Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Arkivsak: Møtedato/tid: , kl. 16:00 Møtested: Rådhuset, møterom 241 Deltagere: Jomar Aftret, leder Ivar Skei, nestleder Ove Lysklett Bjørn Lervold Ingeborg Grendstad Forfall: Varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Kopi: Sakliste 011/11 012/11 013/11 014/11 015/11 016/11 017/11 018/11 019/11 Godkjenning av protokoll fra møte Referatsaker Orientering om aktuelle saker Tilsynsrapporter - Orientering til kontrollutvalget Regnskap og revisjonsberetning for Kontrollutvalgets uttalelse Forvaltningsrevisjon - Evaluering av bestiller-utfører modellen Prioritering og bestilling av forvaltningsrevisjon i 2011 Valg av revisjonsordning Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Jomar Aftret (sign.) leder av kontrollutvalget Side 1 av1 Eva J. Bekkavik konsulent

2 Godkjenning av protokoll fra møte Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 011/11 Eva J. Bekkavik 11/128-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Saksutredning Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Godkjenning av møteprotokoll..

3 Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 012/11 Eva J. Bekkavik 11/128-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Kontrollrapport 2010 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Klæbu kommune FKT Invitasjon juni 2011 Oppdaterte anbefalinger fra KS vedr. kommunalt eierskap KS -19 anbefalinger vedr. eierstyring Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Kontrollrapport 2010 vedr. skatteoppkreverfunksjonen 2. Invitasjon fagkonferanse Kontroll og tilsyn juni 2011 (FKT). 3. Oppdaterte anbefalinger fra KS vedr. kommunalt eierskap Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker.

4

5

6

7

8

9

10

11 Anbefalingene om kommunalt eierskap, selskapsledelse og kontroll er oppdatert NKRF nyheter KS har oppdatert sine anbefalinger pr. februar. Anbefalingene fra KS om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak foreligger nå i oppdatert versjon. Endringene, som er nærmere omtalt nedenfor, gjelder anbefaling nr. 6 Tilsyn og kontroll med kommunale foretak og med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Anbefaling nr. 6 er utvidet med to nye momenter. For det første vises det til notekravet til årsregnskapet hvor kommunen skal opplyse om hvordan den samlede virksomheten i kommunen er organisert, herunder KFer, interkommunalt samarbeid, IKSer eller ASer. Her gis følgende anbefaling: Administrasjonssjefen bør sørge for at de folkevalgte og innbyggerne lett kan finne informasjon med oversikt over selskap og annet som kommunen har eierinteresser i. Listen bør også vise kommunale foretak i kommunen, 27-samarbeid, vertskommunesamarbeid og dessuten stiftelser som kommunen har vært med på å stifte. For det andre settes det fokus på selskapskontroll med selskaper der flere kommuner/fylkeskommuner er eiere. Her gis følgende anbefalinger: Kommunene som eiere bør avtale hvorledes selskapskontrollen best kan samordnes mellom eierkommunene. Som orientering til kommunene og deres kontrollutvalg, bør selskapene med flere kommuner som eiere, opplyse i årsmeldingen om de selskapskontrollene som er gjennomført i løpet av året. De i alt 19 anbefalingene fra KS om kommunalt eierskap, selskapsledelse og kontroll er svært nyttige i forbindelse med utarbeidelse av rutiner for kommunenes eierstyring. I denne forbindelse viser vi også til nyttige tips fra KS til kommunenes arbeid med eierskapsmeldinger, herunder bl.a. eksempler på kommuners eierskapsmeldinger og en veileder i kommunale eierskapsprosesser. Anbefalingene har også vist seg å være et godt hjelpemiddel i forbindelse med gjennomføring av selskapskontroll, herunder som grunnlag for å fastsette kontrollkriterier. Her kan du laste ned en pdf-versjon av de oppdaterte anbefalingene om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak.

12 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak 1

13 Forord Det har vært en jevn økning i antall selskaper i kommune-norge og tall fra foretaksregisteret bekrefter at denne trenden fortsetter. Når kommuner i økende grad benytter utskilling av virksomhet i selvstendige rettssubjekter og foretak innebærer det at den politiske styringslinjen endrer karakter. Den tradisjonelle forvaltningsstyringen erstattes av eierstyring. Et aktivt eierskap er grunnleggende for en best mulig lokalpolitisk forvaltning av de samlede verdier og har direkte konsekvenser for selskapene, deres disponeringer og deres markedsposisjon. Samtidig vil et aktivt eierskap gi viktige signaleffekter overfor omverden og styrke kommunens/fylkeskommunens omdømme. For private og statlige børsnoterte selskaper har man allerede utgitt normregler for eierstyring og selskapsledelse for å klargjøre rolledeling utover det som er lovregulert i selskapslovgivningen. Her bruker man anbefalinger som en rettesnor og hvor budskapet er comply or explain gjør som anbefalingene sier eller begrunn hvorfor man i det enkelte tilfelle ikke kan følge anbefalingene. Bruk av anbefalinger er en måte å sikre både interesse og kompetanse som grunnlag for eierstyring av selskapene som kommunesektoren kan lære mye av. Vi har derfor utarbeidet 19 anbefalinger tilpasset kommunal sektor. Fordelen med slike normregler er at de kan uttrykkes lettfattelig og være mer praktisk vinklet samtidig som det kan tas høyde for individuelle vurderinger i større grad enn en lovregulering kan ivareta. Dette er ikke minst nødvendig med tanke på den varierte selskapsporteføljen som ligger i kommunal sektor. Anbefalingene som er gitt vil bli jevnlig revidert og utvidet ettersom det er behov for det. De dekker i utgangspunktet områder som ligger i en gråsone mellom lovregulering og etablert praksis, eller hvor hver enkelt eier må nedsette noen prinsipper og etablere samhandlingsmønstre for å forankre nødvendig eierstyring for kommunens samlede eierskap. Gjennom tidligere KS Eierforum har man i stor grad lykkes å sette temaet på dagsorden. KS ser at det fortsatt er stort kompetansebehov i kommuner og fylkeskommuner når det gjelder styring og kontroll av virksomhet som er skilt ut i selvstendige rettssubjekter. Derfor er tema nå satt inn i ordinære planer for aktiviteter under medlemskontingenten, og KS vil i 2011 sette eierskap høyt på dagsorden i sin virksomhetsplan. I tillegg vil eierskap nå bli en del av folkevalgtprogrammet. Lykke til med eierskapsdebatten! 2

14 Innholdsfortegnelse Forord... 2 Kap 1. Innledning Kommunalt eide selskap og foretak... 4 Kap 2. Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll... 7 Nr. 1 Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte... 7 (sist endret mai 2010)... 7 Nr. 2 Utarbeidelse av eierskapsmeldinger... 7 Nr 3 Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter... 8 Nr 4 Vurderinger og valg av selskapsform... 9 Nr. 5 Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet... 9 Nr 6 Tilsyn og kontroll med kommunale foretak og med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper Nr 7 Sammensetning og funksjon til eierorgan Nr 8 Gjennomføring av eiermøter Nr 9 Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor Nr 10 Valgkomité for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskaper Nr 11 Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene Nr 12 Styresammensetning i konsernmodell Nr 13 Oppnevnelse av vararepresentanter Nr 14 Habilitetsvurderinger og politisk representasjon i styrene Nr 15 Kjønnsrepresentasjon i styrene Nr 16 Godtgjøring og registrering av styreverv Nr. 17 Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter Nr. 18 Utarbeidelse av etiske retningslinjer Nr. 19 Administrasjonssjefens rolle i kommunale og fylkeskommunale foretak

15 Kap 1. Innledning Kommunalt eide selskap og foretak Kommuner og fylkeskommuner har stor frihet til å organisere tjenestene slik de finner det hensiktsmessig enten som del av kommunen som juridisk person eller gjennom etablering av selvstendige rettsubjekter. Det er registrert 2617 hel- og deleide kommunale selskaper pr mars Det er en netto økning på 106 selskaper fra Det er 207 selskaper som nå er registrert som kommunale som ikke var det i Fordelingen pr fylke viser at Nordland, Møre og Romsdal og Hordaland har flest selskaper, fylker som også har flest kommuner. Fordeling av selskaper pr kommune viser at det er de store bykommunene Oslo, Bergen, Kristiansand, Drammen, Stavanger og Trondheim som har flest selskaper, med til sammen 15,5 % av alle kommunale selskaper. Som i 2008 er det 22 kommuner som har 20 kommunale selskaper eller mer. Disse kommunene utgjør kun 6 % av landets kommuner men har hele 31.6 % av landets kommunale selskaper. De kommunale selskapene dekker et vidt spekter av virksomheter. Hovedvekten av selskapene opererer innfor eiendomsdrift, utleievirksomhet, forretningsmessig tjenesteyting, sosiale tjenester og personlige tjenester, kraft og vannforsyning, transport, lagring og kommunikasjon samt industri. Selskapene sysselsetter til sammen personer / 2511* 2617* Tallene er fra SSB. *tall fra Brønnøysundregisteret innhentet av Telemarksforskning om kommunal selskapsstatistikk (TF notat nr. 30/2009 og TF notat nr. 13/2008) Forskjellen har sammenheng med noe forskjell i avgrensning og kategorisering. (mer statistikk om f eks forskjeller mellom fylker og sektorer finnes i ovennevnte notat fra Telemarksforskning som kan lastes ned på Selskaps- og foretaksformer for kommunal sektor Det er i hovedsak tre muligheter som er aktuelle for kommunene og fylkeskommunene ved utskilling av virksomhet og som denne anbefalingen tar utgangspunkt i: Lov om aksjeselskap, lov om interkommunale selskaper og foretak etter kommunelovens kap 11.: 1. Et aksjeselskap kan eies av en kommune eller fylkeskommune alene sammen med andre kommuner og fylkeskommuner eller private rettssubjekter. I et AS har eierne begrenset økonomisk risiko for selskapets økonomiske forpliktelser. Selskapets øverste eierorgan er generalforsamlingen. 74,7 % av de totalt 2617 registrerte selskapene er organisert som helog deleide aksjeselskaper. 2. Et interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskaper kan derimot bare eies av kommuner, fylkeskommuner eller andre interkommunale selskaper. Eierne har samlet sett et ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser. Selskapets øverste eierorgan er representantskapet. 8.8 % av de totalt 2617 registrerte selskapene er organisert som interkommunalt selskap. For begge disse selskapsformene stilles det krav til styring gjennom etablering av formelle styringsorganer som sikrer selskapene den nødvendige autonomi for å fungere som selvstendige rettssubjekter. Kommunestyret overfører myndighet til å utøve styringen til 1 Tallene referer seg til selskaper hvor den totale kommunale/fylkeskommunale eierandelen er på 50 % eller mer 4

