Endelig rapport fra oppfølgingstilsyn med Studieforbundet KOR

Transkript

1 Endelig rapport fra oppfølgingstilsyn med Studieforbundet KOR

2 MANDAT 2 Mandat Studieforbundet KOR mottar tilskudd over Kunnskapsdepartementets budsjett kap. 254 post 70. Kompetanse Norge gjennomfører tilsyn med tilskuddsmottakere, jf lov om voksenopplæring av , 11. Kompetanse Norge hadde siste tilsyn med Studieforbundet KOR Med hjemmel i Kunnskapsdepartementets tildelingsbrev om å føre tilsyn, varslet Kompetanse Norge i brev om at vi ville gjennomføre oppfølgingstilsyn med Studieforbundet KOR. Oslo,

3 INNHOLD 3 Innhold Mandat... 2 Innhold Bakgrunn Regnskap og økonomi Rutiner og praksis for intern kontroll i studieforbundet Oppsummering og vurdering... 10

4 BAKGRUNN 4 KAP 1 1. Bakgrunn 1.1 Tidligere tilsyn og rapporteringer 2017 Norges Korforbund (NK) var medlem i Studieforbundet Folkeuniversitetet til og med Studieforbundet KOR (SfK) ble godkjent fra med NK og 26 distriktsledd i NK som selvstendige medlemmer. Driften av SfK er ivaretatt av styret og en konsulenttjeneste for håndtering av kursvirksomheten tilsvarende ca. 50 % stilling. Fra juni og ut november 2017 er konsulenttjenesten redusert til 25 % stilling. Studieforbundet har siden etableringen kjøpt tjenester av NK for å administrere opplæringstilskuddet. Kompetanse Norge gjennomførte tilsyn med Studieforbundet KOR I tilsynsrapporten påpekte Kompetanse Norge at det er Studieforbundet KOR sitt ansvar å ha tilfredsstillende system for internkontroll, og for at offentlig tilskudd brukes i samsvar med lov, forskrifter og forutsetninger i tilskuddsbrev. Studieforbundet har ikke anledning til å delegere forvaltningen av tilskudd til Norges Korforbund som medlemsorganisasjon. På bakgrunn av tilsynet ble Studieforbundet KOR i brev pålagt å utarbeide en beskrivelse av rutiner for internkontroll innen fastsatt frist å overta ansvar for fordeling, kontroll og utbetaling av opplæringstilskudd i tråd med regelverket med frist Kompetanse Norge bekreftet i brev at våre krav var etterfulgt gjennom mottatt «Beskrivelse av rutiner for intern kontroll knyttet til rapportert kursvirksomhet», herunder framdriftsplan. Landsmøtet i Norges Korforbund i september 2016 vedtok å melde Norges Korforbund med sine distriktsledd ut av Studieforbundet KOR og inn i et annet studieforbund. Studieforbundet KOR avholdt ekstraordinært årsmøte og valgte nytt styre med Jardar Ellevold som leder. På årsmøtet ble Trond Håskjold valgt som ny styreleder. Kompetanse Norge har i to brev 1 våren 2017 besvart problemstillinger knyttet til overgang til nytt studieforbund. Vi minnet her blant annet om at forutsetningen ved skifte av studieforbund gitt i årlig tilskuddsbrev er at begge berørte studieforbund skal varsle Kompetanse Norge innen 1. november. Styreleder orienterte i brev Kompetanse Norge om at Studieforbundet KOR pr har mottatt skriftlig utmelding fra samtlige medlemmer, og at de etter vil starte med formell nedleggelse av organisasjonen. Kompetanse Norge ble i brev fra Musikkens Studieforbund 2 orientert om at Norges Korforbund fra er tatt opp som medlem i Musikkens studieforbund (MSF). Fra ble 25 distriktsorganisasjoner av NK også medlemmer i MSF. MSF ber om at overføring av opplæringstimer skjer med virkning fra Studieforbundet KOR leverte rapport om aktivitet 2016 innen fristen på fastsatt ST-skjema. Kompetanse Norge påpekte i brev at aktiviteten i til Studieforbundet KOR og til Norges Korforbund. 2 Mottatt etter avholdt møte med styreleder

