Rapport fra tilsyn med Studieforbundet natur og miljø

Transkript

1 Rapport fra tilsyn med Studieforbundet natur og miljø

2 MANDAT 2 Mandat Studieforbundet natur og miljø mottar tilskudd over Kunnskapsdepartementets budsjett kap. 254 post 70. Kompetanse Norge gjennomfører tilsyn med tilskuddsmottakere, jf lov om voksenopplæring av , 11. Varsel om at vi ville gjennomføre tilsyn med Studieforbundet natur og miljø ble sendt i brev , med beskjed om at hovedelementene vil være: Kontroll med at studieforbundet oppfyller vilkårene for godkjent studieforbund, jfr. Lov om voksenopplæring 5. Kontroll med at statstilskuddet brukes i samsvar med Lov om voksenopplæring, forskrifter og tilsagnsbrev. Systemkontroll, interne rutiner ved kurs, herunder rutiner for kontroll og tilsyn med medlemsorganisasjoner Kurskontroll, herunder kontroll av studieplaner, frammøtelister, utgiftsbilag for et mindre antall kurs Årsregnskap 2015 Vi ba om å få følgende dokumentasjon tilsendt elektronisk innen : Komplett sett av skjema som brukes i forbindelse med kursvirksomheten; innmelding, ferdigmelding og lignende, eventuelt i form av utskrifter fra elektronisk kursprogram Veiledningsmateriell om tilskudd som studieforbundet bruker ovenfor medlemsorganisasjoner, regionale ledd og lokale kursarrangører Detaljert resultatregnskap og balanse spesifisert på konto for 2015/saldobalanser Innkalling og referat fra årsmøte i 2015, Innkalling og referat fra styremøter i 2015 Skriftlige rutinebeskrivelser knyttet til saksbehandling av kurs Skriftlige internkontrollrutiner i studieforbundet Meldingen gjorde oppmerksom på at regnskap, rapporter og andre relevante dokumenter for tilskuddsåret 2015 skulle være tilgjengelig ved tilsynet. Tilsynet ble gjennomført i studieforbundets lokaler på Stabekk Fra Studieforbundet natur og miljø møtte daglig leder Finn Grimsgaard, styreleder Jan Dalen, kurs- og administrasjonskonsulent Astrid Frøyen og studiekonsulent Odd Erik Randen. Fra Kompetanse Norge, seksjon for forvaltning, møtte rådgiverne Mona Halvorsrud og Uzoma Florence Egbosi og seniorrådgiver Sigrun Røstad. Finn Grimsgaard orienterte kort om Studieforbundet natur og miljø. Sigrun Røstad orienterte om Kompetanse Norges mandat for og organisering av tilsynsvirksomheten, målet med tilsyn og status for endelig rapport. Oslo,

3 INNHOLD 3 Innhold Mandat... 2 Innhold Studieforbundet natur og miljø Regnskap og økonomi Studieforbundets økonomiske stilling: Revisor: Overordnet analyse av relevante regnskapsposter: Rutiner knyttet til saksbehandling av kurs Rutiner og praksis for intern kontroll i studieforbundet Stikkprøvekontroller Oppsummering og vurdering... 12

