Veiledning for revisors særattestasjon

Transkript

1 Veiledning for revisors særattestasjon Vedrørende tilskudd til funksjonshemmedes organisasjoner, statsbudsjettets kap. 847, post 70 (Jf. Regelverk for tilskudd til funksjonshemmedes organisasjoner) Denne veiledningen er laget for organisasjonens revisor, og er ment å skulle gi en veiledning til de forskjellige spørsmålene i særattestasjonen. Det viktig å være oppmerksom på følgende: 1) Revisor skal kun benytte seg av denne særattestasjonen. De særattestasjonene som ikke inneholder all informasjon utvalget ber om, vil ikke bli godkjent, jf. regelverkets pkt ) Revisor skal kontrollere organisasjonens system og rutiner, og på den måten gjøre organisasjonen i bedre stand til å ha en god internkontroll og å levere søknader med korrekte opplysninger. 3) Revisor skal datere, signere og stemple hver side av særattestasjonen. Gjennomgang av de forskjellige delene i særattestasjonen 1. Bekreftelse av tallene i organisasjonens søknad «Undertegnede har kontrollert de forhold som er opplistet i regelverkets pkt i tilknytning til (organisasjonens navn) og deres søknad om driftsstøtte, som viser _ betalende medlemmer (jfr. pkt ), _ fylker med betalende medlemmer (jfr. pkt ) _ antall registrerte likepersoner (jfr. pkt ) og om organisasjonen hadde _ eller ikke hadde _ likepersonskontakttjeneste (sett kryss) (jfr e). Alle tallene er pr. 31. desember i grunnlagsåret (jfr. pkt d).» Dette feltet er satt inn i særattestasjonen for å sikre at organisasjonen ikke oppgir forskjellige tall til henholdsvis revisor og Bufdir. Revisor skal derfor fylle inn i de tomme feltene de tallene som organisasjonen fyller inn i søknaden, uavhengig av om disse endres etter revisors arbeid eller ikke. Dersom revisor oppdager avvik i sin kontroll som tilsier at tallene i søknaden skal endres, skal dette kun oppgis i særattestasjonen. Bufdir vil deretter foreta de nødvendige endringene. 2. Bekreftelse på at revisor har lest og satt seg inn i regelverkets kapittel 1.2, 1.3.2, og «Undertegnede har lest og satt seg inn i regelverkets kapittel 1.2, 1.3.2, og (Regelverk om tilskudd til funksjonshemmedes organisasjoner) kryss av om så er tilfelle 1

2 Det kreves at revisor setter seg inn i regelverkets kapittel 1.2, 1.3.2, og 1.3.5, og krysser av på dette punktet når det er gjort. Særattestasjoner hvor dette punktet ikke er krysset av, vil ikke bli godkjent. 3. Vedrørende avkryssing for ja/nei Det er ingen riktige eller gale svar. Det viktigste med denne særattestasjonen er at revisor gir Bufdir et korrekt bilde av hvordan situasjonen er i den aktuelle organisasjonen. Deretter kan Bufdir, og eventuelt revisor, gå i dialog med organisasjonen, og sørge for at organisasjonen retter opp eventuelle feil eller mangler. 4. Vedrørende medlemmer 1.1 Har organisasjonen et sentralt medlemsregister? Hva som menes med et sentralt medlemsregister går frem av regelverkets pkt Foreligger det en oversikt (en utskrift fra medlemsregisteret eller en manuelt ført liste) over medlemmer i grunnlagsåret? (Hvis ja, svar også på spørsmålene og 1.2.2) For at utvalget skal kunne plukke ut enkeltmedlemmer til kontroll av om hvert enkelt har betalt kontingent, er det fordelaktig at organisasjonen har en egen oversikt over hvilke medlemmer som skal regnes med i det gjeldende tilskuddsåret. Denne oversikten kan være en utskrift fra medlemsregisteret, eller en manuelt ført liste. Det er intet krav i regelverket om at organisasjonene har en slik oversikt, men det er til stor hjelp for Bufdirs kontrollarbeid. Det er imidlertid revisors oppgave å forhøre seg med organisasjonen om de har en slik oversikt eller ikke Inneholder oversikten informasjon om innbetalt kontingent for grunnlagsåret? Bufdir ønsker å vite om hvilke opplysninger som finnes i oversikten. I de fleste medlemsregistrene kan man spørre om å få en utskrift basert på forskjellige kriterier. Dette kan være på bakgrunn av antall betalende medlemmer, antall medlemmer under 26 år eller lignende. Dersom oversikten er skrevet ut på bakgrunn av en slik spørring, og fødselsåret for hvert enkelt medlem ikke står spesifikt i oversikten, svarer revisor nei på dette punktet Inneholder oversikten navn, adresse og fødselsår for hvert enkelt medlem? Det samme gjelder for dette spørsmålet. Dersom oversikten er skrevet ut som en spørring på medlemmer som har betalt kontingent i grunnlagsåret, og det dermed ikke står når og/eller om hvert enkelt medlem har betalt kontingent for grunnlagsåret, svarer revisor nei på dette spørsmålet. 5. Nasjonal utbredelse 1.3 Kan man sortere medlemmene i medlemsregisteret eller oversikten (se 1.2) per fylke? Det er et krav at organisasjonen har medlemmer med bostedsadresse i minst 5 fylker, med unntak for organisasjoner som hovedsakelig har personer med sjeldne diagnoser som sitt rekrutteringsgrunnlag (regelverkets pkt. 2.1 bokstav b). Bufdir vil derfor vite om det er mulig å sortere medlemmene i medlemsregisteret eller oversikten nevnt i punkt 1.2 på fylker, for vår kontroll. 6. Vedrørende kontingentinnkreving 1.4 Oppbevarer organisasjonen dokumentasjonen for kontingentinnbetalingene av hvert enkelt medlem (bank-/postgirobilag, OCR-datafiler, kvitteringer/bilag for 2