16 eierorganet. I tråd med denne delegasjon av myndighet skal kommunestyret gi eierorganet de nødvendige politiske fullmakter og rammebetingelser til å utøve eierskapet i tråd med det politiske flertallets ambisjoner. 3. Kommunalt/fylkeskommunalt foretak etter kommuneloven kap 11. Der kommunen/fylkeskommunen ønsker å gi virksomheten en noe mer selvstendig stilling enn det som gjelder i den tradisjonelle etatsmodellen kan den etablere et styre etter kommunelovens kapittel 11 som et kommunalt/fylkeskommunalt foretak. Foretaket er ikke en egen juridisk person men del av kommunen/fylkeskommunen som rettssubjekt og kommunen hefter for foretakets forpliktelse. I motsetning til utskilling ved bruk av aksjeloven og lov om interkommunale selskaper innebærer ikke denne formen virksomhetsoverdragelse med dertil overføring av arbeidsgiveransvaret for de ansatte. Vel 6.5 % av de totalt 2617 selskapene som er registrert i foretaksregisteret er organisert som kommunale og fylkeskommunale foretak. Foretaket ledes av et styre som et utpekt direkte av kommune- eller fylkesstyret og har dermed ikke et eierorgan på linje med virksomheter organisert etter selskapslovgivningen. Daglig leder står dermed i linje under styret som igjen er underlagt kommunestyret Foretakene er på den ene siden underlagt kommunestyrenes budsjettmyndighet. Administrasjonssjefen har ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor foretakets daglige leder2. 4. Interkommunale samarbeid/ styre etter kommunelovens 27. Kommunene står fritt til å samarbeide på ulike områder uten at det er overdratt beslutningsmyndighet eller representasjonskompetanse ved bruk av kommunelovens 27. Det kan også etableres egne styrer med kompetanse til å binde deltakerkommunene utad. Avhengig av hvor mye myndighet som overføres til styret, er enkelte av disse virksomhetene å regne som selvstendige rettssubjekter. 5. Stiftelser. Kommuner og fylkeskommuner står også fritt til å etablere stiftelser (Stiftelsesloven av 2001). Oppretterne (kommunen/fylkeskommunen) står fritt til å fastsette formålet, og stiftelsen er et selvstendig rettssubjekt. Stiftelser har til forskjell fra selskapene (IKS og AS), ingen eiere. Verken oppretteren eller andre kan med grunnlag i eiendomsretten utøve styring over stiftelsens virksomhet eller gjøre krav på andel i stiftelsens overskudd. Eierne kan imidlertid få betydelig innflytelse på stiftelsen ved å etablere en rådsforsamling med oppgaver og myndighet som beskrevet i 36 i stiftelsesloven. Eierne står ikke fritt til å løse opp stiftelsen og er ingen organisasjonsform hvis kommunen ønsker å utøve eierstyring og opprette en økonomisk interesse i de verdier som er knyttet til virksomheten. Kommunene har også et kontroll- og tilsynsansvar overfor sine eierinteresser i selskaper. I 2004 ble det tatt inn bestemmelser om selskapskontroll i kommunelovens Kap. 12. Disse bestemmelsene gir kontrollutvalgene en selvstendig rolle i forhold til eierne og selskapsledelsen. 2 Det er et unntak fra hovedregelen om at administrasjonssjefen ikke har instruksjonsmyndighet overfor daglig leder. Etter kl 72 nr 1 kan administrasjonssjefen instruere daglig leder om at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kommunestyret har behandlet saken. 5

17 6. Andre typer eierforhold og samarbeid I 2007 kom loven om samarbeid gjennom vertskommune. Dette er utviklet for samarbeid mellom kommunene på områder av forvaltningsmessig karakter. Et vertskommunesamarbeid har to varianter, enten administrativt vertskommunesamarbeid eller med felles folkevalgt nemnd. Mange kommuner innleder samarbeid med private aktører gjennom blant annet selskapsdannelser. Slikt samarbeid kan skape utfordringer. Kommuner og private aktører kan ha ulike roller og formål. Det er da viktig å sikre godt samarbeid gjennom gode avtaler, og at gråsoner vedrørende ansvar og roller mellom kommunen og aktørene unngås. Det bør også, så langt det er mulig, være full åpenhet og diskusjon i kommunestyre/fylkesting i forkant av at avtaler inngås. Merk: I teksten brukes kommuner om både fylkeskommuner og kommuner. 6

18 Kap 2. Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll Nr. 1 Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte - Kommuner bør som en del av folkevalgtopplæringen gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspektene knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første 6 månedene av valgperioden og senere med oppfølging etter 2 år. Det anbefales at kommunestyret etter gjennomføring av generalforsamling, får forelagt en oversikt over status for selskapene. Det er en jevn økning av antall selskaper i kommunal sektor3. Parallelt viser studier4 at politikere fortsatt har liten eller manglende kompetanse knyttet til de juridiske eierstyringsmulighetene som ligger i og mellom aksjeloven, lov om interkommunale selskaper og kommuneloven. Det er også dokumentert manglende kunnskap og innsikt om både omfang av og styringsmuligheter selskaper kommunen/fylkeskommunen har eierandeler i. Det er viktig at de folkevalgte får innsikt i ulike roller man innehar som både folkevalgt og i mange tilfeller som f eks styremedlem og representantskapsmedlem. De folkevalgte må ha en bevissthet om roller, styringslinjer og ansvarsfordeling. Ordfører har en særstilling som bindeledd mellom selskapene og kommunestyret. Dette bør også være med i opplæringen. Rådmenn har en viktig rolle som bør klargjøres for kommunestyret. Det anbefales at kommunestyret gis ytterligere tid til kompetanseutvikling som ledd i å styrke det kommunale eierskapet og lokaldemokratiet gjennom obligatoriske kurs eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i løpet av de første 6 månedene og etter 2 år. For å styrke kompetanse og sikre informasjon til kommunestyrepolitikerne, bør det årlig etter gjennomføring av eiermøter, gis informasjon om status for selskapene, drift og nøkkeltall. (sist endret mai 2010) Nr. 2 Utarbeidelse av eierskapsmeldinger - Kommuner skal foreta en politisk gjennomgang av virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter eller interkommunale organer gjennom utarbeidelse av en eierskapsmelding. Eierskapsmeldingen bør gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i kommunestyret. Eierskapsmeldingen skal følges av strategier og formål/selskapsavtale for det enkelte selskap. Alt eierskap i selvstendige rettssubjekter skal fremgå på en klar og instruktiv måte i kommunens årsberetning. Interkommunale eierskapsmeldinger kan også utarbeides. En eierskapsmelding kan defineres som et overordnet politisk styringsinstrument for virksomhet som er lagt til et annet rettssubjekt, eget styre eller en vertskommune eller til et annet interkommunalt organ. Selv om en eiermelding primært sett skal handle om selskapene, bør den også skjele til de interkommunale samarbeid. En eierskapsmelding bør som minimum ha tre hovedpunkter5; 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid 2. Politisk (prinsipper for eierstyring)og juridiske styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene 3 Tall fra Telemarksforskning viser at det har vært en økning fra vel 1000 selskaper i 1995 til 2511 i Nordlandsforskning, NF-rapport nr. 18/ Telemarksforskning, arbeidsrapport 7/

19 3. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder vedtektsrevisjon. En eierskapsmelding vil sikre nødvendig styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre lokalpolitikernes ansvar. Det vil bidra til å skaffe til veie en oversikt over kommunens samlede virksomhet, det vil gi de folkevalgte en mulighet til å sette seg inn i de juridiske styringsmulighetene som ligger i de ulike selskapsformene og det vil bidra til mer åpenhet overfor omverden i forhold til den samlede kommunale virksomhet. Gjennom en eierskapsmelding kan kommunen dessuten gi mer overordende styringssignaler til selskapsstyrene. Eiermeldingen kan også inneholde et eget punkt om selskapenes samfunnsansvar, f eks politiske målsettinger knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. Eierskapsmeldingen bør reflektere det rettslige ansvarsmessige forholdet mellom selskapsform og eier. Kommunestyrene skal ikke gjennom eierskapsmeldingen detaljstyre selskapene, men bidra til å sikre samhandling og kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyret overfor selskapene og omverden. Kommunestyrene bør også gjøres oppmerksom på at ved utskilling til selvstendige rettsubjekt opphører arbeidsgivertilknytningen til kommunen og behovet for å sikre en ny arbeidsgivertilknytning mtp interessepolitikk, tariffspørsmål og arbeidskonflikter som krever juridisk bistand. Som en videreføring av arbeid med egen eierskapsmelding kan det også utarbeides en interkommunal eiermelding hvis kommunen er medeier i interkommunale selskaper eller andre selskaper sammen med andre kommuner. En interkommunal eiermelding vil sikre felles føringer fra eierne der det er mulig, dvs overordnet eierskapsutøvelse. En oppfølging av meldingen kan ha som målsetting å gå mer i detalj på enkeltselskap. (sist endret mai 2010) Nr 3 Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter Selskapets virksomhet skal tydeliggjøres i vedtektene/selskapsavtalen. Innenfor rammen av vedtektene/selskapsavtalen bør selskapet ha klare mål og strategier for sin virksomhet. Eierne skal ha et bevisst forhold til en eventuell forventet avkastning. For selskaper som opererer innenfor et marked skal prinsippene for en eventuell utbyttepolitikk klargjøres og deretter fremmes for eierorganet gjennom selskapsavtalen/vedtektene. Langsiktighet og samfunnsansvar bør legges til grunn for det kommunale/fylkeskommunale eierskap. Formålsangivelsen i selskapsavtale/vedtekter bør vurderes med jevne mellomrom for å se om det er behov for endringer. En grunnleggende forutsetning for en strategisk drift av selskapene er en klar og presis eierstrategi for selskapene hvor eiers forventninger til selskapet formuleres. Dette vil også være en forutsetning for den etterfølgende selskapskontroll, se punkt 6. Det er anbefalt at eier klargjør sine forventninger til styret og selskapet gjennom selskapsstrategiene. Selskapsstrategiene bør som del av eiermeldingen revideres jevnlig. Det bør i selskapsstrategien også klargjøres forventninger knyttet til type avkastning, enten det er i finansiell forstand eller på annen måte. Dette vil avhenge av type selskap og kobles opp mot formålet med selskapet. For selskaper hvor det er begrenset ansvar er det lovfestet krav til forsvarlig egenkapital. Det er eiernes ansvar å sørge for at selskapet har forsvarlig selskapskapital og styret har en handleplikt dersom egenkapitalen blir for lav. Styret skal i henhold til aksjeloven foreslå utbytte innenfor de begrensninger aksjeloven setter for 8

