Byrådssak 1059 /15. Organisatoriske endringer på eiendomsområdet ESARK

Transkript

1 Byrådssak 1059 /15 Organisatoriske endringer på eiendomsområdet INKV ESARK Hva saken gjelder: Det er de siste årene gjort flere organisasjonsendringer for å sikre størst mulig effektivitet, gjennomføringsevne og kvalitet i prosjekter og drift knyttet til kommunens eiendommer. Fortsatt er det likevel store utfordringer på dette feltet. Byrådet ser det derfor som viktig å fortsette arbeidet med å videreutvikle organisatoriske løsninger som sikrer best mulig ressursutnyttelse og måloppnåelse. De folkevalgte har i oppgave å prioritere begrensede ressurser til beste for samfunnet. Det innebærer også et ansvar for å søke etter organisasjonsløsninger som sikrer effektiv ressursutnyttelse og høy grad av måloppnåelse. Med dette som bakgrunn vil byrådet, med virkning fra , gjennomføre en organisasjonsendring som ytterligere bedrer koordineringen på eiendomsfeltet. Eiendomsfeltet har hatt stor politisk oppmerksomhet i inneværende periode. Vedlikeholdsetterslepet og behovet for nye investeringer er stort og høyt prioritert i gjeldende budsjett og økonomiplan. Av hensyn til de store utfordringene kommunen står overfor når det gjelder vedlikehold og sikring av teknisk stand på hele eiendomsmassen, mener byrådet nå at det vil være riktig å samle hele eiendomsfunksjonen i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Konkret vil byrådet gjennomføre følgende endringer: Eiendomsområdet skilles administrativt fra øvrige fag- og politikkområder i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Lederstillingen for dagens Seksjon for strategisk eiendomsforvaltning blir omgjort til stilling som kommunaldirektør for eiendomsområdet. Kommunaldirektør for eiendom rapporterer direkte til byråden for finans, eiendom og eierskap og gis samme myndighet og ansvar som kommunaldirektøren for finans, eiendom og eierskap i dag har på eiendomsområdet. Samtidig overføres Etat for boligforvaltning (EBF) fra Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing til Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Med dette oppnås to ting: a) Organisasjonsløsningen for eiendomsfeltet i Bergen kommune videreutvikles for ytterligere å optimalisere styringen og bedre koordineringen på dette viktige og kostnadskrevende politikkområdet. b) Kommunaldirektør for finans og eierskap får redusert sitt myndighetsområde (gjelder ikke lenger bygg og eiendom), og får dermed frigjort kapasitet til å håndtere andre prioriterte oppgaver som vil kreve full oppmerksomhet fremover; herunder økonomisk styring, organisasjonsutvikling og nødvendige omstillingstiltak i BK som følge av en forventet krevende økonomisk situasjon i årene fremover. 1

2 Bystyret behandlet sak om «Bergen Bolig og Byfornyelse omdanning til etat» (bystyresak ) ble Bergen bolig og byfornyelse KF omgjort til Etat for boligforvaltning, og underlagt Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing. Ved omdanningen av Bergen bolig og byfornyelse KF til etat underlagt Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing, var hensynet til en mer effektiv boligpolitikk førende. Men også hensynet til styringsdimensjonen ble vektlagt, blant annet for å håndtere vedlikeholdsutfordringer i boligmassen fremover. Med endringene som nå gjennomføres fortsetter byrådet arbeidet med å videreutvikle organisatoriske løsninger som sikrer best mulig ressursutnyttelse og måloppnåelse i eiendomsfunksjonen. Det vil bli etablert nye, hensiktsmessige samhandlingsrutiner som sikrer tilfredsstillende grensesnitt mot det det bolig-sosiale området. Saken er drøftet med hovedsammenslutningene. Selv om Etat for boligforvaltning vil bli opprettholdt som en egen etat ved overføring til Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap, og det slik sett ikke vil innebære vesentlige endringer i arbeidsforholdet til de ansatte, vil organisasjonsendringen på noen områder medføre endringer i oppgaveløsing. Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap vil på vanlig måte sikre medvirkning fra berørte arbeidstakerorganisasjoner i de videre organisasjonsutviklingsprosessene på eiendomsfeltet. Vedtakskompetanse: Byrådets fullmakter, vedtatt av bystyret i sak i møte 18. desember 2013 med endring av 23. april 2014, sak Byrådets generelle fullmakter 3.1, 3.2 og 4.1. Byråden for finans, eiendom og eierskap innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: 1. Etat for boligforvaltning overføres til Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap med virkning fra Det opprettes et administrativt skille mellom eiendomsområdet og øvrig virksomhet i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap fra samme dato. 3. Lederfunksjonen for dagens Seksjon for strategisk eiendomsforvaltning blir omgjort til stilling som kommunaldirektør for eiendom. Kommunaldirektøren for eiendom rapporterer direkte til byråd for finans, eiendom og eierskap. 4. Administrasjonen gis fullmakt til å gjennomføre de budsjettmessige justeringer som følger av saken. 5. Melding om vedtak sendes bystyrets kontor. Dato: 16. februar 2015 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Martin Smith-Sivertsen byrådsleder 2