5 BAKGRUNN 5 KAP 1 hovedsak var rapportert med Norges Korforbund som arrangør. Vi ba om ny oversikt som viser timeproduksjonen for den enkelte medlemsorganisasjon, på samme format som er innlevert tidligere år. Korrigert rapport for gjennomførte timer fordelt på medlemsorganisasjonene ble oversendt Studieforbundet KOR leverte årsrapport for 2016 innen fristen På forespørsel fra Kompetanse Norge har studieforbundet spesifisert de kontoer i regnskapet som gjelder føring av statstilskuddet (senest e-post ). Vedlagt fulgte en redegjørelse fra Norges Korforbund om bruk av statstilskuddet i 2016 i henhold til avtale mellom SfK og NK. 1.2 Oppfølgingstilsyn I meldingen om oppfølgingstilsyn ba Kompetanse Norge om samme dato å få framlagt Dokumentasjon på hvem som disponerer bankkonti tilhørende studieforbundet KOR, samt kontrollrutinene for disponeringen av disse. Fullstendig hovedbokutskrift i pdf-format fra studieforbundets regnskapssystem som viser bilagsnr., bilagsart, bilagsdato og tekst, for årene 2015, 2016 og 2017 pr. 30. juni. Alternativt ba vi om på samme dato å få kode for tilgang til studieforbundets regnskapssystem. Kompetanse Norge var meddelt at studieforbundets besøksadresse er Norges Korforbunds lokaler i Oslo. I forståelsen av at Norges Korforbund håndterte studieforbundets økonomi, møtte Kompetanse Norge hos NK for å få tilgang til dokumentasjon omtalt i bevet Da det viste seg at det er styreleder som håndterer studieforbundets utbetalinger over bank, ble meldingen samme dag oversendt styreleder Trond Håskjold. Styreleder oversendte etterspurte dokumenter Spesifiserte bilag ble på anmodning fra Kompetanse Norge oversendt Vi mottok samtidig avtalen mellom SfK og NK for 2016 og Kompetanse Norge avholdt møte med styreleder i Studieforbundet KOR, Trond Håskjold i våre lokaler Fra Kompetanse Norge, seksjon for forvaltning deltok Åsa Astrup Bustad, Pablo Espinoza og Sigrun Røstad. I første del av møtet deltok også Charlotte Wold, leder for Kompetanse Norges prosjekt tilskudd. Hensikten med møtet var å presentere funn etter gjennomgang av mottatt materiale, samt kontrollere studieforbundets etterlevelse av internkontrollrutiner utarbeidet etter pålegg fra tilsynet I etterkant av møtet ba Kompetanse Norge om å få oversendt styreprotokoller for perioden november 2016 til september 2017, protokoll fra ekstraordinært årsmøte og årsmøte , samt studieforbundets kontrollrapporter for 2016.

