Endelig rapport fra tilsyn med prosjekter i Kompetansepluss arbeid under tildeling for 2016 Kompetansehuset Neo,

Transkript

1 Endelig rapport fra tilsyn med prosjekter i Kompetansepluss arbeid under tildeling for 2016 Kompetansehuset Neo,

2 MANDAT 2 Mandat Det framgår av Kunnskapsdepartementets tildelingsbrev til Kompetanse Norge for 2017 at: Kompetanse Norge skal gjennomføre kontroll med et utvalg tilskuddsmottakere og rapportere om gjennomført kontroll i henhold til departementets rutiner for dette. Det vises for øvrig til Stortingets bevilgningsreglement 10, annet ledd sikring av kontrolladgang. Rapport fra gjennomført tilsyn oversendes Kunnskapsdepartementet og Riksrevisjonen og offentliggjøres på Kompetanse Norges hjemmeside. Oslo,

3 INNHOLD 3 Innhold Mandat... 2 Innhold Innledning Formålet med tilsynet Tilsagn om tilskudd Grunnlagsdokumenter for tilsynet Gjennomføringen av tilsynet Full gjennomgang av prosjekt B Forholdet mellom tilbyder og etterspørrer Prosjektets innledende fase Organisering og gjennomføring av opplæringen Måloppnåelse og effekter av opplæringen Økonomi Kontroller i alle prosjektene under tildelingen for Forholdet mellom søknad, tilsagn og gjennomført opplæring Forankring og gjennomføring av opplæringen Økonomi Oppsummering og konklusjon... 9

4 INNLEDNING 4 1. Innledning 1.1 Formålet med tilsynet Formålet med tilsynet er å kontrollere at tilskuddet benyttes etter forutsetningene. Hovedelementene er å føre kontroll med grunnlaget for tildeling, jf. søknad, og kontroll med at tilskuddet ble benyttet i samsvar med utlysning, tilsagnsbrev og økonomisk rapport. 1.2 Tilsagn om tilskudd Kompetansehuset Neo (heretter kalt Neo) fikk under tildelingen for 2016 tilsagn om tilskudd til ti prosjekter på i alt kr Ett prosjekt er meldt avlyst. Sju av de øvrige ni prosjektene er sluttrapportert innen fristen og to har fått godkjent utsettelse til oktober Grunnlagsdokumenter for tilsynet Kompetanse Norge varslet i brev tilsyn med Kompetansehuset Neo. For prosjekt B3031 ba vi om å få tilsendt følgende dokumentasjon forut for møtet Avtale mellom virksomhet og tilbyder Informasjonsmateriell om kurstilbudet overfor deltakerne Dokumentasjon på kartlegging Dokumentasjon på oppmøte (Frammøteliste) med navn, dato og klokkeslett Dokumentasjon på læringsutbytte Bilag som utgjør grunnlag for økonomirapporten Plan for opplæringen (Opplæringsplan) Annen relevant dokumentasjon for opplæringen For de øvrige prosjektene ba vi om å få tilsendt frammøtelister og avtale mellom virksomhet og tilbyder. 1.4 Gjennomføringen av tilsynet Tilsynet ble gjennomført i Kompetansehuset Neos lokaler i Oslo. Fra Neo deltok daglig leder Tine Solvang, kursadministrator Kristine Rønning og lærer Martha Stachurska-Kounta. Fra Kompetanse Norge, seksjon for forvaltning, deltok Pablo Espinoza og Sigrun Røstad. Sigrun Røstad orienterte om bakgrunnen for tilsyn, prosessen fram til endelig tilsynsrapport og at den er offentlig. Rapporten publiseres på Kompetanse Norges hjemmeside og sendes i kopi til Kunnskapsdepartementet og Riksrevisjonen. Tine Solvang orienterte om Kompetansehuset Neo; etablert i 2015, leders bakgrunn og at de fleste lærerne er knyttet til organisasjonen som frilansere. Neo hadde første runde med midler fra Kompetansepluss arbeid i 2015.