3 kontantbetaling, egne førte medlemslister ved lokal kontingentinnkreving) i sentralleddet? I følge regelverkets pkt. 5.2 skal sentralleddet i organisasjonen oppbevare dokumentasjon for alle medlemmers innbetalte årskontingent. Revisor skal, ved hjelp av en stikkprøvekontroll eller ved å spørre organisasjonens ledelse, undersøke om dokumentasjonen fysisk oppbevares i sentralleddet. NB! Revisor skal ikke kontrollere innholdet i dokumentasjonen eller telle antallet innbetalinger. Det er Bufdirs oppgave. 1.5 Er det mulig å finne frem til denne dokumentasjonen for hvert av medlemmene i medlemsregisteret? (Revisor kan basere sitt svar på en stikkprøvekontroll, men må da beskrive hvordan denne er gjennomført og resultatene på siste side) Ved hjelp av en stikkprøve kan revisor finne frem til kontingentinnbetalingen for et antall medlemmer ved å gå fra medlemsregisteret eller oversikten (som nevnt i punkt 1.2). Revisor skal kommentere eventuelle problemer med å finne frem til kontingentinnbetalingene i kommentarfeltet til slutt i særattestasjonen. 7. Generelt 1.6 Er antall medlemmer i medlemsregisteret for det gjeldende grunnlagsåret overens med tallene i søknaden? Revisor skal kontrollere at organisasjonen har ført opp riktig tall i søknaden sammenliknet med det som er registrert i medlemsregisteret til organisasjonen, eventuelt i oversikten for de organisasjonene som har lokal kontingentinnkreving. Dersom det er uoverensstemmelser mellom tallene, skal revisor kommentere det i kommentarfeltet til slutt i særattestasjonen. 1.7 Er kontingenten for medlemmer på minimum kr. 50,-? I henhold til regelverkets pkt fastsetter departementet en minstesats for medlemskontingent. Fra og med grunnlagsåret 2014 skal denne være på kr. 50,-. Bufdir ønsker at revisor svarer på om organisasjonen har fastsatt en slik minstesats for kontingenten. I regelverkets pkt er det en overgangsordning som gjør at organisasjonene kan innføre minstesatsen over flere år. Vi ber kun om å få vite hvordan situasjonen er i organisasjonen per 31. desember i grunnlagsåret. Revisor kan innhente disse opplysningene ved å spørre organisasjonen og eventuelt be om å få se vedtaket i protokoll fra landsmøte, styremøte og lignende. 8. Vedrørende tellende lokallag (jfr. pkt , 3.3 c, og 5.3) «2.1) Har organisasjonen et eget årsrapportskjema for lokallag? (Hvis ja, svar også på spørsmål 2.1.1)» Det er et krav at organisasjonens lokallag skal ha sendt inn en egen årsrapport for at de skal kunne regnes som tellende. Imidlertid har utvalget praktisert at organisasjonene kan bruke andre typer skjemaer/dokumenter (som årsmelding og lignende) dersom de inneholder de nødvendige opplysningene i regelverkets pkt.5.3. Revisor svarer nei dersom organisasjonen ikke har et eget årsrapportskjema. Revisor kan imidlertid svare ja dersom organisasjonen har et årsrapportskjema som også kan inneholde andre opplysninger enn de i regelverkets pkt ) Inneholder skjemaet alle de nødvendige opplysningene i pkt. 5.3? Dersom skjemaet inneholder alle de nødvendige opplysningene, skal revisor svare ja. Dersom skjemaet mangler en eller flere av opplysningene skal revisor svare nei. Revisor må da gjøre rede for hvilke opplysninger som mangler. 3

