Endelig rapport fra tilsyn med prosjekter i Kompetansepluss arbeid hos OrbitArena AS under tildeling for

Transkript

1 Endelig rapport fra tilsyn med prosjekter i Kompetansepluss arbeid hos OrbitArena AS under tildeling for

2 MANDAT 2 Mandat Det fremgår av Kunnskapsdepartementets tildelingsbrev til Kompetanse Norge for 2017 at: Kompetanse Norge skal gjennomføre kontroll med et utvalg tilskuddsmottakere og rapportere om gjennomført kontroll i henhold til departementets rutiner for dette. Det vises for øvrig til Stortingets bevilgningsreglement 10. Oslo,

3 INNHOLD 3 Innhold Mandat... 2 Innhold Innledning Full gjennomgang av prosjekt B Kontroller i prosjekt B2468 under tildelingen i Gjennomførte timer for begge prosjekter Samlet vurdering og konklusjon... 13

4 INNLEDNING 4 1. Innledning OrbitArena AS (kalt OrbitArena) søkte om tilskudd til to prosjekter fra programmet Kompetansepluss arbeid i november Søknadene ble innvilget med til sammen kr Kompetanse Norge varslet i brev av tilsyn med OrbitArena. Formålet med tilsynet var å føre kontroll med at tilskuddet ble benyttet etter forutsetningene. Hovedelementene i tilsynet var å føre kontroll med grunnlaget for tildeling, jf. søknad, kontroll med at tilskuddet ble brukt i samsvar med tilsagnsbrev, utlysning og kontroll av økonomirapporten med underliggende dokumentasjon. I forkant av tilsynet ba vi om å få tilsendt følgende dokumentasjon for prosjektene B2468 og B2469: Informasjonsmateriell i forbindelse med tilsyn Avtale mellom virksomhet og tilbyder Dokumentasjon på kartlegging Dokumentasjon på læringsutbytte Dokumentasjon på oppmøte Rapport vedrørende opplæringen Annen relevant dokumentasjon for opplæringen Under tilsynet opplyste Kompetanse Norge at vi ville foreta en full gjennomgang av prosjektet B2469. Tilsynet ble gjennomført den i OrbitArenas lokaler i Jessheim ved rådgiverne Mona Halvorsrud og Uzoma Florence Egbosi. For OrbitArena møtte jobbkonsulent Nora Westgaard Jacobsen, adm. direktør Hanne Ulsletten og økonomiansvarlig Susanne Rotnebo. Nora Westgaard Jacobsen tok over som kontaktperson for prosjektene i slutten av Administrerende direktør gav først en kort presentasjon av OrbitArena. Uzoma Florence Egbosi orienterte deretter om tilsyn, om prosessen fram til endelig rapport, om grunnen til at det blir gjennomført tilsyn og om ulike kriterier for valg av tilsynsobjekter. Det ble også opplyst om at endelig tilsynsrapport blir offentliggjort på Kompetanse Norge sin nettside.

