Rapport fra tilsyn med Kompetansepluss-prosjekter hos Podium AS under tildelingen for

Transkript

1 Rapport fra tilsyn med Kompetansepluss-prosjekter hos Podium AS under tildelingen for

2 MANDAT 2 Mandat Det fremgår av Kunnskapsdepartementets tildelingsbrev til Kompetanse Norge for 2017 at: Kompetanse Norge skal gjennomføre kontroll med et utvalg tilskuddsmottakere og rapportere om gjennomført kontroll i henhold til departementets rutiner for dette. Det vises for øvrig til Stortingets bevilgningsreglement 10. Oslo,

3 INNHOLD 3 Innhold Mandat... 2 Innhold Innledning Full gjennomgang av prosjekt B Kontroller i alle prosjektene under tildelingen i Samlet vurdering... 10

4 INNLEDNING 4 1. Innledning Podium AS søkte om tilskudd til åtte prosjekter fra Kompetansepluss arbeid (BKA) i november Søknadene ble innvilget med opplæring i ferdighetene lesing, skriving, muntlig og data for totalt 2180 timer og kr Etterspørrerne var Oslo kommune (pleie: Majorstutunet og drift/service: Lille Tøyen), Attendo (omsorg og drift), Insider (renhold), Urtehagen barnehager, Cridthvit (vaskeri) og Sjømathuset. Kompetanse Norge sendte tilsagnsbrev 22. januar desember 2016 varslet Kompetanse Norge tilsyn med prosjektene B2485, B2486, B2487, B2488, B2489, B2490 B2491 og B2492. Hovedelementene i tilsynet var kontroll med grunnlaget for tildeling, jfr. søknad, og kontroll med at tilskuddet ble brukt i samsvar med utlysning, tilsagnsbrev, samt økonomirapport med underliggende dokumentasjon. I forkant av tilsynet ba Kompetanse Norge om dokumentasjon og informasjon vedrørende B2485 (Sjømathuset), blant annet: Avtale mellom virksomhet og tilbyder Informasjonsmateriell om kurstilbudet overfor bedriften og deltakerne Dokumentasjon på kartleggingen Dokumentasjon på læringsutbytte Rapport vedrørende opplæringen Dokumentasjon på oppmøte (frammøtelister) Bilag som utgjør grunnlaget for økonomirapporten Annen relevant informasjon om opplæringen Vi ba om frammøtelister for alle prosjektene, og at øvrig dokumentasjon for alle prosjektene skulle være tilgjengelig under tilsynsbesøket. Tilsynet ble gjennomført ved rådgiverne Mona Halvorsrud og Uzoma Florence Egbosi og seniorrådgiver Sigrun Røstad fra Kompetanse Norge. For Podium AS møtte administrerende direktør Kari Hilde Høvik, regionleder Per Eriksen, avdelingsleder språk Rasa Ziburkute og prosjektleder Lise Alant. Tilsynet ble holdt i Podiums lokaler Karenslyst allé 6, Oslo. Kari Hilde Høvik ga en kort presentasjon av Podium AS, et foretak med vel 220 ansatte og sju avdelinger i landet. Deres fokus er jobb og karriere. Nav er største bruker og 70 % av brukergruppene er innvandrere. Norskopplæring, inklusive bransjerettet yrkesnorsk, og avklaringstiltak har ca. 700 deltakere. Podium er godkjent som privat norsktilbyder. Podium søkte Kompetansepluss første gang i Sigrun Røstad orienterte deretter om bakgrunnen for tilsyn, om prosessen fram til endelig rapport.

