det viktig å presisere at ingen av styrets medlemmer skal representere personlige enkeltinteresser, men samlet bidra med sin kompetanse inn i styret og som kollegium ivareta alle eiernes interesser. 4.2 Valg av styre - valgkomité Styrer i aksjeselskap og interkommunale selskap bør bestå av ikke aktive politikere. Styrer i 27 samarbeid og mer uformelle samarbeid bør bestå av fagpersoner i kommunens administrasjon. Dersom kommunen oppretter heleide aksjeselskap skal generalforsamlingen bestå av formannskapet. Med aktive politikere menes kommunestyrerepresentanter og vararepresentanter. Det avgjørende bør være hva slags oppgaver det enkelte styret har og hvilken kompetanse det er nødvendig med av hensyn til selskapets drift og utvikling. Vestby kommune vil som eier i egne selskap påse at det etableres en valgkomité med mandat og tilhørende skriftlige retningslinjer. 12 Valgkomiteen oppnevnes av generalforsamlingen/representantskapet og som hovedregel ledes av dennes leder. 13 For styrer i offentlig eide selskaper er det regler for å sikre kjønnsbalanse i styrene. 14 Dette gjelder for selskaper der Vestby kommune har eierinteresser og skal vektlegges ved valg av styrer. Ved utvelgelsen av kandidater til styreverv i selskaper Vestby kommune har eierinteresser, skal følgende punkter vektlegges: Hva sier valgkomiteens mandat for dette selskapet? Hvilken kompetanse må styret kompletteres med i denne perioden? Er det en bestemt type erfaring som er viktig for selskapet nå og i nær framtid? Er det spesielle holdninger og/eller personlige egenskaper vi mener styremedlemmene bør ha? Følgende generelle kompetansekrav bør stilles til styremedlemmer i selskap der Vestby kommune har eierskap: God økonomisk innsikt Innsikt i selskapets virksomhet og kunnskap om tjenesteområdet Personlig integritet Lojalitet mot selskapet og styrets beslutninger 10 Kommuneloven 65, IKS-loven 10 og aksjeloven 6-1 stiller krav til antall styremedlemmer, blant annet ut fra størrelsen på selskapet. Som utgangspunkt skal et selskap ikke ha et styre med færre enn tre medlemmer, men det er ikke noen øvre grense for hvor mange medlemmer et styre kan bestå av. 11 FIKS "Rapport om selskapskontroll Vestby kommune", 29. april 2014, pkt 4.14 Hvem bør velges til selskapsstyrer. 12 FIKS "Rapport om selskapskontroll Vestby kommune", 29. april 2014, anbefalingene pkt 3. og 4. Oppsummert: Vestby kommune har i perioden ikke etterlevet egne retningslinjer for valg av styremedlemmer; bør endres i neste valgperiode.

11 13 Se også pkt 4.8 i eiermeldingen 14 IKS loven 10 11

12 12 Hvis vedkommende er aktiv folkevalgt i Vestby kommune: Kunnskap om habilitetsreglene, nærmere beskrevet i forvaltningslovens paragraf 6 God gjennomføringsevne Styrekompetanse Forståelse for hvordan styringssystemene i Vestby kommune fungerer 4.3 Opplæring av styremedlemmer Det bør gjennomføres kompetansehevende tiltak 15 i forbindelse med valg av nye styremedlemmer. Slik opplæring kan med fordel gjøres i samarbeid med andre kommuner når det gjelder de interkommunale selskapene. 4.4 Styrets arbeidsform Styret har det overordnede ansvaret for drift og utvikling av et selskap. Styrets arbeidsform må være forsvarlig, slik at det i størst mulig utstrekning treffer veloverveide beslutninger. Styrets hovedoppgaver kan deles opp i følgende fire kategorier: Strategioppgaven Kontrolloppgaven Organiseringsoppgaven Egenoppgaven Aksjeloven setter rammer for en rekke saksbehandlingsregler som styret må følge i aksjeselskap. IKS-loven gjelder i interkommunale selskap, men aksjeloven angir noen viktige rammer som har gyldighet også for IKS 4.5 Styreinstruks Aksjeloven stiller krav til at det skal etableres styreinstruks i selskaper hvor ansatte kan kreve styremedlem 16, dvs. hvor det er mer enn 30 ansatte. I aksjeselskaper hvor de ansatte gis mulighet til å velge styremedlem selv om det ikke er hjemlet i loven, skal det allikevel utarbeides styreinstruks. Tilsvarende regler gjelder ikke for styrer i IKS. Kommunen ønsker imidlertid at det skal utarbeides styreinstruks også for IKS Plan for styrets arbeid Styret skal i begynnelsen av sin styreperiode utarbeide en plan for styreperioden der det spesifiseres hva styret, daglig ledelse og selskapet skal utføre. Denne planen skal være konkret og den skal evalueres årlig. 17 Vestby kommune som eier ønsker at planen danner grunnlaget for styrets egenevaluering, se vedlegg Styrets interessenter og styrets integritet Interessenter er en fellesbetegnelse på alle interessenter, personer, organisasjoner, selskaper, grupperinger som tar del i selskapets aktiviteter. Interessentene kan deles inn i følgende tre grupper: 15 Vestby kommune vil anbefale våre selskaper å tegne eget medlemskap i KS Bedrift. Styreopplæring er ett av medlemstilbudene og styreopplæringen er spesielt tilpasset selskaper eiet av kommuner. 16 Aksjeloven Rapport fra Nedre Romerike distriktsrevisjon om NRV og RA2

