Saksframlegg. Ark.: 210 Lnr.: 8687/16 Arkivsaksnr.: 16/ Vedlegg: Plan for selskapskontroll i Gausdal kommune

Transkript

1 Saksframlegg Ark.: 210 Lnr.: 8687/16 Arkivsaksnr.: 16/ Saksbehandler: Øivind Nyhus PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Vedlegg: Plan for selskapskontroll i Gausdal kommune Andre saksdokumenter (ikke utsendt): SAKSOPPLYSNINGER: Bakgrunn Kommunestyret har ansvar for å føre tilsyn med hele sin virksomhet, og dermed også selskaper og samarbeid som kommunen har eierinteresser i, jf. kommuneloven 77, 5. ledd. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13 sier følgende: "Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden." Fakta Kontrollutvalget behandlet dokumentet "overordnet analyse som grunnlag for plan for selskapskontroll" fra Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet på sitt møte den og vedtok følgende: 1. Kontrollutvalget legger vedlagte overordnede analyse fra Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet til grunn for plan for selskapskontroll, som skal behandles på neste møte. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å innarbeide følgende selskap og undersøkelser i forslag til plan for selskapskontroll : LIPRO AS Eierskapsforvaltning generelt

2 Kommunen har eierandeler i flere selskap og samarbeid. Når det ble innført krav om at kontrollutvalgene også skulle gjennomføre overordnet analyse for selskapskontroll var det mange kommuner og fylkeskommuner som ikke hadde innført årlige eller periodiske eierskapsmeldinger. I Gausdal kommune lages det en ny, revidert eierpolitikk og en eierskapsmelding i hver valgperiode. Utviklingen med at kommuner organiserer deler av virksomheten i utskilte foretak, interkommunale samarbeid, interkommunale selskaper, aksjeselskaper o.l., herav ofte i form av egne rettssubjekter utenfor kommunelovens rammer, fører til en mer kompleks og fragmentert organisering. Dette kan gi utfordringer i forhold til styring for kommunestyret. Selv om kommunen organiserer deler av virksomheten i selskapsform, innebærer ikke dette at kommunens kontroll med virksomheten skal bli svekket. Valg av organisasjonsform legger rammene for kommunestyrets styringsmuligheter overfor fristilte selskaper, ettersom disse har egne selskapsorganer og er regulert av særskilt lovgivning, som bl.a. fastsetter forholdet mellom eierne (kommunen) og selskapsorganene. Dette innebærer utfordringer når det gjelder demokratisk, folkevalgt styring og kontroll av virksomheten. Eierstyring og selskapskontroll er kommunestyrets verktøy for å møte disse utfordringene. Kontrollutvalget legger ved forslag til plan for forvaltningsrevisjon for inneværende valgperiode. Det vil for øvrig være naturlig at kontrollutvalget foretar en evaluering av planen etter to år. I følge forskrift om kontrollutvalg 13, skal denne planen være basert på en overordnet analyse. Arbeidet med overordnet analyse har vært utført i forkant av denne planen. Det er viktig å presisere at analysen er holdt på et overordnet nivå nettopp for å begrense den til signaler og indikasjoner som skal være tilstrekkelig til å fatte beslutning om hvilke selskap som bør inn i plan for selskapskontroll. Senere i prosessen vil kontrollutvalget som oftest i forkant av en selskapskontroll bestille en forundersøkelse som nærmere kan beskrive status og gi forslag til formål og problemstillinger som skal kontrolleres. Som innledning til overordnet analyse for plan for selskapskontroll, ble revisjonsrapporten "Overordnet eierskap" behandlet i kontrollutvalget og kommunestyret i februar Det ble gitt noen anbefalinger som forventes fulgt opp bl.a. i forbindelse med eierskapsmeldingen. Bestemmelsene om selskapskontroll er utdypet i et eget kapittel i forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6. Den vedlagte planen gir en mer utførlig beskrivelse av hva selskapskontroll er, og det vises til denne. VURDERING: Kontrollutvalget har gjennomført følgende selskapskontroller de siste årene: Ikomm iks (tjenester, kvalitet og økonomi) GLØR iks (selvkost og eierskapsforvaltning) GLØR iks (offentlige anskaffelser) Eidsiva AS (eierskapsforvaltning) - via eierskap i LGE Holding AS Eidsiva AS (roller, habilitet og sponsing) - via eierskap i LGE Holding AS