5 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 2.Full gjennomgang av prosjekt B Forholdet mellom tilbyder og etterspørrer Etterspørrer i prosjektet er eiendomsforvaltningen i Eidsvoll kommune. Det fremgår av søknaden at eiendomsforvaltningen i Eidsvoll kommune skulle innføre digitale verktøy i arbeidet for å effektivisere og forenkle arbeidshverdagen. OrbitArena fortalte at kommunens initiativ ble omtalt i mediene, og at det kom fram at de ser en del utfordringer i forhold til grunnleggende ferdigheter. Kontrakten med kommunen ble etablert på grunnlag av medieomtalen og søknaden om tilskudd ble skrevet av OrbitArena. Antall deltakere som inngikk i søknaden ble fastsatt etter samtaler med eiendomssjefen i kommunen. Under tilsynet ble det opplyst om at partene inngikk avtale i forkant av opplæringen. OrbitArena tok på seg alt ansvaret i forbindelse med gjennomføring av kurset, fordi de ønsket å ha et eierskap til prosjektet. Kompetanse Norges vurdering: Ingen merknad. 2.2 Prosjektets innledende fase OrbitArena kartla deltakerne med digitaltesten og egenutviklet kartleggingsskjema. Skjemaet viser at deltakerne ble bedt om å vurdere eget mestringsnivå på forskjellige oppgaver og forventninger til kurset. Kartleggingen viste at det var varierende nivå blant teknikerne. Vi fikk tilsendt eksempler på gjennomført kartlegging. Deltakerne var teknikere, renholdere og ansatte innen vedlikehold. Flertallet av deltakerne har grunnskole/videregående skole som høyeste fullførte utdanning. Deltakerne ble opplyst om registering av personnummer og om muligheten til å reservere seg. Noen av deltakerne ønsket ikke å oppgi personnummer. Kompetanse Norges vurdering: Ingen merknad. 2.3 Organisering og gjennomføring av opplæringen Søknaden omfatter 65 deltakere, fordelt på 5 grupper. Økonomirapporten viser at 40 deltakere begynte på kurset og at 25 av disse fullførte. Tilbyder opplyste at det lave deltakertallet skyldes manglende motivasjon hos deltakerne for å delta på kurs etter arbeidstid, samt utfordringer med kombinasjon av kurs og arbeid. Vi fikk tilsendt frammøtelister som viser deltakernes navn, uker og antall gjennomførte opplæringstimer, men ikke datoer og klokkeslett for opplæringen. Det er gitt undervisning fra 3-11 timer i uken. OrbitArena fortalte at kartlegging er gjennomført i uker med lange kursøkter, og at timene er ført ut ifra antall lærere som var tilstede. Etter tilsynet mottok Kompetanse Norge nye frammøtelister som også viser kursdatoer og klokkeslett. Tilsagnet gjaldt opplæring i lesing, skriving, regning, muntlige og digitale ferdigheter. Mottatt dokumentasjon viser at opplæringen er gjennomført i samsvar med ferdigheter oppgitt i søknaden. Den gir ingen grunn til å tro at opplæringen er

6 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 gjennomført utenfor rammene av læringsmålene. Kompetanse Norge fikk blant annet eksempel på undervisningsmateriell brukt i opplæringen. OrbitArena opplyste at opplæringen var tilpasset kommunen og deltakernes behov. De hadde samtaler med deltakerne om hvilke utfordringer de opplevde med det nye digitale programmet. Opplæringen ble tilpasset problemstillingene og utfordringene deltakerne har i jobb og fritid. Kommunens behov ble diskutert før oppstart og OrbitArena tok ansvaret for å tilpasse opplæringen til det de så som utfordringer. Kompetanse Norges vurdering: Kompetanse Norge merker seg at antallet som begynte på opplæringen er betydelig lavere enn forutsatt i tilsagnet. Av de som startet, er frafallet stort. Tilbyder forklarer dette med manglende motivasjon og utfordringer med å kombinere kurs og arbeid. Vi mener det er naturlig å se dette i lys av tilbyders ønske om eierskap til prosjektet og at det kan ha medført at etterspørrer ikke har opplevd å skulle ha en rolle med bl.a. forutsetningene for å kunne delta. Vi anser at prosjektet ikke er tilstrekkelig forankret hos etterspørrer og at opplæringen ikke er godt nok tilpasset deltakernes arbeidssituasjon. Kompetanse Norges merknader på dokumentasjon av frammøte behandles under rapportens kapittel Læringsutbytte for deltakerne og nytte for virksomheten I tilsynsmøtet fortalte OrbitArena at det har gjennomført samtaler med deltakere og Eidsvoll kommune i etterkant av opplæringen. De mente det var tydeligst å se utbyttet av opplæring i digitale ferdigheter. Deltakerne ga tilbakemelding om at de føler seg tryggere på jobben og har økt mestringsfølelse. Opplæringen ble også en positiv arena for å møtes utenfor jobb. Dokumentasjonen av samtalene var ikke tilgjengelig. Kompetanse Norges vurdering: Kompetanse Norge tar informasjonen om gjennomførte samtaler til orientering. Vi understreker betydningen at gode rutiner for å kunne vurdere deltakernes læringsutbytte og nytten for virksomheten. Resultatene må kunne dokumenteres. 2.5 Økonomi Tilbyder opplyste at opplæringen har foregått delvis i arbeidstiden. I tillegg har kommunen hatt en egenandel ved at de sørget for kursmateriale og stilte kurslokaler til disposisjon. Tilskuddsmottaker har sendt inn økonomisk rapport til fristen, vedlagt revisorrapport fra firmaet BDO AS og en detaljert oversikt over kostnader knyttet til gjennomført opplæring. Tilskuddsbeløpet for dette prosjektet er kr for 570 timer opplæring. Kompetanse Norge har utbetalte kr på grunnlag av 207 oppførte timer i økonomisk rapport. Økonomirapporten viser at det er gjennomført 207 timer av 570 omsøkte timer. Kompetanse Norge har etter tilsynet stilt oppfølgingsspørsmål om kursdager, kursvarighet og antall kartleggingstimer som inngikk i opplæringen. Dette materiellet er mottatt.

