Rapport fra tilsyn med prosjekter i Kompetansepluss arbeid under tildeling for 2015 Karriere Oppland Hadeland,

Transkript

1 Rapport fra tilsyn med prosjekter i Kompetansepluss arbeid under tildeling for 2015 Karriere Oppland Hadeland,

2 MANDAT 2 Mandat Det framgår av Kunnskapsdepartementets tildelingsbrev til Kompetanse Norge for 2017 at: Kompetanse Norge skal gjennomføre kontroll med et utvalg tilskuddsmottakere og rapportere om gjennomført kontroll i henhold til departementets rutiner for dette. Det vises for øvrig til Stortingets bevilgningsreglement 10. Oslo,

3 INNHOLD 3 Innhold Mandat... 2 Innhold Innledning Full gjennomgang av prosjekt B Kontroller med virksomheten som godkjent tilbyder Samlet vurdering...11

4 INNLEDNING 4 1. Innledning Karriere Oppland Hadeland er en av seks avdelinger i Karriere Oppland. Senteret har åtte ansatte og hadde i 2016 en omsetning på 6,8 mill. kr. Tilbudet dekker karriereveiledning, studieveiledning, vurdering av realkompetanse, videregående opplæring for voksne, desentralisert Fagskole og høgskoleutdanning, kurs og prosjekter. De har arrangert Kompetansepluss kurs fra 2005 og kjøper opplæringstjenester i hovedsak fra Hadeland videregående skole som er i samme bygg. Karriere Oppland Hadeland søkte og fikk i 2015 tilsagn om tilskudd til ett prosjekt med 4 grupper á 60 timer for totalt 65 deltakere i data og muntlige ferdigheter. Karriere Oppland Hadeland er fra godkjent tilbyder i Kompetansepluss. Formålet med tilsynet er å kontrollere at tilskuddet er benyttet etter forutsetningene. Hovedelementene i tilsynet er å føre kontroll med grunnlaget for tildeling, jf. søknad, og kontroll med at tilskuddet ble benyttet i samsvar med utlysning, tilsagnsbrev og økonomisk rapport. Tilsynet omfatter også grunnlaget som godkjent tilbyder. Tilsynet ble varslet i brev Vi ba om at følgende dokumentasjon (i den grad den foreligger) sendes Kompetanse Norge innen : Informasjonsmateriell om prosjektet til bedrifter/deltakere Avtale mellom virksomhet og tilbyder Dokumentasjon på kartleggingen Dokumentasjon på læringsutbytte Dokumentasjon på oppmøte (Frammøtelister/Oppropslister) Bilag som utgjør grunnlaget for økonomirapporten Annen relevant informasjon om opplæringen Tilsynet ble gjennomført i lokalene til Karriere Oppland Hadeland i Skolelia 3 på Gran Fra Karriere Oppland Hadeland deltok daglig leder John Kristiansen, leder for Smietorget - Kari Morka og lærer Bjørn Midthun. Fra Kompetanse Norge møtte rådgiver Mona Halvorsrud og seniorrådgiver Sigrun Røstad. Daglig leder orienterte innledningsvis om karriere- og studiesenteret og hvordan de har lagt opp samarbeidet om Kompetansepluss. Sigrun Røstad orienterte om bakgrunnen for tilsyn og prosedyren fram til endelig tilsynsrapport.

