Rapport fra tilsyn med Venstres Studieforbund

Transkript

1 Rapport fra tilsyn med Venstres Studieforbund

2 MANDAT 2 Mandat Venstres Studieforbund mottar tilskudd over Kunnskapsdepartementets budsjett kap. 254 post 70. Kompetanse Norge gjennomfører tilsyn med tilskuddsmottakere, jf. lov om voksenopplæring 11. Kompetanse Norge varslet i brev av om at vi ville gjennomføre tilsyn med Venstres Studieforbund. Hovedelementene i tilsynet vil være: Kontroll med at studieforbundet oppfyller vilkårene for godkjent studieforbund, jfr. Lov om voksenopplæring 5. Systemkontroll, interne rutiner ved kurs, herunder rutiner for kontroll og tilsyn med medlemsorganisasjoner. Kurskontroll, herunder kontroll av studieplaner, frammøtelister, utgiftsbilag for et mindre antall kurs. Årsregnskap for 2015 Vi ba om å få tilsendt følgende dokumenter innen : Veiledningsmateriell som studieforbundet bruker ovenfor medlemsorganisasjoner, regionale ledd og lokale arrangører. Komplett sett av skjema som brukes i forbindelse med kursvirksomhet; innmelding, ferdigmelding og lignende, eventuelt i form av utskrifter fra elektronisk kursprogram. Detaljert resultatregnskap og balanse spesifisert på konto for 2015/saldobalanser Vedtekter Innkalling og referat fra årsmøte/generalforsamling i 2015 Innkalling og referat fra styremøter i 2015 Skriftlige rutinebeskrivelser knyttet til saksbehandling av kurs Skriftlige internkontrollrutiner i studieforbundet Kompetanse Norge gjorde oppmerksom på at regnskap, rapporter og andre relevante dokumenter for tilskuddsåret 2015 måtte være tilgjengelig ved tilsynet. Tilsynet ble gjennomført i Venstres hus i Oslo den Fra studieforbundet møtte daglig leder Tove Hofstad, styreleder Guro Fresvik og regnskapsfører i Venstre Morten Hagen. Fra Kompetanse Norge, seksjon for forvaltning, møtte rådgiverne Uzoma Florence Egbosi, Mona Halvorsrud, Åsa Astrup Bustad og seniorrådgiver Sigrun Røstad. Uzoma Florence Egbosi orienterte om Kompetanse Norges mandat for og organisering av tilsynsvirksomheten, om prosessen fram til endelig rapport og om rapportens status. Tove Hofstad orienterte kort om Venstres Studieforbund. Oslo,

3 INNHOLD 3 Innhold Mandat... 2 Innhold Venstres Studieforbund Regnskap og økonomi Studieforbundets økonomiske stilling: Revisor: Overordnet analyse av relevante regnskapsposter: Rutiner knyttet til saksbehandling av kurs Rutiner og praksis for intern kontroll i studieforbundet Stikkprøvekontroller Oppsummering og vurdering... 12