3 Saksutredning: 1. Innledning Med en befolkning i vekst, endret alderssammensetning i befolkningen, økning i lovfestete rettigheter og høye forventninger til nivået på offentlige ytelser, vil det være behov for nye organisasjonsløsninger og omstilling på en rekke politikk- og oppgaveområder fremover. Dette behovet forsterkes av en krevende økonomisk situasjon og svekket skatteanslag for kommunen i tiden som kommer. De folkevalgte har i oppgave å prioritere begrensede ressurser til beste for samfunnet. Det innebærer også et ansvar for å søke etter organisasjonsløsninger som sikrer effektiv ressursutnyttelse og høy grad av måloppnåelse. Med dette som bakgrunn vil byrådet, med virkning fra , gjennomføre en organisasjonsendring som ytterligere bedrer koordineringen på eiendomsfeltet. Eiendomsfeltet har hatt stor politisk oppmerksomhet i inneværende periode. Vedlikeholdsetterslepet og behovet for nye investeringer er stort og høyt prioritert i gjeldende budsjett og økonomiplan. Det er de siste årene gjort flere organisasjonsendringer for å sikre størst mulig effektivitet, gjennomføringsevne og kvalitetssikring i prosjekter og drift knyttet til kommunens eiendommer. Fortsatt er det likevel store utfordringer på dette feltet. Byrådet ser det derfor som viktig å fortsette arbeidet med å videreutvikle organisatoriske løsninger som sikrer best mulig ressursutnyttelse og måloppnåelse. 2. Hva som foreslås i denne saken Konkret foreslås det i denne saken å administrativt skille eiendomsområdet fra øvrige fag- og politikkområder i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Lederstillingen for dagens Seksjon for strategisk eiendomsforvaltning blir omgjort til stilling som kommunaldirektør for eiendomsområdet. Kommunaldirektør for eiendom rapporterer direkte til byråden for finans, eiendom og eierskap og gis samme myndighet og ansvar som kommunaldirektøren for finans, eiendom og eierskap i dag har på eiendomsområdet. Samtidig overføres Etat for boligforvaltning (EBF) fra Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing til Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Med dette oppnås to ting: c) Organisasjonsløsningen for eiendomsfeltet i Bergen kommune videreutvikles for ytterligere å optimalisere styringen og bedre koordineringen på dette viktige og kostnadskrevende politikkområdet. d) Kommunaldirektør for finans og eierskap får redusert sitt myndighetsområde (gjelder ikke lenger bygg og eiendom), og får dermed frigjort kapasitet til å håndtere andre prioriterte oppgaver som vil kreve full oppmerksomhet fremover; herunder økonomisk styring, organisasjonsutvikling og nødvendige omstillingstiltak i BK som følge av en forventet krevende økonomisk situasjon i årene fremover. Ny organisasjonsløsning i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap vil se slik ut fra : 3

