Rapport fra tilsyn med Studieforbundet AOF Norge

Transkript

1 Rapport fra tilsyn med Studieforbundet AOF Norge

2 MANDAT 2 Mandat Studieforbundet AOF Norge mottar tilskudd over Kunnskapsdepartementets budsjett kap. 254 post 70. Kompetanse Norge gjennomfører tilsyn med tilskuddsmottakere, jf. lov om voksenopplæring 11. Kompetanse Norge varslet i brev av om at vi ville gjennomføre tilsyn med Studieforbundet AOF Norge. Hovedelementene i tilsynet vil være: Kontrollere at statstilskuddet brukes i samsvar med Lov om voksenopplæring, forskrift og tilsagnsbrev. Systemkontroll, interne rutiner for kurs som mottar statstilskudd, herunder rutiner for kontroll med kurs i medlemsorganisasjoner. Kurskontroll, herunder kontroll av studieplaner, frammøtelister, utgiftsbilag for et mindre antall kurs. Vi ba om å få tilsendt følgende dokumenter innen : Veiledningsmateriell om voksenopplæringstilskudd som studieforbundet bruker overfor medlemsorganisasjoner, regionale ledd og lokale kursarrangører Komplett sett av skjema som brukes i forbindelse med kursvirksomheten; innmelding, ferdigmelding og lignende, eventuelt i form av utskrifter fra elektronisk kursprogram Kontrollrutiner knyttet til saksbehandling av kurs som mottar statstilskudd Beskrivelser av rutiner og praksis for internkontroll i studieforbundet Kompetanse Norge gjorde oppmerksom på at regnskap, rapporter og andre relevante dokumenter for tilskuddsåret 2016 måtte være tilgjengelig ved tilsynet. Tilsynet ble gjennomført i Studieforbundet AOF Norge sine lokaler i Oslo den Fra studieforbundet møtte daglig leder Tove Johansen, virksomhetscontroller Marit Nilsen, leder for AOF arbeidsliv Gro Svennebye og styrets leder Terje Olav Olsson. Fra Kompetanse Norge, seksjon for forvaltning, møtte Sigrun Røstad, Mona Halvorsrud og Pablo Espinoza. Styreleder ga en orientering om Studieforbundet AOF Norges oppdrag og rolle i forhold til medlemsorganisasjonene og de organisatoriske endringene som er gjort de senere årene når det gjelder AOF-avdelingene og lokale salgskontorer. Sigrun Røstad orienterte om Kompetanse Norges mandat for og organisering av tilsynsvirksomheten, om prosessen fram til endelig rapport og om rapportens status. Rapporten publiseres på Kompetanse Norges hjemmeside og en kopi sendes til Kunnskapsdepartementet og Riksrevisjonen. Oslo,

3 INNHOLD 3 Innhold Mandat... 2 Innhold Studieforbundet AOF Norge... 4 Kompetanse Norges vurdering Rutiner knyttet til saksbehandling av kurs... 5 Kompetanse Norges vurdering Rutiner og praksis for intern kontroll i studieforbundet... 7 Kompetanse Norges vurdering Stikkprøvekontroller... 8 Kompetanse Norges vurdering Regnskap og økonomi Studieforbundets økonomiske stilling Revisor Overordnet analyse av relevante regnskapsposter... 9 Kompetanse Norges vurdering Oppsummering og vurdering... 11