4 VENSTRES STUDIEFORBUND 4 KAP 1 1. Venstres Studieforbund Venstres Studieforbund (VS) har kontor i Venstres Hus i Oslo. Navnet ble endret fra Venstres Opplysnings- og Studieforbund (VO) i årsmøtet Studieforbundet har ikke egne ansatte, men kjøper tjenester fra Venstres hovedkontor. Kontoret fakturerer studieforbundet for følgende tjenester: daglig ledelse og regnskap tilsvarende 0,6 årsverk, samt husleie og kontortjenester. Regnskapet for 2015 tilsier at dette beløper seg til om lag kr Studieforbundet har fire medlemsorganisasjoner innenfor partiorganisasjonen. VS er selvstendig organisasjon med eget styre og egne vedtekter. Venstres landsstyre er årsmøte i studieforbundet, men VS har ingen representasjonsrett i Venstres organer. Studieforbundet har ikke egne regionale organisasjonsledd, jf. kravet i voksenopplæringsloven 5 d, men er representert i alle fylker ved skoleringsansvarlige i Venstres fylkeslag. Funksjonen for disse er informasjon om kurstilbudet og kontakt med voksenopplæringsforbundet i fylket. De har imidlertid ingen administrative oppgaver knyttet til statstilskuddet. Studieforbundet mottar over kap. 254 post 70 et grunntilskudd på kr I 2015 var opplæringstilskuddet kr og i 2016 var dette VS mottok ikke tilretteleggingstilskudd. Studieadministrasjonen går direkte mellom lokal arrangør og studieforbundet sentralt. Studieforbundet informerer om studietilbudet på nettsider, gjennom sosiale medier og egne utsendinger, samt på møter i partiorganisasjonen. I 2015 rapporterte Studieforbundet Venstre kurstimer fordelt på 537 kurs. Siden 2010 er rapportert timetall nær fordoblet, med spesielt stor aktivitet i I 2016 var det en betydelig nedgang, nær nivået i 2010 på timer. De store variasjonene mellom år ble forklart med at studieaktiviteten er knyttet til valgår, men også at det vil være avhengig av hvor engasjerte de lokale studieansvarlige er. Venstres Studieforbund tilfredsstiller i hovedsak kravene til godkjenning som studieforbund, jf. Lov om voksenopplæring, unntak i 5 e for politiske partiers studieforbund. Kravet i 5 d om at studieforbundet skal ha regional organisasjonsmessig forankring er løst ved at skoleringsansvarlige i Venstres fylkeslag er kontaktperson. Denne løsningen oppfyller ikke det formelle kravet. Sett i lys av at all administrasjon av statstilskuddet håndteres sentralt, vurderer imidlertid Kompetanse Norge at manglende oppfyllelse av kravet om regional organisasjonsmessig forankring ikke gir grunn for reaksjon.

5 REGNSKAP OG ØKONOMI 5 KAP 2 2. Regnskap og økonomi 2.1 Studieforbundets økonomiske stilling Regnskapet for Venstres Studieforbund føres av regnskapsføreren i Venstre. Det viser overskudd i driften i 2015 på kr Etter finansinntekter var årsresultatet kr Ved utgangen av 2015 hadde studieforbundet en negativ egenkapital på kr Ettersom studieforbundet kjøper tjenester av Venstre, knyttes det ikke krav om egenkapital til forpliktelser overfor ansatte. Alle utgiftsbilag attesteres av regnskapsfører som alene har tilgang til nettbank og avstemmer bankkontoen hver måned. På spørsmål fra Kompetanse Norge om forvaltning av egenkapitalen, ble det opplyst at ubenyttet opplæringstilskudd ett år tilføres egenkapitalen. Regnskapet spesifiserer ikke beløpet og forpliktelsen knyttet til bruken av tilskuddet. Kompetanse Norge anser studieforbundets økonomiske stilling som tilfredsstillende. 2.2 Revisor Studieforbundet benytter samme revisorfirma som partiet Venstre. Revisor har ikke hatt merknader/forbehold i revisorrapporten for studieforbundet. 2.3 Overordnet analyse av relevante regnskapsposter Studieforbundets gjelds- og regnskapsposter Studieforbundets inntekter I regnskapet for 2015 har Venstres Studieforbund inntektsført kr i grunntilskudd og kr i opplæringstilskudd, totalt kr over kap. 254 post 70. Samlet utgjør statstilskuddet 99,7 prosent av driftsinntektene. Kontingenten fra medlemsorganisasjonene utgjorde totalt kr Tilskuddet fra Kompetanse Norge overføres til en brukskonto. Det er ikke knyttet bankkort til kontoen. Kompetanse Norge anser at studieforbundets virksomhet er avhengig av tilskuddet som bevilges over kap. 254 post 70. Det er ingen avvik mellom studieforbundets samlede tilskudd fra Kompetanse Norge over kap. 254 post 70 i 2015 og inntektsført tilskuddsbeløp i regnskapet. Grunntilskuddet er spesifisert i egen note. Studieforbundets kostnader På spørsmål fra Kompetanse Norge, opplyste regnskapsfører at alle driftskostnadene, kr i 2015, er knyttet til opplæringsvirksomheten. Studieforbundets disponering av midler til studieaktivitet Studieforbundet inntektsfører midlene fra Kompetanse Norge i sin helhet på tidspunktet de mottas. Av mottatt opplæringstilskudd i 2015, kr , viser regnskapet at studieforbundet har utbetalt kr og balanseført skyldig