7 FULL GJENNOMGANG AV PROSJEKT B KAP 2 OrbitArena opplyste i tilsynet at en undervisningstime i deres rutine var på 60 minutter inklusive pauser. Kompetanse Norges vurdering: Kompetanse Norge bemerker at det er et stort avvik mellom antall timer i søknaden og det som er gjennomført. Slike avvik gjør at ikke anvendte tilskuddsmidler ville gitt rom for at andre søknader kunne fått støtte fra Kompetansepluss arbeid, dersom avviket hadde blitt rapportert til Kompetanse Norge på et tidligere tidspunkt. Vår vurdering av gjennomførte timer i dette prosjektet er gjort i kap. 4.

8 KONTROLLER I PROSJEKT B2468 UNDER TILDELINGEN I KAP 3 3. Kontroller i prosjekt B2468 under tildelingen i Forholdet mellom søknad, tilsagn og gjennomført opplæring Etterspørrer i prosjektet er Læringsverkstedet AS. Læringsverkstedet AS er en privat barnehagekjede med mange ansatte. Tilsagnet gjaldt opplæring for 20 deltakere delt på to grupper: 1 gruppe à 110 timer i regning, muntlige og digitale ferdigheter 1 gruppe à 100 timer i lesing og skriving, muntlige og digitale ferdigheter Innsendt økonomirapport viser at 5 deltakere har deltatt og fullført opplæringen, og at det er gitt 86 timer opplæring. På spørsmål om hvorfor det ble så få deltakere til kurset, opplyste tilbyder at dette skyldes høyt sykefravær og at det var utfordrende for etterspørrer å skaffe vikarer for deltakere som skulle på kurs. OrbitArena opplyste videre at den lave deltakelsen skyldes manglende forankring av opplæringen hos ledelsen i Læringsverkstedet AS og at de tar lærdom av erfaringene til neste gang. OrbitArena sa at de hadde kontaktet Kompetanse Norge om det lave deltakertallet og reist spørsmål om å kunne gjennomføre individuelle veiledningstimer med noen av deltakerne. Kompetanse Norges svar er sitert i kapittel 4. Kompetanse Norge fikk tilsendt frammøtelister i forkant av tilsynet. Listene viser deltakernes navn, uker, antall gjennomførte timer, men ikke klokkeslett og kursdatoer. Etter tilsynet ba vi om å få frammøtelister som viser kursdatoer, kursvarighet og antall kartleggingstimer som inngikk i opplæringen. Dette materiellet er mottatt. Kompetanse Norges vurdering: Kompetanse Norge bemerker at det er stort avvik mellom det faktiske antallet deltakere og forutsetningene i vårt tilsagn. Tilsvarende gjelder antall timer. Urealistiske deltaker- og timetall i søknaden kan føre til at en søknad får tilskudd på feil grunnlag. Søker skal tilstrebe et realistiske volum i søknaden. 3.2 Gjennomført opplæring Deltakerne er ufaglærte assistenter i barnehage og alle er registrert med grunnskole/videregående skole som høyeste fullførte utdanning. Før tilsynet mottok Kompetanse Norge opplæringsmateriell som er brukt i opplæringen. Samtaler i tilsynet ga ingen indikasjoner på at opplæringen har beveget seg utenfor læringsmålene i grunnleggende ferdigheter. Mottatt dokumentasjon på gjennomført deltakerevaluering viser at deltakerne er mer trygge i sine rolle og har påtatt seg mer ansvar. OrbitArena har sendt inn økonomisk rapport innen fristen. Vedlagt denne var rapport fra revisjonsfirma BDO AS og en detaljert oversikt over kostnader knyttet til opplæringen. Kompetanse Norges vurdering: Ingen merknad.