4 STUDIEFORBUNDET AOF NORGE 4 KAP 1 1.Studieforbundet AOF Norge Studieforbundet AOF Norge har kontor i Torggata 12, Oslo. Virksomheten er landsomfattende og AOF har lokale kontorer/salgskontorer i Bodø, Trondheim, Ålesund, Skien, Larvik, Hamar Drammen og Oslo, som dekker 11 fylker. I tillegg er det sju selvstendige avdelinger; AOF Østfold, AOF Agder, AOF Sandnes/Jæren, AOF Haugaland, AOF Hordaland/Sogn og Fjordane, AOF Røros/Holtålen og AOF Nord. Studieforbundet hadde i medlemsorganisasjoner innenfor norsk arbeiderbevegelse og samfunnsliv. I de senere årene har noen nye LO-forbund meldt seg inn. Representantskapet er AOFs høyeste myndighet med representasjon fra alle medlemmene. Styret har 14 medlemmer hvor leder, nestleder og sju styremedlemmer velges fra medlemsorganisasjoner og tre styremedlemmer velges fra styrelederne i AOF-avdelingene. I tillegg til årsmøtevalgte styremedlemmer velger de ansatte to representanter. Representantskapet velger også kontrollkomitéen på tre medlemmer. Hovedoppgaven for Studieforbundet AOF er ifølge vedtektene å tilrettelegge studie- og opplysningsvirksomheten og kulturarbeidet for medlemsorganisasjonene, og arrangere voksenopplæringstiltak som er åpne for alle. Innenfor disse arbeidsområdene kan AOF representere medlemsorganisasjonene overfor offentlige myndigheter. Foruten opplæring som rapporteres under rammene for voksenopplæringsloven, er AOF en betydelig aktør innenfor Kompetansepluss og teori til fagbrev som praksiskandidat, samt at de har fagskoletilbud på 22 studiesteder. Av ca. 50 årsverk er det tre heltidsansatte som overordnet jobber med opplæring under kap. 254 post 70, foruten at det benyttes tjenester i organisasjonen til regnskap, kursprogrammet og kontroller. AOF skal framstå enhetlig med felles profil og markedskonsept. De selvstendige avdelingenes vedtekter må følge normalvedtekter godkjent av styret i AOF Norge. Det innebærer en styringsstruktur med representantskap og eget styre med ansvar for virksomheten. Avdelingene må følge AOF Norges kvalitetssystemer, regnskapsrutiner og internkontrollrutiner, samt sentralt fattede vedtak og prioriteringer. AOF Norge har til enhver tid rett til å kontrollere AOF-avdelingenes regnskap og økonomiske forvaltning. Studieforbundet anser konsernmodellen som hensiktsmessig for en rasjonell administrasjon med god kvalitetssikring og internkontroll. I 2016 mottok Studieforbundet AOF Norge over kap. 254 post 70 grunntilskudd på kr Opplæringstilskuddet var kr og tilretteleggingstilskuddet var kr I 2016 rapporterte Studieforbundet kurstimer fordelt på kurs. I 2015 var kurstimetallet og antallet kurs Kurs med tilskudd over kap. 254 post 70 har de siste årene stabilisert seg på et lavere nivå enn tidligere. Kompetanse Norges vurdering Studieforbundet AOF Norge tilfredsstiller kravene til godkjenning som studieforbund, jf. lov om voksenopplæring 4.