20 adgangen til å utdele utbytte. Det er derfor viktig at eierne har forventninger om en utbyttepolitikk som gjør at selskapets formål kan realiseres. Selskapet bør ikke akkumulere høyere egenkapital enn hva som er nødvendig på forretningsmessig grunnlag og for å oppnå eiernes mål med selskapet. Etter aksjeloven og IKS-loven skal selskapets formål fremgå av vedtektene/selskapsavtalen. Men ofte blir formålet definert forholdsvis generelt og er i liten grad gjenstand for revidering. Dette kan medføre stor adgang til endringer i virksomhet. Det er ikke hensikten å snevre inn styrets handlingsrom, men det vil være opp til eierorganet å avveie behovet for selskapets handlingsrom. En utvidelse av virksomhet vil være relevant for eierne og overfor offentligheten. Med mindre markedsmessige forhold tilsier annet bør styret velge en åpen linje i forhold til selskapets aktivitet. Nr 4 Vurderinger og valg av selskapsform - Det er eiers ansvar å sikre en selskapsform som er tilpasset virksomhetens formål, eierstyringsbehov, markedsmessige forhold og konkurranseregelverket. Skal selskapet ta risiko og operere i et marked bør det etableres et selskap med begrenset ansvar. Der selskapet skal yte tjenester til eierne i egenregi kan både interkommunale selskap og foretak være hensiktsmessige former. Stiftelser er ikke anbefalt for virksomhet som krever eierstyring. Ved utskilling av virksomhet i selvstendige rettsubjekter vil konkurranseregelverket som Norge er bundet av gjennom EØS-avtalen legge føringer for valg av selskapsform og drift. Selskapsformen er også viktig i forhold til mulighet og ønske om politisk styring og kontroll, og hvorvidt selskapet skal ta risiko og operere i et marked. Sistnevnte bør gjøres gjennom etablering av selskap med begrenset ansvar. Dersom selskapet skal yte tjenester til eierne i egenregi kan både kommunale og fylkeskommunale foretak og interkommunale selskap (IKS) være hensiktsmessige selskapsformer. Kommuner og fylkeskommuner står også fritt til å etablere stiftelser. Oppretterne (kommunen/fylkeskommunen) står fritt til å fastsette formålet og stiftelsen er selvstendig rettssubjekt. Stiftelser har ingen eiere. Eierne står heller ikke fritt til å løse opp stiftelsen og er ingen organisasjonsform hvis kommunen ønsker å utøve eierstyring og opprette en økonomisk interesse i de verdier som er knyttet til virksomheten. Les mer i kap. 1. Nr. 5 Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet Selskaper som opererer med konkurransevirksomhet i tillegg til monopolvirksomhet, bør som hovedregel skille ut virksomheten for å unngå mistanke om muligheten for rolleblanding og kryssubsidiering. Organiseringen av konkurranseutsatt virksomhet bør så langt mulig være ledelsesmessig, personalmessig og fysisk atskilt fra monopolvirksomheten. Dette må være utgangspunktet, og oppfyller man ikke dette må det være en bevissthet om hvorfor. Alle virksomheter som driver økonomisk virksomhet i et marked er omfattet av konkurranseloven. Selv om konkurranseloven ikke har lovfestet at man skal skille ut virksomheter som driver i konkurranse med private fra monopolvirksomhet anbefales det at dette gjøres der det er mulig for å unngå mistanke om rolleblanding. Unntak bør bare gjøres der det kan godtgjøres samdriftsfordeler som tilsier at man må ha felles organisering. 9

21 Innenfor energibransjen er selskapene pålagt å skille ut monopoldelen (nettvirksomhet) der selskapet har mer enn nettkunder, jmf energiloven. Utskilling i egne selskaper må skje på en måte som gjør at selskapene er utsatt for samme driftsrisiko som private. Slik unngår man mistanke om ulovlig offentlig støtte, kryssubsidiering og annen misbruk av markedsmakt. Mange offentlige selskaper er tildelt oppgaver i egenregi eller har enerett til å uføre visse oppgaver og har derfor monopol på noen tjenester samtidig som de konkurrerer på andre tjenester. Ett eksempel på slike monopolvirksomheter er kommunale vann- og renovasjonsvirksomheter. I utgangspunktet vil etterlevelse av selvkostprinsippet umuliggjøre kryssubsidiering og underprising av den del av virksomheten som konkurrerer med private. Slike selskaper er pliktig å føre eget selvkostregnskap. Likevel anbefaler vi et funksjonelt skille for å unngå mistanke om brudd på det relevante lovverket. Nr 6 Tilsyn og kontroll med kommunale foretak og med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper Kommunestyret har både et tilsyns og kontrollansvar for å sikre at kommunen når sine mål, at regelverket etterleves og at etiske hensyn ivaretas. Kontrollen utføres blant annet gjennom regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalget er delegert denne funksjonen fra kommunestyret og har derfor en spesielt viktig rolle i eierstyringen. Kontrollutvalget skal på kommunestyrets vegne påse at det føres kontroll med kommunens eierinteresser i selskaper. Kontrollutvalget har derfor en veldig viktig rolle i kommunens kontroll med eierskapet sitt. Det er viktig at kontrollutvalget sikres gode nok rammebetingelser slik at de har mulighet til å utøve sin funksjon på en god måte. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll som skal vedtas av kommunestyret. Det anbefales at planen angir hvilke eierinteresser og selskaper som vil kunne være aktuelle for kontroll, og i hvilken grad det er aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Med utgangspunkt i planen skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om gjennomførte kontroller samt resultatene av disse. Det anbefales at kommunestyret innenfor kommunelovens bestemmelser fastsetter regler for selskapskontrollen, herunder hvilke dokumenter som uoppfordret skal sendes kontrollutvalget med angivelse av hvem denne plikten påhviler. Kontrollutvalget og kommunens revisor skal varsles når generalforsamling/representantskap og tilsvarende organer avholder møter, og de har rett til å være til stede på slike møter. De kommunale foretakene er en del av kommunen som juridisk person og faller inn under kontrollutvalgets generelle ansvar for å påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, og at det utføres forvaltningsrevisjon av den kommunale virksomheten i samsvar med kommunelovens bestemmelser. Det anbefales at de kommunale foretakene blir viet oppmerksomhet når plan for forvaltningsrevisjon av kommunens virksomhet utarbeides og vedtas av kommunestyret. I note til årsregnskapet skal kommunen opplyse om hvordan den samlede virksomheten i kommunen er organisert, med bl.a. om kommunen har opprettet kommunale foretak, er deltaker i interkommunalt samarbeid eller deltakere i interkommunale selskaper eller har eierinteresser i aksjeselskaper. Dette bør ligge lett tilgjengelig for de folkevalgte og innbyggerne. 10

22 Vi anbefaler: - Administrasjonssjefen bør sørge for at de folkevalgte og innbyggerne lett kan finne informasjon med oversikt over selskap og annet som kommunen har eierinteresser i. Listen bør også vise kommunale foretak i kommunen, 27-samarbeid, vertskommunesamarbeid og dessuten stiftelser som kommunen har vært med på å stifte. For at kontrollutvalget skal kunne ivareta sine tilsyns- og kontrolloppgaver i forhold til selskaper, gir kommuneloven 80 kontrollutvalget en vidtgående rett til opplysninger og innsyn i selskaper som kommunen i sin helhet eier alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner. Det bør derfor være en dialog om hvorledes en skal drive selskapskontrollen med selskaper der flere kommuner er eiere. Vi anbefaler: - Kommunene som eiere bør avtale hvorledes selskapskontrollen best kan samordnes mellom eierkommunene. - Som orientering til kommunene og deres kontrollutvalg, bør selskapene med flere kommuner som eiere, opplyse i årsmeldingen om de selskapskontrollene som er gjennomført i løpet av året. Kontrollutvalgets oppgave i forbindelse med selskapskontroll er todelt; en obligatorisk del som benevnes eierskapskontroll og en frivillig del som kan omfatte forvaltningsrevisjon. Det er opp til kommunestyret å avgjøre om selskapskontrollen også skal omfatte forvaltningsrevisjon som innebærer systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut i fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Eierskapskontrollen har følgende to hovedfokus: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? o Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? o Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Eierskapskontroll innebærer således en vurdering av eierskapsutøvelsen og forhold knyttet til rapportering og informasjonsflyt fra et eierperspektiv. Alle dokumenter som gjelder kommunens eierskap, herunder eierskapsmeldinger, utgjør nødvendige referanser for selskapskontrollen. (sist endret januar 2011) Nr 7 Sammensetning og funksjon til eierorgan For aksjeselskap og interkommunale selskaper anbefales det at kommunestyret oppnevner politisk ledelse som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets samlede/flertallsbeslutning. Det er sentralt at det opprettes en forutsigbar og klar kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyre i forkant av generalforsamling/representantskapsmøte. Samhandlingen mellom kommunestyret og oppnevnt eierorgan innenfor selskapslovgivningen er ikke regulert. Det er til dels svært stor forskjell på dialogformen 11