4 Kommunaldirektør for finans og eierskap og kommunaldirektør for eiendom vil begge ha direkte rapporteringslinje til byråden for finans, eiendom og eierskap på sine respektive fagområder, og vil slik fremstå som sideordnede i relasjon til hverandre. Det legges til grunn at byrådsavdelingens stabsfunksjoner skal betjene begge kommunaldirektørene/hele byrådsavdelingen. Leder for stabsfunksjonen (administrasjonssjefen) rapporterer imidlertid til kommunaldirektør for finans og eierskap som tidligere. Både de berørte fagbyråders og kommunaldirektørenes fullmakter vil bli oppdatert i tråd med dette. 3. Beskrivelse av organisatoriske endringer på eiendomsfeltet i perioden Etat for utbygging (EFU) ble etablert som en egen, selvstendig fagetat i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap før sommeren Avdelingen ble basert på utbyggingsavdelingen i tidligere Bergen kommunale bygg, men er i ettertid styrket vesentlig. De to etatene Etat for eiendom og Byggvedlikehold ble slått sammen til én ny etat pr. 1. april 2013; Etat for bygg og eiendom (EBE), som også er underlagt Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Med denne omorganiseringen ble bestiller-leverandørmodellen mellom de to tidligere etatene avviklet, og det er etablert en rendyrket drifts- og vedlikeholdsorganisasjon. Også EBE er betydelig styrket, blant annet ved at antallet byggforvaltere, som har det overordnede ansvaret for oppfølging av bygningsmassen, er økt. Pr. 1. februar 2013 ble det etablert en ny strategisk eiendomsseksjon i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Seksjon for strategisk eiendomsforvaltning har et overordnet ansvar for koordineringen av eiendomsfunksjonen, og skal ivareta behovet for strategisk planlegging på bygg- og eiendomsområdet. Seksjonen er fagbyrådens og byrådets sekretariat på eiendomsområdet ble Bergen bolig og byfornyelse KF (BBB KF) omgjort til Etat for boligforvaltning (EBF), og underlagt Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing. Jf. bystyrets vedtak i sak Byrådets begrunnelse for å omdanne BBB KF til en kommunal etat var først og fremst av boligpolitisk karakter, men det var også vektlagt at omdanningen ville gi en mindre byråkratisk styringsmodell, tettere kommunikasjon og kortere styringslinjer fra byråd til BBBs ledelse. 4

5 4. Begrunnelse for endringene som foreslås nå Alle endringene som er omtalt under kapittel 3 kan ses som ledd i byrådets arbeid med å bedre styringen på eiendomsfeltet. Gjennom opprettingen av en enhet for strategisk eiendomsforvaltning på myndighetsnivå 1 i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap, er strategifunksjonen og byrådets redskap for styring på eiendomsfeltet styrket. Gjennom opprettingen av EFU og EBE er grensesnittet og rollefordelingen mellom utbyggings- og drifts- og vedlikeholdsfunksjonen gjennomgått. Ved omdanningen av BBB KF til en etat underlagt Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing, var hensynet til en mer effektiv boligpolitikk førende. Men også hensynet til styringsdimensjonen ble vektlagt, blant annet for å håndtere vedlikeholdsutfordringer i boligmassen fremover. Av saksutredningen til bystyresak fremgår følgende: Byrådet vurderer det slik at en omgjøring av BBB til etat for det første vil styrke kommunens gjennomføringsevne på boligområdet. Endringen vil gi en mindre byråkratisk styringsmodell, tettere kommunikasjon og kortere styringslinjer fra byråd til BBBs ledelse. Det vil da være tydelig at BBB er en etat på samme nivå som øvrige tjenesteytende etater i byrådsavdelingen. Sentrale deler av foretakets virksomhet er gjenstand for betydelig politisk oppmerksomhet, og det er derfor viktig at det er effektive kommunikasjons- og styringslinjer fra byråd via kommunaldirektør til BBB. De siste årene har kommunens boligprogram vært svært viktig, og byrådet ønsker å ha muligheten for tettere oppfølging av planleggings- og byggeprosesser i videreføringen av boligprogrammet. Det er også viktig å sørge for tett styring for å håndtere vedlikeholds-utfordringer i boligmassen. Det foregår nå en kartlegging og tilstandsgjennomgang av boligmassen, som vil gi en ny oversikt over beregnet vedlikeholdsetterslep. Byrådet ønsker å ha god oversikt, tydelige ansvarsforhold, og en gjennomføringsevne som sikrer et godt vedlikeholdsnivå. Det er ønskelig med en teknisk stand av boligmassen som sikrer beboerne et godt inneklima, gode bomiljø, og bidrar til at beboerne føler eierskap til boligen, og dermed også selv blir motivert til å ivareta boligen på godt vis. Av hensyn til de store utfordringene kommunen står overfor når det gjelder vedlikehold og sikring av teknisk stand på hele eiendomsmassen, mener byrådet pr i dag at det vil være riktig å samle hele eiendomsfunksjonen i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Etat for boligforvaltning bygger, kjøper, drifter og forvalter utleieboliger, omsorgsboliger, og presteboliger. Foruten Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing er Byrådsavdeling for helse og omsorg og Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke bestillere og brukere av etatens tjenester knyttet til både bygging, kjøp, forvaltning og drift av rundt boliger i ulike kategorier. Etat for bygg og eiendom forvalter Bergen kommunes øvrige formålsbygg, med til sammen ca. 1 mill. kvm. areal. I tillegg forvalter etaten Bergen kommunes ca grunneiendommer, og står for både kjøp, salg og innleie av eiendom. Etat for utbygging har pt. ca. 105 investeringsprosjekter i sin portefølje. Både EFU, EBE og EBF representerer tunge eiendomsfunksjoner, og det er mange parallelle trekk mellom etatene. Alle etatene har ansvar for formålsbygg som benyttes av fagbyrådsavdelinger. Både EFU og EBF ivaretar byggherrefunksjon i forbindelse med investerings-prosjekter. Både EBE og EBF utfører drifts- og vedlikeholdsoppgaver og planlagt rehabilitering. De har også ansvar for forvaltning av boligene/byggene, herunder inngåelse og oppsigelse av leiekontrakter, og driver vakttelefon for teknisk assistanse. Det vil således være faglige gevinster knyttet til samarbeid og kompetansedeling mellom etatene. Blant annet vil erfaringer fra kvalitetssikringsarbeid som er startet i EBE og EFU, kunne overføres til EBF. 5