6 REGNSKAP OG ØKONOMI 6 KAP 2 kurstilskudd med kr I tilsynet ble det presisert at dette gjelder tilskudd for 2015 utbetalt i mars Vi noterer at nær kr av tildelt opplæringsramme inngår i årsresultatet og påvirker egenkapitalen. I studieforbundets rapport på ST-skjema for 2015, sendt Kompetanse Norge pr. 1. mars 2016, er tildelt opplæringsramme (kr ) i sin helhet ført som andel til drift og administrasjon. På spørsmål fikk Kompetanse Norge avklart at ST-skjemaet er forstått feil, og at de faktiske forhold er at kr av opplæringstilskuddet i 2015 er utbetalt i regnskapsåret og kr er utbetalt innen mars Det innebærer en differanse på kr i forhold til det beløpet som er ført under kreditorgjeld i balansen. Venstres Studieforbund fatter ikke vedtak om å beholde en andel av mottatt opplæringstilskudd til drift og administrasjon, slik Rundskriv F-16-10, pkt. 4 åpner for. Samtidig fikk vi opplyst at grunntilskuddet på kr og medlemskontingenten ikke er tilstrekkelig for å dekke driftskostnadene i 2015 på kr (kr studiestøtte på kr ). Regnskapsfører betonet utfordringene med at tildelt ramme for opplæringstilskudd ett år kan være for lav i et år med stor aktivitet. Motsatt benytter de ikke rammen i et år med lav aktivitet. Studieforbundet overfører derfor tilskudd mellom år. Sett i lys av regnskapsførers påpekninger, forstår vi at Venstres studieforbund for 2015 har utbetalt kr over tildelt ramme for opplæringstilskudd i 2015, men at størstedelen er belastet først i mars Bankbeholdningen pr er ikke tilstrekkelig til å dekke forpliktelsene med skyldig studiestøtte til aktivitet i For å kunne opprettholde kursaktiviteten, ser det imidlertid ut for at studieforbundet i et år med høyere ramme overfører ubenyttet andel av opplæringstilskuddet til bruk i et år med lavere ramme. Vi er usikker på i hvilken grad studieforbundet har benyttet noe av opplæringstilskuddet til administrasjon. Kompetanse Norge vurderer at denne praksis ikke er i strid med innarbeidet praksis om å kunne overføre tilskudd mellom år, eller åpningen for å kunne anvende en mindre del av rammer for opplæringstilskuddet til drift og administrasjon (Rundskriv F-16.10). Kompetanse Norge anbefaler at Venstres Studieforbund i egen note til regnskapet spesifiserer eventuell andel av årlig ramme for opplæringstilskuddet som benyttes til drift og administrasjon. Slik praksis bør være basert på eget vedtak i styre eller årsmøte. spesifiserer eventuell ubenyttet del av tildelt opplæringstilskudd i bevilgningsåret som overføres til kursvirksomhet neste år.