23 mellom eierorgan og kommunestyret i de ulike kommunene og så vel som hvem som utgjør eierorganet. Denne anbefalingen retter seg mot at eierstyringen skal skje gjennom eierorganet for selskapene og gjennom kommunestyret for foretakene og ikke i styrene. Innenfor selskapsformene AS og IKS bør det for å sikre engasjement, debatt og reell politisk avklaring av eierorganets myndighet, etableres forutsigbare kommunikasjonsformer mellom kommunestyre og eierorgan som forankres i eierskapsmeldingen. Oppnevnelse av politisk ledelse til eierorgan vil bidra til å forenkle samhandling og kommunikasjon mellom kommunestyrene og eierorganet. Aksjeloven sier ikke noe om hvem som skal møte som aksjonær. Dette vil etter kommuneloven være kommunestyret med mindre vedtektene sier noe annet. Ordfører eller andre kommunestyrerepresentanter kan møte etter fullmakt og stemme på generalforsamling. Dette er mest hensiktsmessig dersom det er flere aksjonærer. Medlemmer av et representantskap (IKS) er personlig medlemmer og i motsetning til aksjeloven tillates det ikke at andre møter etter fullmakt. Det bør derfor utnevnes vara for representantskapsmedlemmene. Leder av representantskapet bør ikke sitte som observatør i styret i interkommunale selskaper da dette er en uheldig sammenblanding som kan svekke tilliten til representantskapet som opptrer på vegne av eierne. Nr 8 Gjennomføring av eiermøter De formelle eiermøtene er enten generalforsamling eller representantskap, men det kan også innkalles til eiermøter i tillegg til disse. Styret bør tilrettelegge for at flest mulig av eierorganets medlemmer kan delta i generalforsamling/representantskapet og at dette blir en effektiv møteplass for aksjeeierne og styret. Dette gjøres ved å følge lovens regler om innkalling, at saksdokumentene er utførlige nok til å ta stilling til sakene, at eierne som ikke kan møte skal kunne stemme ved bruk av fullmakt (gjelder ikke interkommunale selskaper), at styret, revisjon og valgkomité er tilstede samt rutiner for at eierorganet velger møteledelse. Anbefalingen om gjennomføring av eiermøter er en presisering av loven. Styreleder og daglig leder har plikt til å delta på generalforsamlingen i aksjeselskap. Andre styremedlemmer har rett, men ikke plikt. Revisor har rett til å være tilstede og noen ganger plikt når de saker som skal behandles gjør dette nødvendig. For de interkommunale selskapene har styrets leder og daglig leder plikt til å være tilstede på representantskapsmøte. Dette gjelder ikke for revisor, men det anbefales å følge aksjelovens regler på dette punkt. Det anbefales at denne retten varsles uavhengig av organisasjonsform. For å sikre en best mulig kommunikasjonslinje oppfordres det til at kommunestyret tilrettelegger for obligatorisk deltakelse for både daglig leder, styrets leder og revisjon uavhengig av organisasjonsform. IKS-loven regulerer ikke eksplisitt fullmaktsforhold, men departementet har i et rundskriv, sak 05/3032 kommet til at fullmaktsordning ikke kan benyttes i interkommunale selskap. I tillegg til generalforsamling/representantskap kan det arrangeres andre eiermøter for eksempel interkommunale formøter før representantskapet, eller møter for å drøfte en sak uten at det blir gjort formelle vedtak. Det er opp til eierne selv å vurdere behovet for, og hvordan slike eiermøter skal gjennomføres. (sist endret februar 2010) 12

24 Nr 9 Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor Det er eiers ansvar å sørge for at styret sammensettes og gis de nødvendige styringsrammene for å utøve sitt virke som et profesjonelt organ. Et profesjonelt styre som kollegium består av personer med egnede personlige egenskaper som utfyller hverandre kompetansemessig. Å påta seg et styreverv i et aksjeselskap eller interkommunale selskap, er et personlig verv. Det betyr at man ikke representerer verken partier, kommunen eller andre interessenter, men ivaretar bedriftens interesser på best mulig måte sammen med resten av styret og ut fra selskapets formål. Det følger naturlig av at profesjonelt eierskapet utøves gjennom eierorgan. Mange nye styremedlemmer er usikre på rammene og innholdet i det å sitte i et styre. Eier har et betydelig ansvar for å gi informasjon omkring disse rammene. Dette innebærer at eier foretar en nødvendig analyse av selskapets formål og eiers forventninger som grunnlag for å sette sammen et profesjonelt styre. Eier har også ansvar for å sørge for at styrene fungerer som et kollegialt organ. En forutsigbar og faglig forankret styreoppnevnelse vil skape trygghet innad i styret ved nyrekruttering og sørge for at den nødvendige kompetansen er representert. Styreansvaret er hjemlet i aksjeloven og lov om interkommunale selskaper. Et styre skal ha generalist- og fagspesifikk kompetanse. Formålet for de kommunale selskapene er ulikt, fra f eks finansielt, politisk eller mer samfunnsnyttig motivert eierskap. Det innebærer at kompetanse sees i lys av selskapets formål. Et profesjonelt sammensatt styre har kompetanse som er nødvendig for å oppfylle eiers forventninger. Styret er også et kollegialt organ og kompetanse skal også sees i lys av hver enkelt medlems personlige bidrag i form av spesifikke egenskaper. Følgende er forslag til styremedlemmenes samlede kompetanse og personlige egenskaper som utgangspunkt for eiers vurdering av styresammensetning. Hvis ikke nødvendig kompetanse er tilstede i utgangspunktet, skal ansvaret allikevel forelegges og det skal gis tilbud om opplæring der det er nødvendig. Krav til kompetanse o o o o o o o Kunnskap om aksjeloven, IKS-loven, kommuneloven, andre relevante lover, forskrifter og avtaler som har betydning for selskapets drift. Kunnskap om selskapets formål, vedtekter, organisasjon og historie. Kompetanse om private og kommunale regnskapsprinsipper, evne til å lese økonomiske utviklingstrekk og foreta nødvendige grep når nødvendig Kompetanse på offentlig forvaltning og de politiske og samfunnsmessige utfordringene til enhver tid. Spesialistkompetanse og erfaring på et eller flere områder som for eks. juss, økonomi, markedsføring, forvaltning, kommunalkunnskap, teknikk, HMS, ledelse, organisasjon. Ha kunnskap om trender og utviklingstrekk innenfor bransjen. Ha kunnskap om konkurrerende virksomheter Krav til egenskaper o o o o o Glede av, og vilje til å jobbe for, å oppnå gode resultater. Ha glede av å få tilført kontinuerlig kompetanse. Ha mot til å stille kritiske spørsmål til daglig leder og andre i styret. Ha evne til å finne fram til løsninger som styret samlet kan gå for. Ha evne til å stille spørsmål uten å ha svaret. 13

25 o o o o o o Ha evne og vilje til å prioritere tid til arbeidet i styret. Høy integritet, herunder evnen til å tie om forretningsmessige transaksjoner og strategiske beslutninger. Ha evne til å akseptere at en ikke alltid tilhører flertallet og dersom noe går galt, frafalle behovet for å påpeke Hva var det jeg sa" Ha evne til å gi selskapet et godt omdømme. Ha evne til å tilegne seg spesiell kompetanse om selskapet Akseptere at styreleder er styrets talsmann utad Nr 10 Valgkomité for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskaper - Ved valg av styre til selskaper organisert etter aksjeloven og lov om interkommunale selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkomité hvor formålet er å sikre sammensetning av styre med komplementær kompetanse og i tråd med eiers formål med selskapet. Representantskapets/generalforsamlingens leder velger leder av valgkomiteen. I selskap med flere eierkommuner bør valgkomiteen sammensettes for å speile eierandel. Flertallet av valgkomiteen bør være uavhengige av styret og ansatte. Valgkomiteens innstilling bør begrunnes. Valgperioden kan vedtektsfestes men allikevel være fleksibel i forhold til eiers behov for kompetanse. Det er eiers ansvar å sikre et styre med nødvendig kompetanse til å lede selskapet i tråd med eiers formål. Sammensetning av styre bør gjøres ut i fra at styret er et kollegialt organ og bør velges ut i fra formelle krav til kompetanse og selskapets egenart. Bruk av valgkomité vil også bidra til å sette fokus på behovet for komplementære kompetanse og bidra til å rendyrke eiers styring av selskapet gjennom de formelle eierorgan og styrets rolle som ansvarlig for selskapet. Det er imidlertid viktig å skille mellom foretakene og de rene selskapsformene. For foretakene gis ikke anledning til å delegere kommunestyrets myndighet til å utnevne styre til administrasjonen eller andre. Unntaket er kommuner med parlamentarisme hvor kommunestyret kan delegere myndigheten til å utnevne styre til kommune-/fylkesrådet. Kommunelovens regler om forholdstallsvalg og flertallsvalg skal benyttes. Innenfor selskapslovgivningen (AS og IKS) er myndigheten til å utnevne styre gitt til eierorganet. En del aksjeselskap benytter valg komité som grunnlag for eierorganets avgjørelse. Styret har en svært viktig rolle som ledere av selskapet og kan også stilles strafferettslig (AS) og erstatningsmessig (IKS og AS) til ansvar for vervet. Det anbefales derfor å opprette en valgkomité som gis ansvaret for å levere et begrunnet forslag om styre som grunnlag for beslutning i eierorganet. Kriterier for styresammensetning bør legges til grunn for oppnevning av styrerepresentanter hvorav styrets egen evaluering tas med. Eierorganet selv bør velge leder for valgkomiteen. Når det gjelder valgperioden skal det i henhold til aksjeloven velges nytt styre annet hvert år med mindre vedtektene sier noe annet. Lengden på styreperioden bør imidlertid være fleksibel i forhold til å sikre nødvendig styrekompetanse. Eier står fritt til å endre styresammensetningen uavhengig av valgperioden. 14

