OFTE STILTE SPØRSMÅL OM TILSKUDD TIL FUNKSJONSHEMMEDES ORGANISASJONER

Transkript

1 OFTE STILTE SPØRSMÅL OM TILSKUDD TIL FUNKSJONSHEMMEDES ORGANISASJONER Oppdatert Nedenfor finner man en liste med svar på ofte stilte spørsmål om tilskuddsordningen. Bufdir tar sikte på å oppdatere denne løpende etterhvert som vi foretar avklaringer og ser behovet for at enkelte deler av regelverket trenger mer utfyllende informasjon enn det som fremkommer i selve teksten. Bufdir har også utarbeidet et presedensarkiv der viktige tolkninger og avgjørelser rundt tilskuddsordningen er beskrevet. Noe av det som refereres til i dette dokumentet er også gjengitt i presedensarkivet, mens noe er enkle oppklaringer og beskrivelser basert på spørsmål vi har fått fra søkere. Vi anbefaler alle søkere om også å sette seg inn i presedensarkivet. Regelverket og presedensarkivet for tilskuddsordningen kan lastes ned fra vår nettside. Innhold OFTE STILTE SPØRSMÅL OM TILSKUDD TIL FUNKSJONSHEMMEDES ORGANISASJONER... 1 Innhold Generelt: Når er søknadsfristen for å søke om driftstilskudd? Når er rapporteringsfristen for organisasjoner som allerede har mottatt driftstøtte? Hvis man er en helt ny søker skal man da sende inn et eget søknadsskjema? Må vi søke om tilskuddsberettigelse hvert år? Er det slik at man ikke skal søke om likepersonstilskudd lenger? Hvordan beregnes driftstilskuddet? Kan tillitsvalgte og styremedlemmer mellom 15 og 18 stå økonomisk ansvarlige? Hva er forskjellen på grunnlagsår, søknadsår og tilskuddsår? Hvordan søker man om sammenslåingstilskudd? Medlemmer Hvem kan anses som medlemmer? Er det nødvendig å registrere medlemmenes fødselsår i medlemslistene? Hvordan teller vi familiemedlemmer etter det nye regelverket? Hvordan blir praksisen i forhold til barn som har skilte foreldre? Kan en person i familien melde inn andre i familien og betale kontingent samlet? Et medlem kan ha flere diagnoser. Kan man være medlem flere plasser? Er etterlatte å regne som pårørende i følge regelverket?

2 3. Tilskuddsberettigelse Hva menes med «styrende organer» jfr. pkt. 2.1 i) «Organisasjonen må gjennom sine vedtekter sikre at personer med nedsatt funksjonsevne og deres pårørende har flertall i alle styrende organer nasjonalt, regionalt og lokalt»? Må lokallagene ha egne vedtekter, eller er det nok at det er beskrevet i de sentrale vedtektene? Utbetaling av tilskudd Når blir tilskuddet utbetalt? Kan ungdomsorganisasjoner motta støtte både fra Fordelingsutvalget og fra Bufdir til driftstilskudd til funksjonshemmedes organisasjoner? Likepersonsmidler Skal vi søke om likepersonsmidler på samme måte som i 2013? Hva er en likeperson? Vi planlegger en likepersonssamling hvor det vil foregå 4 forskjellige kurs på samme dag, på samme hotell for å effektivisere. Teller dette som ett kurs eller som fire kurs? En av våre tillitsvalgte skal holde et lengre innlegg på et kurs som arrangeres av en annen organisasjon. Teller denne aktiviteten som likepersonskurs og likepersonsaktivitet? Vil likepersoner som holder kurs for fagfolk være en likepersonsaktivitet? Vår organisasjon har en Facebookgruppe som administreres av likepersoner. Teller dette som en likepersonsaktivitet slik at vi får uttelling for dette? Kan en-til-en samtaler per telefon registreres som samtalegruppe? Er det et krav at et likepersonskurs alltid skal ledes av en likeperson eller er det greit om det ledes av en «ikke-likeperson»? I listen for likepersonsaktiviteter, er det riktig å registrere likepersonsamtaler en likeperson har hatt med personer som stammer fra andre nordiske land? Hva med de likepersonsaktivitetene som ikke faller inn under likepersonskurs, samtale-/aktivitetsgruppe eller oppsøkende aktivitet? Dokumentasjon og kontroll Hva slags dokumentasjon kreves? Krav til elektronisk signatur Hvordan gjennomfører Bufdir kontroller? Hva skjer i etterkant av en kontroll?

