Leverandørkonferanse Fellesavtale for reisebyråtjenester. Kristin Kahrik Prosjektleder

Transkript

1 Leverandørkonferanse Fellesavtale for reisebyråtjenester Kristin Kahrik Prosjektleder

2 Agenda 1) Velkommen og formål med møtet av Kristin Kahrik, prosjektleder 2) Overordnet presentasjon av Statens innkjøpssenter og status av Barbro Bottheim, fagdirektør 3) Presentasjon av prosjekt Kategoristrategi for reiseområde av Margit Bersvendsen Grønli, prosjektleder 4) Presentasjon av prosjekt Anskaffelse av reisebyråtjenester av Kristin Kahrik, prosjektleder 5) Presentasjon av behovskartlegging og statistikk av David Behrens, rådgiver 6) Temaer for innspill fra leverandører

3 Statens innkjøpssenter

4 Samfunnsoppdrag «Inngå og forvalte fellesavtaler for statlige virksomheter» Statens innkjøpssenter (Difi) inngår og forvalter felles avtaler på vegne av statlige virksomheter. Formålet er å få enkle og effektive innkjøpsprosesser i staten. Gjennom å samordne standardavtaler for mange offentlige virksomheter, forventes gevinster både i form av høy kvalitet på produktene, lavere priser og bedre ressursutnyttelse. Avtalene skal innrettes slik at konkurransen i leverandørmarkedet opprettholdes og stimuleres

5 Evaluering Statens innkjøpssenter Opprettet 1. januar årsverk en seksjon i Difi/ANS Prøveperiode på 4 år Evalueringsrapporten fra januar 2019 anbefaler videreføring som permanent ordning fra Ordningen er obligatorisk for virksomhetene 190 statlige virksomheter omfatter ca ansatte

6 Hvem er brukere? Nøkkeltall 190 virksomheter ansatte årsverk jobber i en av de 100 minste virksomhetene 80 % av de ansatte jobber i de 30 største virksomhetene

7 Markedsperspektiv - Norge har ca 2,6 millioner sysselsatte, 32 % i offentlig i sektor 20 % 6 % av sysselsatte i Norge er obligatorisk omfattet av Statlige Fellesavtaler 5 % 6 % 68 % 7 % 1 % Privatsektor Kommunal sektor Helseforetak Statsforvaltningen Statsforvaltning omfattet

8 Hvordan innkjøpssenteret jobber Med prosessene Utvelgelse av avtaleområder planlegging gjennomføring forvaltning «Rutine for gjennomføring av statlige fellesavtaler» Med markedet Veiledende kunngjøringer Dialogkonferanser og én-til-én-møter Med virksomhetene Formell kommunikasjon Uformell og relasjonell dialog Styringsmessig nivå Difis etablerte virksomhetsstyring Interne mål for ASI og (interne) risikovurderinger tiltak Internkontroll

9 Status mai Statlige fellesavtaler på Forbruksmateriell Reisebyrå Internrevisjon Mobiltelefoni Mobiltelefoner og nettbrett PC-klienter Skjermer Kategoristyring Kategoristrategi Reiseområde Kategoristrategi IKT-området Markedsplass for skytjenester

10 Kategoristrategi for reiseområdet

11 Bakgrunn -kategoristrategi prosjektet Statens innkjøpssenter er gitt mandat til å inngå statlige fellesavtaler Innkjøpsrådet ønsket å prioritere reiseområdet Kategoristrategi for reiseområdet Prosjektets målsetting Resultatmål: Etablere strategi prosess og utvikle en kategoristrategi for reiseområdet etter beste praksis metoder. Gjennom analyser identifisere forbedringsområder og anbefale tiltak. Effektmål: Gjennomføring av strategiens handlingsplan skal bidra til: å redusere årlige totale reisekostnader for staten å støtte målsetting om å "forenkle, fornye og effektivisere" offentlig sektor Forutsetninger: Godt datakvalitet Forankring og etterlevelse Etablering av en statlig felles reisepolicy Omfang Statlig reiseforbruk: Brukere: 190 statlige virksomheter statsansatte 30 virksomheter => 80 % av de ansatte 2,4 milliarder kroner

12 Organisering Prosjektledelse: Statens innkjøpssenter er prosjekteier og har prosjektledelsen med to ressurser i tillegg til prosjektleder. Kategoriteamet: består av ressurser fra følgende 7 virksomheter: Referansegruppen: består av ressurser fra ytterligere 16 virksomheter Rapportering: Styringsgruppe ledet av prosjekteier Statens innkjøpsråd - rådgivende

13 Arbeidsprosess utvikle kategoristrategi Engasjere interessenter Prosjektstart Utkast strategi Ferdig strategi Godkjent strategi Involvering av interessenter under strategiutviklingen Organisatoriske tilpasning, strategitesting før godkjenning Strategi godkjennings -prosess Implementering fra August 2019

14 Kategoristruktur - reiseområdet

15 Reiseprosessen Input Behov for reise RAMMEBETINGELSER og STYRENDE DOKUMENTER Godkjent reise Ja Prosessfasene Nei Planlegge reise Bestille reise Gjennomføre reise Levere reiseregning Kontrollere reiseregning Utbetale reiseutlegg Reise bokført Output DETALJERT PROSESSBESKRIVELSE, RUTINER, MALER OG VERKTØY DIGITALE STØTTESTYSTEMER

16 Sstrategisk/økonomisk betydning Kategoriens plasseringer i innkjøpsmatrisen 6,00 Volumprodukter Strategiske produkter 5,00 Flyreiser Reisebyråtjenester 4,00 Overnatting Kurs og konferanse 3,00 Betalingstjenester Leiebil 2,00 Drosje Kollektivtransport 1,00 0,00 Ikke-kritiske produkter Flaskehalsprodukter Leverandørmarkedskompleksitet - Leveranserisiko

17 Relevante funn og erfaringer fra kategoristrategi prosjektet Verdifullt å se helhetlig på reisekategorien Behovet: One-size do not fit all Ulike samfunnsoppdrag Ulik organisering, systemer, prosesser, policy Endringer i rammebetingelser Komplekst marked i endring Reisebyråtjenester strategisk samarbeidspartner => Det skal være lett å gjøre rett!!

