Kravspesifikasjon Nærmere beskrivelse av oppdraget

Transkript

1 Kravspesifikasjon Nærmere beskrivelse av oppdraget 1 Formålet med anskaffelsen Anskaffelsens formål er å etablere en rammeavtale om reisebyråtjenester for Forskningsrådet. Anskaffelsen har til hensikt å gi Forskningsrådet best mulig priser og ytelser på reisebyråtjenester. 2 Overordnet beskrivelse av leveransen 2.1 Omfang Med Forskningsrådet menes fortrinnsvis egne ansatte, men også innleid personell og eksterne som reiser på Forskningsrådets regning. Avtalen gjelder for Forskningsrådets reisevirksomhet i inn- og utland. Flyreiser utgjør størsteparten av omsetningen, mens den øvrige omsetningen i hovedsak fordeler seg på hotellovernattinger, togreiser, samt kurs og konferanser. Reisevolum i avtaleperioden (inkludert opsjoner) antas å være ca. 36 MNOK. Topp destinasjon er Brussel. Online andelen i Forskningsrådet er på ca. 80 %. 76 % belastes kredittkort, 16 % belastes reisekonto. Arrangementer har vært økende, men omsetningen her er usikker for fremtiden, med tanke på at Forskningsrådet i 2014 flyttet til nye lokaler på Lysaker der vi disponerer eget møtesenter med god kapasitet til møter og arrangementer. Reisevolum 2013 gjennom reisebyrå: Antall flyreiser Antall Beløp Innland Norden Europa Interkontinentalt Totalt Antall fly reservasjoner Innland Norden 363 Europa 930 Interkontinentalt 118 Totalt Herav online Innland Utland 940 Totalt Antall hotellreservasjoner 998 Side 1 av 5

2 Reisevolum utenom reisebyrå: Omtrent halvparten av Forskningsrådets totale reisekostnader knytter seg til eksternt personell. Det meste av dette håndteres ved at bestillinger ordnes av den eksterne selv og refunderes av Forskningsrådet. 2.2 Beskrivelse av tjenesten Leverandøren skal levere tjenester som omfatter flyreiser, hotellbestilling, togreiser, samt kurs og konferanser. Leverandøren skal bidra til at retningslinjer for tjenestereiser i Forskningsrådets Reiserådviser følges. Reisebyrået skal ha fullmakt til å påse at relevante retningslinjer som er omtalt i dette dokumentet følges. Likeledes skal leverandøren medvirke til størst mulig grad av lojalitet til inngåtte rammeavtaler innen reiseområdet. Avtalen skal danne grunnlag for enkle og kostnadseffektive kjøp av reisetjenester for Forskningsrådets ansatte og andre som reiser for Forskningsrådets regning. Samtidig skal avtalen sikre kvalitet og service på kjøp av reiserelaterte tjenester, samt at de priser og betingelser som gjelder for hvert kjøp er de best oppnåelige i gjeldende marked. Leverandøren skal i avtaleperioden foreslå tiltak som virker kostnadsbesparende for Forskningsrådet og som bidrar til effektivisering av rutinene knyttet til Forskningsrådets reisevirksomhet. Leverandøren skal bidra til opprettholdelse av høy online andel. (ca. 80 %) 3 Krav til reisebyråets tjenester Det forventes at kravene i tabellene under oppfylles. For hvert av punktene i tabellene nedenfor skal leverandørene svare ja eller nei til hvorvidt kravene oppfylles eller ikke. Klassisk reisebyråtjeneste Åpningstiden skal minimum være alle virkedager, norsk tid. Leverandør skal ha en etablert 24-timers service med bestillingsmuligheter og besvarelse på spørsmål utenom ordinær arbeidstid. Telefonanrop skal besvares senest innen 20 sekunder. Bemanningen skal ha nødvendig kompetanse og erfaring til å kunne utføre bestillinger på sammensatte og kompliserte reiser for både enkeltpersoner og grupper i inn- og utland. Bemanningen skal ha nødvendig kunnskap om Forskningsrådets egne reiseavtaler og kunne gi brukerne informasjon om disse. Leverandøren skal kunne hjelpe til ved praktisk gjennomføring av kurs og konferanser. Leverandøren skal ha evne til å skaffe billetter og ordne overnatting på kort varsel. Leverandøren skal ha en fast kontaktperson med et fast team for Forskningsrådet i denne avtalen. Side 2 av 5