3 1. Generelt: 1.1. Når er søknadsfristen for å søke om driftstilskudd? Søknadsfristen vil normalt være 15. september hvert år. Men fristen kan også bli flyttet til senere på året følg med på nettsiden til tilskuddsordningen og i vår digitale søknadsportal Når er rapporteringsfristen for organisasjoner som allerede har mottatt driftstøtte? Rapporteringen er nå en del av søknaden og ikke en egen innlevering, slik det var før Sammen med søknaden må organisasjonene levere årsmelding og årsregnskap for grunnlagsåret (året før søknadsåret, se pkt 1.8.) med revisjonsberetning fra statsautorisert eller registrert revisor. I tillegg må det vedlegges regnskap spesifisert på kontonivå (se regelverket pkt.6.1). Regnskap spesifisert på kontonivå betyr regnskapskonto ikke bankkonto. Regnskap som føres av regnskapsførere følger ofte et system med kontoplan. Dersom organisasjonen fører regnskap selv er det viktig at utgiftspostene er på et slikt detaljnivå at direktoratet kan lese ut av regnskapet hvor inntektene kommer fra og hvor utgiftene i all hovedsak har gått Hvis man er en helt ny søker skal man da sende inn et eget søknadsskjema? Nei, det benyttes samme skjema for begge typer søknader. I søknadsskjemaet vil det fremkomme hvilke opplysninger som skal fylles ut, avhengig av om man søker for første gang eller om man fra før er godkjent som mottaker av driftstilskudd Må vi søke om tilskuddsberettigelse hvert år? Blir dere tilskuddsberettiget, dvs. kvalifisert som tilskuddsmottaker iht. regelverkets kap. 2) er dette ikke noe dere vil måtte søke om igjen. Men merk at større endringer i vedtektene deres eller endringer i organisasjonen som medfører at man ikke lenger oppfyller kravene i regelverket kan medføre at man mister tilskuddsberettigelse i fremtiden Er det slik at man ikke skal søke om likepersonstilskudd lenger? Man skal ikke lenger søke særskilt om likepersonsmidler da prosjekttilskuddsordningen for dette ble avviklet f.o.m Driftstilskuddet inkluderer nå i stedet en mekanisme for beregning av tilskudd der bl.a. likepersonsaktivitet inngår (jfr pkt. 3.3 i regelverket) Hvordan beregnes driftstilskuddet? Se pkt i regelverket. Driftstilskuddet baseres på 1) medlemstall, 2) antall fylker med medlemmer, 3) Antall lokallag, 4) antall dager med likepersonsaktiviteter og 5) antallet registrerte likepersoner for grunnlagsåret (dvs. året før søknadsåret, se pkt. 1.8.). Søknadsskjemaet vil inneholde felter der man fyller ut de relevante tallene. I tillegg skal organisasjonene levere en særattestasjon fra revisor der man foretar stikkprøvekontroll av medlemsregisteret. Opplysningene vil være grunnlag for mulig kontroll i ettertid så vi oppfordrer alle til å følge dokumentasjonsbestemmelsen i kap. 5 i regelverket. 1.7 Kan tillitsvalgte og styremedlemmer mellom 15 og 18 stå økonomisk ansvarlige? Selv om styremedlemmer under 16 ikke kan opprette bankkonto kan de likevel selvstendig ha ansvarsposisjoner og meldes inn som styremedlemmer til Enhetsregisteret/Brønnøysund. Dette ble bestemt av Justisdepartementet/BLD for en tid tilbake. Personer som er valgt inn i et styre kan ikke bli økonomisk ansvarlig for et lags økonomiske disposisjoner eller gjeld, med mindre de opptrer forsettlig eller uaktsomt. Da kan de bli erstatningsansvarlige på lik linje med andre styremedlemmer. Se mer informasjon om saken her: 3

