Kategoristyring av innkjøpsarbeidet

Transkript

1 Kategoristyring av innkjøpsarbeidet Tverrfaglig brobygger mellom behov og marked Oslo, 28.januar 2015 Erik Borge Kategorisjef Kirurgiske produkter

2 Utvikling av kategoristyring Kategoristyring og organisering i strategidokumenter for innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst siden 2009 Etablert kategorier Videreutviklet kategoristruktur Første kategorisjef-stillinger opprettet i 2014 Medisinsk forbruksmateriell Kirurgiske produkter - 1 -

3 Kategorier 1. Administrasjon 2. FDVU (forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling) 3. Medisinsk grunnutstyr 4. Helsetjenester 5. IKT 6. Kirurgiske produkter 7. Laboratorium 8. Medisinske forbruksvarer 9. Medisinsk teknisk utstyr 10. Personal/HR 11. Prehospitale tjenester 12. Bildediagnostikk 13. Renhold og tekstil 14. Storhusholdning 15. Støttetjenester 16. Transport 17. Medikamenter - 2 -

4 Nivå Formål Definisjon og eksempel 1. Hovedområde Dele spend-basen inn i medisinsk og ikkemedisinsk relatert spend 2. Kategori Tilrettelegge for rapportering, oppfølging og dialog med ledelse 3. Innkjøpsgruppe Fagdimensjon 4. Anbudspakke Markedsdimensjon 5. Produktgruppe Produktdimensjon 6. Artikkelgruppe 7. Artikkel Tilrettelegge for en optimal involvering av fagressurser fra spesialisthelsetjenesten i innkjøpsarbeidet Tilrettelegge for dialog med leverandørmarkedet og identifisere innkjøpskostnader knyttet til et anskaffelses-prosjekt. Tilrettelegge for å knytte artikler mot anbudspakker. Hovedgruppering av kategorier i hva som er medisinsk og ikke-medisinsk. En samling innkjøpsgrupper som har håndteringsmessige eller kompetansemessige synergier, f.eks. ved at de har fellestrekk i markedsdynamikk, innkjøpstrategi, verdikjede eller stakeholdergruppe. Gruppering av anbudspakker som har fagmessige synergier og som tilrettelegger for involvering av fagressurser i innkjøpsarbeidet i spesialisthelsetjenesten F.eks: - Ortopedi, Anestesi Anbudspakken utgjør produkter eller tjenester som typisk leveres av et definert leverandørmarked. Anbudsforespørselen retter seg mot et leverandørmarked eller deler av et leverandørmarked. Grupper defineres for å klassifisere data fra kildesystemene inn i hensiktsmessige pakker, som videre kan knyttes opp mot anbudspakker og innkjøpsgrupper. Produkter med felles bruksområde F.eks: Laparoskopiske instrumenter, engangs Samme type artikler F.eks: Laparoskopiske sakser, engangs Enkeltartikler, med unike egenskaper (dimensjoner, funksjonalitet etc) - 3 -

5 Hovedlinjer Innkjøpsgruppe Fagorientert Anbudspakke Markedsorientert Produktgruppe Artikkel - 4 -

6 Etablering av kategoristruktur Medisinske forbruksvarer Uklass MFV Innkjøpsgruppe Innkjøpsgruppe Anestesi og intensiv Sårbehandling Inkontinens Hygiene Anbuds -pakke Anbuds -pakke Anbuds -pakke produktgruppe produktgruppe produktgruppe Anbuds -pakke Anbuds -pakke - 5 -

7 De regionale produktrådenes rolle Arbeidet i de regionale produktrådene er en viktig forløper til innføring av kategoribasert innkjøp i Helse Sør-Øst. Produktrådene er og vil også i fremtiden være viktige for å sikrer tilstrekkelig faglig forankring i kategoriarbeidet og input til endringsforslag - 6 -

8 Kartlegge innkjøpsgrupper Identifisere innkjøpsgruppens kjennetegn for å kunne ta beslutning om hensiktsmessige anbudspakker - 7 -

9 Kategoristyring Skifte fokus fra enkeltanskaffelser til helhetlig kategori Analysere og organisere statistikk ihht kategoristruktur Avdekke og kartlegge lekkasje og områder uten avtaledekning Ulik innkjøpsstrategi for ulike kategorier Klargjøre utgangspunkt for konverteringslister ihht kategoristruktur i forkant av konkurranser - 8 -

10 Kategoristyring Alle innkjøpsrelaterte kostnader plasseres i en kategori. Hensikten med et slikt prinsipp er å sikre at ingen kostnadsområder faller mellom to stoler Bedre oversikt på at hele produktområder omfattes av konkurranser - 9 -

11 Organisering av konkurranser Tilpasset kategori, innkjøpsgruppe og marked Oppdeling/samling av produktområder Tildeler i hovedsak på produktgruppe Støtte opp om SMB-markedet Legge til rette for økt konkurranse Mulighet for nisje-leverandører Sikre de beste tilbudene på ulike områder (kvalitet/pris)

12 Kategoriplan Beskrivelse av nåsituasjon Generell informasjon om kategorien Kategoriteam, produktråd, RACI-matrise, datagrunnlag Kategoriprofil Kategoristruktur Forbruk pr innkjøpsgruppe Forbruk pr helseforetak ABC-analyse produkter Topp produkter

13 Forts. kategoriplan Internanalyse Kritikalitet, risikoanalyse, behovsutvikling, etisk handel og miljø Analyse av leverandørmarkedet 10 største leverandører, ABC-analyse, leverandøranalyse m/utviklingstiltak Innkjøpsstrategi Plassering i innkjøpsmatrisen, strategimål, kritiske suksessfaktorer og risikoer

14 GAP analyse leverandør

15 Forts. kategoriplan Implementeringsplanlegging Anskaffelsesplan 2015 Hver anskaffelse knyttes til strategimål Organisatoriske initiativ Utrullingsplan

16 Spesialisering av innkjøpsfunksjonen Bedre rustet til faglig dialog (fag og leverandør) Bedre oversikt over markedet Tettere dialog med markedet Utvikling og endring i markedet Bearbeide markedet Tilpasse innkjøpsstrategier til utvikling i markedet

17 Kategoristyring Innkjøp en mer profesjonell og strategisk partner og brobygger mellom behov og marked - ikke bare innkjøpskompetanse

18 Takk for oppmerksomheten Erik Borge Kategorisjef Kirurgiske produkter Tlf: Mobil: