Endelig rapport fra tilsyn med prosjekter i Kompetansepluss arbeid hos Sarpsborg kommune under tildeling for 2015,

Transkript

1 Endelig rapport fra tilsyn med prosjekter i Kompetansepluss arbeid hos Sarpsborg kommune under tildeling for 2015,

2 MANDAT 2 Mandat Det framgår av Kunnskapsdepartementets tildelingsbrev til Kompetanse Norge for 2017 at: Kompetanse Norge skal gjennomføre kontroll med et utvalg tilskuddsmottakere og rapportere om gjennomført kontroll i henhold til departementets rutiner for dette. Det vises for øvrig til Stortingets bevilgningsreglement 10. Oslo,

3 INNHOLD 3 Innhold Mandat... 2 Innhold Innledning Full gjennomgang av prosjekt B Kontroller i øvrige prosjekter, B2513 under tildelingen for Samlet vurdering og konklusjon... 10

4 INNLEDNING 4 1. Innledning Sarpsborg kommune søkte om tilskudd fra Kompetansepluss arbeid til to prosjekter for Søknadene ble innvilget med til sammen kr Kompetanse Norge varslet i brev av tilsyn med Sarpsborg kommune. Hovedelementene i tilsynet var å føre kontroll med grunnlaget for tildeling, jf. søknad, og kontroll med at tilskuddet er brukt i samsvar med utlysning, tilsagnsbrev og kontroll av økonomirapport med underliggende dokumentasjon. I forkant av tilsynet ba vi om å få tilsendt følgende dokumentasjon for prosjekt B2514: Avtale mellom virksomhet og tilbyder Informasjonsmateriell om kurstilbudet ovenfor bedriften og deltakerne Dokumentasjon på kartlegging Dokumentasjon på læringsutbytte Dokumentasjon på oppmøte (frammøtelister) Rapport vedrørende opplæringen Annen relevante informasjon om opplæringen Bilag som utgjør grunnlaget for økonomirapporten For prosjekt B2513, ba vi om å få tilsendt frammøtelister. Dokumentasjon som kommunen hadde tilgjengelig ble oversendt til fastsatt frist. Etter tilsynet fikk Kompetanse Norge tilsendt redegjørelser om varighet på samlingene, rutiner for melding om kursfravær og for registering av fødselsnummer. Tilsynet ble gjennomført i Sarpsborg kommunes lokaler ved seniorrådgiver Ane Hege Nøstvold (nå seksjonsleder) og rådgiver Uzoma Florence Egbosi. For Sarpsborg kommune møtte representant for ledelsen Stein Juliussen, teamleder renhold Jannike Heggum og koordinator for Kompetansepluss prosjekter Heidi Johansen. Sarpsborg kommune ga først en kort presentasjon av kommunens virksomhet. Uzoma Florence Egbosi orienterte deretter om tilsyn og om prosessen fram til endelig rapport.

5 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 2. Full gjennomgang av prosjekt B Forholdet mellom tilbyder og etterspørrer Sarpsborg kommune er både tilbyder og etterspørrer i prosjektet. Kommunens voksenopplæringssenter var ansvarlig for opplæringen i samarbeid med IKT-avdelingen. Det framgår av søknaden at kommunen har mange ansatte med liten formell kompetanse. Behovet for opplæring ble meldt inn av ledere innen kommuneområdene oppvekst, kommunalteknikk og helse og omsorg. HR og voksenopplæringssenteret i Sarpsborg kommune har samarbeidet om opplæring i grunnleggende ferdigheter i tre år. På spørsmål om hvordan man sikret at vilkårene i tilsagnsbrevet blir oppfylt, ble det opplyst at prosjektleder var involvert i store deler av opplæringen, og på den måten sikret at prosjektet ble holdt innenfor rammen for Kompetansepluss arbeid. Prosjektets kontaktperson har hatt oppgaver knyttet til planlegging, undervisning, rapportering og administrative oppgaver. Hun fulgte også opp ved å gi tilbakemeldinger til lederne når deltakere ikke har møtt på kurset. Ingen merknad. 2.2 Prosjektets innledende fase Mottatt dokumentasjon viser at det ble sendt ut informasjonsmateriale om kurstilbudet og at det ble avholdt to informasjonsmøter for de som skulle delta. Deltakerne ble kartlagt med IT-barometer, ordkjedetesten og digitaltesten samme dag. Dokumentasjon av gjennomført kartlegging forefinnes hos lærer, men ble ikke lagt fram. Dokumentasjon av kartlegging er ikke et krav. Ingen merknad. 2.3 Organisering og gjennomføring av opplæringen Søknaden og tilsagnet omfattet 40 deltakere fra helse og sosial, oppvekst og kommunalteknikk. Antall innrapporterte deltakere i økonomirapporten er 29. I Kompetanseplussbasen er det registrert 33 deltakere, hvorav 29 er krysset av som fullførte. På spørsmål om avvik i deltakerantallet mellom søknad og gjennomføring, fikk vi opplyst at kommunen på søknadstidspunktet hadde vurdert at 10 deltakere per gruppe var hensiktsmessig, og var i tråd med anbefalt gruppestørrelse i utlysningen. Kompetanse Norge hadde fått tilsendt frammøtelister for de 40 påmeldte deltakerne fordelt på fire grupper. Listene viser navn, dato, klokkeslett, frammøte og lærernes navn. Kommunen har fullføringskrav på 80 %.