4 sn-saken.pdf Hva er forskjellen på grunnlagsår, søknadsår og tilskuddsår? Nedenfor er et eksempel med utgangspunkt i at man ønsker å søke om tilskudd for GRUNNLAGSÅR 2018 SØKNADSÅR 2019 TILSKUDDSÅR Året du får tilskudd ut i fra Året du søker Året du får utbetalt tilskudd Dokumentasjon fra 2017, som antall medlemmer, årsregnskap, årsmelding osv., utgjør grunnlaget for søknaden. Dette blir da samtidig en rapportering for Søknadsfrist for drift i 2019 vil normalt være 15. september Her legges dokumentasjonen for grunnlagsåret ved. Saksbehandlingen skjer da i perioden oktober februar. Organisasjoner som innvilges tilskudd vil normalt motta utbetaling i februar i tilskuddsåret. 1.9 Hvordan søker man om sammenslåingstilskudd? Søknadsfristen for sammenslåingstilskudd er den samme som søknadsfrist for det ordinære driftstilskuddet. En forutsetning for å motta sammenslåingstilskudd er at begge organisasjonene etter denne tilskuddsordningen de to foregående tilskuddsårene før sammenslåingen. En av organisasjonene involvert i sammenslåingen må sende inn søknad på vegne av organisasjonene som ønsker å slå seg sammen, og den/de andre organisasjonen/e må legge ved fullmakt (grunnen til dette er at man kun kan registrere et organisasjonsnummer når man søker). Det må søkes om utgifter før disse påløper. Organisasjonene kan ha startet prosessen tidligere, men får kun dekket utgifter i forbindelse med sammenslåingen etter at søknaden er innvilget. Begge/Alle organisasjonene som er involvert i sammenslåingsprosessen, må sende inn søknad om ordinært driftstilskudd, den tiden en slik sammenslåingsprosess tar. Man vil motta det samme tilskuddet i de to årene etter sammenslåing som begge/alle organisasjonene fikk hver for seg før de slo seg sammen. (Les mer om sammenslåingstilskudd i regelverkets kap. 4.2) 4

5 2. Medlemmer 2.1. Hvem kan anses som medlemmer? Alle enkeltpersoner som betaler en årlig medlemskontingent kan telles som medlemmer og være med i grunnlaget man får tilskudd ut i fra. Det er en rekke bestemmelser som spesifiserer mer rundt medlemsbegrepet og dokumentasjonskravene for medlemmer. Se bl.a. regelverket pkt , og 5.2. og presedensarkivets kap Er det nødvendig å registrere medlemmenes fødselsår i medlemslistene? Registrering av fødselsår er lagt inn bl.a. grunnet kravene til at organisasjonen må sørge for demokratiske rettigheter og frivillig innmelding for alle medlemmer som har fylt 15 år, jfr. regelverket pkt annet ledd og pkt. 2.1 bokstav h. For å kunne oppfylle disse to bestemmelsene må organisasjonene kunne dokumentere fødselsår på sine medlemmer. Innføringen av krav om registrering av disse opplysningene i medlemsregisteret vil i utgangspunktet gjelde fra og med grunnlagsåret 2014 (dvs. tilskuddsåret 2016). Grunnet overgangsreglene kan det søkes om dispensasjon for dette frem til søknad for tilskudd i 2018, grunnlagsåret Det betyr at alle organisasjoner må ha fødselsår i medlemsregistrene på plass senest innen Hvordan teller vi familiemedlemmer etter det nye regelverket? Etter det nye regelverket skal alle enkeltpersoner telles som et medlem, så fremt de betaler 50 kr og ellers oppfyller øvrige krav i regelverket. Dette vil da også gjelde for familiemedlemskap. Dvs. at en familie på fem der alle fem har betalt minst 50 kr hver, minimum 250 kr, vil telles som fem medlemmer. Alle personer som har fylt 15 må selv individuelt og frivillig ha meldt seg inn i en organisasjon, og organisasjonens rutiner for familiemedlemskap må kunne ta høyde for å synliggjøre dette (se punkt 2.6). Familiemedlemskap er forbeholdt medlemmer fra samme husstand. Se også presedensarkivet pkt Hvordan blir praksisen i forhold til barn som har skilte foreldre? Det er forståelig at separerte eller skilte foreldre fortsatt ønsker å ha et felles medlemskap i en organisasjon som f.eks. har kompetanse på barnet/barnas funksjonsnedsettelse. Men det er en ekstra utfordring her knyttet til at f.eks. mor betaler for far og det da det i så fall må være en rutine for samtykke til innmeldingen fra far da alle innmeldinger må være individuelle og frivillige (så fremt det angår de som deler husstand). I tillegg må det sikres at fars bostedsadresse