OFTE STILTE SPØRSMÅL OM TILSKUDD TIL FUNKSJONSHEMMEDES ORGANISASJONER

Transkript

1 OFTE STILTE SPØRSMÅL OM TILSKUDD TIL FUNKSJONSHEMMEDES ORGANISASJONER Nedenfor finner man en liste med svar på ofte stilte spørsmål om tilskuddsordningen. Bufdir tar sikte på å oppdatere denne løpende etterhvert som vi foretar avklaringer og ser behovet for at enkelte deler av regelverket trenger mer utfyllende informasjon enn det som fremkommer i selve teksten. Oppdatert Innhold Innhold Generelt: Når er søknadsfristen for å søke om driftstilskudd? Når er rapporteringsfristen for ordningen og hva er spesifisert regnskap? Søkes det om tilskuddsberettigelse i en separat søknad? Må vi søke om tilskuddsberettigelse hvert år? Er det slik at man ikke skal søke om likepersonstilskudd lenger? Hvordan beregnes driftstilskuddet? Hvem skal signere søknaden om driftstilskudd? Kan tillitsvalgte og styremedlemmer mellom 15 og 18 stå økonomisk ansvarlige? Hva er forskjellen på grunnlagsår, søknadsår og tilskuddsår? Medlemmer Er det nødvendig å registrere medlemmenes fødselsår i medlemslistene? Hvordan teller vi familiemedlemmer etter det nye regelverket? Kan en person i familien melde inn andre i familien og betale kontingent samlet? Et medlem kan ha flere diagnoser. Kan man være medlem flere plasser? Er etterlatte å regne som pårørende i følge regelverket? Tilskuddsberettigelse Hva menes med «styrende organer» jfr. pkt. 2.1 i) «Organisasjonen må gjennom sine vedtekter sikre at personer med nedsatt funksjonsevne og deres pårørende har flertall i alle styrende organer nasjonalt, regionalt og lokalt»? Må lokalforeningene/lokallagene ha egne vedtekter, eller er det nok at det er beskrevet i de sentrale vedtektene? Om tilskuddet og hvem som kan søke Hvordan blir tilskuddet beregnet? Når blir tilskuddet utbetalt? Kan ungdomsorganisasjoner motta støtte både fra Fordelingsutvalget og fra Bufdir til driftstilskudd til funksjonshemmedes organisasjoner?

2 5. Likepersonsmidler Skal vi søke om likepersonsmidler på samme måte som i 2013? Hva er en likeperson? Vi planlegger en likepersonssamling hvor det vil foregå 4 forskjellige kurs på samme dag, på samme hotell for å effektivisere. Teller dette som ett kurs eller som fire kurs? En av våre tillitsvalgte skal holde et lengre innlegg på et kurs som arrangeres av en annen organisasjon. Teller denne aktiviteten som likepersonskurs og likepersonsaktivitet? Vil likepersoner som holder kurs for fagfolk være en likepersonsaktivitet? Kan en likepersonstelefonsamtale mellom en likeperson og et medlem knyttet til erfaringsoverføring/ relevante temaer registreres som en oppsøkende aktivitet? Vil likepersonssamtaler foretatt på café mellom likeperson og et medlem kunne regnes som oppsøkende aktivitet Våre likepersoner betjener brukerkontoret på mange sykehus. Godkjennes deres arbeid? Kan en-til-en samtaler per telefon registreres som samtalegruppe? Er det et krav at et likepersonskurs alltid skal ledes av en likeperson eller er det greit om det ledes av en «ikke-likeperson»? I listen for likepersonaktiviteter, er det riktig å registrere likepersonsamtaler en likeperson har hatt med personer som stammer fra andre nordiske land? Hva med de likepersonsaktivitetene som ikke faller inn under likepersonskurs, samtale- /aktivitetsgruppe eller oppsøkende aktivitet? Dokumentasjon og kontroll Krav til elektronisk signatur Endringer i regelverkets dokumentasjonsbestemmelser i Generelt: 1.1. Når er søknadsfristen