5 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 2.Full gjennomgang av prosjekt B Forholdet mellom tilbyder og etterspørrer Opplæringstiltak innenfor Kompetansepluss arbeid må være et samarbeid mellom en tilbyder og en etterspørrer. Kompetanse Norge anbefalte i utlysningen for 2016 at ansvarsforholdet mellom tilbyder og etterspørrer nedfelles i en skriftlig avtale. Fra 2017 er det et krav om skriftlig avtale mellom samarbeidspartene, og denne skal vedlegges søknaden. Søknader som ikke kan dokumentere at opplæringen er tilstrekkelig forankret i bedrift, vil fra 2017 ikke bli godkjent. Kompetansehuset Neo har ikke inngått skriftlig avtale med samarbeidspartneren, servicebedriften Elite Service Partner As, renhold. Kompetanse Norge presiserer at det fra 2017 kreves skriftlig samarbeidsavtale mellom tilbyder og etterspørrer. 2.2 Prosjektets innledende fase Tilskuddet er basert på en veiledende timesats. Av tilsagnsbrevet framgår at følgende kostnader forutsettes dekket innenfor tilskuddsbeløpet: kartlegging av deltakerne ved kursstart, motivasjonsarbeid, møter med bedriften, utarbeidelse av materiell, undervisning, forberedelser og retting av oppgaver, evaluering. Kravet om forankring på arbeidsplassen forutsetter et aktivt motivasjonsarbeid. Kompetanse Norge anbefaler å kartlegge deltakerne før oppstart mht individuell tilpasning av opplæringen, og som grunnlag for å vurdere læringseffekt. Dokumentasjon på gjennomført deltakerkartlegging bør oppbevares. En praksisnær opplæring knyttet til deltakernes arbeidssituasjon krever at tilbyder har gjort seg kjent med behov og utfordringer på arbeidsplassen. Tilsagnet for dette prosjektet gjaldt opplæring i norsk for 40 deltakere fordelt på fire grupper á 100 timer. Bedriften fikk tilsendt yrkesprofilen for renholdere og brukte denne som grunnlag for å definere sitt behov for innhold i opplæringen. Rengjøringsbransjen er godt kjent for Neo. De samarbeidet med bedriften om grunnlaget for søknaden; antall deltakere, kursinnhold, kursvarighet og kursdager. Neo kartla deltakerne før oppstart ved bruk av ordkjedetesten og eget verktøy for å avklare ferdighetene i norsk, samt at de sjekket hva de kan og ikke kan opp mot yrkesprofilen. Resultatet av kartleggingen er dokumentert. Deltakerne har også beskrevet oppgaver på en typisk arbeidsdag. Motivasjonen skjedde gjennom en samtale om forventninger til kurset. Neo har utarbeidet en lærerperm som omhandler deres pedagogiske plattform, rutiner, læringsmålene og tekster fra bedriftene, eksempelvis renholdsplan. De har fagsamling for alle lærerne to ganger i året. Ingen merknad 2.3 Organisering og gjennomføring av opplæringen Målgruppen for «Kompetansepluss arbeid» er voksne arbeidstakere, primært med liten formell utdanning, som trenger å styrke én eller flere av sine grunnleggende ferdigheter. Opplæringen skal være praksisnær og knyttet til deltakernes arbeidssituasjon. Opplæring i grunnleggende ferdigheter skal skje med utgangspunkt i læringsmålene for lesing, skriving, regning, muntlig og digitale ferdigheter. Læringsmålene skal brukes som et hjelpemiddel for å utvikle mål, læringsinnhold og arbeidsmetoder i kurs innenfor Kompetansepluss arbeid. Norskopplæring skal skje med utgangspunkt i utdrag fra Læreplan i norsk for voksne innvandrere. Fra 2017 inngår opplæring i samisk på samme betingelser som norsk.