13 13 Obligatoriske interessenter som myndigheter, offentlige instanser, skatteetaten, NAV, ligningskontor osv. Rettslige interessenter som aksjeeiere, deltakere, ansatte, leverandører, kunder, lånegivere osv. Storsamfunnet/lokalsamfunnet/media ofte synliggjort gjennom pressens søkelys på organisasjonen. Styret og styrets medlemmer må balansere egne og interessegruppenes forventninger. Vestby kommune som eier forutsetter at styret skal tenke helhetlig og være omforent om at særinteresser ikke skal kvele selskapets virksomhet, overlevelse og utvikling. Styrevervet er personlig og til forskjell fra et politisk verv, kan man trekke seg fra styrevervet, eller takke nei ved henvendelse om styreplass. Vestby kommune forutsetter videre at styret i løpet av ett kalenderår diskuterer interessenter, omdømme og personlig integritet, jfr vedlegg Habilitet Rolleklarhet blant folkevalgte og offentlige tjenestemenn er viktig om innbyggerne skal ha tillit til kommunene. Uklarhet i roller kan stille spørsmål ved vedkommendes nøytralitet og vedtakets gyldighet. Det har vært ønskelig med større klarhet med hensyn til hvilke interesser enkeltpersoner ivaretar når saker vedrørende et aktuelt selskap skal behandles i kommunen. Loven innebærer at folkevalgte og tjenestemenn i Vestby kommune vil være inhabile til å forberede og behandle en sak i Vestby kommune som gjelder et selskap de selv har en ledende stilling eller sitter i styret. 18 Det er viktig at Vestby kommune har åpenhet om mulige rollekonflikter og habilitetsutfordringer blant sine folkevalgte. Det er også viktig at valgkomiteer i selskapene eiet av Vestby kommune tar dette inn i vurderingen når de skal foreslå kandidater til styreverv. I selskap Vestby kommune har eierinteresser i, vil Vestby kommune være en pådriver for at det etableres valgkomiteer som arbeider etter skriftlige retningslinjer Valgkomiteer i selskapene bør ta hensyn til habilitetsvurdering ved forslag til kandidater til styreverv. 4.9 Fastsettelse av styrehonorar Fastsettelse av honorar til styret i selskapene gjøres av hhv. kommunestyret (for KF), representantskapet eller generalforsamlingen. Vestby kommune ønsker at styrehonorarene skal gjenspeile selskapets ansvar, risiko og arbeidsbelastning. I den sammenheng må det huskes at de fleste selskaper driver ordinær tjenesteproduksjon i forlengelse av kommunens ordinære virksomhet, og at godtgjørelsen derfor bør være moderat Styret som arbeidsgiver En viktig oppgave for styret er arbeidsgiverfunksjonen overfor daglig leder, herunder ansettelse og eventuell oppsigelse av daglig leder. Styrets arbeidsgiveroppgave innebærer blant annet tilsyn og kontroll med systemer som sikrer rapportering i forhold til 18 Fvl 6