4 STUDIEFORBUNDET NATUR OG MILJØ 4 KAP 1 1. Studieforbundet natur og miljø Studieforbundet natur og miljø har kontor på Stabekk med tre ansatte i 2,5 årsverk. Studieforbundet har kontaktperson i alle fylker og fylkesledd med eget styre i 14 fylker. Forbundet har 19 medlemsorganisasjoner og medlemsmassen opplyses å ha vært stabil. Noen små organisasjoner uten kursaktivitet er utmeldt. Norske Redningshunder ble i 2016 tatt opp som eget medlem, etter tidligere å ha vært en del av Norsk Kennel Klub. Kravene til medlemskap er at organisasjonen er demokratisk oppbygd, er landsomfattende, arranger kurs og «tilhører familien». Vedtektene fastsetter medlemmenes stemmer i årsmøtet ut fra rapporterte studietiltak. De fleste medlemmene har to stemmer og to har åtte stemmer. Fylkesavdelingene er representert i årsmøtet med en felles representant som har en stemme. Studieforbundet natur og miljø mottar over kap. 254 post 70 grunntilskudd på 1,5 mill. kr. I 2015 var opplæringstilskuddet kr Studieforbundet mottok ikke tilretteleggingstilskudd i 2015, men ifølge rapportskjema og regnskap har de utbetalt kr i tilretteleggingstilskudd til to kurs. Studieforbundet hadde i 2015 aktivitet i 19 fylker og på Svalbard. Aktiviteten er økt med ca. 70 prosent de 10 siste årene. I 2015 rapporterte de kurs med deltakere og timer. Kursene gjennomføres i all hovedsak i regi av medlemsorganisasjonenes lokallag. Studieforbundet natur og miljø har gjennomgående korte kurs og sto i 2015 for 6,6 prosent av alle studieforbundenes rapporterte kurs og 4,5 prosent av totalt rapporterte timer. Studieforbundet natur og miljø organiserer ikke opplæringsaktiviteter ut over studietiltak som rapporteres over kap. 254 post 70. På spørsmål fra Kompetanse Norge, uttrykte styreleder at nytten av egne fylkesledd ikke er knyttet til konkrete oppgaver. Studieadministrasjonen går direkte mellom lokal arrangør og sekretariatet og det økonomiske grunnlaget for fylkesleddene er svekket ved at færre fylkeskommuner gir tilskudd. Kompetanse Norge anser at Studieforbundet natur og miljø tilfredsstiller kravene til godkjenning som studieforbund, jf. Lov om voksenopplæring.

5 REGNSKAP OG ØKONOMI 5 KAP 2 2. Regnskap og økonomi 2.1 Studieforbundets økonomiske stilling Studieforbundet natur og miljø fører selv regnskapet. Det var overskudd i driften i 2015 på kr Etter finansinntekter var årsresultatet kr Ved utgangen av 2015 hadde studieforbundet en egenkapital på kr , som gir en egenkapitalandel på ca. 62 prosent. Daglig leder opplyste at målet er å ha en egenkapital som dekker ca. ett års drift. Alle utgiftsbilag attesteres av daglig leder. Daglig leder og regnskapsansvarlig har hver for seg tilgang til nettbank. Regnskapsansvarlig avstemmer bankkontoen hver måned. Daglig leder opplyste at økonomirutinene er basert på oversiktlighet med tre ansatte. På spørsmål fra Kompetanse Norge om forvaltning av egenkapitalen, ble det opplyst at ubenyttet opplæringstilskudd ett år tilføres egenkapitalen, men ikke avsettes på egen rentebærende konto. På spørsmål om gjeldsposten «midler fra fylkesavdelinger», fikk vi opplyst at det er knyttet til at studieforbundet fører regnskap for tre fylkesledd uten styre, og at posten gjelder deres egenkapital. Kompetanse Norge anser studieforbundets økonomiske stilling som tilfredsstillende. Målet om egenkapital som tilsvarer ca. ett års drift tas til etterretning. Internrutinene anses tilfredsstillende tatt i betraktning at det er et lite sekretariat. 2.2 Revisor Studieforbundet skiftet revisor i 2015 etter at forrige revisor gikk av med pensjon. Det har ikke vært merknader/forbehold i revisorrapporten. I rapporten for 2015 uttrykker revisor tilfredshet med at studieforbundets egne kontrollrutiner var i stand til å avdekke misligheter knyttet til utbetalt tilskudd til en lokal kursarrangør. Kompetanse Norge tar til etterretning at revisjonsberetningen de siste årene er uten forbehold/merknader og at det ikke foreligger nummerte brev til styret. 2.3 Overordnet analyse av relevante regnskapsposter Studieforbundets gjelds- og regnskapsposter Under tilsynet stilte Kompetanse Norge spørsmål om det i løpet av året forelå lån til ansatte. Daglig leder opplyste at det ikke er utlånt midler.