5 RUTINER KNYTTET TIL SAKSBEHANDLING AV KURS 5 KAP 2 2.Rutiner knyttet til saksbehandling av kurs Forskrift 18. desember 2009 nr. 1661: 9 (1) Studieforbundene har ansvar for å rapportere korrekt antall kurstimer. Det er en forutsetning at samlinger som arrangeres ved elektronisk kommunikasjon, har samme omfang som tilsvarende antall kurstimer i fysiske samlinger. Tid til selvstudium skal ikke inngå i innrapportert timetall. Grunnlaget for rapporteringen skal dokumenteres. 8 (4) Beregning av statstilskudd til studieforbund Tilretteleggingstilskuddet gis som et tillegg til opplæringstilskuddet. Tilretteleggingstilskudd fastsettes på grunnlag av antall kurstimer gjennomført av deltagere med dokumentert behov for særskilt tilrettelegging av undervisningen. Det skal foreligge materiale som redegjør for grunnlaget for at det trengs særskilt tilrettelegging av undervisningen. Kompetanse Norge fikk forut for tilsynet oversendt: o Håndbok for AOF-avdelingene o Senitel - KursAdmin - Brukerveiledning o Veilderperm Instruks for veiledere Håndboka omfatter foruten normalvedtekter og ansvarsforhold/rutiner for avdelingene, vilkår og rutiner for tilskudd etter voksenopplæringsloven. Den beskriver rutiner for kursregistrering, forutsetninger for at et kurs skal få tilskudd, mal for kursprotokoll og virksomhetskontrollrutiner relatert til kurs. Tilskuddsregler for LOs Opplysnings- og Utviklingsfond (OU-fondet), forsikrings- og hotellavtaler inngår også i håndboka. Vi fikk dessuten tilsendt Kvalitetshåndbok Teori til fagprøve og Kvalitetssikring av fagskoleutdanninger Fagskolen AOF Norge. Daglig leder opplyste at AOF Norge har inngått en formell avtale med medlemsorganisasjonene om kriteriene for kurs med statstilskudd. De har også møter med alle medlemsorganisasjonene en gang i året hvor det informeres, oppdateres og avtales forbedringer i rutiner. Studieforbundet benytter administrasjonsprogrammet KursAdmin (KAS) for saksbehandling av kurs, og for rapportering via Senitel til SSB. AOF Norge har videreutviklet det felles programmet for studieforbundene slik at de benytter flere funksjoner knyttet til fakturering og lønn, samt at programmet omfatter andre kurs enn studieringer med statstilskudd, bl.a. Kompetansepluss, videregående opplæring og fagskoler. De ulike kurstypene registreres med egne koder for å hindre at et kurs registreres under flere tilskuddsordninger. I følge brukerveiledningen oppretter arrangøren kursene i KAS med angitt tilskuddskode, før de starter. For kurs med statstilskudd velges først riktig studieplan og feltene ressurs, dato, timer, kurssted osv. fylles ut. Kursdeltakerne registreres med navn, fødselsdato, adresse og eventuelt organisasjonstilknyting. Lærer/veileder foretar frammøteregistreringen på egen app og får ikke utbetalt lønn før dette er ordnet. Lærerlønn faktureres fra egen app. Etter at kurset er avsluttet lastes deltakerregistreringen over i frammøtelisten i KAS og rapporteres med signert kursprotokoll. Hvis frammøtelisten inneholder feil eller mangler, tas det kontakt med arrangør for avklaringer og rettelser før de kan godkjennes. Avsluttet kurs i avdelingene rapporteres i KAS med tilsagn, program, kursprotokoll og regnskapsrapport. Regnskapet oversendes til økonomiansvarlig i AOF Norge. For kurs i medlemsorganisasjonene oversendes dokumentasjonen skriftlig for å punches av økonomiansvarlig.

6 RUTINER KNYTTET TIL SAKSBEHANDLING AV KURS 6 KAP 2 AOF Norge har en base i KAS med rammeplaner for flere kurstemaer som kan ha et stort timespenn. Håndboka gir utfyllende veiledning om kravene til og hensikten med studieplanen. Ved innmelding av kurs må arrangøren fylle ut krav til forkunnskaper, målgruppe, læringsmål, innhold, metode, varighet, kursbevis, læringsressurser og bekjentgjøring. Ved godkjenning legges det vekt på sammenheng mellom kursets varighet og innhold, læringsmål og metode. AOF har pedagogisk forum for lærere og en egen læringsplattform med lærerrom. Alle kursdeltakere skal ha kursbevis som utstedes gjennom KAS på grunnlag av den godkjente studieplanen. Opplæringstilskudd Styret fastsetter timesats for opplæringstilskuddet, som er likt for timer med og uten lærer. Satsen var i 2016 kr. 120 per time for kurs relatert til en medlemsorganisasjon eller et fagforbund, og kr. 103 for andre type kurs. Styret kan foreta endringer av satsen innenfor et år. Eventuelle endringer avhenger av antall registrerte timer i forhold til årlig budsjettramme. Grunnlaget for å utbetale timetilskudd er kontroll av frammøtelistene og regnskapsrapporteringen. I møtet ble det opplyst at studieforbundet aldri har overført midler til året etter, men at rammen brukes opp innenfor det enkelte bevilgningsåret. Studieforbundet AOF Norge hadde i 2016 i gjennomsnitt en kurslengde på 34,8 timer og gjennomsnittlig 15,7 deltakere per kurs. Dette er høyere enn gjennomsnittet for alle studieforbundene. Tilretteleggingstilskudd (TRT) Tilretteleggingstilskudd er søknadsbasert og kursholdere får et tilsagn som de må forholde seg til. Søknad som redegjør for grunnlaget for at det trengs særskilt tilrettelegging av undervisningen skal sendes 1. desember året forut for det året det søkes tilskudd for. Utbetalingen skjer på grunnlag av sluttrapporteringen av kurset i KAS med spesifisert dokumentasjon av behovet for tilretteleggingen og merkostnadene den har medført. I 2016 ble tilretteleggingstilskuddet utbetalt til 118 kurs med 819 deltakere i sju fylker. Tilskuddet benyttes i hovedsak med henblikk på å integrere personer som har særlige behov i den generelle kursvirksomheten, og i liten grad til spesialkurs. Kompetanse Norges vurdering Studieforbundet AOF Norge anses å gi utfyllende informasjon om kravene til hva som kan rapporteres som tiltak med opplæringstilskudd under kap. 254 post 70. AOF Norge anses å ha systemer som gir god oversikt over igangsatt kursvirksomhet i et bevilgningsår, før sluttrapporteringen foreligger. Styret kan dermed foreta endringer av timesatsen innenfor et år, tilpasset tilskuddsrammen fra Kompetanse Norge. Når det gjelder tilretteleggingstilskuddet anses Studieforbundet AOF Norge å gi informasjon om hensikten. De har gode kontrollrutiner for at tilskuddet benyttes i samsvar med regelverket. Registrerings- og rapporteringsrutinene i AOF Norge ivaretar hensyn til at et kurs ikke kan rapporteres under flere tilskuddsordninger.