26 Nr 11 Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene Eier har ansvar for å sikre at styret besitter den nødvendige kompetansen for å nå selskapets mål, jmf. punkt 9. I dette ligger det også at eier står fritt til å skifte ut styremedlemmer innenfor valgperioden. Men styret selv har også et selvstendig ansvar for å jevnlig vurdere egen kompetanse i forhold til eiernes formål med selskapet og det er derfor anbefalt en rekke rutiner for å sikre nødvendig kompetanse. For å sikre utvikling av nødvendig kompetanse i styret, jmf punkt 9, anbefales det at følgende rutiner etableres som en del av styrets rammer. Styret skal: Fastsette instrukser for styret og den daglige ledelsen med særlig vekt på klar intern ansvars- og oppgavefordeling Foreta en egenevaluering hvert år både når det gjelder kompetanse og arbeid. Gis jevnlig mulighet til ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmer skal gis opplæring om ansvar, oppgaver og rollefordeling. Gjennomføre egne styreseminarer hvor fokus går på roller, ansvar og oppgaver. Fastsette en årlig plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring. Gi en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse i en årsrapport. Dersom dette ikke er gjort skal det forklares. Rutinen er en rettesnor og vil naturlig nok avhenge av selskapets størrelse og virksomhet. Nr 12 Styresammensetning i konsernmodell - Styret i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap. Konserndirektøren kan være representert i datterselskapenes styrer. Dersom datterselskap yter tjenester til morselskap i konkurranse med andre bør det være ledelsesmessig og funksjonelt skille mellom selskapene for å unngå inhabilitet og rolleblanding i anbudsprosesser. Dersom det i konsernet er et datterselskap som yter monopoltjenester til sine eiere eller innbyggerne i eiers kommuner bør eksterne kandidater ha flertall i datterstyret. Styret i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap fordi styret i morselskap utgjør generalforsamling i datterselskap. I alle konsern bør det vurderes hvorvidt det vil være en styrke at eksterne besitter flertallet av styreplassene i en monopol-datter. Bestemmelsen er viktig i forhold til å unngå rolleblanding i konsernforhold. Særlig må man være oppmerksom på problemstillinger knyttet til anbud og inhabilitet dersom ett av selskapene inngir anbud til et annet selskap i samme konsern for å unngå mistanke om rolleblanding og inhabilitet i anbudsprosesser. Nr 13 Oppnevnelse av vararepresentanter Der det utpekes vara til styre bør ordningen med numerisk vara benyttes for å sikre kontinuitet og kompetanse i styret. Lovverket gir mulighet for å utpeke enten personlige eller numeriske vara. Anbefalingen om numerisk vara er gitt ut i fra behovet for kontinuitet og kompetanse. Det anbefales også at 1. vara blir invitert til styremøtene for på den måten å sikre best mulig kompetanse og kontinuitet. 15

27 Nr 14 Habilitetsvurderinger og politisk representasjon i styrene - Det er opp til hvert enkelt eierorgan (representantskap/generalforsamling) å avgjøre hvilken type kompetanse et styre skal ha. I utgangspunktet anbefales det å unngå situasjoner der styrets medlemmer jevnlig blir vurdert i forhold til forvaltningslovens regler om habilitet og derfor kritisk vurderer bruken av ledende politikere i selskapsstyrene. Det anbefales at styrene etablerer faste rutiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter, og at kommunestyret oppretter en valgkomité som innstiller til det organ som skal velge styrerepresentanter. Virksomheter skilt ut i selvstendige rettssubjekter regnes ikke som offentlige organer og er i utgangspunktet ikke underlagt forvaltningsloven. De kan allikevel være omfattet avhengig av den organisatoriske og økonomiske tilknytningen til det offentlige virksomhetens art og om virksomheten har et faktisk eller rettslig monopol og graden av politisk styring. Et selvstendig rettssubjekt vil også være omfattet av forvaltningsloven i konkrete saker der det treffes enkeltvedtak eller utferdige forskrifter der det er snakk om offentlig myndighetsutøvelse. Kap. II i forvaltningsloven har regler om habilitet. At en person er inhabil innebærer at vedkommende ikke kan tilrettelegge saksgrunnlaget eller treffe avgjørelser i en sak. Loven fastslår at en person er inhabil når han leder eller har en ledende stilling, er medlem av styret eller bedriftsforsamling, for et selskap som er part i saken og ikke helt ut eies av stat eller kommuner, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken. I juni 2009 skjerpet Stortinget inn reglene for habilitet. Endringene i forvaltningslovens 6 vil medføre at ingen kommunalt ansatte eller folkevalgte skal håndtere saker i kommunen som gjelder et selskap der de selv er styremedlem, også der selskapene er fullt ut offentlig eide. Regelverket vil tre i kraft fra 1. november Det er ingen overgangsbestemmelser for nyetablerte selskap. Det er allikevel viktig å understreke at politisk deltakelse i styrene generelt vil være tillatt og at politisk kompetanse i mange virksomheter kan være viktig for selskapsstyrene. Politikere som har eller har hatt styreverv har også en høyere generell interesse og kunnskap om selskapene og eierstyring og bidrar på denne måten med viktig kompetanse i kommunestyret og deres ansvar. KS Eierforum mener også at ledende ansatte generelt bør gjøres gjenstand for en habilitetsvurdering i forkant av eventuell styreoppnevnelse. I kommuner med parlamentarisme bør man kritisk vurdere politisk sammensatte styrer. Kommunale foretaks eierorgan er kommunestyret og politikere vil måtte vurdere egen habilitet i alle saker hva gjelder foretaket. Omdømmemessig vil en slik modell også gi grobunn for mistanke om rolleblanding. Dette gjelder spesielt foretak som driver med tilnærmet næringsvirksomhet. Dette punktet er også i tråd med Regjeringens forslag. Eierforum mener at et generelt lovforbud mot ledende politikere i kommunalt eide selskapers styrer ikke er hensiktsmessig. Faren ved å lovregulere denne type forhold utover det som allerede eksisterer av habilitetsregler, anskaffelsesregelverket m.v. er at alle selskaper skjæres over en kam, og at man får regler som ikke er fleksible nok i forhold til formålet med eierskapet og det enkelte selskaps behov. Som en hovedregel bør politikerne ikke sitte i styrene i de kommunale /fylkeskommunale foretakene på grunn av den direkte rapporteringslinjen mellom styret og øverste politiske nivå. 16

28 (sist endret mai 2010) Nr 15 Kjønnsrepresentasjon i styrene I loven er det nå krav om 40 % kjønnsrepresentasjon i styrene for både interkommunale selskap, aksjeselskap og akskjeselskap hvor kommuner og fylkeskommuner har eiermajoritet. Egne rekrutteringsseminar bør iverksettes der det er vanskelig å oppnå lik kjønnsrepresentasjon. I henhold til IKS-loven er det krav om 40 % kjønnsrepresentasjon i styrene. Reglene i aksjeloven 20-6 om representasjon av begge kjønn i styret gjelder tilsvarende for aksjeselskap hvor kommuner og fylkeskommuner til sammen eier minst to tredeler av aksjene i selskapet. Departementet kan gi forskrifter om at reglene i første punktum også skal gjelde for aksjeselskaper som eies av kommuner eller fylkeskommuner med under to tredeler, når resten av selskapet er eid av staten eller selskaper som direkte eller indirekte, er heleid av staten. Det foreslås at eierorgan uavhengig av organisasjonsform tilstreber balansert kjønnsrepresentasjon i styrene for å bedre utnytte eksisterende kompetanse i regionen/kommune/fylkeskommunen. Det gjøres oppmerksom på at det ikke påligger krav om utelukkende å benytte folkevalgte i styrene. I områder hvor det er vanskelig å rekruttere for å oppnå balansert kjønnspresentasjon foreslås det å arrangere egne rekrutteringsseminarer. Nr 16 Godtgjøring og registrering av styreverv - Kommunen bør i forbindelse med utarbeidelse og eventuell revidering av eiermelding gjennomføre en prinsipiell diskusjon om honorar som grunnlag for eierorganets fastsetting av styrehonorar, uavhengig av organisasjonsform. Alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper bør registrere vervene på Godtgjørelsen bør reflektere styrets ansvar, kompetanse, tidsbruk og virksomhetens kompleksitet. Dette innebærer at selskaper som opererer i et marked og hvor det er betydelig risiko, bør reflektere ansvaret. Styreverv i aksjeselskap og IKSer kan i motsetning til i kommunale foretak vurderes i forhold til strafferettslig og/eller økonomisk ansvar og bør godtgjøres særskilt. Generelt bør styreleder godtgjøres særskilt i forhold til styremedlemmene. Det anbefales at selskapene særskilt tegner styreforsikring for alle styremedlemmene i selskaper med begrenset ansvar. Forsikringen gjelder det økonomisk ansvaret, ikke det strafferettslige. Styremedlemmer generelt bør ikke påta seg særskilte oppgaver for det aktuelle selskapet i tillegg til styrevervet. Et styreverv er et personlig verv og godtgjørelsen bør reflektere styrets ansvar, kompetanse, tidsbruk og virksomhetens kompleksitet. Dette innebærer at godtgjøring i selskaper som opererer i et marked og hvor det er betydelig risiko, bør reflektere ansvaret. Styreverv i aksjeselskap og IKSer er i motsetning til i kommunale foretak både strafferettslig (AS) og økonomisk ansvarlig (IKS og AS) og bør derfor godtgjøres særskilt. Aksjeloven gir generalforsamlingen ansvar for å fastsette godtgjøring til styremedlemmene. Fra 9. juni 2009 fastsatte Kommunal- og regionaldepartementet en forskrift som klargjør at styrer i kommunale foretak og interkommunale selskaper ikke kan være med å fastsette sin egen godtgjøring. Det vil nå være tydelig at det er representantskapet som fastsetter 17