5 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 2. Full gjennomgang av prosjekt B Forholdet mellom tilbyder og etterspørrer Podium kontaktet Sjømathuset om kurs i 2015, på grunnlag av egne nettverk i bransjer med mange arbeidsinnvandrere. I samsvar med søknaden ble det inngått en intensjonsavtale om arbeidsdeling mellom Sjømathuset og Podium. Søknaden ble skrevet av Podium på grunnlag av møter med ledelsen i Sjømathuset. Kursene ble markedsført med lenker til Kompetanse Norge og Kompetansepluss og krav om egenandel fra bedriften. Sjømathuset skulle ivareta motivasjon og rekruttering og stå for møterom og servering, samt arbeidstid for noen deltakere. En av lærere i Podium har deltatt på kurs i Kompetanse Norge. Sjømathuset er en skiftbedrift hvor de fleste ansatte er innvandrere som er bosatt i Oslo- og Akershusregionen. Vurdering: Ingen merknader. 2.2 Prosjektets innledende fase Antall deltakere som inngikk i søknaden var basert på meldt behov fra Sjømathuset. Kartleggingen ble gjennomført i februar, før kursstart i mars. Kartleggingen ble innledet med samtaler med ledere og ansatte som ga informasjon om bl.a. deltakernes bakgrunn og ønsker, beskrivelse av arbeidsoppgaver og dokumenter fra bedriften. De benyttet egne samtaleskjemaer. Kartlegging av ferdighetene i lesing, skriving og muntlig skjedde med bruk av Migranorsk og tekster, lydoppgaver og skriveoppgaver fra norskprøve 2S fra ble kartlagt og 42 startet opplæring. Vi fikk tilsendt grunnlagsmaterialet med resultater for alle som ble kartlagt. Kartleggingsrapport er sendt Kompetanse Norge Vurdering: Kartleggingen er gjennomført i samsvar med søknaden og er dokumentert. 2.3 Organisering og gjennomføring av opplæringen Prosjektleder i Podium hadde ansvar for innhenting av materiale fra bedriften, bemanning i kursene, veiledning til lærerne, opplæringsplan, deltakerevaluering og all rapportering. Hun deltok under kartleggingen og alle møter med ledelsen. Alle møter er dokumentert med referater eller e-post. Lærerne gjorde seg kjent med bedriften ved besøk og hadde tilgang til relevante dokumenter. Kartleggingsresultatene dannet grunnlaget for inndeling i grupper. Opplæringen ble i hovedsak gjennomført i deltakernes arbeidstid. Dette medførte stopp i produksjonen og derved inntektstap for Sjømathuset Opplæringens forløp skal være i samsvar med forutsetningene Opplæringen ble gjennomført med fire timer pr uke; 14 uker våren 2015, 19 uker høsten 2015 og 22 uker våren Grunnet bedriftens behov for å opprettholde produksjonen ble det gjort tilpasninger i kursgjennomføringen. Det innebar at to grupper ble slått sammen høsten 2015 og én gruppe med nye deltakere startet. Antall deltakere i gruppene ble noe endret. Dette ble kommunisert til Kompetanse Norge. Vi mottok utdrag fra logg for undervisningstemaer i de ulike gruppene og eksempel på temaer og deltakeroppgaver for opplæringen knyttet til læringsmål.