7 RUTINER OG PRAKSIS FOR INTERN KONTROLL I STUDIEFORBUNDET 7 KAP 3 3.Rutiner og praksis for intern kontroll i studieforbundet Forskrift nr. 1661: 9 (5): Studieforbundene har ansvar for at sine respektive organisasjonsledd og medlemsorganisasjoner har tilfredsstillende system for internkontroll, og for at offentlig tilskudd brukes i samsvar med lov, forskrifter og forutsetninger i tilsagnsbrev. Dokumentasjon på rutiner for internkontroll skal foreligge. 9 (8): Revisjon i studieforbund, medlemsorganisasjoner og regionale ledd skal utføres av statsautorisert eller registrert revisor. Revisor skal i tillegg til regnskapsrevisjonen avgi særskilt attestasjon om beregningsgrunnlaget for tilskudd, herunder kontrollere om kurs og deltakere er dokumentert i henhold til bestemmelsene i denne forskriften. Revisor skal bekrefte at han er kjent med vilkårene for tilskudd. Daglig leder opplyste at AOF Norge i flere år har benyttet sitt revisjonsfirma Ernst & Young som rådgiver i utvikling av organisasjonen og rapporterings- og kontrollrutiner, som også gjelder AOF-avdelingene og salgskontorene. Forut for tilsynet fikk Kompetanse Norge tilsendt omfattende dokumentasjon relatert til AOF Norges systemer for kurs- og virksomhetskontrollen, herunder fullmaktsbestemmelser. Disse omhandler prosedyrer og saksbehandling i de sju AOFavdelingene og de åtte salgskontorene. AOF-avdelinger fører eget regnskap etter instrukser fra AOF Norge. Data er lagret i AOF Norges servere slik at AOF Norge har mulighet til å kontrollere avdelingenes drift. Styreleder og daglig leder har signaturrett i fellesskap. Tre ansatte har fullmakt slik at disse, to i fellesskap, kan disponere studieforbundets bankkonti. Remitteringslister godkjennes av en annen enn den som har utarbeidet remitteringslisten. Hovedprinsippet er at ingen kan anvise egne, personlige utlegg for refusjon eller foreta utbetalinger til seg selv. I prinsippet er det daglig leder eller avdelingsleder som anviser alle bilag, men fagansvarlig kan gis anvisningsrett innenfor eget budsjett. Lønnsansvarlig kontrollerer reiseregninger mot gjeldende regelverk og korrigerer eventuelle feil før remittering og utbetaling. AOF Norge utfører omfattende stikkprøvekontroller for kurs som mottar voksenopplæringstilskudd. Siden de nå har tilgang til alle data og bilag i KAS og Visma, trenger de ikke lenger å drive med oppsøkende virksomhet for å sjekke bilag. Daglig leder opplyste at AOF Norge har nulltoleranse for mislighold og konsekvent har anmeldt misbruk av voksenopplæringstilskudd. Det nye kontrollsystemet er bygd for å avdekke eventuelle mislighold. Revisor i Studieforbundet AOF gjennomfører og dokumenterer stikkprøvekontroller i samsvar med krav i tilsagnsbrevet fra Kompetanse Norge. Et tilfeldig utvalg på fem kurs kontrolleres og følger den årlige rapporteringen til SSB og Kompetanse Norge per 1. mars. Kompetanse Norges vurdering Studieforbundet AOF Norges rutiner for internkontroll knyttet til voksenopplæringsmidler er nedfelt skriftlig og er mer omfattende enn kravene i regelverket. AOF Norge har nedfelte kontrollrutiner som omfatter alle ledd i organisasjonen. Revisors kontroller kommer i tillegg. Kompetanse Norge anser at rutinene ivaretar behovet for kvalitetssikrede kontroller på en god måte.