6 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 Nettbasert opplæring kan ikke overstige 50% av kurstimene og skal skje samtidig for alle deltakerne. Tilskuddsmottaker skal ved oppstart registrere deltakere som har begynt og ved avslutning deltakere som har fullført. Deltakere som har samtykket, skal registreres med personnummer. Opplæringstiltak som får tilskudd, skal gjennomføres innenfor tidsrammen søkeren har oppgitt i søknaden. Eventuelle endringer i prosjektet skal rapporteres til Kompetanse Norge. Opplæringen ble gjennomført i bedriftens lokaler, i deltakernes fritid. Grunnet skiftende arbeidstid med blant annet nattarbeid, var frammøtet varierende. Neo benyttet Kompetanse Norges yrkesprofil for renholdere som utgangspunkt og tilpasset denne til bedriftens behov. Etter kartleggingen utarbeidet læreren en kjøreplan som viser kursinnhold fra yrkesprofilen og metode/undervisningsopplegg. Midtveis i kurset foretok læreren en vurdering med refleksjon og forutsetninger for å nå målet med kurset. I dette tilfellet hadde gruppen ulikt nivå og sviktende oppmøte, og mye tid gikk derfor med til repetisjon. Neo var i tett dialog med bedriften om oppfølging av opplæringen. Neo har lisenser på e-lærebok hvor deltakerne kan øve på å snakke, lese og skrive norsk mellom kurssamlingene. Læreren laget skriftlige oppgaver og brukte flinke deltakere som rollemodeller. Neo oppretter en facebook-gruppe for hver bedrift der læreren poster en minirapport etter hver kursøkt, bl.a. med oppmøte og hva har de jobbet med. I dette tilfellet benyttet etterspørrer denne muligheten i liten grad. Frammøtet registreres i et online oppmøtesystem der læreren legger inn oppmøtet etter hver kursøkt. Bedriften får egen innlogging og kan følge med på den enkeltes frammøte. På dette kurset fulgte lærer i tillegg opp fravær med e-post til deltaker. Neo mottar oversikt fra bedriften med fødselsnummer og disse makuleres etter bruk. De har ikke innarbeidet et system for å informere deltakerne om samtykke til å oppgi fødselsnummer, men vil iverksette det. Framlagt dokumentasjon gir ikke grunnlag for tvil om at opplæringen har vært gjennomført innenfor rammene av Kompetansepluss arbeid. 2.4 Måloppnåelse og effekter av opplæringen Måloppnåelse vurderes ut fra tilskuddsmottakers dokumentasjon som beskriver: antall gjennomførte deltakere og timer i forhold til søknaden, vurdering av deltakernes progresjon og utbytte, samt virksomhetens (arbeidsplassens) nytte av gjennomført kurs. Kompetanse Norge anbefaler en kartlegging av deltakerne i etterkant av opplæringen, for å dokumentere og evaluere måloppnåelse for gjennomført opplæring. Vi anbefaler også at gjennomført opplæring evalueres sammen med virksomhetens ledelse. Lærer oppsummerte den enkelte deltakerens progresjon fra kartleggingen før kursstart til oppnådd nivå ved avsluttet opplæring. Vi fikk under møtet utdelt eksempel på slik vurdering. I kursevalueringene har Neo utarbeidet en intervjumal som er relatert til yrkesprofilene. På dette kurset ble det ikke gjennomført deltakerintervjuer. Deltakere som fyller frammøtekravet får utdelt kursbevis som viser kursets lengde og innhold. For dette kurset er det ikke gjennomført systematiske samtaler med bedriften om deres nytte av opplæringen. Bedriften viste ingen interesse for å gi tilbud om fagbrevopplæring for deltakere som måtte ønske det. Ingen merknad

7 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP Økonomi Det er en forutsetning at etterspørrer bidrar med en egenandel i opplæringstiltaket, som kan være i form av arbeidstimer, lokaler og servering. Tildelte midler skal benyttes til antall timer opplæring gitt i tilsagnsbrevet fra Kompetanse Norge. En opplæringstime utgjør 60 minutter inklusive pause. Etter avsluttet prosjekt skal tilskuddsmottaker sende inn økonomisk rapport på standard mal. Denne skal dokumentere gjennomførte timer i hvert kurs. For tilskudd over kroner kreves revisorattestert regnskap for prosjektet. For tilskudd mindre enn kroner, skal regnskapet attesteres av daglig leder og regnskapsansvarlig. Fra 2017 gjelder: Når mottatt tilskudd gjelder flere prosjekter i samme tildeling og samlet tilskudd overstiger kroner, skal det sendes inn revisorattestert regnskap for hvert enkelt prosjekt. Bedriftens egenandel omfattet møtelokale servering, motivasjonsarbeid og oppfølging av deltakerne. Mottatte frammøtelister viser deltakernes navn samt dato og klokkeslett for hver samling. En time opplæring er 60 minutter. Frammøtekravet er for de fleste bransjer satt til 50 prosent. Oppmøtefunksjonen ligger i programmet Moodle som summerer frammøtet. Kompetansehuset Neo sendte inn signert økonomisk rapport og revisoruttalelse fra Leo revisjon DA Vedlagt fulgte også bilag for utbetalt lønn til lærere, som ikke er et krav når prosjekttilskuddet overstiger kr og krever revisjon. Kompetanse Norge hadde gjennomgått underlagsmaterialet og stilte i tilsynet spørsmål om en differanse mellom rapporterte og dokumenterte antall utførte timer. Etter forklaringen og dokumentasjon viste det seg at Kompetansehuset Neo hadde utført 402 timer framfor 399 timer, dvs 3 timer mer enn rapportert. Ingen merknad.

