Endelig rapport fra tilsyn med prosjekter i Kompetansepluss arbeid under tildeling for 2015 Sortland Arbeidssenter AS,

Transkript

1 Endelig rapport fra tilsyn med prosjekter i Kompetansepluss arbeid under tildeling for 2015 Sortland Arbeidssenter AS, Side 1

2 MANDAT 2 Mandat Det framgår av Kunnskapsdepartementets tildelingsbrev til Kompetanse Norge for 2017 at: Kompetanse Norge skal gjennomføre kontroll med et utvalg tilskuddsmottakere og rapportere om gjennomført kontroll i henhold til departementets rutiner for dette. Det vises for øvrig til Stortingets bevilgningsreglement 10, annet ledd sikring av kontrolladgang. Rapport fra gjennomført tilsyn oversendes Kunnskapsdepartementet og Riksrevisjonen og offentliggjøres på Kompetanse Norges hjemmeside. Oslo, Side 2

3 INNHOLD 3 Innhold Mandat... 2 Innhold Innledning Formålet med tilsynet Tilsagn om tilskudd Grunnlagsdokumenter for tilsynet Gjennomføringen av tilsynet Full gjennomgang av prosjekt B Forholdet mellom tilbyder og etterspørrer Prosjektets innledende fase Organisering og gjennomføring av opplæringen Måloppnåelse og effekter av opplæringen Økonomi Kontroller i prosjekt B Oppsummering og konklusjon Side 3

4 INNLEDNING 4 1. Innledning 1.1 Formålet med tilsynet Formålet med tilsynet er å kontrollere at tilskuddet er benyttet etter forutsetningene. Hovedelementene er å føre kontroll med grunnlaget for tildeling, jf. søknad, og kontroll med at tilskuddet ble benyttet i samsvar med utlysning, tilsagnsbrev og økonomisk rapport. 1.2 Tilsagn om tilskudd Sortland Arbeidssenter AS fikk under tildelingen for 2015 tilsagn om tilskudd til to prosjekter med kr for prosjektet B2524 og kr for prosjektet B2523. Etterspørrere var bedrifter innenfor havbruks og reiselivssektoren. 1.3 Grunnlagsdokumenter for tilsynet Kompetanse Norge varslet i brev av tilsyn med Sortland Arbeidssenter. I forkant av tilsynet ba Kompetanse Norge om følgende dokumentasjon: For begge prosjektene: Dokumentasjon på oppmøte (frammøtelister/oppropslister) For B2524: Avtale mellom virksomhet og tilbyder Informasjonsmateriell om kurstilbudet overfor bedriften og deltakerne Dokumentasjon på kartleggingen Dokumentasjon på læringsutbytte Bilag som utgjør grunnlaget for økonomirapporten Annen relevant informasjon om opplæringen 1.4 Gjennomføringen av tilsynet Tilsynet ble gjennomført i Sortland Arbeidssenters lokaler ved seniorrådgiver Ane Nøstvold og rådgiver Mona Halvorsrud fra Kompetanse Norge. For Sortland Arbeidssenter møtte daglig leder Julia Holm og jobbkonsulent Karina Kristensen. Ane Nøstvold orienterte om bakgrunnen for tilsyn, prosessen fram til endelig tilsynsrapport og at den er offentlig. Rapporten publiseres på Kompetanse Norges hjemmeside og sendes i kopi til Kunnskapsdepartementet og Riksrevisjonen. De to representantene fra arbeidssenteret orienterte kort om virksomheten. Sortland Arbeidssenter tilbyr attføringstjenester, arbeidstrening og kurs. Gjennom disse tjenestene har senteret opparbeidet god lokalkunnskap og erfaring med å bruke arbeidslivet som læringsarena. Sortland Arbeidssenter søkte Kompetansepluss første gang i Side 4