29 godtgjøringen til styremedlemmene i et IKS og at det er kommunestyret eller fylkestinget selv som fastsetter godtgjøringen til styret i kommunalt eller fylkeskommunalt foretak. Når det gjelder godtgjøring til representantskapet er det eierkommunene som bør fastsette og utbetale denne til sine medlemmer i representantskapet i interkommunale selskaper. Dersom det blir gitt ut gaver jul eller ved andre anledninger fra selskapet til enkeltmedlemmer av representantskapet, bør en følge de regler som hjemkommunen har i sitt reglement vedrørende verdi ol. KS Eierforum foreslår at styremedlemmer ikke bør omfattes av selskapets incentiv/bonusordninger da dette vil kunne påvirke deres uavhengighet. Styrets leder bør godtgjøres særskilt og det bør redegjøres for godtgjørelse til hver enkelt styremedlem i årsrapporten. I endringen fra 9. juni 2009 innføres det samtidig krav om noter til regnskapet for kommunale foretak om at det skal gis opplysninger om ytelser til ledende personer i samsvar med regnskapsloven. Poenget er at regnskapet for kommunale foretak skal redegjøre for de samlede ytelsene fra foretaket til ledere og styremedlemmer mv. Dette kravet gjelder foreløpig ikke for IKS, men departementet arbeider for en slik forskriftsendring også her. Departementet oppfordrer derfor alle interkommunale selskaper til å gi noteopplysninger i regnskapet allerede nå. Det anbefales også at kommunen registrerer vervene for allment innsyn. Kommuner er som folkevalgte organer avhengig av allmennhetens tillit når det gjelder både forvaltning og styring. Åpenhet rundt hvilke andre roller lokalpolitikere har i samfunnslivet er viktig for å unngå mistanke om rolleblanding. Registrering i styrevervregisteret vil i seg selv skape økt bevissthet om de ulike rollene en lokalpolitiker har og herunder være til nytte ved vurdering av representantenes habilitetssituasjon. Nr. 17 Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter - Det anbefales at selskapene ved utskilling av virksomhet til selvstendige rettssubjekter søker medlemskap i en arbeidsgiverorganisasjon Ved utskilling av virksomhet i selvstendige rettsubjekter er det aktuelle selskapet ikke lenger tilknyttet kommunens lønns- og avtaleforhold gjennom det kommunale systemet. Svært mange selskaper fortsetter å benytte det kommunale avtaleverket uten at de egentlig har et partsforhold i det. Så fremt ingen av partene ser dette som problematisk vil utfordringen først komme opp for arbeidsgiver dersom det oppstår konflikt eller det vil være behov for juridisk eller forhandlingsmessig bistand. Uten tilknytning til en arbeidsgiverorganisasjon står selskapene utenfor det faglige nettverk og fellesskap som er en del av det tilbudet som følger med medlemskap i en seriøs arbeidsgiverorganisasjon. Nr. 18 Utarbeidelse av etiske retningslinjer - Det anbefales at eier påser at selskapsstyrene utarbeider og jevnlig reviderer etiske retningslinjer for selskapsdriften. Kommunale selskaper forvalter fellesskapets ressurser. Forvaltningen skal skje på en måte som samsvarer med befolkningens oppfatninger om rett og galt og handler om demokratisk legitimitet. Kommunenes omdømme vil derfor i økende grad også avhenge av hvordan en forvalter sitt 18

30 samfunnsansvar gjennom sine bedrifter. Det finnes ikke et felles fasitsvar på hva samfunnsansvarlig forretningsdrift er. Dette må defineres for det enkelte selskap. Etikk er en viktig del av de vurderinger som gjøres i forbindelse med det å drive et selskap samfunnsansvarlig fordi de etiske holdningene legger grunnlaget for hvordan man faktisk handler. Etiske retningslinjer bør derfor utarbeides i det enkelte selskap. Et utgangspunkt for diskusjon om etiske retningslinjer vil ha som utgangspunkt selskapets økonomi, miljø og de sosiale forhold knyttet til virksomheten. Retningslinjene bør diskuteres og eventuelt revideres årlig6. Nr. 19 Administrasjonssjefens rolle i kommunale og fylkeskommunale foretak. - Administrasjonssjefens rolle som budsjettansvarlig for kommunens samlede økonomiske virksomhet herunder foretakene kombinert med manglende instruksjonsmyndighet overfor daglig leders disponeringer bør være gjenstand for en samhandlingsdiskusjon ved opprettelse av foretak. Administrasjonssjefen, stedfortreder eller andre i ledende administrative posisjoner samt medlem av fylkes- og kommunalråd kan ikke sitte i styret. I kommuner med parlamentarisme kan ikke kommune- og fylkesråd sitte i foretaksstyrene. Det samme gjelder administrasjonssjef/stedfortreder. Det anbefales at styrene etablerer faste rutiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter. Administrasjonssjefens samhandlingsrolle overfor foretakene står i en uklar lovmessig stilling i forhold til den tradisjonelle etatsvirksomheten på den ene siden og virksomhet skilt ut i selvstendige rettsubjekter på den andre siden. De økonomiske rammene for foretakene er underlagt den ordinære kommunale budsjettvirksomhet som igjen ligger under administrasjonssjefens ansvar. Samtidig ledes foretaket av et styre og en daglig leder hvor førstnevnte utpekes direkte av kommune/fylkesstyret. Daglig leder rapporter til styret og administrasjonssjefen har ikke instruksjonseller omgjøringsmyndighet overfor daglig leders disponeringer. Administrasjonssjefens instruksjonsmyndighet omfatter kun retten til å instruere daglig leder om at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kommunestyret har behandlet saken. Administrasjonssjefens behov for styring i forhold til kommunes samlede virksomhet ligger dermed i en gråsone all den tid han formelt sett er avskåret fra foretakets drift. Det anbefales derfor at kommunestyrene ved opprettelse av foretak diskuterer administrasjonssjefens rolle og handlingsmuligheter overfor daglig leder. Fra 1. januar 2010 kan ikke administrasjonssjefen, administrasjonssjefens stedfortreder og medlem av kommuneråd og fylkesråd velges til styret i kommunale foretak. Daglig leder er heller ikke valgbar til styret i det selskap han/hun er daglig leder for. Noe av bakgrunnen for lovendringen er å styrke administrasjonssjefens kontroll med kommunale foretak. Med «dennes stedfortreder» siktes det til personer som, i tillegg til administrasjonssjefen, har fullmakt til å beslutte utsatt iverksettelse etter 72 nr. 1 annet punktum. Dette må vurderes konkret i forhold til de aktuelle personene i kommunen. Det kan være personer som har det som en del av sine oppgaver å tre inn i administrasjonssjefens fullmakter, for eksempel i administrasjonssjefens fravær, og personer som har disse fullmaktene i forhold til bestemte kommunale foretak som faller innenfor hennes eller hans ansvarsområde. Det er kun i den kommunen hvor vedkommende har rollen som administrasjonssjef, dennes stedfortreder, 6 KS Bedrift utviklet en prosessveileder i etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjonsarbeid. Se 19

31 kommuneråd eller fylkesråd. Loven setter ingen grenser for å ha styremedlemmer i kommunale foretak som har slike roller i andre kommuner eller fylkeskommuner. I de tilfellene hvor lovendringen medfører at et styremedlem ikke lenger kan sitte i styret for et kommunalt foretak, foretas nyvalg av styret. Dette bidrar til en klarere rollefordeling og man unngår habilitetsvurderinger. KS Eierforum mener også ledende ansatte og folkevalgte generelt bør gjøres gjenstand for en habilitetsvurdering i forkant av eventuell styreoppnevnelse, se punkt 14. (sist endret mai 2010) 20

32 Orientering om aktuelle saker Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 013/11 Eva J. Bekkavik 11/128-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak.. Saksutredning Gjennomgang av medlemmenes innspill vedrørende aktuelle saker fra de politiske utvalgene.

33 Tilsynsrapporter - Orientering til kontrollutvalget Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 014/11 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/135-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering.. Vedlegg Brev til Klæbu kommune, datert Utrykte vedlegg 1. Rapport fra tilsyn med helsestasjons- og skolehelsetjenesten ved Klæbu kommune 2010, samt svarbrev fra Klæbu kommune. 2. Rapport etter tilsyn med Klæbu kommune Klæbu ungdomsskole - elevenes psykososiale miljø 3. Rapport etter tilsyn med Klæbu kommune Sørborgen skole - elevenes psykososiale miljø,, samt svarbrev fra Klæbu kommune og Fylkesmannen 4. Kontrollutvalgets sak 10/2011 Referatsaker, behandlet på kontrollutvalgets møte Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009 der Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har gjennomført tilsyn med Klæbu kommune Klæbu ungdomsskole og Sørborgen skole - elevenes psykososiale miljø, tidsrommet for tilsynet var På bakgrunn av det som framgår av kapitlene i tilsynsrapporten, gir Fylkesmannen følgende pålegg om endring: Forebyggende arbeid og internkontroll - 9a-4, jf. 9a-3 første ledd Klæbu kommune skal sørge for at Klæbu ungdomsskole jobber aktivt, systematisk og kontinuerlig for å fremme et godt psykososialt skolemiljø og forhindre at krenkende atferd oppst r. Klæbu kommune må i denne forbindelse se til at Klæbu ungdomsskole: a. evaluerer planer og rutiner som omhandler det psykososiale miljøet, som del av internkontrollen, slik at disse til enhver tid er tilpasset utfordringene ved skolen. b. har rutiner for alltid å fatte enkeltvedtak ved henstilling fra elever og foresatte.