8 STIKKPRØVEKONTROLLER 8 KAP 4 4. Stikkprøvekontroller Kompetanse Norge ba etter tilsynsmøtet om dokumentasjon for 10 rapporterte kurs gjennomført i 2016, som grunnlag for stikkprøver på kursnivå. Vi ba om å få tilsendt studieplan, frammøtelister og kontrolldokument for utbetaling, samt eventuelle kostnadsbilag (fra lokal arrangør). Kompetanse Norges kommentarer framgår i rubrikken «merknad» i tabellen nedenfor. Org Navn AOF Haugaland AOF Haugaland Kurs Id Kursnavn GENS Matematikk 2PY påbygg - dag Gruppe 1 GENS Matematikk 2PY påbygg - dag Gruppe 2 Timer Totalt OT Deltakere Merknad avvik angående beløp AOF Innlandet DnA-Ringsaker veterangruppe AOF Østfold Kompani Teaterprinsessa regigruppa AOF Hordaland - SOF AP: Folkeva lgtskolering avvik med en deltaker AOF Hordaland - SOF Fagbrev - Helsefagarbeider - Førde AOF Nord Fagforbundet Samling for tillitsvalgte med minioritetsbakgrunn AOF Innlandet MoTo-Mobbing i arbeidslivet AOF Innlandet DnA Hedmark-Ordfører- ledersamling Kompetanse Norge fikk dokumentasjonen vi ba om. I oversendingsbrevet opplyser AOF Norge at de opererer med en overordnet studieplan fra KursAdmin (rammeplannivå) og en gjennomføringsplan/program (spesifikk studieplan) for det enkelte kurset. Rammeplanen har et større spenn i timetallet enn den spesifikke studieplanen for å ivareta fleksibilitet i lokale behov. Den spesifikke studieplanen opplyser timetallet for det enkelte kurs. Ingen av kursene i stikkprøvekontrollen har mottatt tilretteleggingstilskudd. Kompetanse Norges vurdering Stikkprøvekontrollene viser at Studieforbund AOF Norge har omfattende kontrollgrunnlag for å utbetale opplæringstilskudd i samsvar med regelverket og egne kriterier og kontrollrutiner. Vi fant et lite avvik på færre rapporterte deltakere på kurs Dette er forklart med at det gjaldt en deltaker som var strøket grunnet feil oppgitt fødselsdato. På kurs fant vi et avvik på kr mellom bokført tilskudd og rapportert opplæringstilskudd. Kompetanse Norge finner ikke grunnlag for reaksjon i form av krav om tilbakebetaling. I kommentar til foreløpig rapport forklarer