7 RUTINER KNYTTET TIL SAKSBEHANDLING AV KURS 7 KAP 3 3. Rutiner knyttet til saksbehandling av kurs Forskrift 18. desember 2009 nr 1661: 9 (1) Studieforbundene har ansvar for å rapportere korrekt antall kurstimer. Det er en forutsetning at samlinger som arrangeres ved elektronisk kommunikasjon, har samme omfang som tilsvarende antall kurstimer i fysiske samlinger. Tid til selvstudium skal ikke inngå i innrapportert timetall. Grunnlaget for rapporteringen skal dokumenteres. 8 (4) Beregning av statstilskudd til studieforbund Tilretteleggingstilskuddet gis som et tillegg til opplæringstilskuddet. Tilretteleggingstilskudd fastsettes på grunnlag av antall kurstimer gjennomført av deltagere med dokumentert behov for særskilt tilrettelegging av undervisningen. Det skal foreligge materiale som redegjør for grunnlaget for at det trengs særskilt tilrettelegging av undervisningen. Kompetanse Norge fikk forut for tilsynet oversendt studieforbundets godkjente studieplaner og rutiner for frammøteregistrering, sluttmeldingsskjema for kurs og kursbevis. Medlemsorganisasjonene utarbeider studieplaner i samråd med studieforbundet og de godkjennes av studieforbundets styre. Studieheftet Venstreskolen med kursoversikt og kriteriene for tilskudd er lagt ut på nettsiden. Studieforbundet har 15 godkjente studieplaner, i all hovedsak knyttet til partiarbeidet. Planene er bygd opp i samsvar med kriteriene i forskriften 2 og har et timespenn fra åtte timer til opp mot 50 timer. VS har en mal for lokalt utarbeidede studieplaner, men vi fikk opplyst at det er svært sjelden at lagene tilbyr andre kurs enn de sentrale tilbudene. Venstres Studieforbund benytter administrasjonsprogrammet KursAdmin for rapportering via Voksenopplæringsforbundet til SSB. Lokal arrangør rapporterer gjennomførte kurs manuelt til studieforbundet og sentralleddet legger inn alle kurs i KursAdmin. Dette fordi VOFOs program anses for komplisert å bruke for lokale arrangører. Studieforbundet har vurdert å utvide Venstres medlemsregister til å omhandle kursaktiviteten, men et elektronisk system har vist seg for krevende. Studieforbundet Venstre har ingen rutine for å registrere igangsatte kurs med godkjent timetall innenfor timespennet i studieplanene. Sluttrapportering og utbetaling av tilskudd kan skje gjennom hele året, men erfaringen er at de fleste lokallagene rapporterer først inn mot fristen 10. januar året etter gjennomføringen. Dette medfører at studieforbundet ikke får oversikt over tilskuddsbehovet før sluttmeldingene er mottatt. Opplæringstilskudd Årsmøtet fastsetter timesats for opplæringstilskuddet, som er likt for timer med og uten lærer. Satsen har i de siste årene vært kr. 50 per time. Det foretas ikke endring av satsen innenfor et år. Styret i studieforbundet vil for årsmøtet 2017 legge fram forslag til en ny og mer attraktiv tilskuddsmodell. Det har bakgrunn i at bl.a. Unge Venstre ikke registrer kursene gjennom studieforbundet fordi organisasjonen har tilgang til andre tilskuddsordninger som er mer gunstige for dem. Studieforbundet har satt egen regel om minst tre deltakere for å godkjenne et kurs. Det praktiseres ikke nettbasert opplæring basert på samtidighet i lokale kurs. Studieforbundet rapporterer derfor ikke elektroniske timer. Studieforbundet har utarbeidet en mal for kursbevis, basert på godkjent studieplan. Krav til innhold er i samsvar med regelverket.

8 RUTINER KNYTTET TIL SAKSBEHANDLING AV KURS 8 KAP 3 Grunnlaget for å utbetale timetilskuddet er kontroll av frammøtelistene og kontonummer. Ved ufullstendige kursrapporteringer kontaktes lokal arrangør før sluttmeldingen av kurset klargjøres for utbetaling. I møtet fikk vi opplyst at studiemateriellet i stor grad sendes ut elektronisk og/eller er nedlastbart. Lokallagene har derfor sjelden kostnader til studiemateriell. Kurskostnadene kan være knyttet til foredrag og innledninger, men dette er gratis hvis det er personer fra partiet som medvirker. Lokallagene rapporterer mottatt voksenopplæringstilskudd som inntekt til SSB mhp finansiering av politiske partier. Tilretteleggingstilskudd Venstres Studieforbund har ikke informert om muligheten for å søke tilretteleggingstilskudd. De rapporterer heller ikke kurs med særlig tilrettelegging. Kompetanse Norge anser at Venstres Studieforbund gir tilfredsstillende informasjon om kravene til hva som kan rapporteres som tiltak med opplæringstilskudd under kap. 254 post 70. De sentralt utarbeidede studieplanene anses å ha et vidt timespenn, noe som kan gjøre det vanskelig å kontrollere timeforbruket i det enkelte kurs. Kompetanse Norge ser det som en svakhet at Venstres Studieforbund ikke har rutiner for å registrere igangsatt kursvirksomhet, og slik ikke har oversikt over aktiviteten i et bevilgningsår før sluttrapporteringen foreligger. Dette er en utfordring i forbindelse med å disponere tilskuddsrammen fra Kompetanse Norge.