5 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 2. Full gjennomgang av prosjekt B Forholdet mellom tilbyder og etterspørrer Karriere Oppland Hadeland har tidligere hatt ett prosjekt med Smietorget Markedsføringsforening, og prosjekt B2386 var en videreføring av dette med to kjøpesentre involvert, Granstunet og Smietorget med ca. 60 virksomheter. Daglig leder for karrieresenteret Hadeland tok første kontakt til Smietorget Markedsforening for dette prosjektet. Granstunet og Smietorget hadde en sentral rolle når det gjaldt motivasjon og behovskartlegging i forhold til butikklederne i senteret Intensjonsavtale mellom etterspørrer og tilbyder på søketidspunktet Det ble ikke utformet noen formell intensjonsavtale Avklart oppgavefordeling mellom etterspørrer og tilbyder Gran Handel og håndverk sendte ut kursinvitasjon for «salgskurs» til butikkene i de to kjøpesentrene. Andre små butikker i nærområdet fikk også mulighet til å delta. Organisering av opplæringen ble avtalt gjennom møter mellom tilbyder og senterlederne, og det foreligger e-postreferater fra disse. Oppgavefordelingen ble ikke nedfelt i egen avtale for dette prosjektet. Skriftlig avtale er imidlertid inngått for 2016-prosjektene, og dette ble dokumentert. Søknaden ble skrevet i samarbeid mellom tilbyder og senterlederne. Den er signert av styreleder og daglig leder ved sentrene. Søknaden ble ikke underskrevet av representant fra arbeidstakerne fordi sentrene har mange enmannsbedrifter. Kontakten mellom tilbyder, lærerne og butikksenteret/butikkeierne opplyses å ha fungert svært godt med regelmessige rapporteringer og oppfølging. Vurdering: Organiseringen med arbeids- og oppgavefordelingen mellom partene anses ivaretatt. 2.2 Prosjektets innledende fase Beskrivelse av motivasjons- og kartleggingstiltaket Enkelte butikkeiere var noe tilbakeholdne med et for tydelig fokus på grunnleggende ferdigheter. De ønsket en dreining mot faglig innhold fra butikkbransjen. Det ble gjennomført behovskartlegging i forhold til type kurs som skulle tilbys, samt ukedag og tidspunkt deltakerne ønsket å delta. Deltakerne fikk ved kursstart utdelt et skjema for å kartlegge deres generelle IT-kunnskap. På bakgrunn av denne foretok lærer en forventningsavklaring med deltakerne ved kursstart. Denne ble sjekket ut i etterkant av kurset og, ifølge lærer var det bra match mellom forventninger og resultater Kartleggingsverktøy og dokumentasjon av kartlegging Det ble ikke benyttet kartleggingsverktøy, begrunnet ut fra dårlige erfaringer med Digitaltesten. Lærer hadde gjort notater etter forventningsavklaringen og anså at de fleste deltakerne lå på nivå 3 i forhold til læringsmålene. Vurdering: Kartleggingen anses tilfredsstillende som grunnlag for å kunne tilpasse opplæringen til bedriftenes behov og deltakernes forutsetninger.

6 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP Organisering og gjennomføring av opplæringen Opplæringens forløp skal være i samsvar med forutsetningene Mange av butikkene er enmannsbedrifter. Kursøktene ble derfor tilpasset butikkenes kjernetid og foregikk på kveldstid eller før arbeidstiden og hadde ulik varighet. Lærer utarbeidet opplæringsplan med innhold ut fra butikkenes behov. Lærer har god kjennskap til utfordringene ut fra erfaringen med eget firma, men også som pedagog. Deltakerne meldte inn behov undervegs i kurset og senterlederne bidro med eksempler på matnyttige temaer fra butikkhverdagen. Lærer foretok tilpasning gjennom hele kurset og differensierte opplæringen ut fra deltakernes nivå. Daglig leder framhevet at både tilbyder, senterleder og lærer har yrkesfaglig bakgrunn og at de har et tett samarbeid i sin arbeidshverdag Deltakerregistrering og dokumentasjon av frammøte. Lærer førte frammøtelister og rapporterte til tilbyder som fulgte opp. Frammøtelistene ble brukt som grunnlag for å gi kursbevis. Det var satt et krav om max. 20% fravær for å få fullverdig kursbevis. Deltakerne var stort sett flinke til å melde forfall og frafallet var lite. Eventuelle bekymringer knyttet til oppmøte ble meldt til tilbyder som orienterte senterlederne. Senterleder deltok på flere av kurskveldene. Kompetanse Norge fikk i forkant av tilsynsmøtet tilsendt lister som viste tidsrom for de enkelte kursene og godkjent frammøte. Disse listene er ikke egnet til å kontrollere antall timer opplæring og frammøte opp mot deltakerregistreringen i Kompetansepluss-basen. I møtet ba vi om å få ettersendt fullstendige deltakerlister med møtedatoer, varighet og frammøte. Disse er mottatt og viser de etterspurte opplysningene Registrering av personnummer Deltakerne ble forelagt skjemaet vedr. samtykke fra Kompetanse Norge. Vi fikk opplyst at erfaringen var at de fleste menn sier OK til å oppgi fullt personnummer, mens kvinner er mer skeptiske. Vi fikk ellers formidlet at skjemaet har for mye tekst og kan være vanskelig å forstå, spesielt for deltakere med svake lese- og skriveferdigheter Samsvar mellom oppgitte ferdigheter i søknad og ferdighetene som inngikk i opplæringen Kursinvitasjonen hadde fokus på kurs i salg og service. De oppgitte ferdighetene i søknaden, data og muntlig, inngikk i temafokuset på de enkelte kursene. Kursene ble eksempelvis kalt Salgskurs kundekommunikasjon, Markedsføring med bruk av sosiale medier, Bedriftsøkonomi for ikke-økonomer og Grunnkurs Excel. Tilbyder og lærer presiserte at temaene ble innrettet mot praktiske oppgaver knyttet til kommunikasjons- og salgsfunksjoner vs konkrete samarbeidsbedrifter. Tilbyder hadde varslet Kompetanse Norge om at det trolig ble færre deltakere per kurs pga rekrutteringsproblemer, og fått aksept for det. Undervegs viste det seg problematisk å rekruttere til kurs på 60 timer grunnet mange små butikker og ulik arbeidstid. De lokale samarbeidspartene ble derfor enige om å tilby 30 timer på første brukernivå med mulighet for påbygging med ytterligere 30 timer. Dette ga større faglig bredde og bedre deltakelse. Daglig leder beklaget at de ikke hadde kommunisert til Kompetanse Norge at de ønsket å dele opp i kortere kursenheter.