9 GJENNOMFØRTE TIMER FOR BEGGE PROSJEKTER 9 KAP 4 4.Gjennomførte timer for begge prosjekter Tilsendt frammøtelister for begge prosjekter viser ikke datoer og klokkeslett for gjennomført opplæring. Det ble opplyst under tilsynet at gjennomførte kartleggingstimer inngikk i rapporterte timer, og at kartleggingstimer er beregnet ut ifra at flere lærere var tilstede samtidig. Kartlegging er gjennomført i uker med lange kursøkter. Gjennomgangen av frammøtelistene viser også at noen av opplæringstimene er beregnet ut ifra antall lærere tilstede på opplæringen. Videre ble det opplyst at det er gitt individuelle veiledningstimer til 3 av 5 deltakere i prosjekt B2468. Etter tilsynet sendte Kompetanse Norge brev av til OrbitArena og ba om nye frammøtelister som spesifiserer kursdatoer, tidspunkt, antall lærere tilstede og antall timer brukt til kartlegging og individuell veiledning. Kompetanse Norge har mottatt nye frammøtelister som spesifiserer dette. B2468 Læringsverkstedet AS Det er innrapportert 86 timer opplæring på innsendt økonomirapport for prosjektet. Mottatt frammøteliste viser imidlertid at det er gjennomført 83 timer (68 +15) opplæring, slik at det er innrapportert 3 timer for mye. Gjennomgangen av frammøtelistene viser følgende: Gruppe 1: Faktiske Rapporterte gjennomførte Uke Klokkeslett Klokkeslett timer timer Avvik Kommentar 15 09:00-14: Feilberegning - 3 lærere deltok på kartlegging :30 3 1,5 1,5 Feilberegning - 1,5 time for mye 19 09:00-15: Feilberegning - 2 lærere deltok på kartlegging 20 09:30-11:00 12:00-13:00 3 2,5 0,5 Feilberegning - 0,5 time for mye 21 09:30-10:30 13:00-14: Individuell opplæringstimer i Dal og Gystadmarka 22 09:30-10:30 13:00-14: Individuell opplæringstimer i Dal og Gystadmarka 23 09:30-10:30 13:00-14: Feilberegning - 1 time for mye 24 09:30-10:30 13:00-14: Feilberegning - 1 time for mye 25 09:30-10:30 13:00-14: Feilberegning - 1 time for mye 32 09:30-10:30 13:00-14: Feilberegning - 1 time for mye 33 09:30-10:30 13:00-14: Feilberegning - 1 time for mye 34 09:30-10:30 13:00-14: Feilberegning - 1 time for mye 35 09:30-10:30 13:00-14: Feilberegning - 1 time for mye 36 09:30-10:30 13:00-14: Feilberegning - 1 time for mye 38 09:30-10:30 13:00-14: Feilberegning - 1 time for mye 39 09:30-10:30 13:00-14: Feilberegning - 1 time for mye Gruppe 2: Faktiske Rapporterte gjennomførte Uke Klokkeslett timer timer 45 13: : : : : Oversiktene viser følgende avvik i beregningen av timer: Kartlegging 15 timer Opplæring - 18 timer