6 5. Økonomiske og administrative konsekvenser av saken Etat for boligforvaltning (EBF) vil bli opprettholdt som egen etat ved overføring til Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Etaten flyttes i sin helhet fra Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing, til Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Det forutsettes som et utgangspunkt at etatens budsjett i sin helhet overføres fra avgivende til mottakende byrådsavdeling. Flyttingen innebærer ingen andre endringer i økonomiske rammer for henholdsvis Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing og Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. Det er forventet gevinster knyttet til samordning, kompetansedeling og bedre ressursutnyttelse. Byrådet har en målsetting om å kunne se mer helhetlig på blant annet kommunens utbyggingsfunksjon. Organisasjonsendringen medfører samtidig at det må etableres nye og hensiktsmessige samhandlingsrutiner som sikrer tilfredsstillende grensesnitt mot det det bolig-sosiale området. Organisasjonsløsningen som er valgt, med felles bruk av stabsfunksjoner i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap, medfører ikke behov for oppbemanning av nye støttefunksjoner på myndighetsnivå Saksgang og medvirkning Mens omdanningen av BBB KF til kommunal etat i henhold til gjeldende fullmakter ble vedtatt av bystyret, ligger endringene som omhandles av denne saken innenfor byrådets kompetanseområde. Jf. byrådets fullmakter 3 Organisering av byrådet (myndighetsnivå 1) og 4 Organisering av kommunens tjenesteproduksjon og forvaltning (myndighetsnivå 2): 3.1 Organisering av egen virksomhet Byrådet organiserer selv sin virksomhet og administrasjon 3.2 Ledelsesansvar for de enkelte byrådsmedlemmer Byrådet bestemmer selv hvilke områder av den kommunale virksomhet de enkelte byråder har ledelsesansvar for. jf. kommuneloven Organisering av kommunens virksomhet Byrådet har myndighet til å organisere kommunens tjenesteproduksjon og forvaltning i hensiktsmessige enheter. Byrådet er opptatt av å opptre ryddig og i samsvar med avtaleverkets bestemmelser ved omorganisering i virksomheten, og saken er drøftet med hovedsammenslutningene før vedtak er fattet. Selv om EBF vil bli opprettholdt som en egen etat ved overføring til Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap, og det slik sett ikke vil innebære vesentlige endringer i arbeidsforholdet til de ansatte, vil organisasjonsendringen på noen områder medføre endringer i oppgaveløsing. Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap vil på vanlig måte sikre medvirkning fra berørte arbeidstakerorganisasjoner i de videre organisasjonsutviklingsprosessene på eiendomsfeltet. 6