Rapport fra tilsyn med stiftelsen Falstadsenteret,

Transkript

1 Rapport fra tilsyn med stiftelsen Falstadsenteret,

2 Seniorrådgiver Torbjørn Bergane, Seniorrådgiver Sigrun Røstad, Seniorrådgiver Charlotte Wold

3 MANDAT 3 Mandat I henhold til Kunnskapsdepartementets tildelingsbrev til Vox for 2016 skal Vox gjennomføre kontroll med tilskuddsmottakere. Det vises for øvrig til Stortingets bevilgningsreglement 10. Oslo,

4 INNHOLD 4 Innhold Mandat... 3 Innhold... 4 Innledning Vilkår for tilskudd Regnskap, revisjon og rapportering Internkontroll Styre og Råd Oppsummering og vurdering... 11

5 INNLEDNING 5 Innledning Stiftelsen Falstadsenteret, heretter kalt Falstadsenteret, mottar tilskudd over Kunnskapsdepartementets budsjett kap. 255 freds- og menneskerettsentrene post 71 Stiftelsen Falstadsenteret. I 2015 mottok Falstadsenteret kr Vox varslet i brev om tilsyn med Falstadsenteret. Formålet med tilsynet var å kontrollere at Falstadsenteret benytter tilskuddet i tråd med føringer gitt i tilskuddsbrev. Dette innebærer kontroll av aktiviteter og regnskap. I forkant av tilsynet fikk Vox tilsendt følgende dokumentasjon: - Stiftelsesdokumenter - Vedtekter - Innkalling og referat fra gjennomført styremøter i 2014 og Regnskap og saldobalanse, spesifisert på konto for 2014 og HMS-rutiner Tilsynet ble gjennomført på Falstadsenteret , Fra Falstadsenteret møtte daglig leder Tone Jørstad, administrasjonskonsulent Odd Ivar Berg, fagansvarlig Jon Reitan, samt revisor Asle Vang, Trøndelag Revisjon. Fra Vox møtte seniorrådgiverne Torbjørn Bergane, Sigrun Røstad og Charlotte Wold. Falstadsenteret ga innledningsvis en kort presentasjon av sin virksomhet. Deretter orienterte Torbjørn Bergane om tilsyn, om grunnlaget for å gjennomføre tilsyn og ulike kriterier for valg av tilsynsobjekter, om prosessen frem til endelig tilsynsrapport og rapportens status. Sist gjennomførte tilsyn med Falstadsenteret var