14 14 fullmaktsstrukturer, instruks for daglig leder, internkontrollsystemer, økonomiske forhold og kommunikasjon med de ansatte. Styrene skal sikres at de får tilstrekkelig og korrekt informasjon om selskapets drift og utvikling. HMS skal være en del av rapporteringen fra daglig leder til styret. Styret skal sørge for at selskapets visjoner, verdier og strategier er kjent for alle ansatte, og særlig daglig leder, slik at de har kunnskap om de forventningene styret har til virksomhetens aktivitet og mål. 19 Styret kan i aksjeselskap til enhver tid be om at styret gis en nærmere redegjørelse om bestemte saker 20. Det enkelte styremedlem kan også be om nærmere redegjørelse som skal presenteres for styret samlet. 21 Vestby kommune vil arbeide for at det innføres tilsvarende regler i IKS som Vestby deltar i. Dette er et forhold som med fordel kan reguleres i en styreinstruks Fastsettelse av lønn til daglig leder Styret fastsetter lønn til daglig leder. Kommunen ønsker at lønn til daglig leder så langt det er mulig av hensyn til rekrutteringen og arbeidsmarkedet, skal se hen til lønnsnivået til kommunens øvrige ledernivå (rådmannens ledergruppe) Fastsettelse av selskapets budsjett Kommunestyret i eierkommunene bestemmer hvor store summer som skal overføres til drift av det enkelte selskap hvert år. Det er altså ikke slik at selskapene uavhengig av dette vedtaket kan sende regningen til den enkelte kommune. Det er derfor viktig å etablere en budsjettprosess i samspill mellom selskapene og kommunen representert ved rådmannen 22, hvor begge deler blir tatt hensyn til før den aktuelle sum blir innarbeidet i rådmannens budsjettforslag Rapport fra Nedre Romerike distriktsrevisjon om NRV og RA og vedlegg 3 evaluering av daglig leder. 20 Asl 6-15 (2) 21 Asl 6-15 (2) 22 Se punkt 8.5 rådmannens rolle, oppgave og ansvar 23 FIKS: Rapport om selskapskontroll Vestby kommune, 29 april 2014, pkt 4.15 Budsjettstyring.

15 15 5. Roller og ansvar 5.1 Kommunestyrets rolle og ansvar Kommuneloven regulerer kommunestyrets funksjon, rolle og ansvar som kommunens øverste myndighet. I sitt virke er kommunestyret forpliktet til å etterleve legalitetsprinsippet, som i korthet betyr at kommunestyrets beslutninger skal være i overensstemmelse med norsk lovgivning. Det er kommunestyret som kompetent, kollegialt organ som fatter flertallsbeslutninger som eierorgan og hvor eierstyringen skal behandles 24, se vedlegg 5. Vestby kommune ønsker at det skal foretas jevnlig evaluering av styrenes arbeid, både i kommunens egne selskaper og i selskaper kommunen er medeier i. Vestby kommune vil medvirke til dette. Kommunestyret skal fatte vedtak i saker som omhandler økonomiske disposisjoner og forhold knyttet til selskapenes resultater. Uavhengig av formelle regler er det likevel viktig at kommunestyret uttrykker politiske forventninger til størrelse på utbytte og til selskapers økonomiforvaltning. Av hensyn til ryddighet og forutsigbarhet for selskapenes situasjon, skal Vestby kommunestyre behandle eierspørsmål i et møte før selskapenes generalforsamling/representantskap. 25 Dette skal fortrinnsvis skje i kommunestyrets februarmøte. Sakene til generalforsamling/representantskap sendes ut til kommunestyrets medlemmer samtidig med at sakene sendes generalforsamlings-/representantskapsmedlemmer. 26 I Vestby kommune har kommunestyret som eier denne målsettingen: I løpet av første kvartal hvert år: Vestby kommunestyre behandler saker til generalforsamling/representantskap og gir fullmakt til/instruerer representantene i generalforsamlingene/representantskapene gjennom vanlige flertallsvedtak I løpet av første kvartal hvert år: Vestby kommunestyre behandler kommunale foretak. Formannskapet bestemmer hvordan saken skal presenteres (resultatmåling/evaluering/orientering/endring osv). Hvert fjerde år i konstituerende møte etter valg: Kommunestyret oppnevner styremedlemmer til kommunens kommunale foretak, oppnevner medlemmer til generalforsamling/representantskap hvor Vestby kommune har eierinteresser/er deltaker. Kommunestyret har hvert fjerde år et eierseminar hvor kommunens eierskap er tema. Formannskapet bestemmer tidspunkt og program. Kommunestyrets kontrollfunksjon Kontrollutvalgets (KU) rolle og oppnevning av kontrollutvalg. 24 Vedlegg 5 25 IKS loven FIKS: "Rapport om selskapskontroll Vestby kommune", 29 april 2014, pkt 4.17 Kommunestyret som øverste eierorgan.

