Rapport fra tilsyn med prosjekter i Kompetansepluss arbeid under tildeling for 2015 Vesterålsprodukter AS,

Transkript

1 Rapport fra tilsyn med prosjekter i Kompetansepluss arbeid under tildeling for 2015 Vesterålsprodukter AS,

2 MANDAT 2 Mandat Det framgår av Kunnskapsdepartementets tildelingsbrev til Kompetanse Norge for 2017 at: Kompetanse Norge skal gjennomføre kontroll med et utvalg tilskuddsmottakere og rapportere om gjennomført kontroll i henhold til departementets rutiner for dette. Det vises for øvrig til Stortingets bevilgningsreglement 10. Oslo,

3 INNHOLD 3 Innhold Mandat... 2 Innhold Innledning Full gjennomgang av prosjekt B Kontroller i alle prosjektene under tildelingen i Kontroller med virksomheten som godkjent tilbyder Samlet vurdering... 11

4 INNLEDNING 4 1. Innledning Vesterålsprodukter AS er en attføringsbedrift som gir opplæring og arbeidspraksis i eget foretak og i samarbeid med andre bedrifter. De har ca 24 ordinært ansatte, hvorav 14 er veiledere i kompetanseavdelingen. Virksomheten har avdelinger på Sortland, Bø, Øksnes, Hadsel og Lødingen. Vesterålsprodukter har arrangert Kompetansepluss 1 kurs siden I 2015 fikk Vesterålsprodukter tildelt midler til fire Kompetansepluss-prosjekter. Vesterålsprodukter er fra godkjent tilbyder i Kompetansepluss. Formålet med tilsynet er å kontrollere at tilskuddet er benyttet etter forutsetningene. Hovedelementene i tilsynet er å føre kontroll med grunnlaget for tildeling, jf. søknad, og kontroll med at tilskuddet ble benyttet i samsvar med utlysning, tilsagnsbrev og økonomisk rapport. Tilsynet omfatter også grunnlaget som godkjent tilbyder. Tilsynet ble varslet i brev av Kompetanse Norge ba samtidig om å få tilsendt frammøtelister for alle de fire prosjektene som ble tildelt i For prosjektet B2613 ba vi i tillegg om å få tilsendt annen relevant dokumentasjon på opplæringen. Tilsynet omfatter også grunnlaget for godkjenning som tilbyder. Tilsynet ble gjennomført i lokalene til Vesterålsprodukter på Sortland Fra Vesterålsprodukter deltok leder av VP kompetanse Nina Paulsen og jobbveileder og kontaktperson for Kompetansepluss Karin Nilsen. Fra Kompetanse Norge møtte seniorrådgiver Ane Nøstvold og rådgiver Mona Halvorsrud. Representantene for Vesterålsprodukter orienterte innledningsvis om virksomheten, og hvordan de har lagt opp samarbeidet om Kompetansepluss. Ane Nøstvold orienterte om bakgrunnen for tilsyn og prosedyren fram til endelig tilsynsrapport. 1 BKA fram til 2017

5 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 2. Full gjennomgang av prosjekt B Forholdet mellom tilbyder og etterspørrer Intensjonsavtale mellom etterspørrer og tilbyder på søketidspunktet Øksnes Entreprenør er etterspørrer i prosjektet B2613. Bedriften tilbyr prosjektering og løsninger for private og offentlige byggherrer, og det var lederen i bedriften som tok initiativ til samarbeidet med Vesterålsprodukter. Ledelse og tillitsvalgte var med i planleggingsfasen. Det ble inngått intensjonsavtale om samarbeidet før søknaden ble innsendt Avklart oppgavefordeling mellom etterspørrer og tilbyder Bedriften rekrutterte deltakere, mens Vesterålsprodukter deltok på personalmøter for å orientere om tilbudet og snakke med tillitsvalgte om innholdet i opplæringen. Tilbyder hadde ansvar for søknad, kartlegging, opplæring og rapportering til Kompetanse Norge 2. Det ble ikke gjort endringer i oppgavefordeling i forhold til intensjonsavtalen. Vurdering: Organiseringen med arbeids- og oppgavefordelingen mellom partene er ivaretatt. 2.2 Prosjektets innledende fase Beskrivelse av motivasjons- og kartleggingstiltaket Utgangspunktet for søknaden var utfordringer med rapportering etc. Øksnes Entreprenør har oppdrag på forskjellige steder, og deltakerne kom fra ulike prosjekter. Tilbyder fikk mange innspill fra formenn om hvordan opplæringen kunne knyttes til deltakernes arbeidshverdag. Formennene meldte inn deltakere til personalleder. Kartleggingen ble gjennomført etter innledende møter og før første kursdag. Kursleder hadde også samtale med hver enkelt deltaker og fikk et bilde av hvilket nivå de lå på Kartleggingsverktøy og dokumentasjon av kartlegging Vesterålsprodukter benyttet kartleggingsskjema hvor deltakerne krysset av hva de kunne og ikke kunne. Skjemaet var delt inn i konkrete temaer innenfor de ulike ferdighetene, - lesing/skriving, muntlig og digitale ferdigheter. Kartleggingen ble forklart i plenum, men gjennomgått individuelt. Etter kartleggingen ble kursplan utarbeidet med utgangspunkt i manglende ferdigheter som kom fram under kartleggingen. Kompetanse Norge har fått kopi av kartleggingsskjema og oppsummering av manglende ferdighetsområder. Vurdering: Kartleggingen anses tilfredsstillende som grunnlag for å kunne tilpasse opplæringen til bedriftenes behov og deltakernes forutsetninger. 2 Vox fram til 2017

