Retningslinjer og rammer. Henrik Arvidsson & Katrine Moland Hansen SIU Flesland 14/10/2015

Transkript

1 Retningslinjer og rammer Henrik Arvidsson & Katrine Moland Hansen SIU Flesland 14/10/2015

2 Gratulerer! 2

3 Utlysningen 2015 Stor interesse Trangt nåløye Bare prosjekter med god kvalitet har fått støtte Store forventninger til prosjektene Fortsatt et nytt program Ting kommer sakte men sikkert fra Brussel 3

4 Mål for dagen Felles referanseramme Økonomi Kontrakten Oppstart Prosjektadministrasjon Erfaringsdeling Bli kjent Nettverk 4

5 Kontrakten

6 Prosjektsyklus Strategisk Partnerskap Utlysning fra EU Søknadsskriving Innvilget prosjekt Kontrakt skrives Oppstartsdato 1. Utbetaling Kick-off Besøk fra SIU Interim/progress report Kontroll av rapport 2. utbetaling (for 3-årige prosjekt) Erfaringsseminar / Besøk fra SIU Sluttrapport Kontroll av sluttrapport Besøk fra SIU Sluttutbetaling 6

7 Kontrakter/mandat i strategiske partnerskap Subcontracting (possible) National Agency (SIU) Contractor Mandates Partner 1 Subcontracting (possible) Partner n Subcontracting (possible) MULTI BENEFICIARY STRATEGIC PARTNERSHIP 7

8 Kontrakter for skolepartnerskap Koordinator for skolepartnerskap skal kun forvalte midler til egen institusjon Hver partner i skolepartnerskap inngår en egen kontrakt med sitt nasjonalkontor Hver partner skal rapportere til eget nasjonalkontor i henhold til retningslinjer i kontrakten 8

9 Viktige ting i kontrakten Amendments Endringer Alt som prosjektet utvikler blir offentlig Mobility Tool+ Dissemination Platform Terminering Gyldige kostnader Dokumentasjonsplikt 9

10 Koordinatorrollen ifølge kontrakten Sørge for at prosjektet implementeres i henhold til kontrakten og søknaden Være den som kommuniserer med SIU Fortelle om endringer Sende inn dokumentasjon som SIU etterspør Stille eventuelle «financial guarantees» Sende inn rapportene Betale ut midler til partnerne Ha dokumentasjon tilgjengelig i tilfelle revisjon 10

11 Oppstart

12 Viktige datoer i prosjektet Kontraktsperiode: start / slutt på prosjektperioden Kick-offmøte anbefales avholdt innen utgangen av november 2015 Interim/Progress report frist: ett år + 60 dager fra start Kan utløse andregangsutbetaling Progress report vs. Interim report Sendes i Mobility Tool+ Sluttrapport (Final report) frist: to/tre år + 60 dager fra avsluttet prosjekt Utløser sluttutbetaling 12

13 Kick-offmøte Viktigste møte i prosjektperioden? Tid til både faglig og sosialt bruk gjerne 2-3 dager Justering av budsjett, oppgaver og evt. ansvar? Avklare rollefordeling SIU vil delta på noen oppstartsmøter 13

14 Oppfølging fra SIU Egen kontaktperson Veiledning på telefon og e-post Tematisk monitorering (seminar) Delta på noen oppstarts-/prosjektmøter Erfaringsseminar Prosjektbesøk hos koordinator 14

15 Prosjektadministrasjon

16 Prosjektledelse - anbefalinger Nominer prosjektansvarlig som gir administrativ støtte til koordinatoren Identifiser en kontaktperson hos hver partner Kontinuitet: Prøv å unngå hyppige skifter av personer tilknyttet prosjektet Sett frister! 16

17 Intern kommunikasjon Lag en intern kommunikasjonsstrategi Regelmessig informasjonsdeling (Skype, e-post ) Lag rapportmaler Lag et system for enkel økonomirapportering Bruk en felles intranettplatform Definer hvem som gjør hva Kommunikasjon med SIU en gylden regel: Det er større sjanse for tillatelse enn tilgivelse 17

18 Kvalitet Gode aktiviteter som oppfyller målene Fremdrift Spredning og bruk av resultater Involvering av målgruppene Mulig konsekvens for tildeling Dokumentasjon! 18

19 Monitorere og evaluere Intern og ekstern monitorering Intern: Ekstern: a) ex-ante (teste verktøy, fokus grupper) b) ex-post («impact» spørreskjema) a) Spørreskjema: målgrupper b) Ekstern evaluering 19

20 Rapportering 20

21 Hvordan? Dokumentasjon og økonomirapportering for å: Informere om prosjektets fremdrift Dokumentere hva prosjektet har oppnådd Dokumentere eventuelle endringer Detaljert, men kortfattet Involver partnere i rapporteringen! Benytt maler for økonomirapportering for å unngå feil Start tidlig! 21

22 Partnerkontrakt? Kan være et nyttig virkemiddel Forplikter partnere og koordinator Økonomibestemmelser Tydeliggjør ansvarsforholdene Rammer for eventuelle rettslige tvister og terminering Det finnes ingen mal og kontrakten kan tilpasses behov. SIU kan ettersende et eksempel 22

23 SENTER FOR INTERNASJONALISERING AV UTDANNING TLF: FAKS: E-POST: SIU@SIU.NO POSTADRESSE: PB 1093, 5809 BERGEN BESØKSADRESSE: VASKERELVEN