7 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 Oppdelingen i kortere kurs resulterte i at antall deltakere ble som omsøkt, dog ved at noen gjennomførte to 30-timers kurs Tilbudet skal være tilpasset virksomhetens behov og tilbyder skal sette seg inn i deltagernes daglige oppgaver Tilbyder og lærer hadde god kjennskap til handelsnæringen og opplæringen var tilpasset sentrenes kommuniserte behov og relatert til deltakernes daglige arbeid Deltakerne ligger innenfor programmets målgruppe 16 av i alt 65 deltakere var registrert med høyere utdanning. Flesteparten hadde videregående skole eller ikke oppgitt utdanning. Tilbyder opplyste at det ikke var noen naturlig kobling mellom høyere utdanning og det praktisk-muntlige kursene som ble tilbudt. Vurdering: Kursinvitasjon og kurstitler kan gi inntrykk av at opplæringen var rettet mot fagbrev. Gjennomføringen av kursene anses imidlertid å være i samsvar med kompetansemålene for grunnleggende ferdigheter, integrert i faglige temaer. Tilbyder anbefales likevel å påse at markedsføringen gjør oppmerksom på at opplæringen gjelder grunnleggende ferdigheter. Tilbyder skal orientere Kompetanse Norge om endringer i forhold til søknaden når det gjelder bl.a. kursvarighet og deltakernes utdanningsnivå. 2.4 Effekter av opplæringen Læringsutbytte for deltaker Deltakerne fikk utdelt evalueringsskjema etter kursslutt. Svarene uttrykker tydelig tilfredshet med opplæringen. Lærer var opptatt av tilbakemeldinger som vil være nyttig for å utvikle og forbedre kurs for voksne som frivillig går på kurs. Vi fikk opplyst at én deltaker har avansert til stedfortreder i butikken og én har startet egen virksomhet. To deltakere har fortsatt videre på kontorfaget og vil ta fagbrev Nytte for virksomheten Det ble ikke gjennomført en formell evaluering blant butikkeierne om nytten av kursene. Senterleder opplyste imidlertid at butikkeierne har registrert nivåendring hos ansatte som har deltatt på kurs. De har lært å bruke grunnleggende deler i data i jobbsituasjonen og salgskurset hadde forbedret deres muntlige ferdigheter. Butikkledere fikk anledning til å melde seg på en kurskveld om bruk av digitale medier. Dette mente senterleder hadde resultert i økt oppmerksomhet på digital kompetanse i butikkene. Vi fikk ettersendt avisomtale fra gjennomført kurs. Vurdering: Læringsutbytte og effekter av kursene anses tilfredsstillende. Vi anbefaler å gjennomføre en formell evaluering også blant etterspørrere, som dokumentasjon og grunnlag for framtidig motivasjonsarbeid.

8 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP Økonomi Egenandel Kursene har vært gratis for deltakerne. Kjøpesentrene sørget for servering under kursene og noen butikker bidro med arbeidstid for ansatte som gikk på kurs Revisorattestert økonomirapport Økonomisk rapport viser samme antall timer gjennomført som det var søkt om. Rapporten er signert daglig leder ved Karriere Oppland Hadeland og sluttregnskapet er revidert av Innlandet Revisjon IKS. Underliggende fakturaer og timefordelingslister fra Hadeland vgs ble oversendt forut for tilsynet Gjennomførte timer Antall timer gjennomført opplæring er basert på at en time er 60 minutter undervisning. Vurdering Noen fakturaer omfattet undervisningstimer for fagbrev, i tillegg til timer som samme lærer hadde på Kompetansepluss. Daglig leder bekreftet at dette var adskilte prosjekter. Kompetanse Norge bemerker at denne form for fakturering gir ekstra utfordringer i økonomikontrollen og anbefaler at faktura for ulike prosjekter bør være adskilt. Dokumentasjon for antall gjennomførte timer, krav om egenandel og revisjon er oppfylt.