6 REGNSKAP OG ØKONOMI 6 KAP 2 Studieforbundets inntekter I regnskapet for 2015 har Studieforbundet natur og miljø inntektsført kr i grunntilskudd og kr i opplæringstilskudd, totalt kr over kap 254 post 70. Samlet utgjør statstilskuddet 96,7 prosent av driftsinntektene. Medlemskontingenten er fastsatt til kr prosent av utbetalt kurstilskudd foregående år. Tilskuddet fra Kompetanse Norge overføres til en brukskonto. Det er ikke knyttet kort til kontoen. Kompetanse Norge anser at studieforbundets virksomhet er avhengig av tilskuddet som bevilges over kap. 254 post 70. Det er ingen avvik mellom studieforbundets samlede tilskudd over kap. 254 post 70 i 2015 og inntektsført tilskuddsbeløp i regnskapet. De tre tilskuddskomponentene er spesifisert i egen note. Studieforbundets kostnader På spørsmål fra Kompetanse Norge, opplyste daglig leder at alle driftskostnadene, kr i 2015, er knyttet til opplæringsvirksomheten. Studieforbundets disponering av midler til studieaktivitet Studieforbundet inntektsfører midler fra Kompetanse Norge i sin helhet på tidspunktet de mottas. Av inntektsført opplæringstilskudd i 2015, kr , har studieforbundet utbetalt kr og balanseført skyldig kurstilskudd med kr , som utbetales i januar påfølgende år. Det innebærer at nær kr av tildelt opplæringsramme inngår i årsresultatet. Ubenyttet del av opplæringsrammen i 2015 er ikke spesifisert i egenkapitalen. Studieforbundet natur og miljø fatter ikke vedtak om å beholde en andel av mottatt opplæringstilskudd til drift og administrasjon, slik Rundskriv F-16-10, pkt.4 åpner for. Samtidig opplyste daglig leder at grunntilskuddet og medlemskontingenten ikke er tilstrekkelig for å dekke driftskostnadene. I rapport på ST-skjema for 2015, sendt Kompetanse Norge pr. 1. mars 2016, framkommer differansen mellom tildelt opplæringsramme og utbetalt opplæringstilskudd slik at studieforbundets andel til drift og administrasjon utgjør kr eller 7,7 prosent av rammen. Tilsvarende rapportering for 2014 viser null til administrasjon og drift, mens tallene for 2016 viser en differanse på kr eller 10,3 prosent. På spørsmål fikk Kompetanse Norge forståelsen av at differansen på STskjema mellom årlig ramme for opplæringstilskudd og utbetalt tilskudd beror på en oppfatning av at «summene på skjemaet må stemme». Regelverket åpner for at studieforbundet kan anvende en mindre andel av årlig ramme for opplæringstilskuddet til drift og administrasjon. Det er også akseptert praksis at en eventuell ubenyttet andel av rammetilskuddet i tildelingsåret kan overføres til neste år, for å kunne opprettholde kursaktivitet hvis rammen reduseres. Det er imidlertid ikke anledning til å bruke opplæringstilskuddet for å bygge opp egenkapitalen. Kompetanse Norge anbefaler at Studieforbundet natur og miljø i egen note til regnskapet spesifiserer Eventuell andel av årlig ramme for opplæringstilskuddet som benyttes til drift og administrasjon. Eventuell ubenyttet del av ramme til opplæring i bevilgningsåret som overføres til kursvirksomhet neste år.

7 REGNSKAP OG ØKONOMI 7 KAP 2 Kompetanse Norge oppfatter at ST-skjemaet ikke tar høyde for at ubenyttet del av årlig ramme for opplæringstilskudd ett år kan overføres til kursaktivitet i senere år. ST-rapporteringen kan derfor gi et feilaktig bilde av hvor stor andel av opplæringstilskuddet som et studieforbund beholder til drift og administrasjon. Dette forholdet vil bli formidlet internt i Kompetanse Norge.