6 REGNSKAP OG ØKONOMI 6 KAP 2 2. Regnskap og økonomi 2.1 Rutiner og status vedrørende regnskap og økonomi Studieforbundet KOR kjøper regnskapstjenester fra regnskapskontoret Effektiv Bedrift AS i Melhus. Alle utgiftsbilag i 2017 attesteres og utbetales via nettbank av sittende styreleder før de oversendes regnskapskontoret for bokføring. Kompetanse Norge stilte spørsmål om tegning av bankkonto for perioden mellom ekstraordinært årsmøte til , som er siste dato for melding til Brønnøysundregisteret om endring av styret etter det ekstraordinære årsmøtet. Kompetanse Norge pekte på at en overføring på kr til Norges Korforbund er godkjent av ny styreleder og at nytt styre ikke var meldt til Brønnøysundregisteret på dette tidspunkt. Styreleder Håskjold opplyste at protokoll fra ekstraordinært årsmøte ikke er signert, og viste til styrevedtak om å effektuere protokollen til tross for manglende underskrift fra ett av de to protokollvitnene, av hensyn til å opprettholde forbundets videre drift og virke. Kompetanse Norge tar til etterretning styreleders informasjon om manglende registrering i Brønnøysundregisteret, og at bankoverføringen er foretatt av samarbeidende regnskapskontor. Regnskapet for Studieforbundet Kor for 2016 viser et årsoverskudd på kr Regnskapet er ført etter tidligere styres ønske om å nettoføre statstilskuddet. Styreleder opplyste at regnskapet for 2017 er endret slik at bruken av opplærings- og grunntilskuddet føres som utgifter, med spesifisering av poster finansiert av opplæringstilskuddet. Ved utgangen av 2016 hadde studieforbundet en egenkapital på kr , som gir en egenkapitalandel på 21,24 prosent. Kompetanse Norge bemerket at 1.2 mill. kr. av grunntilskuddet avsatt i juli 2015 fortsatt står ubenyttet på en plasseringskonto. Vi minnet om at det ikke er anledning til å benytte statstilskuddet til å bygge opp egenkapital, som også ble opplyst i tilsynsmøtet Styreleder opplyste at disse midlene vil bli benyttet i 2017 til kurs og opplæring, samt videreutvikling av kurs- og medlemssystemet i Norges Korforbund. Styreleder orienterte om forestående avklaringer om medlemsorganisasjonenes juridiske status i forbindelse med avviklingen av studieforbundet fra med hensyn til fylkeskommunale midler og andre inntekter. Han antok at spørsmål vedrørende statstilskuddet er styrets oppgave. Kompetanse Norge bekreftet at vårt kontrollansvar er knyttet til bruken av mottatt statstilskudd. 2.2 Studieforbundets disponering av statstilskuddet I regnskapet for 2016 har Studieforbundet KOR inntektsført kr i grunntilskudd og kr i opplæringstilskudd, totalt kr over kap. 254 post 70. Ekstra opplæringstilskudd for 2016 på kr , overført fra Kompetanse Norge i november 2016 er inntektsført som andre driftsrelaterte inntekter. I følge styreleder forventes dette tilskuddet benyttet til søknadsmidler for lokallagene i SfK i Studieforbundet har ikke innkrevd medlemskontingent slik at statstilskuddet er eneste inntektskilde. Kompetanse Norge fikk tilsendt avtalene mellom Studieforbundet KOR og Norges Korforbund om forvaltning av tilskudd for 2016 og Studieforbundets kostnader

7 REGNSKAP OG ØKONOMI 7 KAP 2 er knyttet til driften av forbundet sentralt og avtalen med NK. Avtalen for 2016 omfatter kr i administrasjonstilskudd for å forvalte opplæringstilskuddet kr til pedagogisk utviklingsarbeid (belastet grunntilskuddet) kr i ekstra tilskudd til kurs i regi av NK (belastet opplæringstilskuddet) kr til studiemateriell (belastet opplæringstilskuddet). Godtgjørelsen til Norges Korforbund på kr er belastet opplæringstilskuddet med kr og grunntilskuddet med kr SfK overførte kr til NK for utbetaling av timetilskudd til lokale arrangører. Kompetanse Norge har gjennomgått spesifisert regnskap og de bilagene vi ba om vedrørende overføringer til Norges Korforbund. Kontrollene viser at overførte beløp anses å være riktig dokumentert og i samsvar med avtalen for Styreleder stilte spørsmål om muligheten for å benytte mottatt ramme for opplæringstilskudd i 2017 til kurs som ikke avsluttes før i Kompetanse Norge svarte at tildelte midler i 2017 må benyttes til kurs som gjennomføres i tildelingsåret, og at midler derfor ikke kan overføres til aktivitet i På spørsmål om muligheten for å endre timetilskuddet innenfor et år, svarte Kompetanse Norge at det avgjøres av studieforbundet. Kompetanse Norge viser til vårt brev , som svar på problemstillinger reist i studieforbundets brev av I svaret uttrykker vi sterk tvil om det er hensiktsmessig at styret i SfK investerer i videreutvikling av eksisterende kursregister i NK sitt CRN-system inntil endelig avklaring på medlemskap i annet studieforbund. Videre sies i brevet at Kompetanse Norge finner det betenkelig hvis et studieforbund skulle benytte deler av opplæringstilskuddet til å finansiere avviklingskostnader. I lys av betenkelighetene uttrykt i vårt svarbrev, stiller Kompetanse Norge spørsmål ved vedtak i studieforbundets styremøte : SfK bevilger kr i støtte til Norges Korforbund til utvikling av CRM/kursrapportering (sak 33/17) og innvilgelse av søknad fra Norges Korforbund om støtte med inntil en dag per uke til administrativ bistand til opplæringsaktivitet (sak 35/17). Vi oppfatter at disse to søknadene kommer i tillegg til Avtale om voksenopplæringsmidler 2017 mellom SfK og NK, som allerede kompenseres med kr til administrasjon og utvikling i NK. Styreleder opplyser i kommentar til foreløpig tilsynsrapport at kostnadene knyttet til disse vedtakene i sin helhet belastes grunntilskuddet. Kompetanse Norges vurdering Av Kompetanse Norges samlede tilskudd i 2016 over kap. 254 post 70 viser regnskapet at det er inntektsført kr mindre i opplæringstilskudd. Dette tilsvarer ekstra overført opplæringstilskudd i november, men som er inntektsført under andre driftsrelaterte inntekter. Tilskuddskomponentene grunntilskudd og opplæringstilskudd er spesifisert med egne poster i regnskapet, i samsvar med kravet. Overføringer til Norges Korforbund i 2016 vurderes å være i samsvar med inngått avtale mellom SfK og NK for Kompetanse Norge bemerker at 1.2 mill. kr. av grunntilskuddet avsatt i juli 2015 fortsatt står ubenyttet på en plasseringskonto. Kompetanse Norge minner om at statstilskuddet skal bidra til å redusere deltakernes opplæringskostnader, jf. forskriften 7 siste ledd. Kompetanse Norge fraråder at