9 RUTINER OG PRAKSIS FOR INTERN KONTROLL I STUDIEFORBUNDET 9 KAP 4 4. Rutiner og praksis for intern kontroll i studieforbundet Forskrift nr. 1661: 9 (5): Studieforbundene har ansvar for at sine respektive organisasjonsledd og medlemsorganisasjoner har tilfredsstillende system for intern kontroll, og for at offentlig tilskudd brukes i samsvar med lov, forskrifter og forutsetninger i tilskuddsbrev. Dokumentasjon på rutiner for intern kontroll skal foreligge. 9 (8): Revisjon i studieforbund, medlemsorganisasjoner og regionale ledd skal utføres av statsautorisert eller registrert revisor. Revisor skal i tillegg til regnskapsrevisjonen avgi særskilt attestasjon om beregningsgrunnlaget for tilskudd, herunder kontrollere om kurs og deltakere er dokumentert i henhold til bestemmelsene i denne forskriften. Revisor skal bekrefte at han er kjent med vilkårene for tilskudd. Forut for tilsynet fikk Kompetanse Norge tilsendt kontrollrutiner for utbetaling av tilskudd. Disse omhandler prosedyrer og framgangsmåter knyttet til saksbehandling. På spørsmål fra Kompetanse Norge om at rutinedokumentet ikke er datert, fikk vi bekreftet at rutinene var utarbeidet i forbindelse med tilsynet. Rutinebeskrivelsen er basert på tillit til at lokallaget som kursarrangør forholder seg til kriteriene og sjekklisten på sluttmeldingsskjemaet. Studieforbundet opplyser at de ikke har opplevd avvik eller misbruk av tilskuddsmidler, og kontrollrutinene omhandler heller ikke tiltak ved eventuelt avdekket misbruk. Kontrollen av sluttrapporterte kurs foretas av daglig leder og har fokus på å sjekke korrekt deltakerregistrering, antall timer og lokallagets kontonummer. Etter gjennomført kontroll lager daglig leder bekreftelse på godkjent kurstilskudd (utbetalingsbilag) som oversendes regnskapsfører for attestasjon og utbetaling. Revisor i Venstres Studieforbund gjennomfører og dokumenterer stikkprøvekontroller i samsvar med krav i tilskuddsbrevet fra Kompetanse Norge. I 2015 omfattet kontrollen som ble oversendt Kompetanse Norge per 1. mars et tilfeldig utvalg hos tre lokallag. Ut over revisorpålagte kontroller fikk vi i tilsynet opplyst at studieforbundet foretar egne stikkprøvekontroller knyttet til sluttrapporterte kurs dersom tilskuddet overstiger kr Venstres Studieforbund har noe mangelfulle rutiner for internkontroll knyttet til bruk av voksenopplæringsmidler. Kompetanse Norge anbefaler at Venstres Studieforbund fatter vedtak om interne kontrollrutiner, basert på materialet som ble framlagt til tilsynet. Rutinene bør også omfatte tiltak ved eventuelle mislighold av statstilskuddet. Kompetanse Norge anbefaler at mislighold rutinemessig politianmeldes.