blir registrert i medlemsregisteret deres da kravet til adresse på alle medlemmer må være tilfredsstilt. Det er ut i fra regelverket og praksis i ordningen ikke anledning til å inngå i familiemedlemskap for personer som ikke deler samme bostedsadresse. Men av hensyn til at det skal være praktisk å kunne kreve inn kontingent fra foreldre som er separerte kan dere f.eks. gjøre dette på en felles giro/faktura e.l. Da må dere i så fall ha rutiner for at den personen som ikke mottar faktura/foretar betalingen blir gjort klar over at innmeldingen/betalingen gjøres også på deres vegne (eller andre måter å ivareta krav til 5

6 samtykke for individuell innmelding) og at deres adresse blir hentet inn og registrert i medlemsregisteret deres. 2.5 Kan en person i familien melde inn andre i familien og betale kontingent samlet? Alle medlemmer må frivillig inngå medlemskap og med mindre en person er under 15 år må de selv vite om og akseptere en innmelding. Foreldre kan da ikke melde inn hverandre eller barn/ungdom over 15 år uten at disse selv har samtykket til det. Hva slags rutiner eller praksis dere har for å sørge for at dette blir praktisert er opp til dere, men det må være noe som kan etterprøves. Dette er likevel ikke til hinder for at en person i en husstand kan betale kontingenten for hele familien - da altså under den forutsetningen at alle i familien har godtatt og er klar over at de blir innmeldt Et medlem kan ha flere diagnoser. Kan man være medlem flere plasser? Det er ikke noe i veien for at samme person er medlem i flere forskjellige organisasjoner. Så lenge man betaler kontingent og ellers oppfyller kravene i pkt og i regelverket for hver enkelt organisasjon man er medlem i Er etterlatte å regne som pårørende i følge regelverket? Organisasjonene kan legge til grunn at etterlatte kan regnes inn under pårørendebegrepet i regelverket. pkt bokstav l) definerer pårørende som "ektefelle, registrert partner, person som lever i ekteskaps- eller partnerskapslignende samboerskap med personen som har nedsatt funksjonsevne, barn, foreldre eller den som har foreldreansvaret, steforeldre, søsken og stesøsken, besteforeldre, tanter og onkler, verge eller hjelpeverge" Hvordan dokumenterer vi at medlemmer over 15 år er frivillig innmeldt? Frivillig innmelding av medlemmer over 15 år dokumenteres ved at medlemskapet er betalt av medlemmet selv, eller at medlemmet har signert på eller bekreftet at vedkommende ønsker å være medlem i organisasjonen (vedkommende bør samtidig informeres om at det er mulig å melde seg ut av organisasjonen). Det går også fint dersom dere bekrefter muntlig så lenge dere noterer dette ned og daterer det. Dersom organisasjonen har familiemedlemskap, må dette gjøres for hvert familiemedlem over 15 år. Signaturene/bekreftelsene skal oppbevares av organisasjonen selv, og skal kunne fremvises ved kontroll. Kravet til signatur er ikke til hinder for at organisasjonene bruker elektronisk kommunikasjon dersom det er benyttet en betryggende metode for å autentisere avsender. 3. Tilskuddsberettigelse 3.1. Hva menes med «styrende organer» jfr. pkt. 2.1 i) «Organisasjonen må gjennom sine vedtekter sikre at personer med nedsatt funksjonsevne og deres pårørende har flertall i alle styrende organer nasjonalt, regionalt og lokalt»? Som styrende organer menes alle organer med beslutningsmyndighet over organisasjonenes virksomhet, for eksempel årsmøtet/landsmøtet og styret i sentral-, regional- og lokalledd. Arbeidsgrupper og andre organer som ikke har endelig myndighet over økonomi, drift, vedtekter mv. vil ikke regnes som styrende organer Må lokallagene ha egne vedtekter, eller er det nok at det er beskrevet i de sentrale vedtektene? Pkt i regelverket stadfester følgende: 6