5 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 2.Full gjennomgang av prosjekt B Forholdet mellom tilbyder og etterspørrer Våren 2014 ble Sortland Arbeidssenter tildelt kr i forprosjektmidler for å oppsøke bedrifter og forberede søknader til hovedutlysningen Tilbyder kontaktet bedrifter innen havbruksnæringen, og det ble inngått avtaler med Cermaq AS og Myre Fiskemottak. I forkant av opplæringen ble det avholdt møter ute hos bedriftene der det ble utvekslet informasjon om ordningen, krav om egenandel, aktuelle deltakere, etc. Personalansvarlig hos begge bedriftene var kontaktperson for opplæringsprosjektet. Hos Cermaq var også tillitsvalgt tilstede da avtalen ble inngått. Sortland Arbeidssenter skrev søknaden og var ansvarlig for rapportering til Kompetanse Norge. Kompetanse Norges vurdering Ingen merknad. 2.2 Prosjektets innledende fase Tilsagnet for dette prosjektet var på fem grupper à 180 timer i lesing og skriving, digitale og muntlige ferdigheter. Sortland Arbeidssenter gjennomgikk kompetansemålene med bedriftene i forkant av opplæringen. Personalansvarlige i bedriftene rekrutterte deltakere og anslo nivået. Lærerne foretok deretter en kartlegging ved bruk av tester, samtaler og intervjuer. Kartleggingen ble gjennomført i forkant og inngikk ikke i opplæringstiden. Enkelte tester ble gjennomført underveis i opplæringsløpet. Det foreligger ikke skriftlig dokumentasjon på kartleggingen. Deltakerne var produksjonsmedarbeidere i fiskeindustrien med videregående skole som høyeste registrerte utdanning. Noen av deltakerne er registrert med fødselsnummer. Sortland Arbeidssenter informerer om registreringen og deler ut samtykkeerklæring. Kompetanse Norges vurdering Dokumentasjon på gjennomført kartlegging bør oppbevares. 2.3 Organisering og gjennomføring av opplæringen Lærerne registrerte oppmøte og meldte videre til prosjektleder, som igjen hadde kontakt med bedriftene. En av deltakerne på hver gruppe fungerte som kontaktpunkt mellom lærer og bedrift, og disse hadde som regel oversikt over grunner til fravær. Prosjektleder hadde ansvar for oppfølging av bedriften, kontakt med lærere og rapportering til Kompetanse Norge. Hun deltok også på noe av opplæringen og Side 5