8 REGNSKAP OG ØKONOMI 8 KAP 2 Studieforbundet KOR benytter en større andel av opplæringstilskuddet til administrative kostnader enn beløpet som ble benyttet i 2016, kr SfKs kommentarer til foreløpig tilsynsrapport I brev kommenteres ubenyttet grunntilskudd fra 2015 med at studieforbundet mener at setningen «Grunntilskuddet skal være et grunnlag for studieforbundet...» gir anledning til å bygge opp en begrenset egenkapital. Videre uttales: «Nå i avslutningsfasen er det mer avgjørende å ha en avsetning som er stor nok til å dekke avviklingskostnadene i Men den vil bli langt mindre enn tidligere avsetning [...] Vår vurdering er at vi ønsker å gjennomføre dette utviklingsarbeidet gjennom medlemmet vårt, Norges Korforbund. Slik vi ser det, er dette beste måten å sikre at bruken av grunntilskuddet blir i tråd med forskriften». Kompetanse Norges vurdering Kompetanse Norge fastholder at det ikke er anledning til å benytte statstilskuddet til å bygge opp egenkapital. Grunntilskuddet fastsettes i fire stigende nivåer avhengig av studieforbundets aktivitetsnivå. Rundskriv F presiserer at formålet med grunntilskuddet er å sikre studieforbundene et fast årlig beløp til dekning av utgifter til blant annet medarbeideropplæring, pedagogisk utvikling, administrasjon og drift. Når rundskrivet åpnet for også å kunne benytte en mindre andel av opplæringstilskuddet til administrasjon, knyttes det til at studieforbundene har ansett at satsene for grunntilskuddet ikke står i forhold til deres kostnader til administrasjon og drift. Vi har notert oss at Studieforbundet KOR ikke har innkrevd medlemskontingent, som ville vært et naturlig bidrag til å bygge opp egenkapital for å drifte studieforbundet. Når SfK beholder en andel av opplæringstilskuddet til administrasjon og drift, og har avsatt deler av grunntilskuddet, anses dette ikke å reflektere statstilskuddets formål. Kompetanse Norge mener det er betenkelig at SfK i en avviklingsfase fatter vedtak om å overføre midler til utvikling og administrasjon i Norges Korforbund, ut over den godtgjøringen som er fastsatt i avtalen for Dette er uavhengig av at kostnadene opplyses å skulle belastes grunntilskuddet. Vi ser disse vedtakene i lys av at SfK bruker av opplæringstilskuddet til å finansiere avtalefestet administrasjonstilskudd til NK.