6 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP Organisering og gjennomføring av opplæringen Opplæringens forløp skal være i samsvar med forutsetningene Vesterålsprodukter utarbeidet planer for hver kursdag. Etter innspill fra deltakere og formenn ble det gjort noen justeringer underveis. Bedriften var flink til å følge opp og bidro blant annet med tekster knyttet til arbeidshverdagen. Det ble gjort noen tilpasninger til hver enkelt deltaker Deltakerregistrering og dokumentasjon av frammøte Kompetanse Norge har mottatt frammøtelister med navn, dato og klokkeslett. Deltakerne var veldig motiverte og hadde lavt fravær. Det var aldri noe tema om deltakerne skulle bli registrert som fullført. Bedriften hadde også lagt godt til rette for at kurstimene ikke skulle komme i konflikt med arbeid. Opplæringen ble i sin helhet gjennomført i arbeidstiden Registrering av personnummer Deltakerne ble forelagt skjemaet vedrørende samtykke fra Kompetanse Norge. Tilbyder har prøvd å ufarliggjøre registrering av personnummer, men de fleste har likevel valgt å reservere seg Samsvar mellom oppgitte ferdigheter i søknad og ferdighetene som inngikk i opplæringen Prosjektet omfattet lesing/skriving, muntlige og digitale ferdigheter som beskrevet i søknaden. Dette samsvarer også med innholdet i dokumentasjonen Tilbudet skal være tilpasset virksomhetens behov og tilbyder skal sette seg inn i deltakernes daglige oppgaver Det var nært samarbeid mellom Vesterålsprodukter og Øksnes Entreprenør. Opplæringen var tilpasset virksomhetens arbeidshverdag Deltakerne ligger innenfor programmets målgruppe Ingen av deltakerne hadde høyere utdanning. Vurdering: Opplæringen er gjennomført i henhold til søknaden og tilpasset bedriftens behov. 2.4 Effekter av opplæringen Læringsutbytte for deltaker Evalueringsskjema fra deltakerne viste at de var svært godt fornøyd med kurset. De hadde blitt bedre til å lese og kommunisere, skrive rapporter og timelister. 8 av 10 gjennomførte IT-barometeret underveis og ved slutt, og alle gikk opp et nivå Nytte for virksomheten Øksnes Entreprenør har meldt at deltakerne nå kun bruker norsk som arbeidsspråk. I tillegg har de blitt flinkere til å ta i bruk ny teknologi, blant annet ved overgang fra papirtimelister til elektronisk registrering. De har også tatt flere fagspesifikke kurs i etterkant av opplæringen. I 2016 inngikk virksomheten avtale med Vesterålsprodukter om et nytt tilsvarende kurs.

7 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 Vurdering: Læringsutbytte og effekter av kursene anses tilfredsstillende. Evalueringsskjema har i etterkant av dette prosjektet blitt utbedret. Kompetanse Norge fikk tilsendt eksempel på dette i prosjektet B Økonomi Egenandel Kursene har vært gratis for deltakerne. Opplæringen har foregått i arbeidstiden, og bedriften har vært involvert i planlegging og bidrag til kursinnhold Revisorattestert økonomirapport Økonomisk rapport viser samme antall timer gjennomført som tilsagnet. Kyst- Revisjon AS har kontrollert dokumentasjon av utgiftene Gjennomførte timer Antall timer gjennomført opplæring er basert på at en time er 60 minutter inklusive pause. Vurdering Bedriften har hatt en betydelig egenandel. Antall timer er gjennomført i henhold til tilsagnet, og det foreligger revisorrapport.

8 KONTROLLER I ALLE PROSJEKTENE 8 KAP 3 3. Kontroller i alle prosjektene under tildelingen i Samsvar mellom søknad og gjennomføring De fire søknadene for 2015 omfattet totalt 420 timer og 48 deltakere. Alle prosjektene er gjennomført i samme omfang som avtalt. Prosjekt Timer tilsagn Timer gjennomført Tilsagn deltakere Fullførte deltakere B2613 Øksnes Entreprenør B2614 Morten Vottestad B2615 Biomar AS B2616 Staven Grus Deltakerregistrering Kompetanse Norge mottok frammøtelister for alle prosjekter. Listene viser antall timer per kursdag og avkryssing per deltaker. Alle kursene har godt oppmøte med ubetydelig fravær. 4.3 Målgruppe Alle deltakerne er registrert med kort eller ingen formell utdanning. 4.4 Innhold Prosjektene med 180 timer omfattet lesing, skriving, muntlige og digitale ferdigheter. De de to 30-timers kursene var opplæring i digitale ferdigheter. Vesterålsprodukter har tilpasset opplæringen til behovet i bedriftene ved at de har gjort seg kjent med arbeidsplassene og hatt et godt samarbeid med bedriftene om innhold i kursene. 4.5 Deltakerutbytte og effekter av opplæringen Deltakernes progresjon og utbytte av opplæringen er fulgt opp gjennom kartlegging og evaluering etter avsluttet opplæring. 4.6 Økonomi og revisjon Vesterålsprodukter har sendt økonomisk rapport for alle prosjektene til frist. Revisjon er utført i henhold til kravene, og det foreligger revisjonsrapporter for prosjekter med tilsagn over Vurdering Vesterålsprodukter har gode rutiner for forankring og dialog med bedriftene som grunnlag for å kunne tilrettelegge opplæringen i tråd med bedriftenes behov.