34 Skolens individuelt rettede arbeid - 9a-3 tredje ledd Klæbu kommune skal sørge for at Klæbu ungdomsskole behandler henstillinger om tiltak Ved å fatte enkeltvedtak etter reglene om dette i forvaltningsloven. Klæbu kommune må i denne forbindelse se til at Klæbu ungdomsskole: a. treffer enkeltvedtak ved alle henstillinger som følger reglene for enkeltvedtak i forvaltningsloven når det gjelder skriftlighet, begrunnelse og opplysninger om klageadgang. Brukermedvirking - 9a-5 og 9a-6 samt kapittel 11 Klæbu kommune, Klæbu ungdomsskole ivaretar opplæringslovens krav til brukermedvirkning. Anbefaling 1. Fylkesmannen anbefaler Klæbu kommune, Klæbu ungdomsskole å vurdere om rutinene for oppfølging av elever som ikke kommer inn til undervisningen eller som forlater undervisningen uten tillatelse, trenger revidering, særlig med tanke på det forebyggende perspektivet. 2. Fylkesmannen anbefaler Klæbu kommune, Klæbu ungdomsskole å foreta en gjennomgang av skolens ordensreglement og vurdere dette opp mot kommunens ordens- og IKT-reglement. Likeledes tilrådes at sanksjoner som skolen bruker, er nedfelt i ordensreglementet og at sammenhengen mellom regelbrudd og sanksjon framgår. 3. Fylkesmannen anbefaler Klæbu kommune, Klæbu ungdomsskole å ha en møteplan for møter i skolemiljøutvalget. 4. Fylkesmannen anbefaler Klæbu kommune, Klæbu ungdomsskole i større grad å legge intensjonene i kapittel 9a til grunn for arbeidet med skolens planverk om det psykososiale miljøet. Mobbing er et snevrere begrep enn opplæringsloven 9a-3 legger til grunn. Fylkesmannens pålegg om endring og anbefalinger fremgår av rapportens pkt. 4. Helsetilsynet i Sør-Trøndelag har gjennomført tilsyn med helsestasjons- og skolehelsetjenesten ved Klæbu kommune, tidsrommet for tilsynet var Helsetilsynet avdekket følgende avvik under tilsynet: Avvik 1 Klæbu kommune sikrer ikke barn og unge tilstrekkelig tilgang til helsefremmende og forebyggende tjenester i sin helsestasjons- og skolehelsetjeneste Helsetilsynets funn under tilsynet fremgår av rapportens pkt. 5 Tilsynsrapportene ble lagt frem for kontrollutvalget på kontrollutvalgets møte 10.mars 2011 i sak 10/2011 Referatsaker. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen vedr. status på gjennomføring av tiltakene som kommunen skisserer i sine tilbakemeldinger til Fylkesmannen og Helsetilsynet.

35 Kontrollutvalgets sekretariat har i brev av bedt rådmannen om en orientering vedr. status på gjennomføring av tiltakene som kommunen skisserer i sine tilbakemeldinger til Fylkesmannen og Helsetilsynet. Rådmannen har meldt tilbake til kontrollutvalgets sekretariat om at orientering vil bli gitt i kontrollutvalgets møte 5. mai. Kontrollutvalgets sekretariat viser til tilsynsrapportene (vedlegg til kontrollutvalgets sak 10/2011 Referatsaker) for utfyllende informasjon om tilsynene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår rapportene og legger disse til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Klæbu kommune.

36

37 Regnskap og revisjonsberetning for Kontrollutvalgets uttalelse Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 015/11 Eva J. Bekkavik 11/94-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Klæbu kommunes årsregnskap for 2010 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Vedlegg Revisjonsberetning 2010 Kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet 2010 Utrykte vedlegg: Årsberetning og årsregnskap for 2010 for Klæbu kommune (utsendt direkte fra kommunen tidligere). Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsmelding og svare på spørsmål. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Klæbu kommune for 2010 i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk og vedtatte revisjonsstandarder. Revisjonsberetning er avgitt Revisor konkluderer med at regnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk og gir uttrykk for kommunens drift gjennom året og kommunens økonomiske stilling pr Regnskapet for Klæbu kommune viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,-. Resultatet før finanstransaksjoner (brutto driftsresultat) viser et mindreforbruk på i overkant av 16,6 millioner kroner. Resultatet før regnskapsmessig bruk og avsetninger til fond (netto driftsresultat) viser et mindreforbruk på i overkant av 9,6 millioner kroner. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende årsregnskapet for Klæbu kommune for 2010.

38 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning at årsregnskapet og årsrapporten for Klæbu kommune gir et forsvarlig uttrykk for kommunen sin virksomhet i 2010 og Klæbu kommunes økonomiske stilling pr Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for Klæbu kommune for 2010 som det fremgår av innstillingen i saken.

39

40

41 KLÆBU KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Til kommunestyret i Klæbu KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM KLÆBU KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2010 Kontrollutvalget har i møte , sak 15/2011 behandlet Klæbu kommunes årsregnskap for Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter, noteopplysninger og pliktige budsjettopplysninger. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen, datert og administrasjonssjefens årsberetning. I tillegg har oppdragsansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Årsregnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på kroner ,-. Under henvisning til utvalgets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2010, mener kontrollutvalget at årsregnskapet og årsberetningen for 2010 totalt sett gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Klæbu kommunes virksomhet for 2010 og for kommunens økonomiske stilling pr Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2010 slik det er avlagt. Klæbu den Jomar Aftret Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet 1

42 Forvaltningsrevisjon - Evaluering av bestiller-utfører modellen Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 016/11 Eva J. Bekkavik 216, &58, 11/120-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Evaluering av bestiller-utfører modellen til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober Vedlegg Evaluering av bestiller-utførermodellen i Klæbu kommune Saksutredning Bestiller-utførermodellen går ut på å lage et organisatorisk skille mellom myndighetsutøving, det vil si tildeling av tjenester etter enkeltvedtak, og selve tjenesteproduksjon. Modellen innebærer således en arbeidsdeling mellom forvaltningsoppgaver og driftsoppgaver. Det faller inn under bestillerenheten å ivareta myndighetsoppgaver, definere tjenestekrav, avgjøre hvem som skal motta tjenester og føre tilsyn med gjennomføringen. Utførerenhetenes rolle er å produsere tjenestene. Modellen innfører ikke nye oppgaver, men er ment å tydeliggjøre et skille mellom de ulike oppgavene og rollene. Plan for forvaltningsrevisjon for ble vedtatt av kommunestyret i sak 25/10. Revisjon Midt-Norge har avgitt sin forvaltningsrevisjonsrapport den Revisjon Midt-Norge har hatt bistand fra Bodhild Laastad, Administrasjonen i Norges kommunerevisorforbund (NKRF) til gjennomføring av forvaltningsrevisjonen. Kontrollutvalgets bestilling Kontrollutvalget har i sin vurdering av risiko og vesentlighet i Klæbu kommune vurdert evaluering av bestiller-utførermodellen i Klæbu kommune som et viktig område å se nærmere på i Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for foretok kontrollutvalget en bestilling av prosjektet hos Revisjon Midt-Norge IKS på møte den 17. juni Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling har Revisjon Midt-Norge IKS formulert følgende problemstilling for prosjektet:

43 Hovedproblemstilling: Prosjektet har belyst tre hovedproblemstillinger: 1. I hvilken grad er målsettingene med etableringen av et tjenesteteam oppnådd i Klæbu kommune? 2. I hvilken grad har Klæbu kommune ivaretatt sin bestillerrolle overfor ekstern leverandør av sykehjemstjenester ved Klæbu sykehjem? 3. I hvilken grad blir målsettingene for drift og vedlikehold oppfylt? Revisjonens konklusjon Problemstilling 1: I hvilken grad er målsettingene med etableringen av et tjenesteteam oppnådd i Klæbu kommune Vi har konkludert med at tjenesteteamet synes å oppfylle forvaltningslovens formelle krav til saksbehandling. Når det gjelder de innholdsmessige sidene ved saksbehandlingen og enkeltvedtakene, gir både tjenesteteamet og utførerenhetene uttrykk for at brukeren står i fokus, og at brukerne i stor grad får de tjenestene de etter loven har krav på. Tjenesteteamet vurderer brukerens behov i et tverrfaglig og helhetlig perspektiv og bidrar til samordning av tjenestene for brukere med sammensatte behov. Det er god dialog mellom tjenesteteamet og utførerenhetene, og tjenesteteamet synes å ha bidratt til å utvikle tverrfaglig kompetanse innen helse- og omsorgsområdet i Klæbu kommune. Den form for detaljert og formell oppfølging av utføringen av enkeltvedtakene som er beskrevet i organisasjonsbeskrivelsen for tjenesteteamet, finner imidlertid ikke sted. Tjenesteteamet har tilfredsstillende bestillerkompetanse når det gjelder utforming av bestillingene, men den delen av bestillerkompetansen som gjelder oppfølging av at det man har bestilt, er utført, er dårligere ivaretatt enn forutsatt i tjenestebeskrivelsen. Opprettelsen av tjenesteteamet synes ikke å ha ført til mindre ressursbruk til saksbehandling av saker som krever enkeltvedtak. men det kan være dekning for å hevde at det har skjedd en viss forenkling ved at alle søknader blir samlet på ett sted, noe som gir bedre oversikt over brukerens behov, og man unngår at søknader går på tidkrevende rundganger i systemet. Vi har konkludert med at dataene tyder på at tjenesteteamet så langt bare i begrenset grad har bidratt i enhetenes internkontroll og kvalitetsrevisjoner. Det samme gjelder i forhold til kvalitet i planleggingen og budsjetteringen. Det har vært gjort to evalueringer av tjenesteteamet i All andre typer vurderinger av bestiller-utførermodellen og tjenesteteamet som har skjedd i kommunen, har i stor grad foregått uformelt og indirekte som en mulig bi-effekt av aktiviteter og møter som primært har hatt andre formål. Vår totalkonklusjonen på problemstilling 1 blir etter dette at målsettingene med å etablere et tjenesteteam i Klæbu kommune er delvis innfridd. Det som er oppnådd, er bedre kvalitet, bedre samordning, god dialog og utvikling av tverrfaglig kompetanse. Det er dårligere måloppnåelse når der gjelder oppfølging av at det man har bestilt, er utført. Tjenesteteamets bidrag til kvalitet i planlegging og budsjettering er også mindre enn målsettingen.

