Revisjon av fylkeskommunens innkjøpsstrategi og innkjøpspolitikk Endring av styringsdokumenter knyttet til etikk og innkjøp

Transkript

1 Saknr. 13/ Saksbehandler: Øystein Sætrang Revisjon av fylkeskommunens innkjøpsstrategi og innkjøpspolitikk Endring av styringsdokumenter knyttet til etikk og innkjøp Innstilling til vedtak: ::: Sett inn innstillingen under denne linja Fylkesrådet legger saken fram for Fylkestinget med følgende forslag til vedtak: 1. Innkjøpsstrategi 2014 vedtas 2. Innkjøpspolitikk 2014 vedtas 3. Etiske retningslinjer for ledere og medarbeidere i Hedmark fylkeskommune av 2013 og Innkjøpspolitikk 2014 dekker hele innholdet i Etiske regler for innkjøp fra 2006 som derfor er overflødig. Etiske regler for innkjøp fra 2006 erstattes av Etiske retningslinjer for ledere og medarbeidere i Hedmark fylkeskommune av 2013 og Innkjøpspolitikk ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksutredningen under denne linja Vedlegg: 1. Innkjøpsstrategi Innkjøpspolitikk Innkjøpspolitikk fra Etiske regler for innkjøp Etiske retningslinjer for Hedmark fylkeskommune 2013 Hamar, Per-Gunnar Sveen fylkesrådsleder 1

2 Dette dokumentet er elektronisk godkjent. 2

3 Saksutredning Innledning og bakgrunn Fylkestinget vedtok i sak 15/06 etiske regler for innkjøp i Hedmark fylkeskommune. Fylkestinget vedtok i sak 74/08 overordnet innkjøpsstrategi for Hedmark fylkeskommune. Fylkestinget vedtok i sak 5328/10 en innkjøpspolitikk for Hedmark fylkeskommune. Hedmark fylkeskommune vedtok i 2013 Etiske retningslinjer for ledere og medarbeidere i Hedmark fylkeskommune. Det er i 2014 behov for en ny innkjøpsstrategi som kvitterer ut tiltakene fra 2008 og etablerer nye tiltak basert på dagens utfordringer. Det er også behov for å rydde i fylkeskommunens styringsdokumenter innen etikk og innkjøp. Saksopplysninger fakta En innkjøpsstrategi angir målet for innkjøpsfunksjonen, beskriver dagens situasjon og identifiserer tiltak for å komme fra dagens situasjon til ønsket situasjon. En innkjøpspolitikk er et kortfattet dokument som klargjør målet for fylkeskommunens innkjøpsfunksjon og gir overordnede føringer for arbeidet. Innkjøpsstrategi 2014 Overordnet innkjøpsstrategi fra 2008 identifiserte en rekke tiltak for å bedre fylkeskommunens innkjøpsfunksjon. Disse tiltakene er i dag stort sett gjennomført (se Innkjøpsstrategi 2014, vedlegg 1). Hensikten med Innkjøpsstrategi 2014 er å: 1. Beskrive status for HFKs innkjøpsfunksjon pr i dag 2. Identifisere hvilke forbedringsområder som foreligger 3. Anbefale tiltak for å møte disse utfordringene Disse punktene er utdypet i Innkjøpsstrategi 2014, men oppsummeres kort under: 1. Status for innkjøpsfunksjonen pr i dag: Mye går bra for HFKs innkjøpsfunksjon. Mange tar innkjøpsarbeidet seriøst. Den store andelen av kjøpene, inkl. de store kjøpene (bygg og transport) gjøres etter lov og forskrift for offentlige anskaffelser. Det er et tett samarbeid med tilsvarende tjeneste i Oppland fylkeskommune. HFKs innkjøpspolitikk gir flere føringer enn kun lave levetidskostnader. En rekke mål knyttet til samfunnsansvaret er listet opp. Dette krever tilpasninger i den enkelte konkurranse. 3

4 Bemanningen og kompetansen i innkjøpsavdelingen anses som tilfredsstillende. Det er få saker som ender i Klageorganet for offentlige anskaffelser. På den enkelte virksomhet/fagavdeling er det i dag en kontaktperson for innkjøp (innkjøpskontakt). Ordningen vurderes å fungere etter hensikten. Beregnet konkurranseutsatte innkjøp i 2012 er MNOK 410 fordelt på over faktura. Det er beregnet at 67 % av alle driftsinnkjøp kjøpes fra leverandører med fysisk tilhold i innlandet. HFK har ca 160 rammeavtaler og tallet er økende. 2. Forbedringsområder Følgende områder er identifisert å ha et forbedringspotensial: Lojalitet til inngåtte avtaler/sikre at anskaffelsesreglementet følges Leverandørutvikling Lokal næringsutvikling Avtaleoppfølging God behovsvurdering før bestilling Enda bedre avtaler Flere avtaler 3. Anbefalte tiltak Innkjøpsstrategi 2014 lister ca 20 tiltak som har til hensikt å forbedre innkjøpsfunksjonen. Disse er gruppert ihht forbedringsområdene nevnt over og er listet i Innkjøpsstrategi 2014, kapittel 1. Fylkestinget inviteres til å slutte seg til innkjøpsstrategiens ambisjonsnivå uttrykt i revidert innkjøpspolitikk og tiltakene listet i Innkjøpsstrategi Innkjøpspolitikk 2014 og endring av styringsdokumenter knyttet til etikk og innkjøp Det er overlapp mellom følgende styringsdokumenter i fylkeskommunen: Etiske regler for innkjøp fra 2006 Innkjøpspolitikk for Hedmark fylkeskommune fra 2010 Etiske retningslinjer for ledere og medarbeidere i Hedmark fylkeskommune fra 2013 De nye Etiske retningslinjer for ledere og medarbeidere i Hedmark fylkeskommune fra 2013 dekker det meste av innholdet i Etiske regler for innkjøp fra Det som ikke er dekket er nå inkludert i innkjøpspolitikk 2014 under punktet etikk. De Etiske regler for innkjøp fra 2006 kan dermed erstattes av Etiske retningslinjer for ledere og medarbeidere i Hedmark fylkeskommune av 2013 og Innkjøpspolitikk Dette er dermed kun en rydding i antall styringsdokumenter innen etikk, og medfører ingen svekkelse av de etiske retningslinjene som gjelder for HFKs innkjøpsfunksjon. For innkjøpspolitikk 2014 er det foretatt noen mindre presiseringer av teksten, samt at det regionale perspektivet er fremhevet. 4

5 Innkjøpspolitikk 2014 følger som eget vedlegg. Konklusjon Fylkesrådet legger saken fram for Fylkestinget med følgende forslag til vedtak: 1. Innkjøpsstrategi 2014 vedtas 2. Innkjøpspolitikk 2014 vedtas 3. Etiske retningslinjer for ledere og medarbeidere i Hedmark fylkeskommune av 2013 og Innkjøpspolitikk 2014 dekker hele innholdet i Etiske regler for innkjøp fra 2006 som derfor er overflødig. Etiske regler for innkjøp fra 2006 erstattes av Etiske retningslinjer for ledere og medarbeidere i Hedmark fylkeskommune av 2013 og Innkjøpspolitikk Sett inn saksutredningen over denne linja 5