7 «Med lokallag menes lag som pr. 31. desember i grunnlagsåret er en selvstendig enhet i organisasjonen, har vedtekter, minst fem medlemmer og eget styre valgt av og blant medlemmene.» Om et lokallag kan sies å ha egne vedtekter eller ikke vil være avhengig av om disse er definert utfyllende i sentralleddets vedtekter eller om lokallagene selv fastsetter disse helt selv. I de tilfellene der den nasjonale organisasjonen har standardvedtekter som gjelder for alle lokallag og der disse fastsettes og endres av sentralleddet - vil dette kunne være tilstrekkelig til å oppfylle kravene etter pkt Men merk at forutsetningen for dette er at de sentralt fastsatte vedtektene/standardvedtektene for lokallag er bindende, samt at de definerer et nødvendig minimum av struktur (f.eks. organiseringen av laget, hvem som velger styret, hvem som har stemmerett på årsmøter mv.). Er dere i tvil kan dere kontakte Bufdir for veiledning. Se også presedensarkivet pkt Merk også at kravet i pkt kun omhandler hvilke lokallag som skal gi uttelling i tilskuddsberegningen (jfr pkt. 3.3). En organisasjon kan ha andre typer lokallag utover det regelverket definerer, men det er altså kun de som faller innenfor pkt man vil få tilskudd på bakgrunn av. 4. Utbetaling av tilskudd 4.1. Når blir tilskuddet utbetalt? Bufdir tar sikte på å utbetale tilskudd i medio februar til alle søkere, også nye søkere som blir godkjent som tilskuddsberettiget. Utbetaling vil utgjøre halvparten av det totale tilsagnet. Andre halvpart vil bli utbetalt i juni måned Kan ungdomsorganisasjoner motta støtte både fra Fordelingsutvalget og fra Bufdir til driftstilskudd til funksjonshemmedes organisasjoner? Ja, ungdomsorganisasjoner kan motta støtte fra begge tilskuddsordningene, men det kan ikke gis basistilskudd til organisasjoner som allerede mottar midler fra Fordelingsutvalget. Organisasjonen vil dermed motta basistilskudd etter tilskuddsordningen for nasjonale barneog ungdomsorganisasjoner fra Fordelingsutvalget, og variabelt tilskudd under tilskuddsordningen for funksjonshemmedes organisasjoner. Jfr. regelverkets pkt Likepersonsmidler 5.1. Skal vi søke om likepersonsmidler på samme måte som i 2013? Det er ikke lenger særskilte midler til likepersonsarbeid. I stedet mottar alle organisasjoner som mottok driftstilskudd i 2013 under denne ordningen et beløp i 2014 som minimum tilsvarer det sammenlagte beløpet organisasjonen fikk til drift- og likepersonsaktiviteter i 2013, jfr. overgangsreglene i pkt Hva er en likeperson? En likeperson er person den enkelte organisasjon selv har definert til å ha en særskilt rolle i utøvelsen og/eller ledelsen av organisasjonens likepersonsarbeid (se regelverket pkt b) ). Regelverket overlater i stor grad til organisasjonene selv å være voktere av likepersonsbegrepet og innholdet i det. Organisasjonene må selv lage en rutine for å dokumentere hvem som er likepersoner i organisasjonen. Rutinene må være en beskrivelse 7

8 av en metode eller prosedyre man legger til grunn for at noen skal kunne fungere som likeperson i organisasjonen og hvordan disse utpekes. Det må altså foreligge et dokumenterbart krav til kompetanse og en vurdering gjort av organisasjonen for den enkelte likeperson ut i fra en kompetansevurdering for dem som utpekes som likepersoner. Det vil ikke være tilstrekkelig at en organisasjon definerer noen som likeperson dersom de f.eks. er valgt til et verv og det er ikke anledning til å vedta generelle godkjenninger av f.eks. styremedlemmer i regional- eller lokallag som likepersoner. Det er utover dette opp til den enkelte organisasjon å definere rutinen og kompetansekravene og i hvilken grad det stilles krav til formelle eller ikke-formelle kvalifikasjoner eller sertifiseringer for den enkelte likeperson. Husk at organisasjonens likepersoner