44 Konklusjon vedrørende bestiller-utførermodellen i Klæbu kommune Klæbu kommune har ved opprettelsen av tjenesteteamet innført et organisatorisk skille mellom myndighetsutøving og tjenesteproduksjon, og de to oppgavene utføres av ulike enheter i organisasjonen. Dette blir regnet som et grunnleggende trekk ved bestillerutførerorganisering. Det er likevel et spørsmål i hvilken grad det reelt sett er et skille mellom bestiller og utøver. Det er et faktum at i Klæbu kommune er tjenesteteamet sammensatt av deltakere som har sin primære tilknytning til utførerenhetene. Det betyr at de samtidig som de er deltakere i tjenesteteamet, så er de også underordnet sin tjenesteleder i utførerenhetene. Det kan da være et spørsmål om hvor reelt dette organisatoriske skillet er. Intervjuene viser at i Klæbu er det mye uformell kontakt mellom enhetene, noe som også reduserer betydningen av det formelle skillet mellom bestiller og utfører. En annen side ved dette er at de som fatter enkeltvedtakene også er de samme personene som er ute og yter tjenester overfor brukerne, og dette kan sette dem i et krysspress. Tjenesteteamet gir dessuten uttrykk for at de opplever å ha for lite tid til en del av de oppgavene som ligger til bestillerrollen. Når alt kommer til alt, kan man spørre i hvor stor grad Klæbu kommune reelt sett har innført bestiller-utførerorganisering. Tjenesteteamet kan like gjerne ses som et samarbeids- og samordningsorgan som har som oppgave i fellesskap å saksbehandle og fatte enkeltvedtak, heller enn et bestillerorgan. Dette er også indikert i intervjuene, der det fra flere hold sies at Klæbu er en for liten kommune til å ha en rendyrket bestiller-utførerorganisering. Problemstilling 2: I hvilken grad har Klæbu kommune ivaretatt sin bestillerrolle overfor ekstern leverandør av sykehjemstjenester ved Klæbu sykehjem I problemstilling 2 har vi undersøkt i hvilken grad Klæbu kommune har ivaretatt sin bestillerrolle overfor ekstern leverandør av sykehjemstjenester ved Klæbu sykehjem. Selv om kommunen velger å sette selve tjenesteutførelsen bort til andre, så er kommunen fortsatt ansvarlig for sykehjemstjenesten. Vår gjennomgang av kontraktsdokumentene viser at kommunen har oppfylt sin plikt til å ta med krav i kontrakten som skal sikre at norsk helselovgivning følges. Det samme gjelder forskriftfestet krav til ansattes lønns- og arbeidsbetingelser. Helsetilsynet har i sin foreløpige rapport konkludert med at Klæbu kommune ikke har sikret at tjenesten ved Klæbu sykehjem er i samsvar med kravene i helselovgivningen. Våre data viser at det har vært kontakt med Adecco Helse AS som ekstern utfører på tre arenaer ved at institusjonssjefen har deltatt i tjenesteteamets møter, ved at institusjonssjefen har hatt regelmessige møter med en av de ansatte i staben på området for helse og omsorg, og ved at rådmannen har hatt møter med direktøren for Adecco Helse AS. I denne kontakten har mange sentrale sider ved sykehjemsdriften vært drøftet. Når Helsetilsynet i sin foreløpige rapport konkluderer med store mangler ved kommunen sykehjemstilbud, indikerer dette at den oppfølgingen som har skjedd, likevel ikke har vært tilstrekkelig. Det kan tenkes at man har hatt en tillit til at Adeccos kvalitetshåndbøker var en dekkende beskrivelse av driften, og at man har hatt tillit til Adeccos forsikringer om at ulike forhold skulle rettes opp. Når Helsetilsynets tilsyn viser at så ikke har skjedd, blir dette en tydelig illustrasjon av at kommunens tillit overfor kontraktsparten har vært ubegrunnet. Når en så sentral tjeneste som sykehjemsdrift blir satt bort til en eksterne utfører, krever det tett kontraktsoppfølging fra kommunens side der ingenting blir tatt for gitt. For å bruke Busch og Vanebos (2001) terminologi, så krever denne situasjonen harde kontrakter med detaljerte krav og tett oppfølging og kontroll. Konklusjonene i Helsetilsynets og Arbeidstilsynets foreløpige rapport og våre egne data viser

45 at Klæbu kommune ikke i tilstrekkelig grad og ikke effektivt nok har fulgt opp at Adecco Helse AS overholdt den inngåtte avtalen, og oppfylte kravet om at sykehjemmet skulle drives i samsvar med relevant lovgivning. Problemstilling 3: I hvilken grad blir målsettingene for drift og vedlikehold oppfylt I vår siste problemstilling har vi belyst ulike sider ved organiseringen av kommunens eiendomsmasse og enhet for drift og vedlikeholds rolle ved å se på i hvilken grad kommunens målsettinger på området er oppnådd. De innhentede data viser at ny organisasjonsmodell for kommunens eiendomsmasse slik den er beskrevet i dokumentet Eiendomsdrift praktisk organisering fra , i stor grad er gjennomført. I den nye organiseringen er budsjettansvaret for vedlikehold på kommunens formålsbygg lagt til de enkelte enhetene og er således avklart. Det elektroniske bestillingssystemet V-pro er tatt i bruk for registrering og bestilling av vedlikehold på kommunens eiendommer. Det varierer noe mellom enhetene hvordan systemet brukes og i hvor stor grad det er tatt i bruk. Generelt oppleves systemet som en forbedring som gir bedre oversikt og oppfølging, og som synliggjør vedlikeholdsoppgavene. Kommunens målsetting om rask og god oppfølging av vedlikehold på skoler, barnehager og helsebygg synes oppnådd. Vår konklusjon er at denne målsettingen i stor grad synes å være oppnådd. De intervjuede enhetslederne uttrykker stor tilfredshet med ordningen med en fast vaktmester og et fast antall vaktmestertimer i uken. Dette oppleves som en klar forbedring. Vår hovedkonklusjon på problemstilling 3 er at målsettingene for drift og vedlikehold i stor grad synes å være oppnådd. Revisors anbefalinger: Slik revisor ser det, vil det trolig ikke være mulig for tjenesteteamet å innfri alle forventningene og målsettingene som ligger nedfelt i tjenestebeskrivelsen innenfor de rammer som er gitt. Revisor anbefaler derfor at kommunen starter en prosess der tjenesteteamet og tjenestebeskrivelsen gjennomgås på nytt, og der begge gis en utforming som gjenspeiler de oppgaver som det er nødvendig, ønskelig og realistisk at tjenesteteamet skal ivareta. I dette arbeidet er det viktig at innholdet i tjenesteteamets oppfølgingsansvar og deres rolle i forbindelse med kvalitetsutvikling, planlegging og budsjettering avklares. Revisor anbefaler at ved framtidig bruk av ekstern utfører av lovpålagte tjenester må kommunen legge stor vekt på tett oppfølging og kontroll med at kontraktsvilkårene blir innfridd, og at tjenestene holder forsvarlig kvalitet. Revisor anbefaler at alle enhetene tar systemet V-pro i bruk på en enhetlig måte. Ved å legge alle vedlikeholdsjobber inn i systemet, får kommunen full oversikt og kan følge bedre opp. Kostnadsbildet vedrørende vedlikehold blir også synliggjort og kan bidra til mer realistisk planlegging og budsjettering. Det er viktig å etablere smidige og effektive ordninger. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Evaluering av bestillerutfører modellen " for å gi nyttig informasjon og den signaliserer punkter kommunen må ha fokus på i det videre arbeidet. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for kommunestyret med forslag om at revisjonens anbefalinger følges opp av rådmannen.

46 Prioritering og bestilling av forvaltningsrevisjon i 2011 Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 017/11 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/27-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for og bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt på. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 200 timer. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen desember Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Vedlegg Plan for forvaltningsrevisjon Utrykte vedlegg i saksmappen: Kontrollutvalgets sak 21/2010 Plan for forvaltningsrevisjon for , kontrollutvalgets møte 29. april Kommunestyrets sak 25/2010 Plan for forvaltningsrevisjon , kommunestyrets møte 27.mai 2010 Kontrollutvalgets sak 27/2010, Bestilling av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalgets møte 17. juni 2010 Saksutredning Kommunestyret vedtok Plan for forvaltningsrevisjon på sitt møte i sak 25/2010. På bakgrunn av kommunestyrets vedtak bestilte kontrollutvalget, i sak 27/2010, en forvaltningsrevisjon på evaluering av bestiller- utførermodellen i Klæbu kommune. Endelig prosjektrapport legges frem for kontrollutvalget på deres møte 5. mai Prosjektrapporten vil i tillegg bli lagt frem for kommunestyret på deres møte i mai/juni Kontrollutvalget må i dagens møte diskutere om det er behov for omprioritering av fokusområdene som står oppført i Plan for forvaltningsrevisjon Utvalget må deretter vedta en bestilling av forvaltningsrevisjon slik at Klæbu kommune får brukt sine budsjetterte timer til forvaltningsrevisjon i Fokusområder som står igjen i Plan for forvaltningsrevisjon er: Fremtidens skole Kunnskapsløftet Finansforvaltning Interkommunalt samarbeid Andre fokusområder som også er av interesse: Sykefravær

47 Miljø og energi Omdømme og omdømmebygging i Klæbu kommune Barne- og familietjenesten Etterlever kommunen Plan- og bygningsloven Økonomisk sosialhjelp Fokusområdene er beskrevet ytterligere i vedlagt plan for forvaltningsrevisjon for Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat legger saken frem uten forslag til hvilket fokusområde det skal foretas bestilling på, dette må kontrollutvalget diskutere seg frem til i møtet.

48 KLÆBU KOMMUNE PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON (Behandlet i kontrollutvalgets møte i sak 21/2010 Plan for forvaltningsrevisjon for ). (Vedtatt i kommunestyrets møte i sak 25/2010 Plan for forvaltningsrevisjon ).