6 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP Deltakerregistrering og dokumentasjon av frammøte. Deltakerlistene er ført for hver gruppe og viser møtedato og klokkeslett. Det gjør at listene er kontrollerbare mot deltakerregistreringen i kurs-basen. Frammøtelistene er ført av lærer og viser fraværsgrunn. Fravær ble meldt via prosjektleder til bedriften. Frammøtelistene er attestert av ledelsen ved Sjømathuset. Podium krever ca 70% frammøte og angir antall timer deltatt på kursbekreftelsen Registrering av personnummer Podium har forelagt deltakerne samtykkeerklæring for å oppgi fødselsnummer. Disse samles inn og makuleres etter kursslutt. Podium pekte på at språket i erklæringsskjemaet er vanskelig å forstå for folk med svak norsk Samsvar mellom oppgitte ferdigheter i søknad og ferdighetene som inngikk i opplæringen Opplæringen har vært knyttet til ferdighetene lesing, skriving og muntlig Opplæringen skal være innen rammen av læringsmålene Opplæringen har tatt utgangspunkt i læringsmålene. Gruppene er inndelt etter nivå framkommet i kartleggingen Tilbudet skal være tilpasset virksomhetens behov og tilbyder skal sette seg inn i deltagernes daglige oppgaver Opplæringen har vært knyttet til Sjømathusets behov gjennom tett kontakt med ledelsen, deltakerkartlegging og relevante dokumenter og deltakernes arbeidsoppgaver Deltakerne ligger innenfor programmets målgruppe Enkelte av deltakerne har høyere utdanning fra hjemlandet. Arbeidsoppgavene på Sjømathuset er imidlertid ikke knyttet til denne utdanningen. Vurdering: Opplæringen er gjennomført i de omsøkte ferdighetene og tilpasset bedriftens behov. Gjennomført opplæring er i samsvar med søknaden. Antallet fullførte deltakere er redusert fra 42 til 32 og avviket er meldt til Kompetanse Norge. Deltakernes samtykkeerklæringer skal oppbevares som dokumentasjon ved eventuelt tilsyn. 2.4 I etterkant av opplæringen Læringsutbytte dokumentert av tilbyder Podium gjennomførte ny kartlegging høsten 2015 og etter gjennomført kurs med henblikk på å vurdere oppnådd progresjon. Begge kartleggingene viste klare forbedringer. Gjennomført deltakerevaluering viser positive vurderinger Effekter for virksomheten dokumentert av etterspørrer Sjømathuset har i samtaler meldt om effekter ved at deltakerne i større grad bruker norsk på jobben. Bedre kommunikasjon på norsk har resultert i mer effektiv produksjon, færre feil og bedre trivsel. Bedriftens vurderinger er ikke dokumentert med eget evalueringsskjema. Vurdering:

7 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 Podium har dokumentert deltakernes læringsutbytte og har mottatt muntlige tilbakemeldinger fra etterspørrer. Økonomi 3.1 Egenandel Bedriftens egenandel har bestått i å holde møterom med servering, kopiering, vikarer og tapt produksjonstid. Dessuten medgått tid til møter, motivasjons- og kartleggingsarbeid. 3.2 Revisorattestert økonomirapport Signert økonomisk rapport er levert Kompetanse Norge Revisorrapport fra Skaarbrevik & Isaksen AS foreligger og viser kontroll mot bilag og deltakere. Før tilsynet mottok vi underbilag for utbetalt lærerlønn og kursmateriell til deltakerne. 3.3 Gjennomførte timer Økonomisk rapport viser samsvar mellom antall timer i tilsagnet og gjennomførte timer, totalt 600. Podium bekreftet at deres praksis for en undervisningstime er 60 minutter inklusive pause. En samling med tre timer undervisning er tre klokketimer. Vurdering Det er godtgjort at bedriften har hatt en betydelig egenandel. Antall timer er gjennomført i henhold til tilsagnet og det foreligger revisjonsrapport.

8 KONTROLLER I ALLE PROSJEKTENE UNDER TILDELINGEN I KAP 3 3. Kontroller i alle prosjektene under tildelingen i Frafall mellom søknad og oppstartsregistrering De åtte søknadene for 2015 omfattet totalt timer og 157 deltakere. Det er rapportert gjennomførte timer og 113 fullførte deltakere. Seks bedrifter var representert i de åtte søknadene. Prosjektnr. Timer tilsagn Timer gjennomført Tilsagn deltakere Fullførte deltakere B2485 Sjømathuset B2486 Oslo kommune sykehjem B2487 Urtehagen barnehager B2488 Attendo omsorg B2489 Cridtvidt vaskeri B2490 Insider rengjøring B2491 Attendo omsorg B2492 Oslo kommune drift/service Deltakerregistrering For de fleste prosjektene forelå i tillegg til økonomisk rapport deltakerlister, og for ett også opplæringsplan. Frammøtelistene viser antall timer og har koder for fravær. Podium praktiserer at bedriftene skal attestere deltakerlistene. Ett kurs på 180 timer er ikke gjennomført (B2488). For noen av prosjektene har fraværet vært relativt stort. Dette er knyttet til arbeidstid eller at folk har sluttet ved bedriften. Avviket på 44 deltakere mellom søknaden og hva som er sluttrapportert er 28 %. 4.3 Målgruppe Deltakerne fra alle bedriftene er ansatte som har jobber som høyst krever fagbrev. Spesielt i de to helseinstitusjonene er det tilfeller hvor deltakerne har høyere utdanning fra hjemlandet, men som de ikke har fått godkjent i Norge. De har derfor jobber som ikke tilsvarer deres formelle kompetanse. De har imidlertid utfordringer med for dårlig norskkunnskap når det gjelder lesing, skriving og muntlig.