18 Anskaffelse av reisebyråtjenester

19 Kompetansebehov

20 Prosjektorganisering

21 Innkjøpsgruppe Ivaretar statlige brukeres tekniske og praktiske interesser gjennom hele anskaffelsesprosessen Sikrer at brukernes behov og forventninger dekkes Bidrar til avtalelojalitet og brukertilfredshet

22 Vår overordnet anskaffelsesprosess INNKJØP Forprosjekt Kartlegging Prosjektmandat Kategoristrategi Planlegging og analyse Gjennomføre konkurranse Tilbudseval. og inngå kontrakt Ja Statens Innkjøpsråd Nei *Nei Måling og evaluering *Forlenge? *Ja Oppfølging Implementere avtale AVTALEFORVALTNING

23 Konkurransestrategi Behovskartlegging Leverandørdialog Dokumentproduksjon Konkurranse Implementering & forvaltning Spørreundersøkelse & analyse Leverandørkonferanse (en-til-en møter) Konkurransegrunnlag Rammeavtale + bilag Databehandleravtale Kravspesifikasjon Prisskjema Høringsrunde Konkurranse Evaluering Tildeling

24 Tidsplan feb mai juni aug okt nov jan-20

25 Avtalens formål Reisebyrå som en nødvendig infrastruktur for å iverksette kategoristrategi Maksimal bestillingsgrad via reisebyrå Virkemiddel for å etterleve reisepolicy Reisebyrå skal oppleves nyttig av den reisende Reisebyrå skal være strategisk partner

26 Behovskartlegging og statistikk

27 Estimat reiseområdet Benyttet mange ulike datakilder: Statsregnskapet 100% Leverandørreskontro 68% Reiseregningsportalen 63% Reisebyråportalen 52% Estimat frå den enkelte virksomhet 63% MNOK MNOK MNOK Kollektivtransport 9 % Taxi 3 % Leiebil 1 % Reisebyrå 1 % Regnskap Vårt estimat Reisebyråenes estimat Hotell 21 % Fly 40 % 45% gap mellom regnskapsført volum og vårt estimat Det er usikkert hva som har blitt ført under de ulike artskontoene i regnskapet 47% gap mellom reisebyråenes estimat og vårt estimat Vi vet at mye kjøpes utenom reisebyråportalene Kurs og konferanse 25 %

28 Hvor mye bestilles gjennom reisebyrået? Høy dekning fly Utfordring med hotell Hvor vanlig er det å bestille kurs og konferanser gjennom reisebyråleverandøren? Fly MNOK 950 MNOK 890 Estimat Bestilles gjennom reisebyråene 40% Kurs og konferanse MNOK 500 Hotell 23% 12% 10% 9% 5% MNOK 257 1% 1% Uklassifisert Hotellkjeder Selvstendige Hotell Reisebyrå Offentlige virks ol Catering Kredittkort Båt Estimat Bestilles gjennom reisebyråene

29 Reisemønster flyreiser i året 69% Fly Volum Flyreiser innenlandsreiser 50% europareiser reiser i resten av verden 23% 19% 7% 7% 6% 7% 2% 2% 2% 2% 0% 2% 1% 2% Domestic Europe North America Asia Africa And Indian Ocean South America, World Middle East Uklassifisert utland 66% 62% Hotell Volum Netter Estimerer hotellopphold i året på til sammen netter netter i Norge 25% 23% netter i Europa 6% 4% 2% 1% 1% 1% 4% 4% netter i resten av verden Domestic Europe North America Africa And Indian Ocean Asia Annet

30 Konsulentbruk Billetter Volum 13% 34% 22% 55% Fly 87% 66% 78% 45% Norge Utlandet Norge Utlandet Online Consultant Online Consultant Netter Volum 5% 9% 5% 10% 95% 91% 95% 90% Hotell Norge Utlandet Norge Utlandet Online Consultant Online Consultant

31 Spørreundersøkelse til avtaleforvalterne 120 svar, svarprosent 67% Hvilket reisebyrå bruker respondentene på spørreundersøkelsen? Andel virksomheter Andel årsverk 70% 60% 26% 16% 14% 10% 3% 0% Egencia G-Travel Berg-Hansen Ingen I hvor stor grad er det behov for togreiser? Dersom tog var et mer synlig og tilgjengelig alternativ i portalen, ser dere for dere at andel togbestillinger ville øke? 68% Andel virksomheter Andel årsverk 45% 43% 25% 12% 7% Ja Nei Usikker

32 Spørreundersøkelse til reisende 652 svar, svarprosent?

33 Er det noe som mangler? Hva trenger dere for å kunne gi oss et godt tilbud?

34 Markedsdialog

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46