8 RUTINER KNYTTET TIL SAKSBEHANDLING AV KURS 8 KAP 3 3. Rutiner knyttet til saksbehandling av kurs Forskrift 18. desember 2009 nr 1661: 9 (1) Studieforbundene har ansvar for å rapportere korrekt antall kurstimer. Det er en forutsetning at samlinger som arrangeres ved elektronisk kommunikasjon, har samme omfang som tilsvarende antall kurstimer i fysiske samlinger. Tid til selvstudium skal ikke inngå i innrapportert timetall. Grunnlaget for rapporteringen skal dokumenteres. 8 (4) Beregning av statstilskudd til studieforbund Tilretteleggingstilskuddet gis som et tillegg til opplæringstilskuddet. Tilretteleggingstilskudd fastsettes på grunnlag av antall kurstimer gjennomført av deltagere med dokumentert behov for særskilt tilrettelegging av undervisningen. Det skal foreligge materiale som redegjør for grunnlaget for at det trengs særskilt tilrettelegging av undervisningen. Kompetanse Norge fikk forut for tilsynet oversendt studieforbundets rutiner for godkjenning av studieplaner og prosessen fra søknad om godkjenning av kurs, bekjentgjøring, frammøte- og timeregistrering, ferdigmelding av kurs og utdeling av kursbevis. Administrasjonen av kursvirksomheten er i all hovedsak nettbasert. Studieforbundet natur og miljø benytter eget administrasjonsprogram, Mine kurs/winregis, som anses mer brukervennlig (selvinstruerende) enn KursAdmin. Programmet er kompatibelt med KursAdmin slik at rapporteringsfilen via Voksenopplæringsforbundet til SSB ikke er problematisk. All kursadministrasjon håndteres av sekretariatet i direkte kontakt med lokal kursarrangør. Oversikt for godkjente kurs og studieplaner legges ut på nettsiden slik at aktiviteten er transparent og tjener også som utlysning av kurs. Det samme gjelder statistikken for sluttmeldte kurs fra lokal arrangør. Vi fikk opplyst at den åpne statistikken har vist seg å være en god kontroll for riktig rapportering. Studieforbundet natur og miljø sender jevnlig ut informasjon til medlemmene gjennom nyhetsbrevet NM-nytt. For å få et bilde av frivillig innsats, blir kursarrangøren ved rapportering av kurs bedt om å anslå hvor mange gratis dugnadstimer som er lagt ned for å få gjennomført kurset. Dugnadstimer rapporteres ikke som kurstimer. Opplæringstilskuddet Styret fastsetter hvert år timesats for opplæringstilskuddet, som er likt for timer med og uten lærer. Satsen har i de siste årene vært 90 kr. pr time. Fra 2017 er satsen økt til 100 kr. Studieforbundet natur og miljø forsøker å unngå å endre satsen innenfor et år. Studieforbundet har satt egen regel om minst tre deltakere, men kan godkjenne unntak for spesielle kurs, f.eks. noen førerhundkurs i regi av Norske Redningshunder. Studieforbundet benytter i svært liten grad nettbasert opplæring. Utbetaling foretas ultimo hver måned. Studieforbundet har satt en frist på rapportering 3 måneder etter kursslutt. Når denne overstiges, halveres tilskuddet hvis ikke forsinkelse er meldt inn. Ufullstendige kursrapporteringer returneres for oppretting. Studieforbundet har egen nettveiledning om å lage studieplan og en studieplanbase sortert på emner og medlemsorganisasjon. Under tilsynet fikk vi vist rutinen for godkjenning av studieplan i studieforbundets administrasjonsprogram MineKurs. Studieplaner godkjennes av pedagogisk ansvarlig i sekretariatet. Vi fikk opplyst at i utgangspunktet avslås ca. 60 % av innsendte planer. Disse returneres for utbedring før de kan godkjennes med studieplannummer og legges i kursbasen, eventuelt at søker henvises til allerede godkjent plan. En studieplan kan ha et lite timespenn, i gjennomsnitt om lag 10 timer. Antall godkjente planer i studieplanbasen er redusert og omfatter i dag vel 800 planer.