3 Ikomm AS (eierskapsforvaltning) Kommunens eierskapsforvaltning generelt I oppdragsavtalen med revisjonen for 2016 er det avsatt 70 timer til selskapskontroll. Dette er for lite til en selskapskontroll - kanskje en mindre undersøkelse innen eierskapsforvaltning, men ikke en fullstendig forvaltningsrevisjon. Utvalget har imidlertid mulighet til å bruke av rammen som er avsatt til ordinær forvaltningsrevisjon, gjennomføre over flere år og/eller samarbeide med andre kontrollutvalg der det er felles eierskap. Ettersom det er gjennomført kontroll i flere av selskapene i de siste årene hadde sekretariatet få forslag til selskaper eller samarbeid som var aktuelle for selskapskontroll ved kontrollutvalgets behandling av overordnet analyse i forrige møte. Det foreslås at kommunestyret overlater til kontrollutvalget å velge om det er mest hensiktsmessig med eierskapskontroll eller forvaltningsrevisjon i det enkelte tilfellet eller en kombinasjon av disse. Ofte vil en forvaltningsrevisjon ha med seg elementer fra eierskapskontroll særlig i innledningen til en slik undersøkelse noe som vil kunne gi svar på om kommunens eierskapsforvaltning og rutiner i denne forbindelse er på plass. Eierskapsmeldingen bør være sentral i kommunens eierskapsforvaltning og det antas å være politisk interesse for dette temaet ettersom det er utfordring og risiko knyttet til det å styre fristilte selskaper. Når denne saksframstillingen skriver er det ennå ikke lagt fram eierskapsmelding for kommunestyret, men det er varslet i løpet av høsten Kontrollutvalget bør ha et løpende fokus på kommunens eierskapsforvaltning og vurderinger som kommunestyret gjør i forbindelse med neste eierskapsmelding kan påvirke utvalgets planer. Innholdet i eierskapsmeldingen vil dessuten påvirke kontrollutvalgets plan for en eventuell ny kontroll kalt "eierskapsforvaltning generelt" i sluttene av valgperioden. Sekretariatet mener det bør være tilstrekkelig at plan for selskapskontroll utarbeides en gang i planperioden og at planperioden følger valgperioden. Det anbefales for øvrig å foreta en revurdering av planen etter 2 år. Kommunestyret bør delegere til kontrollutvalget myndighet til å foreta denne revurderingen og eventuelle endringer i planen i løpet av planperioden. Endringer vil bli rapportert til kommunestyret via kontrollutvalgets årsrapport. Kommunestyret vil uansett til enhver tid ha instruksjonsmyndighet overfor kontrollutvalget hvis det er noe det ønsker utført. 15 i forskrift for kontrollutvalg pålegger kontrollutvalget å rapportere til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført, samt om resultatene av disse. Revisjonsrapporter sendes derfor videre til behandling i kommunestyret. Hvis endringer medfører behov for økte økonomiske bevilgninger, må dette tas opp med kommunestyret. Kontrollutvalget legger "Plan for selskapskontroll " fram for kommunestyret med følgende

4 INNSTILLING: 1. Kommunestyret vedtar den framlagte "Plan for selskapskontroll " Kontrollutvalget Gausdal har behandlet saken i møte sak 21/16 Protokoll I samsvar med sekretariatets forslag fattet kontrollutvalget følgende enstemmige Vedtak Kontrollutvalget legger "Plan for selskapskontroll " fram for kommunestyret med følgende INNSTILLING: 1. Kommunestyret vedtar den framlagte "Plan for selskapskontroll " Kontrollutvalget foreslår at det gjøres følgende vedtak:

5 1. Kommunestyret vedtar den framlagte "Plan for selskapskontroll "