IP-seminar. Flesland. Rapportering Seniorrådgiver Frank Moe, SIU

Transkript

1

2 IP-seminar Flesland Rapportering Seniorrådgiver Frank Moe, SIU 2

3 Hva har dere lovet å gjøre? - Gjennomføre IP iht søknaden. Dvs. - Tidsperiode for gjennomføring - Riktig antall deltakere (Studenter og lærere) - Iht arbeidsplanen - Innenfor angitte budsjettrammer - Rapportere iht gitte krav 3

4 Hva om dere ikke klarer å følge søknaden fullt ut? - Endring av gjennomføringstidspunkt: Kurant, men meld fra så tidlig som mulig, og grunngi. - Antall deltakere. Små avvik (<10%) trenger ikke egen melding, og medfører normalt ikke automatisk reduksjon i tildeling. Ved større avvik vil budsjettet bli justert tilsvarende. NB! Oppholdskostnader regnes uansett av det faktiske deltakerantallet. - Arbeidsplanen vil normalt være satt så vidt åpen at det er rom for justeringer/detaljeringer uten at dette krever melding til SIU. Om man derimot virkelig endrer opplegget, skal det meldes/søkes om tillatelse. Husk at det er et konkret program som ligger til grunn for tildelingen. - 4

5 Økonomirapportering - Budsjettrammer. Det budsjettet som er godkjent, dvs som er angitt i Grant agreement, er den absolutt øvre grensen. - Organisational grant, fast beløp - Mht reisekostnader, beregnes disse ut fra reelle beløp. Ved litt færre deltakere blir det da rom for litt dyrere enkeltreiser. - Mht oppholdskostnader, så beregnes disse ut fra en nitid kobling mot antall dager. Ved flere deltakere enn angitt, kan man likevel ikke få mer enn det som er angitt i GA. - 5

6 Hva om dere ikke klarer å følge søknaden fullt ut? - Overføring mellom poster: Det kan uten forhåndsvarsling foretas overføring på inntil 10% (av laveste post) mellom reise og opphold. I spesielle tilfeller, grunngitt og søkt om, kan det også innvilges noe større justeringer. - Det er mulig å ha deltakere som ikke studerer ved noen av de deltakende institusjonene. Det er viktig at disse, samt studenter fra institusjonen der IPen finner sted, markeres tydelig i forhold til kostnader f eks fellesmåltider el). Evt deltakere utenfra kommer i tillegg og skal representere unntak, dvs utgjøre en svært liten del av totalantallet. 6

7 Rapportering - dokumenter - Final report form for beneficiaries: Narrativ rapport pass på å svare på alle delspørsmålene - Studentevalueringer skal bruke angitt form, men kan legge til egne spørsmål. NB! Se til at ALLE fyller ut skjema. Fint om det utarbeides en sammenfatning av skjemaene - Statistiske opplysninger - pass på formatet på opplysningene. Sjekk hva som kreves, slik at opplysningene hentes inn i tide. - Deltakerlister: Alle deltakere SKAL signere på angitt skjema, innkommende dato og avreisedato. - Evt annet (produkter, avisartikler, program, «readers» etc 7

8 Rapportering - Regnskap: - Hovedregel: Utgifter trenger ikke dokumenteres vha bilag, men disse må finnes, og SIU/EU-kommisjonen kan kreve å få se dem. - Organisasjonstilskudd: - her kreves ingen dokumentasjon for bruken - Reisekostnader: - Virkelige kostnader. Skal detaljeres på personeller gruppenivå. 8

9 Rapportering - Oppholdskostnader: - Beregnes ut fra satser angitt i tabellene i søknadsskjemaet. - Satsene angir, sammen med frammøtelistene, hvor mye prosjektet vil få tilført til dekning av oppholdskostnader, dvs overnatting, mat og evt andre kostnader. - Totalsummen kan brukes fritt innenfor formålet, dvs tilskuddet til hhv studenter og lærere, kan brukes for begge gruppene. Det er ikke nødvendig å redegjøre for bruken. 9

10 Rapportering - Rapportering skal skje innen: Man vil bli invitert til videokonferanse i forkant av gjennomføring (dvs våren 2013) for å ta opp spørsmål som gjelder gjennomføring, rapportering osv - SIU kan komme til å besøke IPen i løpet av gjennomføringsperioden. (Monitoring). IPen kan også komme til å bli valgt ut til mer omfattende sjekk; derfor må alle bilag etc oppbevares i 5 år. 10

11 SIU v/ Frank Moe,