Et skolebygg å være stolt av!

Transkript

1 Et skolebygg å være stolt av! 11/30/2009

2 2 Nøkkeltall etablert 1. januar 2002 eier og drifter alle skolebygningene i Oslo Drøyt 1,3 millioner kvm, elever og ansatte 174 skoler ( 159 eide, 15 leide ), ca. 730 bygninger bokført verdi - ca. 15 milliarder kroner investeringer i 2009 på ca. 2,4 milliarder kroner driftsinntekter på 2,8 milliarder kroner i ansatte og 50 innleide i kontorfellesskap

3 3 Investeringer i økonomiplanperioden (MNOK) Etterslep Sum Skolebehovsplanen: Behov for nye elevplasser i løpet av 10 år!

4 Organisasjon 4

5 5 Internrevisor Styret Organisasjon Adm. dir. Utbygging Økonomi Eiendom Innkjøp/juridisk Utvikling Organisasjon Informasjon

6 Vedtekter 6

7 Eierstrategi 7

8 8 Vedtatt budsjett 2009 og Økonomiplan Byrådets krav og forventninger. forsterket kvalitetssikring av alle større prosjekter.. prioritere ferdigstilling av nye skoleanlegg til avtalt tid.. sikre at anskaffelser, rutiner og kontrollsystemer gjennomføres på en betryggende måte.. forsterket eieroppfølging på kostnadskontroll og prosjektfremdrift...

9 9 Tildelingsbrev. prioritere ferdigstilling av nye skoleanlegg til avtalt tid.. månedlige oversikter over alle vesentlige bygge- og rehabiliteringsprosjekter inkludert vedtatt ferdigstillingsdato og kostnadsramme.. fullfører miljøsertifiseringen etter ISO14001 i løpet av

10 10 Konkret arbeid med virksomhetsstyring Styret og ledergruppen gjennomfører strategisk diskusjon i april Risikoworkshop for ledergruppen i august (strategisk nivå) Avdelingsvis risikoworkshop i linjen i august/september Utvidet ledergruppe samles og beskriver hovedutfordringer (prioritering av risiko) Fellessamlinger etablerer mål og tiltak basert på prioritert risiko/utfordringer Mål og tiltak kvantifiseres forretningsplan og handlingsplaner ferdigstilles Planenes mål og tiltak blir rapporteringsgrunnlag - målstyring Samme systematikk skal følges dersom det avdekkes behov for bottom-up risikoanalyse for enkeltområder.

11 11 Forretningsplan 2009 Visjon Verdigrunnlag Langsiktige mål (strategiske) Risikoanalyser Hovedutfordringer Avdelingsvis handlingsplan Spesifikke mål (kort sikt) Vedtatt plan = rapportgrunnlag

12 12 Rapportering (månedlig) Seksjonsvis rapportering Avdelingsvis rapportering Felles rapporteringsmøte Virksomhetsrapport Styrebehandling Rapportering i foretaksmøte

13 13 Utfordringer i styringssystemet Bystyret BYU-komite Finanskomite KOU-komite Byrådsavdeling Byråd (BYU) Styret (UBF) Byråd (KOU) Byrådsavdeling Adm.dir. Bestillinger Utdanningsetaten Avdelinger Bestillinger

14 Risikoanalyse og intern kontroll? Risiko er: Hendelser som kan føre til at man ikke når mål Fare for uønskede hendelser (ulykker, skader) Intern kontroll er: Aktiviteter som øker sannsynligheten for å nå mål Aktiviteter som reduserer faren for uønskede hendelser

15 Målstyring Risikostyring Novem ber 30, 2009 Målstyring er den prosess som utvikler og fastsetter mål, og prosessen for hvordan man styrer og følger opp disse målene Målstyring Risikostyring er den prosess som identifiserer hendelser som påvirker virksomheten (måloppnåelsen) Risikostyring Å angi mål, sammenligne mål med faktiske resultater, og iverksette korrigerende tiltak Å fastlegge strategier og å identifisere hendelser som kan påvirke måloppnåelsen, og iverksette tiltak for å øke sannsynligheten for at målene kan nås Side 15