9 KONTROLLER I ALLE PROSJEKTENE UNDER TILDELINGEN I KAP Innhold Lesing, skriving, muntlig og data har vært ferdighetene på nær alle kursene. Podium har tilpasset opplæringen til behovet i bedriftene ved at de har gjort seg kjent med arbeidsplassene gjennom besøk og innhenting av relevante dokumenter. Det har gjennomgående vært flere møter med bedriftene for å klarlegge de innholdsmessige rammene for opplæringen og tilpasningen til deltakernes arbeidstid. Kartleggingen forut for kursstart har vært grunnlaget for inndeling i grupper. 4.5 Deltakerutbytte og effekter av opplæringen Deltakernes progresjon og utbytte av opplæringen er fulgt opp gjennom kartlegging før kursstart, undervegs og etter avsluttet opplæring. Flere av bedriftene har gitt positive tilbakemeldinger på effekter av opplæringen mht økt sikkerhet og effektivitet, samt ønske om å tilby kurs for flere ansatte. 4.6 Økonomi og revisjon Podium har sendt økonomisk rapport for alle prosjektene til frist. Revisjon er utført i henhold til kravene og det foreligger revisjonsrapporter. Vurdering Podium anses å ha gode rutiner for forankring og dialog med bedriftene som grunnlag for å kunne tilrettelegge opplæringen i tråd med bedriftenes behov. For ett prosjekt er det et avvik på 180 timer mellom tilsagn og sluttrapportering, noe som er rapportert i kartleggingsrapport oversendt Kompetanse Norge. Frammøtelistene er av noe ulik karakter og bør utformes slik at de konsekvent viser antall timer opplæring per kursdato. Dette vil lette kontrollgrunnlaget mot deltakerregistreringen i kurs-basen. Fraværsregistreringen er angitt med koder som gir grunnlag for å utstede kursbevis. Stort fravær kan knyttes til at det er søkt om relativt lange kurs.

10 SAMLET VURDERING 10 KAP 4 4. Samlet vurdering Når det gjelder 1. gjennomgang av prosjekt B2485 og 2. kontroller i de øvrige prosjektene under 2015-tildelingen finner Kompetanse Norge at virksomheten hos Podium AS ligger innenfor rammene av Kompetansepluss. Det gjelder både forankring og dialog med bedriftene, innhold i opplæringen basert på tilpasning til arbeidsplassen og læringsbytte for deltakerne og effekter for bedriftene. Avvik mellom søknad og gjennomført opplæring er marginalt når det gjelder antall timer. Podium har ivaretatt sitt ansvar for å melde endringer til Kompetanse Norge. Avviket på antall deltakere er imidlertid større. Tilsynet gir grunnlag for følgende presisering: Søker skal tilstrebe realistiske deltakertall i søknaden. Rutiner for å føre frammøtelister kan forbedres slik at disse kan fungere som direkte kontrollgrunnlag mot registreringer i kurs-basen.

11 Karl Johans gate 7, Postboks 236 Sentrum, 0103 Oslo Telefon: kompetansenorge.no