9 KONTROLLER MED VIRKSOMHETEN SOM GODKJENT TILBYDER 9 KAP 4 4. Kontroller med virksomheten som godkjent tilbyder Vesterålsprodukter er fra godkjent tilbyder under forsøksordningen med godkjenning av tilbydere i Kompetansepluss. For å kunne søke, skal tilbyderen 1. ha eget organisasjonsnummer, firmaattest skal legges ved søknad 2. ha en navngitt pedagogisk ansvarlig 3. ha opplæring som formål 4. ha vært tilbyder i Kompetansepluss i minst to år 5. revideres av statsautorisert eller registrert revisor 6. ha et reelt faglig miljø som ivaretar lærernes behov for faglig utvikling og erfaringsutveksling En godkjent tilbyder skal Administrativt 1. holde seg informert om gjeldende kriterier for Kompetansepluss 2. etterleve frister og rapporteringskrav 3. ha et system for føring av frammøtelister 4. ha et system for å utarbeide opplæringsplaner for alle kurs 5. ivareta deltakernes personvern 6. utstede kursbevis 7. ha et system for evaluering av alle kurs 8. ha rutiner for å rapportere endringer og avvik til Kompetanse Norge Pedagogisk personale 1. i kurs bruke lærere som har pedagogisk utdanning eller relevant realkompetanse 2. sørge for at alle lærere gjennomgår grunnkurs for lærere i Kompetansepluss 3. sørge for at lærere får etterutdanningskurs og annen faglig oppdatering. Veiledning for deltakere 1. kunne kartlegge enkeltdeltakeres behov for opplæring i grunnleggende ferdigheter 2. ha rutiner for samtaler med deltakerne ved kursstart med henblikk på individuell tilrettelegging 3. motivasjonsarbeid før og under kursperioden for å forhindre frafall 4. kunne henvise deltakere til relevant rådgivning Rådgivning til bedrifter 1. kunne bistå med å kartlegge virksomheters behov for opplæring i grunnleggende ferdigheter 2. gjøre seg kjent med arbeidsprosesser i bedrifter der opplæringsvirksomheten drives 3. sørge for god forankring av prosjekter i bedriftene 3. sørge for god forankring av prosjekter i bedriftene 4. informere om kriterier for Kompetansepluss når det gjelder målgrupper, innhold og finansiering 5. basere sin virksomhet på klare skriftlige avtaler.

10 KONTROLLER MED VIRKSOMHETEN SOM GODKJENT TILBYDER 10 KAP 4 Punktene ovenfor ble gjennomgått i møtet. Kompetanse Norges vurderinger: Vilkår for å kunne søke: Vilkårene for å kunne søke er fremdeles til stede. Krav til godkjent tilbyder: System for å føre deltakerlister: Listene som viser møtedatoer, varighet og frammøte foreligger. Vesterålsprodukter har nå gått over til å bruke Kompetanse Norges forslag til mal for frammøtelister. Rutiner: Vesterålsprodukter har utarbeidet sjekkliste for salg og gjennomføring av kurs. Kompetanse Norge fikk tilsendt sjekklisten i etterkant av tilsynet. Kursbevis: Kursdeltakere får kursbevis. Kompetanse Norge har mottatt mal for kursbevis. Tilsynet presiserer: Kompetanse Norges navn og logo må fjernes fra kursbevis og annet egenutviklet materiell. Samlet vurdering av Vesterålsprodukter i forhold til kriteriene for godkjente tilbydere: Vesterålsprodukter oppfyller kravene til godkjente tilbydere. Vesterålsprodukter beholder godkjenningen.

11 SAMLET VURDERING 11 KAP 5 5. Samlet vurdering Både når det gjelder gjennomgang av prosjekt B2613 gjennomgang av alle prosjektene under 2015-tildelingen kontroll med virksomheten som godkjent tilbyder finner Kompetanse Norge at virksomheten hos Vesterålsprodukter ligger innenfor rammene for tildelingen når det gjelder målgruppe, innhold og gjennomførte timer opplæring.

12 Karl Johans gate 7, Postboks 236 Sentrum, 0103 Oslo Telefon: kompetansenorge.no