6 VILKÅR FOR TILSKUDD 6 KAP 1 1. Vilkår for tilskudd Målet med tilskuddsordningen er, jf St.prop. nr , «å medverke til at Stiftelsen Falstadsenteret kan drive eit opplærings- og dokumentasjonssenter om fangehistorie frå andre verdskrig, og fremme kunnskap om demokrati, humanitær folkerett og menneskerettane. Tilskotet skal særlig medverke til at senteret kan tilby eit godt opplæringstilbod om fred og menneskerettar for barn og unge». Falstadsenteret ba i brev om at formuleringen «humanitær folkerett» tas ut i omtaler av senteret. Vox viste under tilsynet til at dette vil kunne rettes opp i forbindelse med det igangværende strategiarbeidet for freds- og menneskerettighetssentrene. Årsrapporten til Stiftelsen Falstadsenteret 2015 viser at antall elevbesøk i undervisningsopplegg for grunnskole og videregående skole er økt med 12 prosent fra Det rapporteres også om at antall lærere på seminarer og fagdager er fordoblet i samme periode. Utvikling av metoder for undervisning i menneskerettigheter og demokratiopplæring har vært en prioritert oppgave. Under tilsynet utdypet daglig leder grunnlaget for og konsekvensene av at etterspørselen etter undervisningsopplegg er større enn tilbudet. Det er inngått avtale med flere kommuner og med Sør- og Nord Trøndelag fylkeskommuner. Falstad inngikk i 2015 samarbeid med voksenopplæringen og kriminalomsorgen om besøksopplegg for nye målgrupper knyttet til flyktninge- og innvandrersituasjonen. Forsknings- og dokumentasjonsvirksomheten var i 2015 hovedsakelig knyttet til krigsgraver, fangeregister og tidsvitnemateriale. Utvikling av Minnelandskapet Falstad var et prioritert tiltak i 2015 og oppdraget med utvikling av konsept for indre leirområde ble gitt til arkitektkontoret Jensen & Skodvin. Vernestatusen for eiendommen Falstad (Landsvernplan for verneverdige statlige eiendommer) innebærer at realisering av tiltak knyttet til Falstad Minnelandskap må skje i samarbeid med Statsbygg og Riksantikvaren. Under tilsynet ble det gitt en orientering om videre arbeid med utviklingen av Falstad Minnelandskap og bruk av Kommandantboligen til utstillings- og undervisningsformål. Digital formidling gir mulighet til å nå bredere ut nasjonalt og internasjonalt, også når det gjelder krigsgravdatabasen og tidsvitnematerialet. I etterkant av tilsynet ba Vox i brev om utfyllende dokumentasjon på følgende aktiviteter som er omtalt i årsrapporten for 2015: a. Eksempel på undervisningsopplegg for lærerstudenter b. Eksempel på undervisningsopplegg for videregående skole c. Eksempel på undervisningsopplegg for flyktninger Vox mottok innen fristen den etterspurte dokumentasjonen. Vox vurdering: Besøksstatistikken for perioden bekrefter at flere skoler har innarbeidet opplegg for å gjøre bruk av Falstadsenteret. Undervisningsoppleggene både for elever, lærerstudenter, lærere og flyktninger har fokus på god tilrettelegging og elevaktiviteter. Vox vurderer at Stiftelsen Falstadsenteret har faglige, kvalitetssikrede og tidstilpassede aktiviteter som reflekterer målet med tilskuddsordningen på en god måte.

7 REGNSKAP, REVISJON OG RAPPORTERING 7 KAP 2 2. Regnskap, revisjon og rapportering Kravene til årsregnskapet, revisjon og rapportering, fremgår av tilsagnsbrevet: 3.1 Årsregnskap og årsrapport skal sendes Vox innen 1. april 3.2 Årsregnskapet skal være revidert av registrert eller statsautorisert revisor 3.3 Statstilskuddet skal fremgå som egen post i resultatregnskapet eller i egen note 3.4 Årsrapport og regnskap skal være avgitt av styret I forkant av tilsynet hadde Vox gjennomgått årsregnskapet for På bakgrunn av denne gjennomgangen hadde Vox spørsmål til enkelte disposisjoner i regnskapet. 1. Nedskriving av finansielle anleggsmidler 2. Mellomregning Falstadsenteret Drift 3. Konsulenttjenester Bakgrunnen for spørsmålene 1 og 2, var at da Vox gjennomførte tilsyn med Falstadsenteret , oppsummerte Vox med at vi i årene fremover ville være oppmerksomme på forholdet mellom Falstadsenteret og økonomien i datterselskapet Falstad Drift. Revisor redegjorde for at aksjekapitalen til Falstadsenteret Drift var tapt, og i samsvar med regnskapsloven måtte man derfor foreta en nedskriving på kr Styret har i tillegg foretatt endringer når det gjelder antall ansatte i Falstadsenteret Drift. Fra og med er det ikke lenger ansatt kokk, og administrasjonskonsulenten har redusert stillingen fra 100 til 20 prosent. De resterende 80 prosenten er vedkommende ansatt i stiftelsen. De har imidlertid ambisjoner om å øke aktiviteten i datterselskapet, og er også i dialog med Skatteetaten om en organisering som ikke-skattepliktig virksomhet. Mellomregningskontoen har fra til økt med i underkant av kr Vox hadde i forkant av tilsynet merket seg at kontoen konsulenttjenester fra 2014 til 2015 hadde økt med kr Falstadsenteret redegjorde for at denne økningen i stor grad skyldes arbeid knyttet til Falstad Minnelandskap og Kommandantboligen. Vox ble forelagt en oppstilling over kostnader spesifisert på ulike prosjekter knyttet til kontoen konsulenttjenester. I søknaden om tilskudd for 2015, datert , skriver Falstadsenteret at de i 2015 vil prioritere følgende fem aktiviteter: 1. «Overgriperne i det nasjonalsosialistiske leirsystemet» - et prosjekt knyttet til den nylig innkjøpte kommandantboligen. 2. Opprette stipendiatstilling med fokus på minnesteder (i samarbeid med NTNU, Humanistisk fakultet) Det er inngått avtale mellom partene om dette. 3. Utvikle leirområdet for bruk i undervisning/formidling. Planer om slik utvikling er vedtatt igangsatt. 4. Utvikle Krigsgravdatabasen. Falstadsenteret er pålagt et nasjonalt ansvar for forskning/dokumentasjon knyttet til utenlandske krigsgraver i Norge. 5. Samle inn dokumentasjon om perioden Falstad var skolehjem/spesialskole. Vox ba under tilsynet om en status for gjennomføringen av de fem tiltakene. Falstadsenteret opplyste følgende:

8 REGNSKAP, REVISJON OG RAPPORTERING 8 KAP 2 1. Falstadsenteret fikk ikke innvilget tilskudd til dette fra Norsk kulturråd. Arbeidet er derfor ikke igangsatt. 2. Arbeidet går som planlagt. NTNU og Falstad finansierer 2 år hver. Falstadsenterets kunnskap ble benyttet i forbindelse med 22. juli utstillingen i regjeringskvartalet i Oslo. 3. Plan for utviklingen er utarbeidet. 4. Har oppdatert navnelister med fødsels- og dødsdato. De ønsker også å inkludere opplysninger om gravsted og navn på leirene i registeret. Falstadsenteret fikk tilskudd fra UD og Krigsgravtjenesten, men virksomheten som skulle gjennomføre dette gikk konkurs. Falstadsenteret er nå i dialog med Riksarkivet om videre arbeid. 5. Falstadsenteret fikk ikke tilskudd til dette fra Kulturrådet. Arbeidet er derfor satt på vent, i påvente av finansiering. I etterkant av tilsynet ba Vox i brev om å få tilsendt avtale mellom Falstadsenteret og regnskapsfører. Oppdragsavtale til Falstads Regnskapsservice AS av er oversendt Vox Vox vurdering: De formelle kravene til årsregnskapet og årsrapporten var ivaretatt. 3.1 Oppfylt, mottatt Oppfylt, Trøndelag Revisjon AS ved statsautorisert revisor Asle Vang. 3.3 Oppfylt, Note 2. Tilskuddet fra Vox er i sin helhet inntektsført. 3.4 Oppfylt. Vox er tilfreds med redegjørelser knyttet til regnskapet, og tar disse til etterretning. Når det gjelder måloppnåelse knyttet til tilskudd fra Vox, prioriterer Falstadsenteret aktiviteter i tråd med mandatet, og har fokus på kvalitet i gjennomføring av de ulike typene aktiviteter.