må dokumenteres, jf. pkt Vi planlegger en likepersonssamling hvor det vil foregå 4 forskjellige kurs på samme dag, på samme hotell for å effektivisere. Teller dette som ett kurs eller som fire kurs? Så fremt hvert kurs hver for seg tilfredsstiller kravene i pkt første ledd, samt at dere kan dokumentere dette iht pkt. 5.4 første ledd for hvert slikt kurs, så teller dette som fire separate kurs En av våre tillitsvalgte skal holde et lengre innlegg på et kurs som arrangeres av en annen organisasjon. Teller denne aktiviteten som likepersonskurs og likepersonsaktivitet? Nei. Det er kun organisasjonens egne kurs/seminarer som gir uttelling til tilskudd i denne tilskuddordningen. Hensikten bak at dette er en del av tilskuddsutmålingen er fordi Bufdir mener denne typen aktivitet skal gi et bilde av organisasjonens egen aktivitet da tilskuddsordningens formål er å yte tilskudd til den enkelte organisasjon selvstendige drift og aktivitet Vil likepersoner som holder kurs for fagfolk være en likepersonsaktivitet? Nei, det vil ikke kunne rapporteres inn som likepersonsaktivitet. I regelverket pkt bokstav i) er likepersonsaktivitet definert som "organisert overføring av personlige erfaringer mellom personer med nedsatt funksjonsevne og mellom pårørende. Normalt vil den som overfører erfaringer ha lengre og mer bearbeidet erfaring enn de øvrige." Aktivitet, kurs og opplæring mv. som da retter seg mot andre enn funksjonshemmede og/eller pårørende vil derfor ikke kunne rapporteres inn som grunnlag for tilskuddsberegning etter regelverket Vår organisasjon har en Facebookgruppe som administreres av likepersoner. Teller dette som en likepersonsaktivitet slik at vi får uttelling for dette? Nei, Bufdir vil ikke godkjenne korte meldingsutvekslinger som en likepersonsaktivitet. Dersom organisasjonen ønsker å få online-tjenester/samtaler godkjent som samtale- eller aktivitetsgruppe er det viktig at dere oppbevarer dokumentasjon som viser omfang og varighet. For å få dette godkjent må det være et visst omfang, varighet og koordinering/organisering involvert Kan en-til-en samtaler per telefon registreres som samtalegruppe? Vi kommer som hovedregel ikke til å godkjenne en-til-en telefonsamtaler som samtalegrupper. Grunnen til dette er at samtalegrupper skal møtes og gjennomføre en aktivitet slik det formuleres i regelverket. Med gruppe menes tre eller flere personer. 8

9 5.8. Er det et krav at et likepersonskurs alltid skal ledes av en likeperson eller er det greit om det ledes av en «ikke-likeperson»? Ja, likepersonskurs skal holdes av likepersoner. Det er viktig å ha denne avgrensningen ettersom disse kriteriene skal gi uttelling for å ha likepersoner som utfører likepersonsarbeid i organisasjonene I listen for likepersonsaktiviteter, er det riktig å registrere likepersonsamtaler en likeperson har hatt med personer som stammer fra andre nordiske land? Tilskuddsordningen er en nasjonal ordning med en nasjonal innretning, og det gis derfor ikke uttelling for likepersonsamtaler med utenlandske deltakere Hva med de likepersonsaktivitetene som ikke faller inn under likepersonskurs, samtale-/aktivitetsgruppe eller oppsøkende aktivitet? De likepersonsaktivitetene som gis ekstra uttelling, som f.eks. oppsøkende aktivitet og likepersonskurs, får dette på grunn av at de er spesielt kostnadskrevende. Vi forstår at det er vanskelig å vite hvordan rapporteringen på dette skal foregå, men vi mener at det er viktig å ha i minne at de fleste av aktivitetene som finner sted skal dekkes av det ordinære likepersonsarbeidet. En ordning som åpner for å skulle gi ekstra uttelling for langt flere aktiviteter, som f.eks. kontakt via sosiale medier, chat, epost eller telefonsamtaler, vil ikke være hensiktsmessig, og uhåndterbart i forhold til rapportering og oppfølging. Organisasjonene får derfor uttelling basert på antall likepersoner for å dekke dette. 