9 REGNSKAP OG ØKONOMI 9 KAP 5 AOF Norge at dette skyldes utbetaling etter endret timesats, og har dokumentert utbetalingen. 5.Regnskap og økonomi 5.1 Studieforbundets økonomiske stilling Regnskapet for Studieforbundet AOF Norge føres av økonomiansvarlig i Studieforbundet på systemet Visma Global. Det viser overskudd i driften i 2016 på kr Etter finansinntekter og kostnader var overskuddet kr Ved utgangen av 2016 hadde studieforbundet en egenkapital på kr , som gir en egenkapitalprosent på 32%. Voksenopplæringstilskudd utbetales ut fra rutiner for avslutning av kurs og kontrollrutiner og fullmaktsbestemmelser i Studieforbundet i AOF Norge. Grunnlaget for tilskudd overføres fra kursprogrammet KAS til regnskapsprogrammet Visma Global. På spørsmål fra Kompetanse Norge om forvaltning av egenkapitalen, ble det opplyst at styret i 2015 vedtok en plan for oppbygging av egenkapital fram mot Det forventes at egenkapital skal være i underkant av 33 millioner. Den styregodkjente anbefalingen for egenkapitalandel i Studieforbundet AOF Norge er satt til 30%. 5.2 Revisor Studieforbundet benytter Ernst & Young AS. Det har ikke vært merknader/forbehold i revisorrapporten. 5.3 Overordnet analyse av relevante regnskapsposter Studieforbundets inntekter I regnskapet for 2016 har AOF Norge inntektsført kr i kontingenter, kr i statstilskudd, kr i salgsinntekt og kr i annen driftsinntekt, totalt kr Samlet statstilskudd, herunder Kompetansepluss, utgjør 26% prosent av driftsinntektene, mens tilskuddet over kap. 254 post 70 utgjør 9,9 % av driftsinntektene. Tilskudd fra Kompetanse Norge spesifiseres i egen note. Tilskuddet overføres til en brukskonto. Det er ikke knyttet bankkort til kontoen. Studieforbundets kostnader Studieforbundets driftskostnader er knyttet til den samlede opplærings- og kulturvirksomheten. Formidlet tilskudd til studieringer utgjør vel 4 millioner kr. av totale driftskostnader på nær 90 millioner kr. Drifts- og kurskostnader ved utekontorene utgjør nær 23 millioner kr. og lønnskostnader omfatter vel 40 årsverk som beløper seg til vel 46 millioner kr. Studieforbundets disponering av midler til studieaktivitet Studieforbundet inntektsfører midler fra Kompetanse Norge i sin helhet på tidspunktet de mottas. Det avsettes årlig ca. 1 millioner kr. av tildelt opplæringstilskudd til driftog administrasjon. Av inntektsført opplærings- og tilretteleggingstilskudd i 2016, kr , har studieforbundet utgiftsført kr til aktivitet. Balansen viser Annen kortsiktig gjeld på kr , hvorav kr er knyttet til tilskudd fra Kompetanse Norge.

10 REGNSKAP OG ØKONOMI 10 KAP 5 Kompetanse Norges vurdering Studieforbundet AOF Norge anses å ha tilfredsstillende økonomi. Tilskuddet over kap. 254 post 70 vurderes ikke avgjørende for studieforbundets virksomhet. Det er ingen avvik mellom Kompetanse Norges samlede tilskudd over kap. 254 post 70 i 2016 og inntektsførte tilskuddsbeløp i regnskapet. De tre tilskuddskomponentene er spesifisert med egne poster i årsregnskapet. Studieforbundet AOF Norge fattet i 2016 vedtak om å benytte om lag en million kroner av opplæringstilskuddet til drift og administrasjon. Resterende opplæringstilskudd og hele tilretteleggingstilskuddet utbetales i sin helhet til kurs i bevilgningsåret.

11 OPPSUMMERING OG VURDERING 11 KAP 6 6.Oppsummering og vurdering Studieforbundet AOF Norge anses å gi utfyllende informasjon om kriteriene for tilskudd til kurs etter Lov om voksenopplæring. Informasjonen er nedfelt i Håndbok for AOF-avdelinger og drøftes på årlige møter med medlemsorganisasjonene. Studieforbundet AOF Norge vurderes å ha gjennomarbeidede rutiner for internkontroll, herunder egen kontrollkomité. Studieforbundets økonomi er tilfredsstillende. Statstilskuddet er i regnskapet ført i henhold til kravene. Det anbefales at kortsiktig gjeld knyttet til årlig tilskudd til opplæring og tilrettelegging spesifiseres i egen note. Økonomikontrollen med at alle AOF-avdelinger følger felles rutiner for regnskap og rapportering, anses å sikre god økonomikontroll i alle organisasjonsledd. På grunnlag av stikkprøvekontroll i 10 kurs, finner ikke Kompetanse Norge grunnlag for reaksjon.

12 Karl Johans gate 7, Postboks 236 Sentrum, 0103 Oslo Telefon: kompetansenorge.no