16 16 Risikostyring som en del av samlet styring Avdelingsvis identifisering av risikoer (struktur etter COSO rammeverk) Workshop: Vurdering av sannsynlighet og konsekvens

17 Hvordan håndtere risikoene? Sannsynlighet og Ledelsens Samlet planlagte Risiko-eier Risikohåndtering Utviklingstiltak risiko aksjoner Hva skal gjøres framover for å få bedre kontroll på Uttrykt risiko Risikoeier Risikohåndtering Utviklingstiltak Navn området? Ansvarlig De viktigste risikoene (key business risk) Sann- Konsekvenhesynlig- Risikokategori # konsekvens Risikoer Utvikling eller overvåking Manglende risikostyring og oppfølging Governance (virksomhetsstyring) 3.1 av intern kontroll (risikostyring som en 4,6 3,3 15,2 Utvikling Ledelse del av styringssystemet) Ledelsens vurdering Manglende beskrivelse, dokumentasjon 3.2 og avvikshåndtering i et helhetlig system og for intern kontroll prioritering av risiko 3.3 Svakt omdømme og manglende tillit i oppdrags- og rekrutteringsmarkedet Hvem eier risikoen? 4,0 3,9 15,6 Utvikling Ledelse, Hvilke tiltak eller kontroller er satt i verk for å avdeling eller håndtere risikoen? støtte Ledelse og system-eiere 4,5 2,9 13,1 Overvåking Ledelse Hvilke kontroller er etablert? KJJ: Etablert risikostyring med internrevisor som ressurs. TS: Styrket bemanningen på fag feltet, større fokus på intern kontroll via forretningsplan og pliktige tiltak i hver avdeling. RH: Usikkerhetsanalyser gjennomføres som grunnlag for kalkyler og prognoser i prosjekter. Omfang tilpasses prosjektets størrelse og kompleksitet. På bakgrunn av dette gjennomføres tiltak for å redusere risiko. Riskoanalyser gjennomføres som en del av HMS-systemet og deretter sikker jobb-analyser for risikofylte arbeidsoperasjoner. MT: Intern revisor på plass. KJJ: Internrevisjon. Stikkprøver på økonomi. Avdelingsvis avviksregistrering (Primært Utbygging og Økonomi). TS: Styrket bemanningen på fag feltet, større fokus på intern kontroll via forretningsplan. RH: Avdelingens intern kontroll er beskrevet i handlingsplan 2008 (vedlegg). Avvik behandles og lukkes, også for administrative avvik. KJJ: Omdømmebygging i all kontakt med media; herunder annonsering. TS: Informasjon på web. Kontakt med markedet på profesjonell måte. MT: Profesjonell mediehåndtering og utvikling av web, annonser, brosjyrer, årsrapport etc. Hva gjøres framover hvis risikoen er for høy? KJJ: Gjentas som en del av arbeidet med budsjett og forretningsplan. TS: Samordne og styre feltet ovenfra. KO: Kvalitetleder under ansettelse. RH: Repetere opplæring i usikkerhetsanalyser og Adm dir risikostyring. Gjennomføre interne revisjoner og bruke funn aktivt i forbedringen av vår interne kontroll. MT: Tiltak beskrives i forretnings- og handlingsplaner. Ansvarlig for utviklingstiltakene KJJ: Ny KS-ledelse får dette som sentral oppgave. TS: Samordne og styre feltet ovenfra. KO: Sikre gode rekrutteringsprosedyrer. Vurdere Flere/ Organisasjon alternative kanaler. RH: Utarbeide totalt system for avvikshåndtering. KJJ: Fortsette i samme gate. Ødelegges noe av avisoverskrifter vi ikke kontrollerer. TS: Holde fokus på primæroppgavene. MT: Være åpen på mål som ikke nås. Nye stillingsannonser og generell profilering av Undervisningsbygg på mange arenaer. Adm dir/info Hvem er ansvarlig for utviklingen?