6 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 Etter tilsynet fikk vi redegjørelse på tilbyders rutine for registrering av fødselsnummer. Det framgår av dokumentasjonen at deltakerne er informert muntlig om registering av fødselsnummer, og at opplysningene ville bli slettet etter opplæringen. Søknaden omfattet opplæring i lesing, skriving og digitale ferdigheter for ansatte med liten formell utdanning. Deltakerne ble inndelt i grupper ut fra nivå. Det er framlagt fagplan for opplæringen som viser at den har vært relatert til typiske tilfeller i deltakernes arbeidshverdag og har omfattet ulike metoder. Opplæringen foregikk i lokaler på arbeidsplassen, dels i arbeidstiden. De fleste deltakerne er rapportert med videregående skole yrkesfag som høyest fullført utdanning, noen med bare grunnskole. Framlagt fagplan og samtaler under tilsynet gir ingen grunn til å tro at opplæringen er gjennomført utenom rammene av læringsmålene for Kompetansepluss. Med hensyn til informasjon om fødselsnummer anbefales det å benytte samtykkeerklæringen fra Kompetanse Norge. 2.4 Effekter av opplæringen Det ble framlagt evalueringsskjemaer som er utfylt av deltakerne etter opplæringen, samt en rapport om kursets effekter. Rapporten viser at kurset har gitt deltakerne større mestringsfølelse og selvtillit, og noen har fortsatt i utdanningsløp for å ta fagbrev. Tilbyder og enhetslederne hadde jevnlige møter under opplæringsperioden. Det er ikke framlagt dokumentasjon på dette. Sarpsborg kommune viste under tilsynet til positive erfaringer med programmet. Ingen merknad. 2.5 Økonomi Sarpsborg kommune har stilt kurslokale til disposisjon, hatt administrative oppgaver og brukt kommunes egen revisjon. Deler av opplæringen har også skjedd i deltakernes arbeidstid. Sarpsborg kommune fikk innvilget kr til opplæring i 280 timer for 40 deltakere, fordelt på 4 grupper. Revisorattestert økonomirapport viser at det er gjennomført timetall i samsvar med tilsagnet. Revisjonen er foretatt av Østfold kommunerevisjon IKS. Kompetanse Norge har gjennomgått innsendte frammøtelister for kontroll av gjennomførte timer. Dokumentasjonen viser følgende:

7 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 Gruppe 1: Listen viser at det er gjennomført 20 samlinger á 3 timer, fra til hver gang, i alt 60 timer. Det er imidlertid beregnet 3,5 timer for hver samling, slik at det er innrapportert 70 timer opplæring. Gruppe 2: Listen viser at det er gjennomført 20 samlinger á 3 timer, fra kl til hver gang, i alt 60 timer. Det er imidlertid beregnet 3,5 timer for hver samling, slik at det er innrapportert 70 timer opplæring. Gruppe 3: Listen viser at det er gjennomført 19 samlinger á 3 timer, fra kl til og én 2 timers samling, i alt 59 timer. Det er imidlertid beregnet 3,5 timer for hver samling, slik at det er innrapportert 70 timer opplæring. Gruppe 4: Listen viser at det er gjennomført 19 samlinger á 3 timer, fra kl til hver gang, i alt 57 timer. Det er imidlertid beregnet 3,5 timer for hver samling, slik at det er innrapportert 70 timer opplæring. Samlet er det gjennomført 236 timer opplæring ( ), noe som gir et avvik på 44 timer i forhold til tilsagnet. På denne bakgrunn, ba Kompetanse Norge i brev om en redegjørelse for avviket i gjennomførte timer. Kompetanse Norge har mottatt nye frammøtelister og redegjørelse på avviket. Varigheten for gjennomførte samlinger er korrigert fra 3,5 timer til 3 timer for samtlige grupper. Tilbyder skriver i redegjørelsen at det er gjennomført 60 timer opplæring fordelt på 19 ganger til gruppe 1, 60 timer opplæring fordelt på 20 ganger til gruppe 2 og henholdsvis 59 og 57 timer opplæring fordelt på 19 ganger til gruppe 3 og 4. Videre skriver tilbyder: «Vi har gjort feil i forhold til antall timer. Vi har misforstått eller ikke fått med oss, at VOX tenker at 1 undervisningstime = 45 min + 15 min pause, og at dere er konsekvente på dette, også i forhold til rapporteringen og i oppsetting av timeplanen. Dette beklager vi. Vi ser i etterkant nå at vi ikke har vært korrekte nok, når vi har laget planer og satt opp timeplan. Dette gjør at alle våre undervisningsgjennomføringer har vært for korte og mangler tid. En forklaring på dette er at vi ikke har fått det med oss, eller at VOX ikke har vært tydelig nok i sin informasjon om dette. IKT-rådgiver/læreren har tatt VOX-opplæring for lærere, og har vært på flere kurs hos VOX. Rådgiverne her har tenkt at det har vært greit å dele opp timer og pauser slik etter behov, bare elevene får sin undervisningstid. De har forsøkt å tilpasse kursene til arbeidsåret og arbeidsdagen med pauser slik at deltakerne har tid til å komme seg fram og tilbake på jobb.» Avslutningsvis skriver tilbyder at «Dere viser til at vi har 44 timer i avvik. Vi har rapportert 280 timer, og har et avvik på 44 timer.» Tilbyder bekrefter at det er gjennomført færre timer opplæring enn forutsatt i tilsagnet. I tilsagnsbrevet for 2015 står det at «midlene skal benyttes til