9 RUTINER OG PRAKSIS FOR INTERN KONTROLL I STUDIEFORBUNDET 9 KAP 3 3.Rutiner og praksis for intern kontroll i studieforbundet Forskrift nr 1661: 9 (5): Studieforbundene har ansvar for at sine respektive organisasjonsledd og medlemsorganisasjoner har tilfredsstillende system for intern kontroll, og for at offentlig tilskudd brukes i samsvar med lov, forskrifter og forutsetninger i tilskuddsbrev. Dokumentasjon på rutiner for intern kontroll skal foreligge. Kompetanse Norge viser til «Beskrivelse av rutiner for intern kontroll knyttet til rapportert kursvirksomhet», som grunnlag for at vi anså at vårt pålegg framsatt i brev var etterkommet. Kompetanse Norge fikk tilsendt rapport fra studieforbundets internkontroll av kursaktivitet, både for våren og høsten Kontrollene er utført med besøk i Norges Korforbund og er dokumentert av sittende styreleder i studieforbundet. Kontrollene omfattet skriftlig materiale om Norges Korforbunds rutiner på området, herunder egenkontrollen i medlems- og rapporteringssystemet Microsoft Dynamics CRM. Utplukk av 30 utvalgte kurs var grunnlag for stikkprøvekontroller, med tilgang til CRM-systemet. Kontrollen gjaldt to typer kurs; ukentlige delkurs (går over et semester og gjelder stemmegrupper eller samlet for et ensemble) og kortvarige kurs (mer konsentrert tidsmessig omfang). Stikkprøvekontrollene hadde fokus på om det forelå godkjent studieplan, om arrangør var godkjent medlem i studieforbundet og offentliggjøring av kursene. Det ble ikke funnet avvik på disse områdene. Kontrollfokuset på kursrapporteringene var i hovedsak rettet mot timeregistreringen. Kontroll for våren 2016 avdekket en dobbeltrapportering. Kontrollen for høsten 2016 hadde ekstra fokus på registreringen av gruppeøvelser. Stikkprøvekontrollen avdekket dobbeltregistrering av gruppeøvelser. Timetallet for vår og høst ble korrigert i CRM innen studieforbundets rapportering til SSB og Kompetanse Norge per 1. mars Revisor i Studieforbundet KOR har gjennomført og dokumentert stikkprøvekontroller i samsvar med krav i tilskuddsbrevet fra Kompetanse Norge. Et tilfeldig utvalg på 9 kurs er kontrollert og fulgte den årlige rapporteringen til SSB og Kompetanse Norge per 1. mars. Kompetanse Norges vurdering Kompetanse Norge finner at studieforbundet KORs dokumenterte kontroller av kursaktiviteten i 2016 etterlever de handlingene som er beskrevet i «Beskrivelse av rutiner for intern kontroll knyttet til rapportert kursvirksomhet».

10 OPPSUMMERING OG VURDERING 10 KAP 4 4.Oppsummering og vurdering Studieforbundet KOR vurderes å ha innført tilfredsstillende systemer for internkontroll knyttet til bruk av voksenopplæringsmidler over kap. 254 post 70, i samsvar med pålegg etter tilsynet i Kompetanse Norge anser at ny bokføringspraksis fra 2017 er en forbedring. Kompetanse Norge bemerker at attesteringer og utbetalinger i 2017 håndteres av styreleder alene. Vi anbefaler at dette håndteres av minimum to personer. Opplæringstilskudd overført fra Kompetanse Norge i 2017 kan ikke overføres og anvendes til opplæringsaktivitet i Kompetanse Norge presiserer at 1.2 mill. kr. av grunntilskuddet avsatt på plasseringskonto i juli 2015 skal benyttes til formålet. Kompetanse Norge forutsetter at Studieforbundet KORs kjøp av administrative tjenester fra Norges Korforbund i 2017 holdes innenfor rammen av inngått avtale mellom Studieforbundet KOR og Norges Korforbund. Kompetanse Norge mener det er betenkelig at Studieforbundet i en avviklingsfase fatter vedtak om å overføre midler til utvikling og administrasjon i Norges Korforbund, ut over den godtgjøringen som er fastsatt i avtalen for 2017.

11 Karl Johans gate 7, Postboks 236 Sentrum, 0103 Oslo Telefon: kompetansenorge.no