6 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 hadde ansvar for alt administrativt arbeid. Prosjektleder er ikke lenger ansatt hos arbeidssenteret. Vi fikk opplyst at opplæringen ble tilpasset bedriftenes behov med bruk av ord og tekster relatert til havbruk. Bedriftene har bidratt med bedriftsspesifikke dokumenter innenfor HMS. I tillegg har deler av læreverket «Ny i Norge» blitt benyttet som grunnlag for opplæringen. Tilbyder bekreftet muntlig at opplæringen er gjennomført i samsvar med ferdigheter i tilsagnet. Sortland Arbeidssenter opplyste at det var store utfordringer med å organisere og planlegge opplæring innenfor havbruksnæringen. Arbeidet er sesongbasert, og arbeidstiden er svært uforutsigbar. Når det var stor aktivitet med båter som kom inn med fangst, måtte arbeid prioriteres framfor kurs. Deltakernes oppmøte på kurs var avhengig av at det var stillstand i arbeidet. På grunn av uforutsigbar arbeidstid, ulike nivåer og deltakere som sluttet ble det utvist stor fleksibilitet i hvem som deltok i de enkelte gruppene. Deltakere som hadde fravær grunnet arbeid fikk tilbud om individuell veiledning eller deltakelse i annen gruppe for å sikre læringsframgang. Etter tilsynet har Kompetanse Norge mottatt reviderte frammøteskjemaer som viser 34 deltakere som har fullført, samt liste med 12 personer som har startet opplæring, men ikke fullført. Antallet fullførte stemmer med registreringen i Kompetanseplussbasen. Ifølge frammøteskjemaene har deltakerne fullført med mellom 136 og 212 timer, forutsatt at hver kursdato har en varighet på 4 timer. Det er ikke angitt hvor mange av de oppgitte timene som har gått til individuell veiledning. Tilbyder har ikke fastsatt en spesifikk fraværsgrense for å bli registrert som fullført i dette prosjektet. Kompetanse Norges vurdering På grunn av fleksibiliteten med bytting av grupper på dette prosjektet, er det vanskelig å kontrollere antall timer i hver gruppe. Frammøtelister skal vise deltakernes navn, kursdatoer og varighet for hver samling. Deltakerlistene skal kunne sammenholdes med deltakerregistreringen i Kompetanseplussbasen. Kompetanse Norge presiserer at tilsagnet om tilskudd er gitt per gruppe, og ikke åpner for å registrere timer benyttet til individuell veiledning. 2.4 Måloppnåelse og effekter av opplæringen Prosjektet omfattet to bedrifter. Cermaq hadde forpliktet seg mest. De hadde samme kontaktperson gjennom hele perioden, tillitsvalgt var tilstede ved avtaleinngåelsen, og de hadde høyere gjennomføringsprosent. I samtaler mellom prosjektansvarlig og bedriften kom det i ettertid fram at ferdighetene har økt, medarbeiderne har forbedret sine norskkunnskaper og fått større forståelse for blant annet sikkerhetsinstrukser og HMS-system. Læringsutbytte ble evaluert muntlig mellom deltaker og lærer og mellom prosjektansvarlig og arbeidsgiver. Det foreligger ikke skriftlig dokumentasjon på evalueringene. Side 6

7 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 Kompetanse Norges vurdering Læringsutbytte for deltakerne og effekter for virksomhetene er ikke systematisk fulgt opp. Kompetanse Norge anbefaler en kartlegging av deltakerne i etterkant av opplæringen, for å dokumentere og evaluere måloppnåelse for gjennomført opplæring. Vi anbefaler også at gjennomført opplæring evalueres sammen med virksomhetens ledelse. 2.5 Økonomi Etterspørrernes egenandel har bestått i planlegging, rekruttering av deltakere og koordinering med prosjektansvarlig. Bedriftene har også stilt med lokaler. Opplæringen var gjennomført på deltakernes fritid. Tilskuddsbeløpet var på kroner for 900 timer opplæring. Økonomisk rapport viser 905,5 gjennomførte timer. Kompetanse Norge mottok signert økonomisk rapport innen fristen. Revisorrapport fra Ernst & Young AS foreligger og bekrefter kontroll mot lønnsslipp for prosjektleder, samt kontroll av dokumentasjon for innleid undervisningspersonale. Hele tilskuddsbeløpet er utbetalt. Kompetanse Norges vurdering Den økonomiske rapporten gir ingen opplysninger om hvor mange timer som er gjennomført i gruppe og hvor mange timer som har gått til individuell veiledning. Side 7