18 Hva gjør internrevisor vedrørende risikostyring? De viktigste risikoene (key business risk) Risikokategori # Risikovurdering Konsekvens Sannsynlighet Samlet risiko Ledelsens planlagte aksjoner Utvikling eller overvåking Risiko-eier Manglende risikostyring og oppfølging Governance (virksomhetsstyring) 3.1 av intern kontroll (risikostyring som en 4,6 3,3 15,2 Utvikling Ledelse del av styringssystemet) 3.2 Ser etter at UBF 3.3 har fokus på risiko Manglende beskrivelse, dokumentasjon og avvikshåndtering i et helhetlig system for intern kontroll Svakt omdømme og manglende tillit i oppdrags- og rekrutteringsmarkedet 4,0 3,9 15,6 Utvikling Risikohåndtering Ledelse, Hvilke tiltak eller kontroller er satt i verk for å avdeling eller håndtere risikoen? støtte KJJ: Etablert risikostyring med internrevisor som ressurs. TS: Styrket bemanningen på fag feltet, større fokus på intern kontroll via forretningsplan og pliktige tiltak i hver avdeling. RH: Usikkerhetsanalyser gjennomføres som grunnlag for kalkyler og prognoser i prosjekter. Omfang tilpasses prosjektets størrelse og Utviklingstiltak Risikohåndtering Utviklingstiltak Ledelse og system-eiere 4,5 2,9 13,1 Overvåking Ledelse Ser etter om de etablerte kontrollene virker kompleksitet. På bakgrunn av dette gjennomføres tiltak for å redusere risiko. Riskoanalyser gjennomføres som en del av HMS-systemet og deretter sikker jobb-analyser for risikofylte arbeidsoperasjoner. MT: Intern revisor på plass. KJJ: Internrevisjon. Stikkprøver på økonomi. Avdelingsvis avviksregistrering (Primært Utbygging og Økonomi). TS: Styrket bemanningen på fag feltet, større fokus på intern kontroll via forretningsplan. RH: Avdelingens intern kontroll er beskrevet i handlingsplan 2008 (vedlegg). Avvik behandles og lukkes, også for administrative avvik. KJJ: Omdømmebygging i all kontakt med media; herunder annonsering. TS: Informasjon på web. Kontakt med markedet på profesjonell måte. MT: Profesjonell mediehåndtering og utvikling av web, annonser, brosjyrer, årsrapport etc. Hva skal gjøres framover for å få bedre kontroll på Navn området? KJJ: Gjentas som en del av arbeidet med budsjett og forretningsplan. TS: Samordne og styre feltet ovenfra. KO: Kvalitetleder under ansettelse. RH: Repetere opplæring i usikkerhetsanalyser og Adm dir risikostyring. Gjennomføre interne revisjoner og bruke funn aktivt i forbedringen av vår interne kontroll. MT: Tiltak beskrives i forretnings- og handlingsplaner. Ansvarlig for utviklingstiltakene KJJ: Ny KS-ledelse får dette som sentral oppgave. TS: Samordne og styre feltet ovenfra. KO: Sikre gode rekrutteringsprosedyrer. Vurdere Flere/ Organisasjon alternative kanaler. RH: Utarbeide totalt system for avvikshåndtering. KJJ: Fortsette i samme gate. Ødelegges noe av avisoverskrifter vi ikke kontrollerer. TS: Holde fokus på primæroppgavene. MT: Være åpen på mål som ikke nås. Nye stillingsannonser og generell profilering av Undervisningsbygg på mange arenaer. Ser etter om utviklingsaktivitetene gjennomføres Adm dir/info

19 God forvaltning = effektiv drift = balanse mellom kontroll/sikkerhet og produksjon. 19