for å søke om driftstilskudd? Normalt vil dette være 15. september. Men sjekk vår nettside for å bekrefte nøyaktig dato Når er rapporteringsfristen for ordningen og hva er spesifisert regnskap? Rapporteringen er nå en del av søknaden og ikke en egen innlevering. Sammen med søknaden må organisasjonene også levere sist vedtatte årsmelding og årsregnskap for grunnlagsåret, vedlagt med revisjonsberetning fra statsautorisert eller registrert revisor sammen med søknaden. I tillegg må det vedlegges regnskap spesifisert på kontonivå (se regelverket pkt. 6.1). Regnskap spesifisert på 2

3 kontonivå betyr regnskapskonto ikke bankkonto. Regnskap som føres av regnskapsførere følger ofte et system med kontoplan. Dersom organisasjonen fører regnskap selv er det viktig at utgiftspostene er på et slikt detaljnivå at direktoratet kan lese ut av regnskapet hvor inntektene kommer fra og hvor utgiftene i all hovedsak har gått Søkes det om tilskuddsberettigelse i en separat søknad? Nei, det benyttes samme skjema for begge typer søknader. I søknadsskjemaet vil det fremkomme hvilke opplysninger som skal fylles ut, avhengig av om man søker for første gang eller om man fra før er godkjent som mottaker av driftstilskudd Må vi søke om tilskuddsberettigelse hvert år? Blir dere tilskuddsberettiget er det ikke noe dere da vil trenge å søke om igjen. Men merk at større endringer i vedtektene deres eller endringer i organisasjonen som medfører at man ikke lenger oppfyller kravene i regelverkets pkt. 2.1 m.fl. kan medføre at man mister tilskuddsberettigelse i fremtiden. Merk at overgangsreglene i ordningen medfører at regelverket i praksis «fases inn» over en periode på flere år frem mot Er det slik at man ikke skal søke om likepersonstilskudd lenger? Man skal ikke lenger søke særskilt om likepersonsmidler. Driftstilskuddet inkluderer nå en mekanisme for beregning av tilskudd der bl.a. likepersonsaktivitet inngår (jfr pkt. 3.3 i regelverket), så de to tidligere prosjektbaserte ordningene for likepersonstilskudd bortfaller. Les mer om regelverket, overgangsregler og søknad her: organisasjoner/ 1.6. Hvordan beregnes driftstilskuddet? Driftstilskuddet baseres på medlemstall, antall fylker med medlemmer, antall lokallag, antall likepersonsaktiviteter og antall registrerte likepersoner fra grunnlagsåret (jfr. regelverkets pkt. 3.3.). Søknadsskjemaet vil inneholde felter der man fyller ut de relevante tallene. Opplysningene vil være grunnlag for mulig kontroll i ettertid så vi oppfordrer alle til å følge dokumentasjonsbestemmelsen i pkt. 5.4 og pkt. 5.5 for de innrapporterte opplysningene for søknaden Hvem skal signere søknaden om driftstilskudd? Daglig leder eller styre leder skal signere søknaden for organisasjonen, evt. en annen person som har fått delegert fullmakt fra styret. I Bufdirs søknadsportal vil dette gjøres ved at det enten er den som skal signere som også sender inn søknaden (innsendelse er da det samme som signatur), eller at den som skal signere setter sin signatur på et eget fullmaktsskjema som da scannes og lastes opp sammen med søknaden (se informasjon om hvordan man søker for detaljer rundt dette). 1.8 Kan tillitsvalgte og styremedlemmer mellom 15 og 18 stå økonomisk ansvarlige? Selv om styremedlemmer under 16 ikke kan opprette bankkonto kan de likevel selvstendig ha ansvarsposisjoner og meldes inn som styremedlemmer til Enhetsregisteret/Brønnøysund. Dette ble bestemt av Justisdepartementet/BLD for en tid tilbake. Personer som er valgt inn i et styre kan ikke bli økonomisk ansvarlig for et lags økonomiske disposisjoner eller gjeld, med mindre de opptrer 3