16 Formannskapets rolle og ansvar Formannskapet er saksforberedende organ for kommunestyret i økonomisaker og har innstillende myndighet i forbindelse med kommunens årsbudsjett, økonomiplan og handlingsplan, i Vestby benevnt Handlingsprogrammet. Det er kun kommunestyret som ivaretar formelle eierinteresser. 5.3 Ordførerens rolle og ansvar Det hefter ingen formell lovpålagt rolle for ordføreren i forhold til kommunens eierskap, med mindre kommunestyret har gjort et slikt vedtak. Etter delegeringsreglementet har ordfører fullmakt til å representere kommunestyret som eier under generalforsamling/representantskap hvis ikke annet er fastsatt av kommunestyret selv. I de selskap hvor ordfører etter fullmakt alene har fungert som selskapets generalforsamling, vil det fra og med valget høsten 2011, innføres en ordning hvor ordfører suppleres med varaordfører og leder av opposisjonen. Generalforsamlingen vil på denne måten være mer i overensstemmelse med at selskapet eies av et demokratisk organ. Sammensetningen av generalforsamlingen i Vestby kommune skal bidra til at minst 40 % av begge kjønn er representert. 5.4 Den enkelte folkevalgtes rolle og ansvar Den enkelte folkevalgte har som medlem av kommunestyret en eierrolle gjennom rollen og ansvaret som medlem av kommunestyret, derimot ingen eierrolle som enkeltperson. 5.5 Rådmannens rolle og ansvar Rådmannen har etter kommuneloven ansvar for at alle saker som fremmes til politisk behandling skal være fullt ut forsvarlig utredet. Dette gjelder også saker som vedrører kommunens eierforhold og eierstyring. Rådmannens ansvar for saksforberedelse medvirker til at rådmannen bør gis tilgang til selskapenes virksomhet, planer, budsjett og regnskap. Denne tilgangen skal harmoniseres med selskapene etter dialog og samhandling mellom selskap og rådmannen. Rådmannen og rådmannens apparat er en sentral institusjon og funksjon i enhver kommune. Det direkte eierskap og eierstyring er formelt lagt utenfor rådmannens normale virkeområde. Rådmannens samlede kunnskap om og innsikt i alle kommunens sterke og svake sider er en ressurs for de politiske diskusjoner om Vestby kommunes eierskap. Rådmannen bør utgjøre en naturlig del av beslutningsprosessen i kraft av kommuneadministrasjonens samlede kompetanse og erfaring for vedtak relatert til Vestby kommunes strategiske eierstyring.

17 17 6. Strategiarbeide i selskapene Uavhengig av hvilken organisasjonsform som velges for organisering av tjenester utenfor den tradisjonelle tjenesteproduksjonen, skal hvert selskap etablere og utvikle en egen selskapsstrategi. Selskapsstrategien skal eksempelvis inneholde selskapets visjon, mål, forholdet til brukere (kunder), forholdet til medarbeidere og økonomi. I tillegg skal hvert enkelt selskap utarbeide handlingsplaner som forteller eierne hvordan selskapet skal gå fram for å nå målene og de konkrete tiltak i selskapsstrategien.

18 18 7. Rullering/revidering av eiermeldingen Eiermeldingen skal revideres hvert annet år. 27 Oppdatert versjon av eiermeldingen finnes ved servicekontoret, som også har ansvar for at nettversjonen er oppdatert. FIKS anbefaler blant annet i sin rapport om selskapskontroll at nytt kommunestyre får presentert eiermeldingen ved starten av neste kommunestyreperiode. Dette vil være en praktisk anledning til også erfaringer fra det avtroppende kommunestyre kan bli en del av revideringen. Vestby kommune tar sikte på opplæring i eierstyring og informasjon om kommunens eierskap hvert fjerde år. 28 Rullering av eiermelding og presentasjon av denne bør sammenfalle med opplæringssekvensen. Ordfører har ansvar for at eiermeldingen rulleres hvert annet år. Rådmann har ansvar for at en til enhver tid oppdatert versjon av eiermeldingen er tilgjengelig via kommunens web. 27 FIKS: "Rapport om selskapskontroll" april Jfr pkt 2.2 i denne eiermeldingen: Opplæring av folkevalgte