4 2.2) Stemmer det antallet tellende lokallag som er ført opp i søknaden overens med antall årsrapporter som oppbevares hos sentralleddet for det gjeldende grunnlagsåret? (Revisor kan basere sitt svar på en stikkprøvekontroll. Revisor må da nedenfor oppgi antallet som ble trukket ut.) Organisasjonene skal kun oppgi i søknaden de lokallag som de har fått inn årsrapport fra ved søknadstidspunktet. Revisor skal derfor forsikre seg om at det er så mange årsrapporter for det gjeldende grunnlagsåret i sentralleddet som det antallet lokallag organisasjonen har oppført i søknaden. Det ideelle ville vært om revisor telte alle årsrapportene, men Bufdir vil også godta at revisor tar en stikkprøvekontroll ved større antall årsrapporter. Bufdir setter ingen grense for når det er formålstjenlig for revisor kun å foreta en stikkprøvekontroll, og vil la det være opp til hver enkelt revisor. NB! Revisor skal ikke kontrollere innholdet i dokumentasjonen. Det er Bufdirs oppgave. Revisor skal kun telle eller ta en stikkprøve av antallet årsrapporter. 9. Vedrørende likepersonsaktiviteter 3.1 Oppbevarer organisasjonen en datert og signert oversikt med navn og adresse på antall likepersoner? Som dokumentasjon av likepersoner, jf. pkt. 3.3 bokstav g), kreves en oversikt med navn og adresse på hver enkelt likeperson i grunnlagsåret. Oversikten skal være datert og signert av styreleder eller daglig leder av organisasjonen. Revisor skal, ved hjelp av å be om å få se oversikten eller ved kun å spørre organisasjonens ledelse, undersøke om dokumentasjonen fysisk oppbevares i sentralleddet. «3.2 Stemmer antall ordinære likepersonsaktiviteter som er oppført i søknaden overens med antall i rapportskjema/oversikt over aktivitetene? Krav til opplysninger er et program eller beskrivelse av aktiviteten, og det må foreligge navn og adresse på den personen som har ledet den enkelte aktiviteten, jfr. pkt. 5.4.» Organisasjonene skal kun oppgi i søknaden de aktiviteter som de har dokumentasjon på ved søknadstidspunktet. Revisor skal derfor forsikre seg om at det er så mange rapportskjemaer for det gjeldende grunnlagsåret i sentralleddet som det antallet aktiviteter organisasjonen har oppført i søknaden. Det ideelle ville vært om revisor telte alle rapportene, men Bufdir vil også godta at revisor tar en stikkprøvekontroll ved større antall rapporter. Bufdir setter ingen grense for når det er formålstjenlig for revisor kun å foreta en stikkprøvekontroll, og vil la det være opp til hver enkelt revisor. «3.3 Stemmer antall arbeidsrettede likepersonsaktiviteter som er oppført i søknaden overens med antall i rapportskjema/oversikt over aktivitetene? Krav til opplysninger er et program eller beskrivelse av aktiviteten, og det må foreligge navn og adresse på den personen som har ledet den enkelte aktiviteten, jfr. pkt. 5.4.» Her er det samme prosedyre som ordinære likepersonsaktiviteter. Se veiledning under punkt 3.2. «3.3 Stemmer antall besøkstjeneste som er oppført i søknaden overens med antall i rapportskjema/oversikt over besøkene? Oversikten skal være fylt ut, datert og signert av likepersonen som har foretatt besøkene, jfr. pkt. 5.4.» Som dokumentasjon av likepersonbesøkstjenester, jfr. pkt f), kreves en oversikt over antall besøk likepersonene har gjennomført. Revisor skal derfor forsikre seg om at det er så mange rapportskjemaer for det gjeldende grunnlagsåret i sentralleddet som det antallet 4

5 besøk organisasjonen har oppført i søknaden. Det ideelle ville vært om revisor telte alle rapportene, men Bufdir vil også godta at revisor tar en stikkprøvekontroll ved større antall rapporter. NB! Revisor skal ikke kontrollere innholdet i dokumentasjonen. Det er Bufdirs oppgave. NB! Organisasjonene må sørge for at denne veiledningen blir oversendt sin revisor. Bufdir oppfordrer revisor til å ta direkte kontakt med direktoratet dersom de har spørsmål vedrørende særattestasjonen og/eller forståelsen av denne. 5