9 RUTINER KNYTTET TIL SAKSBEHANDLING AV KURS 9 KAP 3 Det praktiseres ikke nettbasert opplæring basert på samtidighet. Elektroniske timer rapporteres derfor ikke. Studieforbundet har utarbeidet skjema for evaluering av lokale kurs. De har også en mal for kursbevis, basert på godkjent studieplan. Arrangøren kan skrive ut kursbevis direkte fra Studieforbundets nettside. De kan eventuelt benytte egenproduserte kursbevis. Krav til innhold er i samsvar med regelverket. Grunnlaget for å utbetale timetilskuddet er kontrollert deltakerregistrering, ikke dokumenterte kostnader. Tilretteleggingstilskudd Studieforbundet informerer om muligheten for å søke tilretteleggingstilskudd, inklusive eksempler på hva tilretteleggingen kan være, relevante merkostnader og krav til dokumentasjon. Det har vært liten respons på å søke tilskuddet, kun to til tre kurs i året. Vi fikk i møtet eksempler på relevante kurs hvor tilskuddet kunne vært utløst, bl.a. for dyslektikere på jegerprøvekurs. Bruk av døvetolk forekommer, men er gratis for brukeren. : Kompetanse Norge anser at Studieforbundet natur og miljø gir tilfredsstillende informasjon om kravene til hva som kan rapporteres som tiltak med opplæringstilskudd under Kap. 254 post 70. Retningslinjene for bruk av tilretteleggingstilskudd anses å reflektere intensjonen med denne tilskuddskomponenten.

10 RUTINER OG PRAKSIS FOR INTERN KONTROLL I STUDIEFORBUNDET 10 KAP 4 4. Rutiner og praksis for intern kontroll i studieforbundet Forskrift nr 1661: 9 (5): Studieforbundene har ansvar for at sine respektive organisasjonsledd og medlemsorganisasjoner har tilfredsstillende system for intern kontroll, og for at offentlig tilskudd brukes i samsvar med lov, forskrifter og forutsetninger i tilskuddsbrev. Dokumentasjon på rutiner for intern kontroll skal foreligge. 9 (8): Revisjon i studieforbund, medlemsorganisasjoner og regionale ledd skal utføres av statsautorisert eller registrert revisor. Revisor skal i tillegg til regnskapsrevisjonen avgi særskilt attestasjon om beregningsgrunnlaget for tilskudd, herunder kontrollere om kurs og deltakere er dokumentert i henhold til bestemmelsene i denne forskriften. Revisor skal bekrefte at han er kjent med vilkårene for tilskudd. Forut for tilsynet fikk Kompetanse Norge tilsendt kontrollrutiner for godkjenning av studieplan, godkjenning av kurs og utbetaling av tilskudd. Disse omhandler prosedyrer og framgangsmåter knyttet til all saksbehandling. Kontrollen med kurstilskuddet håndteres av sekretariatet og har fokus på å sjekke lokal arrangør vs. medlemsorganisasjon og lokallagets kontonummer, samt riktig studieplan og korrekt deltakerregistrering. Daglig leder kontrollerer utbetalingslistene med særlig fokus på størrelsen på tilskuddsbeløpet. Kontrollrutinene er koblet til person, men er ikke nedfelt skriftlig. Saksbehandlingsoppgavene må kunne håndteres av alle i et lite sekretariat. På ukentlige møter gjennomgås derfor rutiner og løsninger. Revisor i Studieforbundet natur og miljø gjennomfører og dokumenterer stikkprøvekontroller i samsvar med krav i tilskuddsbrevet fra Kompetanse Norge. Et tilfeldig utvalg på ca. 10 kurs kontrolleres og følger den årlige rapporteringen til SSB og Kompetanse Norge per 1. mars. Ut over revisorpålagte kontroller foretar studieforbundet egne stikkprøvekontroller knyttet til sluttrapporterte kurs, ca. 20 per år. Vi fikk tilsendt eksempel på denne type kontroll. Studieforbundet natur og miljø rapporterte i 2016 til Kompetanse Norge om at studieforbundet var forledet til å rapportere inn 360 timer for mye for årene 2013, 2014 og Forholdet er politianmeldt og for mye utbetalt tilskudd er fratrukket i tilskuddsrammen for Forholdet ble avdekket gjennom lokallagets reaksjon på kursstatistikken som var lagt ut på hjemmesiden. Studieforbundet natur og miljø har tilfredsstillende rutiner for internkontroll knyttet til bruk av voksenopplæringsmidler.