4 forsettlig eller uaktsomt. Da kan de bli erstatningsansvarlige på lik linje med andre styremedlemmer. Se mer informasjon om saken her: Hva er forskjellen på grunnlagsår, søknadsår og tilskuddsår? 2015 GRUNNLAGSÅR 2016 SØKNADSÅR 2017 TILSKUDDSÅR Dokumentasjon fra 2015, som antall medlemmer, årsregnskap, årsmelding osv., utgir grunnlaget for søknaden. Dette blir samtidig en rapportering for tilskuddsåret Søknaden sendes inn i søknadsåret, normalt er fristen 15. september hvert år. Organisasjoner mottar tilskudd i tilskuddsåret, normalt i tu utbetalinger i hhv. februar og juni.. 2. Medlemmer 2.1. Er det nødvendig å registrere medlemmenes fødselsår i medlemslistene? Registrering av fødselsår er lagt inn bl.a. grunnet kravene til at organisasjonen må sørge for demokratiske rettigheter og frivillig innmelding for alle medlemmer som har fylt 15 år, jfr. regelverket pkt annet ledd og pkt. 2.1 bokstav h. For å kunne oppfylle disse to bestemmelsene må organisasjonene kunne dokumentere fødselsår på sine medlemmer. Innføringen av krav om registrering av disse opplysningene i medlemsregisteret er i utgangspunktet gjeldende fra og med grunnlagsåret 2014 (dvs. tilskuddsåret 2016). Grunnet overgangsreglene kan det søkes om dispensasjon for dette frem til søknad for tilskudd i 2018, grunnlagsåret Det betyr at alle organisasjoner må ha fødselsår i medlemsregistrene senest innen utgangen av Hvordan teller vi familiemedlemmer etter det nye regelverket? Etter det nye regelverket skal alle enkeltpersoner telles som et medlem, så fremt de betaler 50 kr og ellers oppfyller øvrige krav i regelverket. Dette vil da også gjelde for familiemedlemskap. Dvs. at en familie på fem der alle fem har betalt minst 50 kr hver, minimum 250 kr, vil telles som fem medlemmer. Alle personer som har fylt 15 må selv individuelt og frivillig ha meldt seg inn i en organisasjon, og organisasjonens rutiner for familiemedlemskap må kunne ta høyde for å synliggjøre dette. Familiemedlemskap er forbeholdt medlemmer fra samme husstand Kan en person i familien melde inn andre i familien og betale kontingent samlet? Alle medlemmer må frivillig inngå medlemskap og med mindre en person er under 15 år må de selv vite om og akseptere en innmelding. Foreldre kan da ikke melde inn hverandre eller barn/ungdom over 15 år uten at disse selv har samtykket til det. Hva slags rutiner eller praksis dere har for å sørge for at dette blir praktisert er opp til dere, men det må være noe som kan etterprøves. 4

5 Men dette er fortsatt ikke et hinder for at en person i en husstand kan betale kontingenten for hele familien - da altså under den forutsetningen at alle i familien har godtatt og er klar over at de blir innmeldt Et medlem kan ha flere diagnoser. Kan man være medlem flere plasser? Det er ikke noe i veien for at samme person er medlem i flere forskjellige organisasjoner. Så lenge man betaler kontingent og ellers oppfyller kravene i pkt og i regelverket for hver enkelt organisasjon man er medlem i er det det eneste som har betydning for vår del Er etterlatte å regne som pårørende i følge regelverket? Organisasjonene kan legge til grunn at etterlatte kan regnes inn under pårørendebegrepet i regelverket. pkt bokstav m) definerer pårørende som "ektefelle, registrert partner, person som lever i ekteskaps- eller partnerskapslignende samboerskap med personen som har nedsatt funksjonsevne, barn, foreldre eller den som har foreldreansvaret, steforeldre, søsken og stesøsken, besteforeldre, tanter og onkler, verge eller hjelpeverge". 