3 Klassisk reisebyråtjeneste Leverandør skal ha etablerte samarbeidsforhold med flyselskap, hoteller og andre reisevirksomheter i inn- og utland. Alle bestillinger skal bekreftes umiddelbart. Leverandør skal tilby et varslingssystem med mulighet til å spore opp/ finne reisende i krisesituasjoner (krig, katastrofer, streik, terror etc.) Leverandøren skal behandle personopplysninger korrekt i forhold til Lov om behandling av personopplysninger. Togreiser skal kunne bestilles hos reisebyråleverandør, fortrinnsvis i online selvbestillingsløsning. Selvbestillingsløsning Leverandøren skal kunne motta bestillinger fra Forskningsrådet i en selvbestillingsløsning, tilpasset Forskningsrådet Forskningsrådet skal gis tilgang til et ferdig oppsatt testmiljø for evaluering av systemets brukergrensesnitt og funksjoner. Miljøet skal kunne nås fra en frittstående PC på internett ( med standard nettleser. Leverandøren skal oppgi nettadresse, brukernavn og passord til Oppdragsgiver for utprøving av selvbestillingsløsningen. Leverandørens rutiner og dokumentasjon skal tilfredsstille dokumentasjonskravene i Statens økonomireglement i forbindelse med utstedelse av reiseregning. Leverandøren skal kunne fremskaffe og sørge for at nødvendig dokumentasjon tilfredsstiller krav til bevis for at reisen er gjennomført og kostnaden dokumentert. Leverandøren skal tilby kostnadsfri telefonsupport for selvbestillingsløsningen i tidsrommet 8-16 alle virkedager, norsk tid. Brukerne skal kostnadsfritt tilbys opplæring i bruk av selvbestillingsløsningen, samt brukerveiledning. Selvbestillingsløsningen skal tydelig vise hvilke regler som gjelder for reise- og hotellbestillinger. Reisebestiller skal kunne bestille på vegne av flere. Selvbestillingsløsningen skal tydelig vise Forskningsrådets egne reise- og hotellavtaler. Det skal fremkomme tydelig når rimeligste alternativ ikke velges Kredittkort skal kunne benyttes som betalingsløsning for alle tjenester. Statistikk Leverandøren skal gi avtaleansvarlig i Forskningsrådet standard statistikk, kostnadsfritt hvert kvartal og ved behov. Statistikkene skal gjennomgås i halvårlig eller kvartals vise oppfølgingsmøter mellom Forskningsrådet og leverandør. Minimum innhold i standard statistikker (omsetning/antall): Valgt reisemåte/produkt (fly, hotell, leiebil, tog etc.) Destinasjoner og strekninger Online andel Side 3 av 5

4 Pr. leverandør Snittpriser fly og hotell Billettyper Kurs og konferanser Leverandøren skal kostnadsfritt tilby avtaleansvarlig utfyllende årsrapport som i tillegg sier noe om utvikling og besparelser på følgende områder: Forskningsrådets snittprisutvikling, sett i forhold til markedet for øvrig, samt leverandørens egne kunder Endringer i bestillingsmønster (når bestilles våre reiser) Endringer Avvik fra policy Betalingsmåte Profilinfo Annen nyttig og relevant info Fakturering Faktura skal være på Elektronisk Handels Format (EHF) som er det offentliges standardformat. EHF formatet defineres av Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI). Detaljert og uttømmende beskrivelse finnes tilgjengelig på DIFIs sider Faktura sendes etterskuddsvis. Betalingsbetingelser er 30 dager. Fakturerings- og ekspedisjonsgebyr skal ikke beregnes Andre tjenester I forbindelse med oppstart av avtalen, skal det være utarbeidet et informasjonsopplegg for avtalens innhold og virkemåte. Leverandør skal ha forsikringsordninger. Leverandøren skal utarbeide en implementeringsplan for igangsettelse av avtalen Leverandøren skal utarbeide en brukerveiledning til online bestillingsløsningen før oppstart av avtalen 4 Nærmere beskrivelse av reisebyråets tjenester Leverandøren bes å beskrive sine reisebyråtjenester som er relevante og som inngår i tilbudet. Områder som bør inngå i beskrivelsen er listet nedenfor. Det er også mulig å beskrive løsninger/tjenester som ikke inngår i tilbudet, men som kan tilbys oppdragsgiver ved behov. Dette må imidlertid fremkomme i beskrivelsen. Presentasjon av selskapet Reisebyråets tjenester, herunder: Side 4 av 5

5 o Tradisjonell reisebyråtjeneste o Selvbestillingsløsning(er) o Kurs og konferansetjenester Kompetanse/bemanning for dette oppdraget Statistikkløsninger Implementering Beredskapsarbeid Oppfølging av avtale. Hvordan bidra til effektiv reiseadministrasjon og besparelser på reiseområdet? Gi gjerne eksempler fra oppdrag leverandøren har gjort for andre. kunder. Annet Side 5 av 5