8 KONTROLLER I PROSJEKT B KAP 3 3. Kontroller i prosjekt B2523 Prosjekt B2523 var et samarbeid med Vesterålen Reiseliv, et fellesorgan for utvikling av reiselivssektoren i Vesterålen Regionråd. Sortland Arbeidssenter mottok i 2014 kr i forprosjektmidler for å forberede søknader for hovedutlysningen Målet med opplæringen var å styrke medarbeidernes omstillingsevne og gi økt kompetanse for å skape helårsdrift innen reiseliv. Tilsagnet var på to grupper à 160 timer lesing og skriving, muntlige og digitale ferdigheter. Opplæringen omfattet 17 deltakere fra i alt 14 småbedrifter innenfor reiselivsbransjen. Deltakerregistrering Etter tilsynet mottok Kompetanse Norge reviderte frammøteskjema. Skjemaene viser navn på deltakere og avkryssing på 10 dagssamlinger. Hver dag er oppført med fra 13 til 29 timer, og summen for hver gruppe blir 167,5 timer. I etterkant av tilsynet har tilskuddsmottaker bekreftet at timeregistreringen er inkludert individuell veiledning i etterkant av opplæringstimene. Det har vært muntlig avtalt krav om oppmøte på 80% av opplæringen for å bli registrert som fullført. Målgruppe I søknaden ble videregående skole oppgitt som deltakernes høyeste utdanningsnivå. På deltakeroversikten i Kompetanseplussbasen er alle, bortsett fra to, registrert med universitets-/høyskoleutdanning. Sortland Arbeidssenter oppgir at deltakerne har måttet tilpasse seg en ny bransje, og at deres formelle utdanning ikke er relevant for reiselivsbransjen. Innhold Opplæringen har bestått i bruk av sosiale medier, digital markedsføring, oppbygging av hjemmeside, søkemotoroptimalisering, produktbeskrivelser, online booking, nettsalg og nettsatsninger. Innholdet i den individuelle veiledningen har vært knyttet til eget arbeid etter samlinger, samt gjennomgang av opplæringsmateriell fra samlinger for de som ikke kunne delta. Dette for å sikre en kontinuitet i opplæringen. Alle deltakerne har mottatt individuell veiledning, - direkte, over telefon og via nett. Deltakerutbytte og effekter av opplæringen Deltakerne har gitt muntlige tilbakemeldinger på siste kursdag. I tillegg ble det sendt ut en spørreundersøkelse i etterkant av kurset. Tilbakemeldingen viste høy tilfredshet med kurset, og deltakere oppga at kurset har økt deres kompetanse innenfor bransjen og deres daglige jobb. Økonomi Kompetanse Norge mottok signert økonomisk rapport innen fristen. Revisorrapport fra Ernst & Young AS foreligger og bekrefter kontroll mot lønnsslipp for prosjektleder, samt kontroll av dokumentasjon for innleid undervisningspersonale. Kompetanse Norges vurdering Det er avvik på gjennomført opplæring i forhold til forutsetningene for tilsagnet på følgende områder: Side 8

9 KONTROLLER I PROSJEKT B KAP 3 Timeberegning Tilsagnet om tilskudd fra Kompetanse Norge er gitt på grunnlag av antall grupper og timer. Dette forutsetter samtidighet i opplæringen og åpner ikke for individuelle veiledningstimer. Opplæringen på dette prosjektet har vært gjennomført med to grupper på 10 dagssamlinger. Hver dag er summert med fra 13 til 29 timer. Kompetanse Norge anser at en opplæringsdag innenfor Kompetansepluss normalt ikke varer over fire timer, og tolker det som at timene som går utover en opplæringsdag er timer for individuell veiledning. Kompetanse Norge vil vurdere å kreve tilbakebetaling av tilskudd for rapporterte timer til individuell veiledning. Målgruppe I kriteriene for 2015 står det at «midlene skal gå til kurs for voksne medarbeidere, primært de med kort formell utdanning». Deltakerregistreringen i Kompetanseplussbasen indikerer at alle er etnisk norske og at 19 av 21 har høyere utdanning. Kompetanse Norge kan i spesielle tilfeller godta at noen medarbeidere med høy utdanning uten relevans for arbeidet, deltar i opplæringen. I dette tilfellet er det imidlertid et stort avvik i forhold til søknaden. Avviket er ikke formidlet til Kompetanse Norge. Prosjektet ville ikke blitt prioritert og antagelig ikke fått tilskudd dersom deltakernes reelle utdanningsnivå hadde vært oppgitt i søknaden. Innhold Tilsagnet var på 160 timer pr gruppe med moduler på 100 timer lesing og skriving, 30 timer muntlige og 30 timer digitale ferdigheter pr gruppe. Det er svært lite i beskrivelsen av opplæringen som tyder på at timene med lesing, skriving og muntlige ferdigheter er gjennomført i samsvar med læringsmålene for grunnleggende ferdigheter. Foruten fokuset på digitale ferdigheter, anses opplæringen å være rettet mot faglige utfordringer for den enkelte deltakerens reiselivsprosjekt. Deltakergruppen med høyere utdanning anses dessuten å ha et annet utgangspunkt og behov for disse ferdighetene sammenlignet med deltakere med kort formell utdanning. Kompetanse Norge vil vurdere å kreve tilbakebetaling for timene i ferdighetene lesing, skriving og muntlig. Side 9