3. Tilskuddsberettigelse 3.1. Hva menes med «styrende organer» jfr. pkt. 2.1 i) «Organisasjonen må gjennom sine vedtekter sikre at personer med nedsatt funksjonsevne og deres pårørende har flertall i alle styrende organer nasjonalt, regionalt og lokalt»? Organisasjonen skal bestå i overveiende grad av personer med nedsatt funksjonsevne eller deres pårørende (pkt. 2.1 a) og denne gruppen må ha flertall i alle styrende organer (pkt. 2.1 i). Dette for å sikre en medlemsstyrt organisasjon. Som styrende organer menes alle organer med beslutningsmyndighet over organisasjonenes virksomhet, det vil da si typisk årsmøtet og styret i sentral-, regional- og lokalledd. Arbeidsgrupper og andre organer som ikke har endelig myndighet over økonomi, drift, vedtekter mv. vil ikke regnes som «styrende organer» Må lokalforeningene/lokallagene ha egne vedtekter, eller er det nok at det er beskrevet i de sentrale vedtektene? pkt i regelverket stadfester følgende: Med lokallag menes lag som pr. 31. desember i grunnlagsåret er en selvstendig enhet i organisasjonen, har vedtekter, minst fem medlemmer og eget styre valgt av og blant medlemmene. Om et lokallag kan sies å ha egne vedtekter eller ikke vil være avhengig av om disse er definert utfyllende i sentralleddets vedtekter eller om lokallagene selv fastsetter disse helt selv. I de tilfellene der den nasjonale organisasjonen har standardvedtekter som gjelder for alle lokallag og der disse fastsettes og endres av sentralleddet - vil dette kunne være tilstrekkelig til å oppfylle kravene etter pkt Men merk at forutsetningen for dette er at de sentralt fastsatte vedtektene/standardvedtektene for lokallag er bindende, samt at de definerer et nødvendig minimum av struktur (f.eks. organiseringen av laget, hvem som velger styret, hvem som har stemmerett på årsmøter mv.). Er dere i tvil kan dere kontakte Bufdir for veiledning. Merk også at kravet i pkt kun omhandler hvilke lokallag som skal gi uttelling i tilskuddsberegningen (jfr pkt. 3.3). En organisasjon kan ha andre typer lokallag utover det regelverket definerer, men det er altså kun de som faller innenfor pkt man vil få tilskudd på bakgrunn av. 5

6 4. Om tilskuddet og hvem som kan søke 4.1. Hvordan blir tilskuddet beregnet? Se også pkt Organisasjoner som ikke mottok driftstilskudd i 2013 fikk sitt tilskudd i 2014 basert på kriteriene i regelverket (jfr. pkt. 3.2 og pkt. 3.3), og overgangsreglene i kap. 10. i regelverket har deretter lagt begrensninger på maksimal nedgang og oppgang for denne gruppen organisasjoner. Grunnlaget for overgangsreglene for denne gruppen var deres samlede tilskudd til drift og likepersonsarbeid fra Merk at basistilskudd ikke blir tildelt de organisasjonene som også mottar tilskudd etter regelverket for tilskudd til nasjonale barne- og ungdomsorganisasjoner (jfr. pkt. 3.2) - se pkt 5.3. nedenfor Når blir tilskuddet utbetalt? Bufdir tar normalt sikte på å utbetale tilskudd i medio februar til alle søkere, også nye søkere som blir godkjent som tilskuddsberettiget. Utbetaling vil utgjøre halvparten av det totale tilsagnet. Andre halvpart vil normalt bli utbetalt i juni måned Kan ungdomsorganisasjoner motta støtte både fra Fordelingsutvalget og fra Bufdir til driftstilskudd til