8 KONTROLLER I ALLE PROSJEKTENE UNDER TILDELINGEN FOR KAP 3 3.Kontroller i alle prosjektene under tildelingen for Forholdet mellom søknad, tilsagn og gjennomført opplæring Avvik skal meldes til Kompetanse Norge. Oversikten nedenfor viser forholdet mellom søknad og gjennomføring for de ni øvrige prosjektene som fikk tilsagn i Kurs/bransje Deltakere Deltakere Timer Timer Merknad tilsagn fullført tilsagn gjennomført B Hovedprosjekt i tilsynet B Forsinket avslutning B ? 450? Forsinket avslutning B Avlyst B Tilbakebetalt B B B B B Kompetanse Norge ble orientert om avlysningen av prosjekt B3160 og forsinket avslutning av prosjektene B2961 og B Forankring og gjennomføring av opplæringen Kompetanse Norge krever fra 2017 at det inngås avtale mellom tilskuddsmottaker og bedriftene(e) som inngår i prosjektet. Målgruppen er voksne arbeidstakere, primært med liten formell utdanning. Opplæringen skal ha utgangspunkt i læringsmålene og være knyttet til deltakernes arbeidssituasjon. Frammøtelister skal vise deltakernes navn, kursdatoer og varighet for hver samling. Neo inngikk ikke skriftlig avtale med de samarbeidende bedriftene, men arbeidet tett opp mot den enkelte bedriften i planlegging og gjennomføring av opplæringen. Alle prosjektene gjaldt opplæring i renholdsbedrifter. Yrkesprofilen for renholdere ble oversendt bedriftene som ut fra disse definere sitt opplæringsbehov. Neos lærerressurser ble tilbudt alle bedriftene. Frammøtelister ble sendt inn sammen med økonomisk rapport for de kursene som er sluttrapportert. Vi fikk opplyst at frammøtet var varierende. Oversikten viser at antallet fullførte deltakere i noen tilfeller er høyere enn tilsagnet. Tilbyder opplyser imidlertid at de valgte å gjennomføre færre grupper og at noen deltaker har vekslet mellom gruppene. For enkelte prosjekter er antallet gjennomførte timer noe lavere enn tilsagnet. Begge forholdene ble forklart med å skyldes ulike vaktordninger og at deltakerne ikke var innstilt på flere kurssamlinger. 3.3 Økonomi Etter avsluttet prosjekt skal tilskuddsmottaker sende inn økonomisk rapport for det enkelte prosjekt, på standard mal. Denne skal dokumentere gjennomførte timer i hvert kurs. En opplæringstime utgjør 60 minutter inklusive pause. Økonomisk rapport er innsendt for alle kursene som er avsluttet. Ingen merknad.

9 OPPSUMMERING OG KONKLUSJON 9 KAP 4 4. Oppsummering og konklusjon Både når det gjelder gjennomgang av prosjekt B3031 og kontroller i de øvrige prosjektene under tildelingen for 2016 finner Kompetanse Norge at virksomheten hos Kompetansehuset Neo ligger innenfor rammene for tildelingen når det gjelder målgruppe, innhold og gjennomførte timer opplæring. Kompetanse Norge har merket seg positivt at Kompetansehuset Neo fra 2017 har endret sine rutiner når det gjelder å inngå skriftlig samarbeidsavtale vedr. Kompetansepluss.

10 Karl Johans gate 7, Postboks 236 Sentrum, 0103 Oslo Telefon: kompetansenorge.no