Til resultatenhetene i BBS Kopi: Områdeledere Økonomirådgivere

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for barnehage og skole Rundskriv Rundskriv nr.: Dato: 29. juni 2012 Saksnr.: Saksbehandler: RLAR Emnekode: SARK-20 Til resultatenhetene i BBS Kopi: Områdeledere Økonomirådgivere Bruk av handlekort i Bergen kommune I sak om nytt økonomireglement og budsjettfullmakter 2012, ble det nevnt at det økonomiske fullmaktsreglement kom til å bli gjennomgått og tilpasset overordnet økonomireglement og budsjettfullmakter. I punkt 4.7 Anskaffelser/innkjøp under INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN I BYRÅDET fremgår følgende: «Kommunens anskaffelser skal gjøres innenfor rammer gitt i Lov om Offentlige Anskaffelser (LOA) med tilhørende forskrifter samt følge de prinsipper som er fastsatt i Bergen kommunes innkjøpsstrategi. Dette skal sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Både bestilling og varemottak skal dokumenteres. I forkant av ethvert innkjøp skal alle virksomheter foreta en kritisk behovsanalyse og nøye vurdere de totale anskaffelseskostnadene og levetidskostnadene i forhold til virksomhetens budsjett. Med kostnader i forbindelse med anskaffelsene menes både direkte utgifter til de enkelte varer og/eller tjenester, samt alle kostnader som oppstår i forbindelse med gjennomføringen av anskaffelsesprosessen. Fullmakt til å inngå avtale om bruk av handlekort ses i sammenheng med de ordinære bestillingsfullmaktene til resultatenhetene. Regnskapssjefen har fastsatt egne retningslinjer for bruk av slike kortløsninger som skal følges. I Intern korrespondanse av 3. mai 2010 har regnskapssjefen utarbeidet retningslinjer for bruk av handlekort i Bergen kommune som må følges. Vi har nå mottatt melding om at Den Norske Bank har lagt om funksjonaliteten på handlekortene slik at det vil være mulig å benytte disse «lovlig» innenfor de rammer som er gitt i»intern korrespondanse». Tidligere handlekort fra Norgesgruppen/DNB er eller vil bli stengt. For øvrig gjelder følgende i tillegg til regnskapssjefens retningslinjer:

2 Ved etablering av handlekort skal det sendes kopi av avtale til Byrådsavdelingen - Økonomiseksjonen v/heidi Apelthun. Avtalen skal være signert av resultatenhetsleder I avtalen skal navn på resultatenheten fremgå + Bergen kommunes organisasjonsnummer. Dette er: Navn på disponent(er) må fremgå. Resultatenheter som disponerer kort som i dag tilfredsstiller gjeldene regelverk sender kopi av avtalen til Økonomiseksjonen v/heidi Apelthun snarest mulig. Evnt. endring eller sluttbruk av kort meldes også med kopi til Økonomiseksjonen. (eksempel på endringsskjema fra DNB følger vedlagt) Anne-Marit Presterud kommunaldirektør Christian Hjemmen økonomisjef Vedlegg 2 av 5

3 BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap Intern korrespondanse Saksnr.: Saksbehandler: SVKA Emnekode: SARK-120 Til: Fra: BBS v/ Torstein Johannessen BBKM v/ Tor Corneliussen BHI v/ Bernt Tungodden BKKI v/ Vidar Grønsberg BNES v/ Kjell Kolskogen BLED v/ Svein Klæboe Økonomiservice v/ Elin Karlsen-Moen BFKE v/regnskap Konsern Kopi: LRS Dato: 3. mai 2010 NOTAT VEDR. BRUK AV HANDLEKORT I BERGEN KOMMUNE Økonomiseksjonen v/regnskap konsern har tidligere varslet at flere kortløsninger, som er i markedet, ikke skal benyttes i Bergen kommune. Dette på bakgrunn av dokumentasjonsmessige svakheter og avvik fra gjeldende fullmaktstruktur i kommunen. Bruk av handlekort medfører at det i enkelte tilfeller må stilles spesielle krav til dokumentasjon i form av vedlegg. Kommunen har nå fått på plass ny funksjonalitet i Agresso som muliggjør forbedringer av retningslinjene. Samtidig har en stor leverandør signalisert vesentlige endringer i sitt konsept i samsvar med våre anmerkninger og innspill. Regnskap konsern ser det derfor som formålstjenlig å oppdatere retningslinjene for bruk av denne type kort i kommunen. Retningslinjer for bruk av handlekort i Bergen kommune 1. Forholdet til innkjøpsavtaler Bruk av handlekort skal ikke erstatte bruk av de innkjøpsavtaler som til enhver tid gjelder i Bergen kommune. Se nettsidene til Innkjøpsseksjonen som har oversikt over hvilke avtaler som gjelder -> 2. Fullmakter 3 av 5