10 STIKKPRØVEKONTROLLER 10 KAP 5 5. Stikkprøvekontroller Kompetanse Norge ba etter tilsynsmøtet om å få tilsendt dokumentasjon for 10 rapporterte kurs gjennomført i 2015 som grunnlag for stikkprøver på kursnivå. Vi ba om å få tilsendt studieplan og frammøtelister, dokumentasjon på utbetalt tilskudd og evt. kostnadsbilag fra lokal arrangør. Kompetanse Norge kommenterer innhentet dokumentasjon fra hvert av de 10 kursene i rubrikken «merknad» i tabellen nedenfor. Kurs- Kursarrangør ID Akershus Venstre Norges Unge Venstre Timeramme i st.plan Timer i rapport Delt., herav fullført Tilskudd Utgift Merknad Kurstittel Årsmøte i Akershus Venstre Sentralstyremøter i praksis Røyken Venstre Styrearbeid Horten Venstre Styrearbeid Valgkamparbeid i Arendal Venstre praksis Stavanger Venstre Valgkamparbeid i praksis Bergen Unge Venstre Mandagsmøter? Org./Bedriftsbesøk møte med Askvoll Venstre Ola/Abid Tromsø Venstre Valgkamp stands/dørbank Steinkjer Venstre Politisk verksted mottatt 20 timer over godkjent mottatt studieplan mottatt 70 timer over godkjent mottatt studieplan mottatt 184 timer over godkjent mottatt studieplan mottatt Lokal studieplan mottatt mottatt mottatt 22 timer over godkjent studieplan 13 timer over godkjent studieplan Kompetanse Norge mottok utbetalingsoversikt for hver arrangør, sluttmeldingsskjema og frammøtelister. Sluttmeldingsskjemaene viser til studieplannummer oppgitt i heftet Kursoversikt Kun ett kurs har laget egen lokal studieplan (Bergen Unge Venstre). Studieforbundet sentralt har ikke lykkes med å framskaffe dokumentasjon på arrangørens utgiftsførte kostnader i de 10 kursene. Til alle kursene har studieforbundet utbetalt kr.50 pr. time. Som påpekt i kapittel 3 anser vi at studieplanene som er godkjent av Venstres Studieforbund har et vidt timespenn, vanligvis opp til maksimalt timer. Dokumentasjonen viser imidlertid at det på fem av de ti kursene vi har kontrollert er utbetalt tilskudd på fra 13 til 184 timer over maksimum timetall i godkjent studieplan. Vi har ikke mottatt noen dokumentasjon som viser grunnlaget for disse avvikene. Tre av disse fem kursene har fått utbetalt over kr Jamført med opplysningen i kapittel 4 om rutinen for egne stikkprøvekontroller, har vi ingen informasjon om at det er foretatt slik kontroll for disse tre kursene.

11 STIKKPRØVEKONTROLLER 11 KAP 5 For flere av de ti kursene vi har kontrollert, registrerer vi at relativt få deltakere har fullført. Dette er spesielt synlig for kurs-id , i tillegg til det store avviket i timer i dette prosjektet. Vi konstaterer likevel at ingen av kursene er godkjent med avvik fra studieforbundets minstekrav på tre deltakere. Generelt anses studieplanene å være ganske åpne og klart rettet mot organisasjonsinternt arbeid. I den sammenheng kan det reises spørsmål ved om todagers kurset på 17 timer og 14 deltakere (kurs-id ) gjelder selve gjennomføringen av et årsmøte.

12 OPPSUMMERING OG VURDERING 12 KAP 6 6. Oppsummering og vurdering Venstres Studieforbund oppfyller i hovedsak kravene til politiske partiers studieforbund, jf. Lov om voksenopplæring 5 e. Studieforbundet Venstre har ikke egne regionale organisasjonsledd. Sett i lys av at statstilskuddet administreres av studieforbundet sentralt, vurderer Kompetanse Norge at manglende oppfyllelse av kravet om regional organisasjonsmessig forankring ikke gir grunn for reaksjon. Venstres Studieforbund anses å ha tilfredsstillende økonomi. Kompetanse Norge anbefaler at studieforbundet presiserer i regnskapet dersom en andel av mottatt ramme for opplæringstilskuddet overføres til nytt tilskuddsår, samt at eventuell andel benyttet til drift og administrasjon tydeliggjøres i egen note til regnskapet. Venstres Studieforbund vurderes å ha noe mangelfulle rutiner for internkontroll knyttet til bruk av voksenopplæringsmidler over Kap. 254 post 70. Rutinene bør nedfelles i eget dokument og vedtas i styre/årsmøte. På grunnlag av stikkprøvekontroll i 10 kurs, konstaterer Kompetanse Norge at tilskudd er utbetalt ut over maksimum timer i godkjent studieplan for fem kurs. Vi vurderer dette som manglende etterlevelse av egne regler og påpeker at rutinene for dette må strammes inn. Vi finner imidlertid at vårt funn ikke representerer noe brudd på regelverket, og derfor ikke gir grunnlag for reaksjon.

13 Karl Johans gate 7, Postboks 236 Sentrum, 0103 Oslo Telefon: kompetansenorge.no