9 INTERNKONTROLL 9 KAP 3 3. Internkontroll I forkant av tilsynet fikk Vox tilsendt dokumentasjon som blant annet viser Falstadsenterets HMS-rutiner. I etterkant av tilsynet ba vi om få tilsendt øvrige rutiner, inkludert avtalen som regulerer forholdet mellom Falstadsenteret og det eksterne regnskapsfirmaet. På spørsmål fra Vox om hvordan besøkstallene som er oppgitt i rapporteringen for 2015 fremkommer, svarte Falstadsenteret at de benytter det elektroniske registreringssystemet Access, i tillegg til at de anvender kassesystem. Vox stilte spørsmål om stiftelsen foretar en egen risikoanalyse i forhold til målformuleringen. Til dette opplyste revisor at han har fokus på prosjekter og mandat, for å sikre at tilskuddet fra Kunnskapsdepartementet benyttes i tråd med tildelingen. Revisor foretar en overordnet rimelighetsvurdering for å kontrollere forholdet mellom aktivitet og inntekter/tilskudd. Det er også tett dialog mellom Falstadsenteret og revisor i forbindelse med regnskapsføring, når det gjelder skillet mellom de ulike finansieringskildene og allokering av kostnader. Revisor opplyste forøvrig at han har god kjennskap til aktivitetene og kriteriene for bruk av tilskudd, da han som ansatt i Vandvik Revisjon har revidert Falstadsenteret i flere år, før dette for et par år siden ble kjøpt av Trøndelag Revisjon. På spørsmål fra Vox om det er knyttet bankkort til den kontoen som Vox overfører tilskuddet til, ble det svart bekreftende. Videre opplyste senteret at statstilskuddet overføres til en høyrentekonto. Falstadsenteret tok under tilsynet selv initiativet til at tilskuddet fra Vox skal overføres til en annen konto uten bankkort og oversendte Vox nytt kontonummer. I etterkant av tilsynet ba Vox i brev om å få tilsendt Falstadsenterets rutiner for internkontroll og dokumentasjon som underbygger besøksstatistikken. HMS Håndbok for Stiftelsen Falstadsenteret og deltakerstatistikk for er oversendt Vox Vox vurdering: Vox vurderer at Stiftelsen Falstadsenteret har tilfredsstillende rutiner for internkontroll, herunder registreringssystem for å kvalitetssikre besøksstatistikken.

10 STYRE OG RÅD 10 KAP 4 4. Styre og Råd Styret for Stiftelsen Falstadsenteret består av sju medlemmer. Styreleder og flere av styremedlemmene er rekruttert utenom Trøndelagsregionen. To av fem styremøter i 2015 ble avholdt utenfor institusjonen. Både styresammensetning og plassering av styremøtene er strategiske valg sett i lys av at Falstadsenteret er et nasjonalt senter med beliggenhet utenfor Oslo. Det er ett årlig møte i Rådet for Falstadsenteret. Rådet opplyses å forholde seg aktivt til innspill fra styret når det gjelder utvikling og prioritering av aktiviteter innen rammen av mandatet. Vox vurdering: Vox tar status og informasjoner om styrets og rådets arbeid til etterretning.

11 OPPSUMMERING OG VURDERING 11 KAP 5 5. Oppsummering og vurdering På bakgrunn av gjennomført tilsyn, årsregnskap og årsmelding for 2014, er Vox av den oppfatning at Stiftelsen Falstadsenterets virksomhet og aktiviteter er i tråd med målet og retningslinjene for tilskuddsordningen. Vox vurderer at Falstadsenteret ivaretar sin oppgave i tråd med mandatet og har fokus på fornyelse. Undervisningsoppleggene legger vekt på elevaktivitet og dialog, god forberedelse sammen med lærere, og er forankret i avtaler med kommuner og fylkeskommuner. Online-evalueringer gir grunnlag for løpende forbedringer. Falstadsenterets arbeid med dokumentasjon og forskning om Falstads krigshistorie spenner over mange aktiviteter og har økt internasjonal interesse. Tilskuddet fra Kunnskapsdepartementet bidrar til at senteret kan tilby et gjennomarbeidet og tilrettelagt opplæringstilbud om fred og menneskerettigheter for barn og unge. Det medvirker dessuten til at Falstadsenteret gir et faglig bidrag til nasjonal dokumentasjon og forskning om fangehistorie. Vox har ikke merknader til Stiftelsen Falstadsenterets økonomistyring og rutiner for internkontroll.

12 vox.no Karl Johans gate 7, Postboks 236 Sentrum, 0103 Oslo Telefon: , Telefaks: vox.no