10 OPPSUMMERING OG KONKLUSJON 10 KAP 4 4. Oppsummering og konklusjon Generelt for begge prosjektene påpeker Kompetanse Norge at: Frammøteregistreringen har vært svært mangelfull. Frammøtelister skal vise deltakernes navn, kursdatoer og varighet for hver samling. Listene skal kunne sammenholdes med deltakerregistreringen i Kompetanseplussbasen. Tilsagnet om tilskudd fra Kompetanse Norge er gitt på grunnlag av antall grupper og timer. Opplæringen forutsetter samtidighet og åpner ikke for individuelle veiledningstimer. Vesentlige endringer i prosjektene skal formidles skriftlig til Kompetanse Norge så snart som mulig i prosjektperioden. Når det gjelder prosjekt B2524 (havbruk) finner Kompetanse Norge at: Kursdeltakerne er innenfor programmets målgruppe. Det foreligger lite dokumentasjon på kursinnhold, men lærerne har forholdt seg til kompetansemålene og opplæringen har vært basert på tilpasning til arbeidsplassen. Vi vurderer derfor at opplæringen har vært innenfor rammene av Kompetansepluss. Tilbyder skal fastsette krav til frammøte for at deltakerne skal kunne registreres som fullført. På grunn av den svært spesielle situasjonen med uforutsigbar arbeidstid, arbeidstakere på sesongarbeid og lite stabilitet i gruppene har det vært store utfordringer med å gjennomføre prosjektet. Tilbyder har vist fleksibilitet for å følge opp deltakerne og gi dem mest mulig utbytte av opplæringen. Kompetanse Norge presiserer imidlertid at antall timer i hver gruppe er avgjørende i beregning av tilskuddet, og det er viktig at frammøtelistene kan kontrolleres. Tilskuddsmottaker har oppgitt at timene er inkludert individuelle veiledningstimer, men har ikke kunnet angi hvor mange timer dette dreier seg om. Ifølge frammøtelistene er det registrert 17 dager med kun en eller to deltakere. Kompetanse Norge har brukt disse dagene som grunnlag for å beregne individuelle veiledningstimer. Når det gjelder prosjekt B2523 (reiseliv) finner Kompetanse Norge at: Det ikke er samsvar mellom antall tildelte timer og 10 dagssamlinger på frammøteskjemaet. Deltakerne er ikke innenfor programmets prioriterte målgruppe. Timer med individuell veiledning godkjennes ikke. Opplæring i 30 timer grunnleggende digitale ferdigheter kan godkjennes. På bakgrunn av ovennevnte har Kompetanse Norge fattet følgende vedtak om krav om tilbakebetaling: Side 10

11 OPPSUMMERING OG KONKLUSJON 11 KAP 4 Prosjekt B2524 Grunnlag for tilbakebetaling Timer for individuell veiledning, beregnet til 68 timer (17 dager à 4 timer) Krav om tilbakebetaling kr B timer i to grupper som ikke er benyttet til gruppeopplæring i lesing/skriving og muntlige ferdigheter kr Samlet krav om tilbakebetaling kr Side 11

12 Karl Johans gate 7, Postboks 236 Sentrum, 0103 Oslo Telefon: kompetansenorge.no