SAKSFREMLEGG. Planlagt behandling: Hovedutvalg for næring,drift og miljø Formannskapet Kommunestyret

Transkript

1 SAKSFREMLEGG Saksnummer: 15/ Arkiv: 027 &34 Saksbehandler: Therese Iversen Muotkajærvi Sakstittel: EVALUERING AV KONKURRANSEUTSETTING AV RENHOLD 2015 Planlagt behandling: Hovedutvalg for næring,drift og miljø Formannskapet Kommunestyret Administrasjonens innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen under IKKE RØR LINJA&&& Kommunestyret vedtar med bakgrunn i evaluering av konkurranseutsetting å fortsette renholdet av Saga skole og rådhuset i kommunal drift. Virksomheten Renhold har vært gjennom en rekke effektiviseringsprosesser de siste årene og leverer nå samme renholdstjeneste til lik kostnad og kvalitet som private aktører. ::: &&& Sett inn innstillingen over IKKE RØR LINJA&&&... &&& Sett inn saksopplysninger under IKKE RØR LINJA&&& Saksutredning: Vedlegg: 1 Spesifikasjon av tilleggskostnader 2 Spørreundersøkelse Analyse av spørreundersøkelse 2014/ Rapport fra befaring med ISS Bakgrunn: Kommunestyret vedtok i sak 61/14 følgende: Kommunestyret avventer avgjørelse på ytterligere konkurranseutsetting av renhold inntil avtalen med nåværende operatør på Saga skole og rådhuset er evaluert. Evalueringen skal leveres kommunestyret innen utgangen av Organiseringen med egne ansatte i ambulerende team som dekker flere kommunale bygg videreføres og videreutvikles. Som følge av vedtak i Kommunestyret i juni 2012, interne møter, konkurranse og tilbudsprosess, startet ISS renhold i september 2013 ved to av våre virksomheter - Saga skole og Rådhuset. Kontrakten som ble inngått har en varighet på 2 år med mulighet for forlengelse på 1 år + 1 år. I 2014 ble det vedtatt av Kommunestyret å avvente videre konkurranseutsetting inntil nåværende avtale er evaluert. Med bakgrunn i ovennevnte valgte administrasjonen å legge tre kriterier til grunn for sin evaluering:

2 Økonomi i perioden budsjett i forhold til regnskapstall før og etter konkurranseutsettingen. Brukererfaring basert på brukerundersøkelse på de to byggene, med spørreundersøkelse gjennomført i mai 2014 og på nytt i september Faglig utført kvalitet på arbeidet. Vurdering: Økonomi: Da vedtak om konkurranseutsetting ble fattet i juni 2012 var renholdsavdelingen i full gang med nedbemanning som følge av vedtak fra juni Bemanningsbeskrivelsen som ble lagt til grunn var derfor midlertidig for begge de konkurranseutsatte objektene, med bakgrunn i prosessen som pågikk. Utgangspunktet for kommunen var derfor kostnader stipulert fra driftsbudsjettet i 2012: Saga skole 2 stillingshjemler kr ,- Rådhuset 2 stillingshjemler kr ,- Renholdsmidler kr ,- Totale budsjetterte kostnader pr. år kr ,- Siden 2012 har renholdsvirksomheten fortsatt en effektiviseringsprosess der ressurser har blitt omfordelt for å drive mer effektivt. Stillingshjemler er tatt ned fra 59 til 45,5 siden Dette gjør at det i dag beregnes å bruke 2 stillinger samlet på begge bygg, og ikke 4 som ble stipulert i Dette vil gi et helt annet regnestykke: Saga skole 1 stillingshjemmel kr ,- Rådhuset 1 stillingshjemmel kr ,- Totale budsjetterte kostnader pr årkr ,- Tilbudene som kom inn fra anbydere var fra 0,985 millioner kroner til 1,4 millioner kroner. ISS var anbyderen med lavest pris og vant dermed konkurransen. For 2014 er årskostnaden på avtalen med ISS på kr. Da er ikke ekstraarbeid som renhold av utflyttet kontor, ekstra oppskuring av gulv, gardinvask og renhold etter oppussing tatt med. Kontraktssum* kr ,- Tilleggskostnader** kr ,- Totalkostnad for kontrakt med ISS; kr ,- *Totalkostnaden for ISS for 2014 uten tilleggskostnader er på kr, hentet fra årsregnskap. **Se vedlegg 1 for spesifikasjon av tilleggskostnader Dette vil si at med dagens budsjett for renholdsvirksomheten i Alta kommune, kan det brukes 2,3 stillinger på disse to byggene med samme kostnader som avtalen med ISS. I tillegg vil det