11 STIKKPRØVEKONTROLLER 11 KAP 5 5. Stikkprøvekontroller Kompetanse Norge ba etter tilsynsmøtet om å få tilsendt dokumentasjon for 10 rapporterte kurs gjennomført i 2015 som grunnlag for stikkprøver på kursnivå. Kursnumrene vi ba om referer imidlertid til kurs avholdt i Vi ba om å få tilsendt studieplan og frammøtelister, dokumentasjon på utbetalt tilskudd og kostnadsbilag fra lokal arrangør. Kompetanse Norge kommenterer innhentet dokumentasjon fra hvert av kursene i rubrikken merknad. Kursarrangør Kurs Id Kurstittel Studieplan - timer Delt., herav fullført Timer Totalt Tilsk. Utg. Merknad Hamar Hundeklubb Hamar Hundeklubb Konkurranselydighet Konkurranselydighet OK OK Norske Redningshunder Norske Rednings- Hunder Ettersøk klasse A Ettersøk klasse A Delt. betaler materi ell selv OK Ikke frammøte registrering. Ikke mottatt bilag. OK Hjemmelading Mosvik JFF av riflepatroner Har ikke bilag. OK Hjemmelading av Ikke mottatt bilag. Kviteseid JFF riflepatroner OK Onsøy JFF Jegerprøven OK Oslo JFF Jegerprøven OK Norges Speideforbund Fjellederkurs OK Reinrosa 4H Villmarkshelg Merknad fra N&M vedr. studieplanen. OK Mottatt dokumentasjon viser at Studieforbundet natur og miljø har tilfredsstillende kontrollgrunnlag for å utbetale opplæringstilskudd i samsvar med regelverket og egne kriterier og kontrollrutiner. Vi fant små avvik mellom antall fullførte deltakere og rapportert deltakertall for to kurs, og Ingen kurs er rapportert med høyere timetall enn anbefalt i studieplanen. Utbetalt tilskudd etter timesats er vesentlig lavere enn dokumentert kostnad.

12 OPPSUMMERING OG VURDERING 12 KAP 6 6. Oppsummering og vurdering Studieforbundet natur og miljø oppfyller kravene til studieforbund, jf. Lov om voksenopplæring 5. Vilkårene for tilskudd til studieforbundet er oppfylt. Studieforbundet natur og miljø anses å ha tilfredsstillende økonomi. Kompetanse Norge anbefaler at studieforbundet presiserer i regnskapet dersom en andel av opplæringstilskudd overføres til nytt tilskuddsår, samt at eventuell andel benyttet til drift og administrasjon tydeliggjøres i egen note til regnskapet. Studieforbundet natur og miljø vurderes å ha tilfredsstillende rutiner for internkontroll knyttet til bruk av voksenopplæringsmidler over kap. 254 post 70. Studieforbundet legger ut kursstatistikk for innmeldte og sluttmeldte kurs på hjemmesiden. Denne åpenheten anses å styrke kontrollen med at tilskudd til opplæring og tilrettelegging utbetales i samsvar med regelverket. På grunnlag av stikkprøvekontroll i 10 kurs, anser Kompetanse Norge at tilskudd er utbetalt i tråd med regelverket og studieforbundets interne kontrollrutiner.

13 Karl Johans gate 7, Postboks 236 Sentrum, 0103 Oslo Telefon: kompetansenorge.no