funksjonshemmedes organisasjoner? Ja, ungdomsorganisasjoner kan motta støtte fra begge tilskuddsordningene, men det kan ikke gis basistilskudd til organisasjoner som allerede mottar midler fra Fordelingsutvalget. Organisasjonen vil dermed motta basistilskudd etter tilskuddsordningen for nasjonale barne- og ungdomsorganisasjoner fra Fordelingsutvalget, og variabelt tilskudd under tilskuddsordningen for funksjonshemmedes organisasjoner. Jfr. regelverkets pkt Likepersonsmidler 5.1. Skal vi søke om likepersonsmidler på samme måte som i 2013? Det er ikke lenger særskilte midler til likepersonsarbeid. I stedet mottar alle organisasjoner tilskudd basert på et sett kriterier der likepersoner og likepersonsaktiviteter inngår i et beregningsgrunnlag. Se regelverkets kap og 3 for mer informasjon Hva er en likeperson? En likeperson er person den enkelte organisasjon selv har definert til å ha en særskilt rolle i utøvelsen og/eller ledelsen av organisasjonens likepersonarbeid og der organisasjonene har en rutine for kvalitetssikring av hvem som blir likepersoner (se regelverket pkt , annet ledd). Regelverket overlater i stor grad til organisasjonene selv å være voktere av likepersonsbegrepet og innholdet i det. Husk at organisasjonens likepersoner må dokumenteres, jf. pkt. 5.4: «Som dokumentasjon av likepersoner, jf. pkt. 3.3 bokstav e), kreves en oversikt med navn og adresse på hver enkelt likeperson i grunnlagsåret. Oversikten må dateres og signeres av styreleder eller daglig leder i organisasjonen, eller en annen person som styret har gitt fullmakt til å signere.» Denne dokumentasjonen vil være naturlig å framvise ved kontroll fra Bufdir. 6

7 5.3. Vi planlegger en likepersonssamling hvor det vil foregå 4 forskjellige kurs på samme dag, på samme hotell for å effektivisere. Teller dette som ett kurs eller som fire kurs? Så fremt hvert kurs hver for seg tilfredsstiller kravene i pkt , samt at dere kan dokumentere dette iht pkt. 5.4 første ledd for hvert slikt kurs, så teller dette som fire separate kurs En av våre tillitsvalgte skal holde et lengre innlegg på et kurs som arrangeres av en annen organisasjon. Teller denne aktiviteten som likepersonskurs og likepersonsaktivitet? Nei. Det er kun organisasjonens egne kurs/seminarer som gir uttelling til tilskudd i denne tilskuddordningen. Hensikten bak at dette er en del av tilskuddsutmålingen er fordi Bufdir mener denne typen aktivitet skal gi et bilde av organisasjonens egen aktivitet da tilskuddsordningens formål er å yte tilskudd til den enkelte organisasjon selvstendige drift og aktivitet Vil likepersoner som holder kurs for fagfolk være en likepersonsaktivitet? Nei, det vil ikke kunne rapporteres inn som likepersonsaktivitet. I pkt er likepersonsaktivitet definert som "organisert overføring av personlige erfaringer mellom personer med nedsatt funksjonsevne og mellom pårørende. Normalt vil den som overfører erfaringer ha lengre og mer bearbeidet erfaring enn de øvrige." Aktivitet, kurs og opplæring mv. som da retter seg mot andre enn funksjonshemmede og/eller pårørende vil derfor ikke kunne rapporteres inn som grunnlag for tilskuddsberegning etter regelverket Kan en likepersonstelefonsamtale mellom en likeperson og et medlem knyttet til erfaringsoverføring/ relevante temaer registreres som en oppsøkende aktivitet? Nei, Det er kun en konkret og fysisk oppsøkende aktivitet fra en likeperson til et medlem som kan anses som oppsøkende aktivitet. All annen aktivitet, som