Vår erfaring med å gjennomføre en innovativ anskaffelse. Tips til gjennomføring. IKT prosjektet i Justervesenet

Transkript

1 Vår erfaring med å gjennomføre en innovativ anskaffelse. Tips til gjennomføring. IKT prosjektet i Justervesenet Ved Jo Espen Glent Prosjektleder og fagansvarlig for IKT.

2 Kort om Justervesenet Direktorat for måleteknikk underlagt Nærings- og Fiskeridepartementet. Har hovedkontor på Kjeller utenfor Oslo. 100 ansatte fordelt på 4 avdelinger. Har distriktskontor i Stavanger, Bergen, Trondheim, Tromsø og på Kjeller. Justervesenet (JV) utfører: Kalibrering Typeprøving og Typegodkjenning e-merking Lovregulerte oppgaver Regelverksutvikling Utredninger og samfunnsøkonomisk analyse Måleteknisk bistand Forskning og utvikling Opplæring ved kurs Justervesenet er teknisk kontrollorgan innen ulike områder.

3 Bakgrunn I perioden ble det gjort flere utredninger. Begrensninger i eksisterende IKT systemer for videre utvikling. Grunnlag for søknad om finansiering utarbeidet. Se på organisering og mulighet for å lage fagsystem på tvers av avdelingene. Ønske om fleksibilitet i ny IKT løsning for å fange opp fremtidig endring av arbeidsoppgaver. Kom ikke gjennom nåløyet med søknad om finansiering i første runde. Ble til slutt tildelt midler i andre runde av medfinansieringsordningen hos DIFI i 2016.

4 Veien mot anskaffelse. Våren 2016 ble det gjennomført en GAP analyse på arbeidsprosesser og derav behovet for nye IKT løsninger. Samme sommer ble det diskutert form på prosjekt, utviklingsmetodikk og anskaffelses metode. Dilemma: Vi vet hvordan vi gjør arbeidet i dag, men gjør vi det slik om 5 år eller 10 år? Skriver vi en kravspesifikasjon med utgangspunkt i hvordan arbeidsprosesser foregår i dag vil systemet kanskje ikke takle fremtidige endringer. Tanken om en innovativ anskaffelse ble da lansert. Det var lite kunnskap i organisasjonen om en slik anskaffelse. Så vi vendte oss mot Difi sine hjemmesider for å lære mer.

5 Samarbeid med DIFI. I vår søken etter informasjon fant vi noen videoer på DIFI sin hjemmeside. De fortalte litt om prosessen og mulighetene som lå i den. Det vakte vår interesse og satte oss etter hvert i kontakt med Mari Vestre og Johan Englund hos Difi som vi hadde flere møter med den høsten. Fikk vurdert prosjektets «modenhet» og forankring i ledelsen. Gjennomgangstema: Hva ønsket JV av en ny IKT løsning? Neste spørsmål: Hva kan IKT bransjen tilby? For å få svar på siste spørsmål ble anbefalingen å invitere til en dialogkonferanse. Det ble gjort som en frivillig utlysning på Doffin.

6 Mål for konferansen Komme i kontakt med potensielle leverandører Få innblikk i hva som beveger seg i markedet. Forhåpentligvis få noen innspill vi kan arbeide videre med Nok informasjon i etterkant til å kunne lyse ut konkurranse.

7 Konseptalternativ Vi endte opp med seks innspill fra IKT bransjen. Alle som sendte innspill ble invitert til JV for å legge det fram, og det ga begge parter mulighet til diskusjon og innhenting av informasjon. Med innspillene i baklomma og prosjektveiviseren som bakteppe arbeidet vi fram to konseptalternativ. Det skulle bli veldig nyttig i de kommende dialogmøtene. Gjennom en vurdering av konseptalternativene, fikk vi utarbeidet en konkurransestrategi. Fra prosjektveiviseren til Difi.

8 Behovsspesifikasjon Gjennom tidligere gjennomført GAP analyse hadde vi klare formeninger om hvor skoen trykket og dagens behov. Utfordringen var å beskrive det i en ren behovsspesifikasjon, der løsningen i så liten grad som mulig ble spesifisert. Vi ønsket ikke å begrense leverandørene, men oppfordre til innovasjon. I IKT anskaffelses øyemed var dette en ny øvelse for oss. Vi var vant til kravspesifikasjoner med nedtegnete skjermbilder, dialoger, prosessflyt, input og output. Nå skulle vi beskrive hva behovet var. Behovene ble til mål for anskaffelsen, og det ble koblet til gevinstene vi ønsket å realisere. Difi ga oss god støtte gjennom prosessen med å utarbeide behovsspesifikasjonen. Det var viktig å ha kontroll på skal og bør «krav». Særlig «skal» kravene får betydning lenger ut i anskaffelses løpet. Hvordan gjennomføre innovative anskaffelser? Fra Difis sider.

9 Konkurransepreget dialog Parallelt med spesifikasjonsarbeidet ble konkurransegrunnlaget utarbeidet. Gjennom vårt valg om å gjennomføre Konkurransepreget dialog, var det nye prosedyrer å sette seg inn i med tanke på fasene i anskaffelsen. Prekvalifiseringsfase Dialogfase Tilbuds-/tildelingsfase Det ble viktig å sette de riktige kriteriene for kvalifisering og tildeling. Vi ønsket å likestille leverandørene og sette løsningen i fokus..

10 Utlysning på Doffin.. Dagen var kommet for utlysning, men til forskjell fra andre anskaffelser vi hadde gjort, var dette bare starten. Behovsspesifikasjonen som ble lagt ved var bare foreløpig og det ville være mulig å gjøre endringer etter dialogfasen for å få med de innspillene vi ønsket å ta med videre. Kriteriene for kvalifisering og tildeling med tilhørende vekting kunne derimot ikke endres så fritt. Viktig å tenke på. I den foreløpig fremdriftsplanen som ble lagt ved så vi at det særlig på de avsluttende fasene var lett å underestimere tid da det er få formelle krav. I første runde med prekvalifisering er det formelt satt av god tid siden det følger «vanlig» anskaffelses prosedyre. Leverandørene skal melde sin interesse og dokumentere at de oppfyller prekvalifiseringskravene.

11 Dialogfase.. Med prekvalifiseringen gjennomført var det tid for dialogfase.

12 Kontrakt og oppstart. Tildelingen av kontrakt er gjennomført. Nå skal kontrakten skrives, og leverandøren begynner å bli utålmodig. Det er til denne fasen det er viktig å sette av tid.. Vi valgte SSA-S, smidigavtalen, og det er mange vedlegg å bli enig om. Jeg vil trekke fram den praktiske dag til dag gjennomføringen av prosjektet der det ikke er fastsatt i konkurransegrunnlaget.

13 Veien videre... Utviklingsprosjektet er i gang Utviklingssprinter skal gjennomføres, og delleveranser skal overholdes. Første delleveranse er i januar Avhengig av tett og god kontakt/dialog mellom kunde og leverandør. Resultatet er enda ikke gitt, men vi håper å kunne komme tilbake med flere erfaringer og et godt resultat senere.

14 Takk for meg! Kontakt meg på ved spørsmål.