10 GJENNOMFØRTE TIMER FOR BEGGE PROSJEKTER 10 KAP 4 Av avviket på 18 timer gjelder 6 timer gitt som individuell veiledning, og 12 timer er feilberegnet i forhold til faktiske gjennomførte timer. Avviket på 15 timer skyldes at timene er beregnet ut fra antallet lærere som deltok på kartleggingen. Faktiske gjennomførte timer i oversiktene er beregnet ut ifra klokkeslettet opplæringen og kartleggingen har funnet sted. Når det gjelder individuelle veiledningstimer ble det opplyst under tilsynet at tilbyder har vært i skriftlig kontakt med Kompetanse Norge. OrbitArena skrev følgende til Kompetanse Norge i e-post av «Vi startet med nytt kurs ved Læringsverkstedet 1. desember. Per i dag har vi kun to som har startet på kurset. Det var forespeilet at flere ville starte, men pga mye sykefravær har styrerne ansett det problematisk å sende flere på kurs likevel. Vi har forhåpning om å få med flere i januar. Tilbakemeldingene fra forrige kurs var gode, og det ble fremhevet som spesielt bra at kurset ble tilpasset den enkeltes behov og at vi reiste ut i barnehagene og ga leksjoner der. Vi håper det er i orden at vi organiserer det på samme måte denne gangen med kombinasjon av samling og individuell veiledning/undervisning i barnehagene.» Kompetanse Norge ga følgende tilbakemelding i e-post av : «Når det gjelder B2468, minner vi om at tilsagnet er gitt etter en søknad på 10 deltakere pr. kurs. Vi synes det begynner å bli vel lavt deltakertall hvis det var 3 på det første, og foreløpig 2 på det andre. Det er greit at dere gjennomfører i barnehagen, MEN vi presiserer at BKA-kursene forutsetter opplæring for samlet gruppe. Dere må gjerne ha individuell tilpasning innenfor denne rammen.» OrbitArena skriver i sin redegjørelse til Kompetanse Norge i forbindelse med tilsynet, at det ble gitt individuelle veiledningstimer til noen av deltakerne på grunn av lang reisevei til kurslokale i Jessheim. B2469 Eidsvoll kommune Økonomirapporten viser at det er gjennomført 207 timer opplæring for 4 grupper. Gjennomgangen av frammøtelistene viser følgende: Renhold 1: Faktiske Rapporterte gjennomførte Uke Klokkeslett Klokkeslett Klokkeslett timer timer Avvik Kommentar 34 8,0 8,0 0,0 Kartlegging for både Renhold 1 og ,0 4,0 4,0 Feilberegning - 2 lærere tilstede ,0 5,5 5,5 Feilberegning - 2 lærere tilstede ,0 4,0 0, ,0 4,0 0, ,5 3,5 0, ,5 3,5 0, ,5 3,5 0, ,5 3,5 0, ,5 3,5 0, ,5 3,5 0, ,5 3,5 0, ,5 3,5 0, ,0 4,0 0,0 67,0 57,5 9,5 Oversikten viser at det er gjennomført 8 timer kartlegging. Avviket på 9,5 timer skyldes at opplæringstimene er beregnet dobbelt ut fra at det var to lærere tilstede.

11 GJENNOMFØRTE TIMER FOR BEGGE PROSJEKTER 11 KAP 4 Renhold 2: Uke Klokkeslett Avviket på 8 timer skyldes at kartleggingstimene er beregnet dobbelt for begge grupper. Mottatt frammøteliste viser at kartleggingen fant sted på samme tidspunkt. Vedlikehold Avviket på 4 timer skyldes at opplæringstimene er beregnet ut fra at det var to lærere tilstede. Teknikere Rapporterte timer Faktiske gjennomførte timer Avvik Kommentar Kartlegging for både Renhold 1 og Faktiske Raporterte Uke Klokkeslett timer gjennomfør te timer Avvik Kommentar Kartlegging Feilberegning - 2 lærere tilstede Faktiske Rapporterte gjennomførte Uke Klokkeslett Klokkeslett timer timer Avvik Kommentar timer kartlegging, 2 timer feilberegnet Kartlegging Feilberegning - 2 lærere tilstede Feilberegning - 2 lærere tilstede Feilberegning - 2 lærere tilstede Feilberegning - 2 lærere tilstede Feilberegning - 2 lærere tilstede Feilberegning - 2 lærere tilstede Feilberegning - 2 lærere tilstede Feilberegning - 2 lærere tilstede Feilberegning - 2 lærere tilstede Feilberegning - 2 lærere tilstede Oversikten viser at det er brukt 8 timer på kartlegging. Her er det avvik på 2 timer grunnet feil timeberegning. Avviket på de øvrige 32 timene skyldes at opplæringstimene er beregnet dobbelt ut fra at det var to lærere tilstede. Kompetanse Norges vurdering av gjennomførte timer Kartleggingssamlinger Det er gjennomført til sammen 31 kartleggingstimer for begge prosjekter. Reglene for Kompetansepluss arbeid til og med 2014 gjorde mulig å søke om egne midler til

