Møteinnkalling for Formannskap - administrasjonsutvalget

Transkript

1 Nøtterøy kommune Møteinnkalling for Formannskap - administrasjonsutvalget Møtedato: Møtested: Kommunestyresalen Møtetid: Kl. 15:00 Forfall meldes til politisk sekretariat tlf eller postmottak@notteroy.kommune.no Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Saksliste Sak nr. Sakstittel 017/13 Bruk av Østegaard etter at aktiviteten flyttes ved åpning av nytt sykehjem på Sjølyst. Roar Jonstang utvalgsleder Side 1 av2

2 Side 2 av2

3 Nøtterøy kommune JournalpostID: 13/25916 Arkiv: FE-610 Saksbehandler: Christian Thaulow, Telefon: Oppvekst- og kultursektor Bruk av Østegaard etter at aktiviteten flyttes ved åpning av nytt sykehjem på Sjølyst. Utvalg Møtedato Saksnummer Fast bygge- og vedlikeholdskomite Formannskap - administrasjonsutvalget /13 Formannskapet Rådmannens innstilling 1. Barneverntjenesten og helsestasjonen flytter inn i ledige lokaler på Østegaard. 2. Nøvendige tilpasninger til kontor og helsestasjon dekkes innefor en ramme på kr Kostnaden dekkes av resterende midler avsatt i rehabiliteringsplanen for formålsbygg.

4 Dokumentoversikt: Tegninger/øvrige saksdokumenter er tilgjengelige på kommunens hjemmeside. Kortversjon Østegaard fraflyttes og aktiviteten overføres til Smidsrød helsehus. I F-sak 039/13 ble det vedtatt å omregulere området nordvest for Borgheimkrysset til bolig/næring, slik at arealet kan selges. I påvente av omregulering og salg, mener rådmannen det er mest hensiktsmessig at bygningen på Østegaard brukes. Det er tidligere vedtatt at Nøtterøy kommune skal påta seg vertskommuneansvaret for barneverntjenesten og helsestasjon for Tjøme kommune. Det gjøres blant annet ved at personalet som arbeider i tjenestene på Tjøme i dag overføres og ansettes i Nøtterøy kommune. Dette fører til behov for flere kontorplasser, noe som ikke lar seg etablere i de lokalene barneverntjenesten og /helsestasjonen har i dag. Med disse to forholdene som bakgrunn, anbefaler rådmannen at de to tjenestene flyttes til Østegaard fra og med , som er den planlagte datoen for virksomhetsoverdragelse av de to tjenestene fra Tjøme kommune. Innledning I K-sak 76/13 ble det vedtatt at Nøtterøy kommune påtar seg ansvaret for å drive barneverntjenesten og helsestasjonen for Tjøme kommune. I det forberedene arbeidet er det vurdert ulike alternativer for å møte økt behov for areal og antall kontorplasser, i og med at tjenestene blir større med flere ansatte. Felles kontorlokaler/helsestasjon anses som nødvendig når tjenestene på Nøtterøy og Tjøme slår seg sammen. Det blir viktig når tjenestene skal samordnes og framstå enhetlig at en også fysisk sitter i samme bygning. Det er i prosessen vurdert ulike alternativer. Det har fra rådmannen sin side vært et mål å finne plass i eksisterende lokaler på Tinghaug. Dette ville trolig gitt små etableringskostnader. Imidlertid er det ikke plass til dette. Begge tjenesteområdene er avhengig av delvis eller helt skjermede lokaler, noe som vanskeliggjør å plassere flere i eksisterende kontorer. Det er vurdert å benytte ledige lokaler når skattekontoret flytter til Tjøme. Disse er imidlertid uegnet til formålet, både med hensyn til innsyn og lydisolasjon. Det har dermed vært nødvendig å finne alternative arealer utenfor Tinghaug. Disse lokalene finnes når aktiviteten på Østegaard flyttes til Smidsrød helsehus. Ved noen tilpasninger vil dette etter rådmannens oppfatning være tilfredsstillende lokaler for de to tjenestene. Fra rådmannens side planlegges det ut fra at en flytting av tjenestene til Østegaard vil være midlertidig, anslagsvis 2 år fra Byggets beliggenhet er gunstig også for Tjømes befolkning. Det vil være lett tilgjengelig også med offentlig transport. I tillegg anser rådmannen det for gunstig at bygget ikke står tomt i den perioden det tar å omregulere og klargjøre for og gjennomføre salg av eiendommen. En framtidig og mer permanent plassering av tjenestene vurderes i sammenheng med egen sak om framtidg bruk av sykehjemmet på Gipø. Rådmannen har vurdert at andre arealer pr. idag ikke er egnet eller tilgjengelig for å flytte de to tjenestene. Faktagrunnlag Ved en flytting av tjenestene til nye lokaler vil det i de bygningsmessige tilpasningene bli tatt hensyn nødvendige lovgiving, både innefor arbeidsmiljøloven og helselovgivningen. Rådmannen mener imidlertid at det også må hensyntas at lokaliseringen sannsyneligvis er midlertidig.

5 Økonomiske konsekvenser Eiendomsforvaltningen og IT-seksjonen har gjort en beregning av nødvendige kostnader ved flyttingen. Rammen for tilpasninger er satt til kr ,- Summen framkommer på følgende måte Tiltak Anslått sum IT-tilpasninger ,- Omgjøring og tilpasning til kontor ,- Uforutsett ,- SUM ,- IT-tilpasninger Summen som framkommer inneholder usikkerhetsmomenter, men angir hva som må til for å etablere nye datapunkter. I underkant av av midlene er anskaffelse av ny ITelektronikk, som kan demonteres og brukes et annet sted ved flytting fra Østegaard. Omgjøring og tilpasning til kontor Bygget vil i hovedsak bli brukt slik det står i dag. Det er ikke behov for store, enkeltstående tiltak, bortsett fra IT-kablinger. Det betyr at eksisterende ventilasjonsløsninger kan brukes. Barnevern og helsestasjon får felles inngang, der barnvernet får tilstrkkelig skjerming slik de har i dag, ved at nåværende dør og luke flyttes til Østegaard. Antall nødvendige parkeringsplasser er ikke beregnet. Dette avklares med Sentrumsbygg AS, men rådmannen mener dette er forhold som lar seg løse innenfor kommeunens arealer på Borgheim/Tinghaug. Uforutsett Å omgjøre fra sykehjemsdrift til kontorer kan være bygningsmessig utfordrende. Imidlertid er Østegaard av en slik karakter at det lar seg gjøre innenfor en akseptabel kostnadsramme. Posten uforutsett er tatt med for å ha en buffer mot at det kan komme kostnader en i dag ikke har oversikt over. Rådmannen vil søke å minimalisere kostnadene, ikke minst med tanke på at flyttingen er midlertidig. Rådmannen anbefaler at kostnaden dekkes ved bruk av midler avsatt i rehabiliteringsplanen for formålsbygg. Pr. dato står 8 millioner kroner som ubrukt. Konklusjon Rådmannen anbefaler at barneverntjenesten og helsestasjonen flytter inn i ledige lokaler på Østegaard. Nøvendige tilpasninger til kontor og helsestasjon dekkes innefor en ramme på kr Kostnaden dekkes av resterende midler avsatt i rehabiliteringsplanen for formålsbygg.