4 Fullmakt til å inngå avtale om bruk av handlekort må ses i sammenheng med de ordinære bestillingsfullmaktene til resultatenhetene. Leder av resultatenheten eller annen bemyndiget kan signere på avtalene. Vilkårene for bruk av kortene skal være gjennomgått før avtalen signeres. Avtalene og vilkår skal oppbevares i virksomhetens arkiv. Kortene knyttes til navngitte ansatte med personlig PIN-kode. Kort og kode er personlig og skal kun brukes av kortholder. Dersom den aktuelle kortholder slutter i virksomheten, eller av andre grunner ikke lenger har behov for kortet, skal avtalen avsluttes. Da skal kortet leveres inn til virksomheten og avtalen sies opp skriftlig. Kopi arkiveres i virksomhetens arkiv. 3. Generelle krav til kortløsningene a. Bruksområdet Kortløsningen skal kun kunne benyttes til ordinære varekjøp hos den aktuelle leverandøren. Det er ikke tillat å ta i bruk kortløsning som gir mulighet for uttak av kontanter, kredittkjøp på internett, spill på kreditt e.l. At avtalen inneholder opplysning om at kortet ikke skal brukes til slike formål er ikke godt nok, dersom kortet kan gi slik mulighet. Verken navngitt ansatt i Bergen kommune eller arbeidsgiver (Bergen kommune) skal kunne bli gjort ansvarlig for evt. slik bruk. Den som signerer på avtalen er ansvarlig for å kontrollere dette og evt avslutte avtalen dersom bruksområdet endres senere. Kortene skal kun brukes ifm Bergen kommunes virksomhet og skal ikke benyttes til andre formål. b. Faktura Faktura skal tilfredsstille de krav som til enhver tid gjelder for selgers utstedelse av salgsdokumentasjon, jf. bokføringsforskriftens 5-5 jf Noen kjeder har innledet samarbeid med finansinstitusjoner som forestår fakturering og innkreving av utestående beløp. Det er avklart med en stor aktør i dette markedet at denne faktureringen ikke er å anse som salgsdokumentasjon etter bokføringsforskriften. Dette medfører at finansinstitusjonen må behandles som betalingsmottaker ved vår bokføring, mens kjeden er leverandør. Faktura fra finansinstitusjonen må suppleres med kassaslippene for å ivareta dokumentasjonskravene. Formålet med anskaffelsen skal påføres kassaslippen(e). c. Fakturahåndtering Faktura sendes direkte til LRS fra utsteder og skal være merket med ressursnummer. Dersom et tjenestested har flere kort fra samme kjede kan disse faktureres på samme faktura. Dette forutsetter at samme ressursnummer er i bruk og at bruken knyttet til de enkelte kort fremgår separat av faktura. Dersom flere ressursnummer er i bruk må kortene faktureres hver for seg. Dersom faktura ikke tilfredsstiller bokføringsforskriftens legitimasjons krav knyttet til "ytelsens art og omfang" jf. 5-5 og 5-1 nr 3, kan dette løses ved at kassaslipp(ene) skannes og legges som elektroniske vedlegg. Dette må gjøres i forbindelse med fakturagodkjenningen. Det er kortinnehavers ansvar og enhetsleder som sammen må påse at det etableres betryggende rutiner for håndteringen av dette. Enhver bruk som ikke kan legitimeres kan ikke belastes som ordinære utgifter i kommunens regnskap. Det kan under ingen omstendighet kreves kompensasjon for merverdiavgift uten at dette er på plass. Ved kontering må det påses at innkjøpet føres på korrekt tjeneste og art i regnskapet, med korrekt håndtering av de ulike satsene for merverdiavgift. Dersom 4 av 5

5 faktura er korrekt utstedt, skal det klart fremgå fordeling av innkjøpet knyttet til de ulike satsene for merverdiavgift. d. Forfallstid Normalt bør det være 30 dagers løpetid fra utstedelse av faktura til forfall på disse avtalene, for å sikre nok tid til postgang og intern fakturabehandling inkl. dokumentasjon. Rente- og gebyrkostnader knyttet til disse avtalene belastes tjenestestedene. e. Kreditt Det skal ikke inngås avtaler hvor det åpnes for delbetaling av faktura. Med dette forstås at forbruk i en fakturaperiode forfaller i sin helhet når faktura utstedes. Det skal klart fremgå av faktura at forbruket i perioden er fakturert i sin helhet og forfaller samlet til betaling. f. Purring Det skal være en klar sammenheng mellom salgsdokumentasjon og fakturert beløp. Dette medfører bl.a. at evt. tidligere forfalte beløp ikke skal faktureres på nytt sammen med neste periodes ordinære forbruk. 4. Andre forhold a. Avtaler som må avsluttes Avtaler som er i bruk, men som ikke tilfredsstiller de generelle kravene ovenfor skal avsluttes straks. b. Avtaler med lokal dokumentasjon Regnskap konsern har tidligere (våren 2009) klargjort at enheter som hadde avtaler om handlekort kunne videreføre disse dersom evt. tilleggsdokumentasjon (kassaslipper) ble oppbevart lokalt (10 år). Disse arkivene kan nå avvikles ved å skanne kassaslippene og legge disse til som vedlegg på de aktuelle fakturaene i Agresso tilbake i tid. Regnskap konsern skal kontaktes før arkivet makuleres. c. Vedlegg til faktura Det ble lagt ut informasjon på Økonominett den 11. januar 2010 om denne muligheten med oppskrift på hvordan dette skal gjøres i Agresso Web. Se her: Svein Kvammen regnskapssjef 5 av 5