12 GJENNOMFØRTE TIMER FOR BEGGE PROSJEKTER 12 KAP 4 kartlegging av deltakerne. Fra 2015 ble det en forutsetning at kartleggingen skulle inngå i opplæringen og kostnadene dekkes i tilskuddet som ble gitt ut fra antall timer opplæring. Kompetanse Norge finner imidlertid at utlysningsteksten for Kompetansepluss i 2015 kan oppfattes utydelig ved at den ikke eksplisitt tydeliggjøre at timer til kartlegging ikke kunne inngå i grunnlaget for timeberegning. Sett i lys av dette, finner Kompetanse Norge at det ikke er tilstrekkelig grunnlag for å kreve tilbakebetaling for dokumenterte kartleggingstimer. Individuelle veiledningstimer i prosjekt B2468 Det er gitt 6 individuelle veiledningstimer til tre deltakere. Tilsagnet om tilskudd fra Kompetansepluss arbeid er gitt på grunnlag av antall grupper og timer. Opplæringen forutsetter samtidighet og åpner ikke for individuelle veiledningstimer, noe som ble presisert i vår e-post av Kompetanse Norge vil på denne bakgrunn vurdere å kreve tilbake et beløp tilsvarende de 6 timene som er ført som individuelle veiledninger. Føring av frammøtelister Gjennomgangen av timelistene viser at OrbitArena har beregnet opplæringstimer ut ifra antallet lærere som var tilstede. Dette gjelder både timer til opplæring og kartlegging. Timeberegning skal skje uavhengig av om det har vært flere lærere tilstede i samme time. Kompetanse Norge kan ikke godta timeberegning ut fra antallet lærere som er tilstede samtidig. Antall timer er det avgjørende elementet i beregningsgrunnlaget for tilskudd i programmet. Det fremgår av tilsagnsbrevet at midlene skal benyttes til antall opplæringstimer som er oppgitt i tilsagnsbrevet. Kompetanse Norge vil vurdere å kreve tilbake et beløp tilsvarende de 68,5 timene som er ført flere ganger ut ifra antall lærere tilstede.

13 OPPSUMMERING OG KONKLUSJON 13 KAP 5 5. Oppsummering og konklusjon Når det gjelder 1. gjennomgang av prosjekt B kontroll i prosjekt B2468 under 2015-tildelingen finner Kompetanse Norge at kursdeltakerne er innenfor programmets målgruppe for begge prosjekter. opplæringen har vært innenfor læringsmålene for grunnleggende ferdigheter. OrbitArena fikk tilsagn om kr basert på 780 timer for begge prosjekter. Kompetanse Norge har totalt utbetalt kr på grunnlag av 293 rapporterte timer opplæring. Kompetanse Norge peker på at det er et stort avvik mellom antallet timer og deltakere som var grunnlaget for vårt tilsagn og det som er rapportert gjennomført. Urealistiske deltaker- og timetall i søknaden kan føre til at en søknad får tilskudd på feil grunnlag. Søker skal tilstrebe et realistisk volum i søknaden. Tilsynet har avdekket at antallet faktisk gjennomførte timer til opplæring og kartlegging for begge prosjekter er mindre enn det som er sluttrapportert. Dette beror på feilberegning av timer, jf. vurderinger i kapittel 4 og oversikten nedenfor. Avviket samlet er på 91,5 timer. Kurs Feilførte timer med flere lærere Individuelle timer Feilberegnet timer Innrapportert for mye i økonomiskrapport Sum timer Sum mulig krav B B , ,5 68, , Dette avviket medfører at OrbitArena må betale tilbake midler for et avvik tilsvarende de 91,5 timer. Etter gjeldende timesats utgjør dette kr Kompetanse Norge har fattet vedtak om å kreve tilbake for mye utbetalt tilskudd for prosjektene B2568 og B2469, kr på grunn av avvik mellom tildelte og gjennomførte timer. Vedtaket sendes i eget brev sammen med endelig tilsynsrapport.

14 Karl Johans gate 7, Postboks 236 Sentrum, 0103 Oslo Telefon: kompetansenorge.no