6. Dokumentasjon og kontroll 6.1. Hva slags dokumentasjon kreves? Det kreves at man oppbevarer dokumentasjon på de variablene man mottar tilskudd etter dvs. medlemmer, lokallag, likepersoner og likepersonsaktiviteter (jfr. tilskuddsregelverkets pkt. 3.3.) Hvilken type dokumentasjon som kreves og hvordan f.eks. lokallag og medlemmer er definert i regelverket finner man mer informasjon om i pkt og i kap Krav til elektronisk signatur I tilskuddsregelverkets pkt. 5.2 og 5.3 stilles det krav til signatur for hhv. kontant betaling av medlemskap og årsrapport fra lokallag. Bufdir vil godkjenne enten fysisk eller elektronisk signatur for denne typen dokumentasjon. I regelverket står det at elektroniske løsninger kan godtas «dersom det er benyttet en betryggende metode for å autentisere avsender og innholdet av dokumentasjonen». Ved bruk av elektronisk signatur vil vi altså stille krav til at denne har betryggende løsning for autentisering og logging, dette vil i praksis si at signaturtjenesten kan dokumentere på en god måte at rett vedkommende har signert og at en elektronisk logg for slike signeringer blir sikkert oppbevart. Epostinnsendelser/bekreftelser, spørreundersøkelser/webskjemaer o.l. vil ikke være tilfredsstillende da disse tilfredsstiller kravet til autentisering av den som skal signere. Les mer om elektronisk signatur og autentisering her: 9

10 6.3. Hvordan gjennomfører Bufdir kontroller? Bufdir vil regelmessig foreta kontroll av alle tilskuddsmottakere. Kontroll vil som oftest skje stedlig, dvs. at vi kommer på besøk. Noen ganger kan kontrollen være en ren dokumentkontroll der vi ber om å få tilsendt dokumentasjon for gjennomgang. Kontroll vil normalt gjelde for grunnlagsåret og gjennomføres i tilskuddsåret (etterkontroll), men noen ganger kan det også bli utført kontroll før vi utbetaler tilskudd (forutgående kontroll). Ved forutgående kontroll kan det også forekomme at utbetaling av tilskudd holdes tilbake til resultatet av kontrollen foreligger. Målet med kontrollene er å se at rutinene og dokumentasjonen som er oppgitt i en søknad er på plass. Fra og med 2016 er revisors oppgaver med forhåndskontroll erstattet av en økt grad av etterkontroll gjort av Bufdir og særattestasjonsskjemaet for ordningen er derfor vesentlig forenklet. Ved et kontrollbesøk vil Bufdir varsle den aktuelle organisasjonen i god tid og informere om hvilke dokumenter som skal være tilgjengelig under kontrollbesøket. Normalt vil vi be om innsyn i hovedbok og regnskap, foreta stikkprøvekontroll av medlemslister kontingentbetalinger og av årsrapporter fra lokallag, samt se på dokumentasjon av likepersonsaktiviteter og rutiner for godkjenning av likepersoner. Bufdir skal ikke oppbevare eller be om å få tilsendt medlemslister eller andre personopplysninger fra organisasjonene vi kontrollerer Hva skjer i etterkant av en kontroll? Vi vil utarbeide en kontrollrapport som sendes organisasjonen for tilbakemeldinger. Resultatet av kontrollen kan være at vi ikke har funnet avvik, at vi finner avvik og gir advarsel om utbedringer eller at vi finner avvik og krever tilskuddsmidler tilbakebetalt. Krav om tilbakebetaling vil normalt gjøres opp ved at summen som kreves tilbake motregnes mot tilskudd som ennå ikke er utbetalt. I særskilt alvorlige tilfeller kan resultatet av en kontroll også medføre at en organisasjon kan utestenges fra tilskuddsordningen i inntil to år. Dersom kontrollen medfører vedtak om utbedringer, tilbakekreving eller utestenging vil organisasjonen ha anledning til å klage på dette etter de normale klagebestemmelsene i forvaltningsloven. Se tilskuddsregelverkets kap. 8 for mer informasjon om kontroll. 10