9 KONTROLLER MED VIRKSOMHETEN SOM GODKJENT TILBYDER 9 KAP 3 3.Kontroller med virksomheten som godkjent tilbyder Karriere Oppland Hadeland er fra godkjent tilbyder under forsøksordningen med godkjenning av tilbydere i Kompetansepluss. For å kunne søke, skal tilbyderen 1. ha eget organisasjonsnummer, firmaattest skal legges ved søknad 2. ha en navngitt pedagogisk ansvarlig 3. ha opplæring som formål 4. ha vært tilbyder i Kompetansepluss i minst to år 5. revideres av statsautorisert eller registrert revisor 6. ha et reelt faglig miljø som ivaretar lærernes behov for faglig utvikling og erfaringsutveksling En godkjent tilbyder skal Administrativt 1. holde seg informert om gjeldende kriterier for Kompetansepluss 2. etterleve frister og rapporteringskrav 3. ha et system for føring av frammøtelister 4. ha et system for å utarbeide opplæringsplaner for alle kurs 5. ivareta deltakernes personvern 6. utstede kursbevis 7. ha et system for evaluering av alle kurs 8. ha rutiner for å rapportere endringer og avvik til Kompetanse Norge Pedagogisk personale 1. i kurs bruke lærere som har pedagogisk utdanning eller relevant realkompetanse 2. sørge for at alle lærere gjennomgår grunnkurs for lærere i Kompetansepluss 3. sørge for at lærere får etterutdanningskurs og annen faglig oppdatering. Veiledning for deltakere 1. kunne kartlegge enkeltdeltakeres behov for opplæring i grunnleggende ferdigheter 2. ha rutiner for samtaler med deltakerne ved kursstart med henblikk på individuell tilrettelegging 3. motivasjonsarbeid før og under kursperioden for å forhindre frafall 4. kunne henvise deltakere til relevant rådgivning Rådgivning til bedrifter 1. kunne bistå med å kartlegge virksomheters behov for opplæring i grunnleggende ferdigheter 2. gjøre seg kjent med arbeidsprosesser i bedrifter der opplæringsvirksomheten drives 3. sørge for god forankring av prosjekter i bedriftene 4. informere om kriterier for Kompetansepluss når det gjelder målgrupper, innhold og finansiering 5. basere sin virksomhet på klare skriftlige avtaler. Punktene ovenfor ble gjennomgått i møtet.

10 KONTROLLER MED VIRKSOMHETEN SOM GODKJENT TILBYDER 10 KAP 3 Kompetanse Norges vurderinger: Vilkår for å kunne søke: Vilkårene for å kunne søke er fremdeles til stede. Daglig leder presiserte at Karriere Oppland Hadeland fortsatt har samme organisasjonsnummer som opplæringsavdelingen i Oppland fylkeskommune. Krav til godkjent tilbyder: System for å føre deltakerlister: Listene som viser møtedatoer, varighet og frammøte foreligger. Kompetanse Norge anbefaler at disse oppbevares for mulig kontroll etter at kurset er avsluttet. Rutiner for å rapportere endringer og avvik til Kompetanse Norge: Rutinene er på plass, men for prosjekt B2386 er ikke Kompetanse Norge orientert skriftlig om ønsket oppdeling i kortere kurs. Rådgivning til bedrifter: Kompetanse Norge anbefaler at det rutinemessig inngås skriftlig avtale om arbeids- og oppgavefordeling mellom tilbyder og etterspørrer. Samlet vurdering av Karriere Oppland Hadeland i forhold til kriteriene for godkjente tilbydere: Karriere Oppland Hadeland oppfyller i all hovedsak kravene til godkjente tilbydere. Karriere Oppland Hadeland beholder godkjenningen.

11 SAMLET VURDERING 11 KAP 4 4. Samlet vurdering Både når det gjelder gjennomgang av prosjekt B2386 kontroll med virksomheten som godkjent tilbyder finner Kompetanse Norge at virksomheten hos Karriere Oppland Hadeland ligger innenfor rammene for tildelingen når det gjelder målgruppe, innhold og gjennomførte timer opplæring. Kompetanse Norge har merket seg positivt at Karriere Oppland Hadeland fra 2016 har endret sine rutiner når det gjelder å inngå samarbeidsavtaler vedr. Kompetansepluss. Tilsynet gir grunnlag for følgende presisering: Endringer i forhold til tilsagn, som endring i antall timer per kurs, skal alltid klareres skriftlig med Kompetanse Norge. Deltakerlister som viser møtedatoer, antall timer opplæring og frammøte bør oppbevares og kunne dokumenteres ved eventuelt tilsyn.

12 Karl Johans gate 7, Postboks 236 Sentrum, 0103 Oslo Telefon: kompetansenorge.no