8 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 antall opplæringstimer som er oppgitt i tilsagnsbrevet.» Kompetanse Norge erkjenner at det i utlysningsteksten for 2015 ikke er noe eksplisitt forbud mot den praksis som her er lagt til grunn for timeberegningen. Vi er likevel av den oppfatning at en klokketime, altså 60 minutter, etter en alminnelig forståelse bør legges til grunn som en opplæringstime i Kompetansepluss. Kompetanse Norge vurderer at det eksplisitt bør framgå dersom en annen timeberegning skal legges til grunn. På grunnlag av framlagt dokumentasjon mener Kompetanse Norge at det i prosjekt B2514 er gjennomført 236 opplæringstimer. Det innebærer et avvik på 44 timer i forhold til 280 timer i vårt tilsagn og antall rapporterte timer.

9 KONTROLLER I ØVRIGE PROSJEKTER, B2513 UNDER TILDELINGEN FOR KAP 3 3. Kontroller i øvrige prosjekter, B2513 under tildelingen for 2015 Sarpsborg kommune fikk til prosjekt B2513 tilsagn om tilskudd på kr til tre kurs for 30 deltakere og 210 timer i ferdighetene regning og lesing/skriving og data. AOF Østfold var tilbyder og deltakerne kom fra enhet for byggservice. Prosjektene har forløpt etter planen, men antall rapporterte deltakere er 21. Kursene ble gjennomført på arbeidsplassen i arbeidstiden. Frammøtelister for gjennomført opplæring er innsendt. Listene viser deltakernes navn, adresse, telefonnummer og fødselsdato, kursdato, antall timer, kurssted og lærerens navn. Listene er underskrevet av kursansvarlig. Listene er kontrollerbare mot deltakerregistrering i basen og viser at det er ni færre deltakere enn angitt i søknaden. Det framgår av søknaden at målgruppen er ufaglærte renholdsarbeidere. Det er registrert 21 deltakere i Kompetanseplussbasen, hvorav 18 er fullført. Utdanningsbakgrunnen til 13 av 21 deltakere er registrert som ukjent. På spørsmål om hvorfor utdanningsbakgrunnen til mange av deltakere er ukjent, ble det opplyst at de fleste deltakerne var fremmedspråklige som mest sannsynlig ikke har gjennomført grunnskole. Vi fikk opplyst at 95 prosent av de som fullførte har hatt en forbedring i forhold til å lese og skrive. Kompetanse Norge har mottatt økonomirapport og bilag som utgjør grunnlag for rapporten. Prosjektet har en tilskuddsramme som overstiger kr Det er mottatt revisjonsattest fra Østfold kommunerevisjon IKS. Kompetanse Norge har på grunnlag av fakturaer fra AOF Østfold ikke informasjon om at det i prosjekt B2513 er gjennomført færre timer på samme måte som i prosjekt B2514. Ellers ingen merknad.

10 SAMLET VURDERING OG KONKLUSJON 10 KAP 4 4. Samlet vurdering og konklusjon Det foreligger tilstrekkelig dokumentasjon til å vurdere gjennomføringen av prosjekt B2514 og B2513. Kursdeltagerne anses å være innenfor programmets målgruppe og opplæringen har vært innenfor læringsmålene for grunnleggende ferdigheter. Prosjektene har vært godt forankret på arbeidsplassen. Det er godtgjort at opplæringen har vært til nytte for deltakerne og kommuneområdene som hadde deltakere på kurs. Tilsagnet for prosjekt B2514 var på 280 timer. Kompetanse Norge innhentet dokumentasjon fra tilskuddsmottaker om varigheten for hver kurssamling. Sarpsborg kommune bekreftet at de har beregnet tre klokketimer som 3,5 timer undervisning. Kompetanse Norge mener at framlagt dokumentasjon bekrefter at det kun er gjennomført 236 timer, eller 44 timer mindre enn tilsagnet og antall rapporterte timer. På denne bakgrunn konkluderer Kompetanse Norge med at det er utbetalt tilskudd til 44 timer for mye, tilsvarende kr til prosjekt B2514. Sarpsborg kommune må betale tilbake avviket mellom tildelte og gjennomførte timer. Vedtak om tilbakebetaling blir sendt i eget brev.

11 Karl Johans gate 7, Postboks 236 Sentrum, 0103 Oslo Telefon: kompetansenorge.no