3 ikke være tilleggskostnader, da renholdsvirksomheten omprioriterer innenfor fastsatt ressurs når det er behov for nødvendig ekstraarbeid. Brukerundersøkelse Flere områder har frekvensen på renholdet blitt nedjustert i forhold til da AK hadde ansvaret for renholdet på rådhuset (grunnet kostnadsbesparing), så at enkelte avdelinger opplever renholdet som dårligere er fordi frekvensen er lavere enn før. Vi har økt renholdet på post/arkiv og servicetorg (ordnet tilleggskontrakter med ISS), samt omdisponert på brann uten ekstra kostnad for å bedre møte brukerkravene. Undersøkelsen i 2014 viste at for brukerne fungerer det daglige renholdet greit, mens det ukentlige som fellesareal og kontorer ikke oppleves som tilfredsstillende. Under dette ligger også støvtørking, som skal utføres etter behov. Ser man på undersøkelsen fra mai 2014 kontra undersøkelsen september 2015 er det områder som brukere svarer at de er mer fornøyd med nå i 2015 i forhold til i Dette gjelder toaletter, fellesareal og søppeltømming. Disse områdene har det vært mye avviksmeldinger på og det har vært et fokusområde i samarbeid med ISS å løfte standarden her. Brukerne gir uttrykk for å være mindre fornøyd i 2015 med renhold av kontorer samt støvtørking. Dette skyldes nok at det periodiske renholdet ikke har vært optimalt. Helhetsinntrykket svarer brukerne nokså likt på i begge år, 39% gir middels score i 2015 mot 41% i Faglig vurdering ISS utfører renholdet etter NS INSTA 800, som er samme standard som Alta kommune også bruker. INSTA 800 er en standard som benyttes som en føring for de fleste kommunene og de største renholdsselskap i Norge og Norden. ISS er en av verdens ledende aktører på leveranse av renholdstjenester, og er en av de mest seriøse og profesjonelle i bransjen. Siden Alta kommune gjennom mange år har jobbet mot et mål om å være så konkurransedyktig som mulig, både økonomisk, faglig og utstyrsmessig er det av stor betydning at den man kjøper tjeneste av jobber ut fra de samme grunnprinsippene. Ikke minst i forhold til NS INSTA 800. ISS har dyktige medarbeidere som er godt opplært på standarden. De leverer kvalitet ihht de krav vi stiller, og de gjør selv kontroller på levert kvalitet. INSTA-kontroll av Saga skole og rådhus etter ISS oppdragsperiode viser at de har levert innenfor standarden på det daglige renholdet, mens det periodiske har sviktet noe. Rapporten viser at omtrent alle gulv på begge bygg har behov for behandling med maskin for å gjenopprette god standard. Det er svært viktig for gulvets levetid at de behandles periodisk, og også for å lette det daglige renholdet. Dersom det periodiske ikke utføres vil grunnkvaliteten på gulvet bli så dårlig at det daglige renholdet vil oppleves som lite tilfredsstillende.. Konklusjon Samarbeidet med ISS har vært og er uproblematisk, men det går med en del tid til oppfølging av ekstern leverandør. Brukerundersøkelsen viser at det periodiske renholdet har vært noe mangelfullt, noe befaringen med ISS også viste.

4 Renhold har de siste 5 årene vært i en effektiviseringsprosess. I 2010 var det 66 hjemler på renholdere og 6 i administrative stillinger. Dette er i ,5 og 4. I 2010 var budsjettet på 29,4 millioner mot 21,7 millioner i 2015 (inkludert avtalen med ISS), en reduksjon på 7,7 millioner. Arealene har ikke blitt mindre i løpet av samme periode. Siden 2012, som var året konkurranseutsettinga ble vedtatt, er antall hjemler redusert fra 59 til 45,5. Budsjettet er også kuttet med 2,5 millioner siden Alle stillingene er tatt ved naturlig avgang, og ved effektivisering av arbeidet til de som er igjen. Hver enkelt renholder har i dag ansvar for større arealer enn de hadde i 2012, men ved innkjøp av gode maskiner og bedre utstyr er renholdet lettere og mindre belastende å utføre. Renholderne jobber smartere og mer effektivt ved å bruke mer maskiner framfor tradisjonell mopping, og gulvene blir lettere å vedlikeholde. Renhold har også opprettet flere team som kjører mellom ulike bygg og går sammen om renholdet. Der det før var flere små stillinger på rundt 20%, er det nå full stilling for de fleste renholderne. Å jobbe i team gjør også at arbeidsoppgavene kan fordeles bedre og arbeidet oppleves som mer lystbetont når to eller flere jobber sammen. På Alta ungdomsskole var det for få år siden 10 renholdere, i dag er det 4 medarbeidere som jobber to og to, og de ivaretar bygget og kvaliteten på renholdet like godt. I løpet av få år er intensjonen at alle renholdere i kommunen skal jobbe i team, da det så langt kun er positive erfaringer fra de som er i team. Dette øker også fleksibiliteten både ved sykefravær og ved behov for ekstra renhold, da er det lettere å fordele arbeidet. Ved å ta i bruk NS INSTA 800 som standard for renholdet, ble det også lettere å sammenligne seg med andre aktører. På grunn av konkurranseutsettinga har renholdsvirksomheten lært å tenke nytt og se framover etter hva som må gjøres for at renholdet fortsatt skal være kommunalt driftet. Virksomheten er nå oppdatert innen nyeste teknologi for renhold, og ser kontinuerlig etter forbedringsområder for å fortsette å drive mest mulig effektivt. Med bakgrunn i effektivisering og bruk av standarden er Renhold i dag på lik linje med private aktører både på kostnad og kvalitet. Det mest fornuftige kostnadsmessig er derfor å fortsatt ha renholdet i kommunal drift. Virksomheten vil fortsette å ha fokus på effektivt og kostnadsbesparende renhold, og se etter muligheter til flere innsparinger. Renholdsvirksomheten har gjennom flere år effektivisert sin tjeneste slik det nå beregnes å bruke 2 stillinger på disse to byggene til en kostnad som er lavere enn ISS kostnad.... &&& Sett inn saksopplysninger over IKKE RØR LINJA&&& Alta, Bengt Fjellheim Leder Therese Iversen Muotkajærvi

5 Saksbehandler