f.eks. lengre telefonsamtaler, epostutveksling, regnes ikke som oppsøkende aktivitet. Ta kontakt med oss dersom dere er i tvil Vil likepersonssamtaler foretatt på café mellom likeperson og et medlem kunne regnes som oppsøkende aktivitet. Ja, så lenge en likeperson må drive oppsøkende aktivitet og fysisk møte eller på annet vis oppsøke en bruker, vil det ikke ha noe betydning hvor selve møtet finner sted Våre likepersoner betjener brukerkontoret på mange sykehus. Godkjennes deres arbeid? Ja, besøk hos brukerkontorene vil kunne anses som oppsøkende aktivitet iht. regelverkets pkt d Kan en-til-en samtaler per telefon registreres som samtalegruppe? Vi kommer som hovedregel ikke til å godkjenne en-til-en telefonsamtaler som samtalegrupper. Grunnen til dette er at samtalegrupper skal møtes og gjennomføre en aktivitet slik det formuleres i regelverket. Med gruppe menes tre eller flere Er det et krav at et likepersonskurs alltid skal ledes av en likeperson eller er det greit om det ledes av en «ikke-likeperson»? Ja, likepersonskurs skal holdes av likepersoner. Det er viktig å ha denne avgrensningen ettersom disse kriteriene skal gi uttelling for å ha likepersoner som utfører likepersonsarbeid i organisasjonene. 7

8 5.11. I listen for likepersonaktiviteter, er det riktig å registrere likepersonsamtaler en likeperson har hatt med personer som stammer fra andre nordiske land? Tilskuddsordningen er en nasjonal ordning med en nasjonal innretning, og det gis derfor ikke uttelling for likepersonsamtaler med utenlandske deltakere Hva med de likepersonsaktivitetene som ikke faller inn under likepersonskurs, samtale- /aktivitetsgruppe eller oppsøkende aktivitet? En ordning som åpner for å skulle gi ekstra uttelling for langt flere aktiviteter, som f.eks. kontakt via sosiale medier, chat, epost eller telefonsamtaler, vil ikke være hensiktsmessig, og uhåndterbart mtp. rapportering og oppfølging. Organisasjonene får derfor uttelling basert på antall likepersoner for å dekke dette. Merk også at det ikke gis uttelling for aktiviteter som har et rent rekreasjonelt formål (jfr. Regelverkets pkt a). 6. Dokumentasjon og kontroll 6.1. Krav til elektronisk signatur I tilskuddsregelverkets pkt. 5.2, 5.3 og 5.4 stilles det krav til signatur for hhv. kontant betaling av medlemskap, årsrapport fra lokallag. Bufdir vil godkjenne enten fysisk eller elektronisk signatur for denne typen dokumentasjon. I regelverket står det at elektroniske løsninger kan godtas «dersom det er benyttet en betryggende metode for å autentisere avsender og innholdet av dokumentasjonen». Ved bruk av elektronisk signatur vil vi altså stille krav til at denne har betryggende løsning for autentisering og logging, dette vil i praksis si at signaturtjenesten kan dokumentere på en god måte at rett vedkommende har signert og at en elektronisk logg for slike signeringer blir sikkert oppbevart. Epostinnsendelser/bekreftelser, spørreundersøkelser/webskjemaer o.l. vil ikke være tilfredsstillende da disse tilfredsstiller kravet til autentisering av den som skal signere. Les mer om elektronisk signatur og autentisering her: Endringer i regelverkets dokumentasjonsbestemmelser i 2016 I tilskuddsregelverkets pkt er det fra og med 2016 foretatt endringer i kravene til dokumentasjon av likepersonsaktiviteter. Disse bestemmelsene vil gjelde fullt ut fra og med søknadsåret 2016 (og da gjelde for både grunnlagsåret 2015 og fremover). Ettersom de tidligere kravene til dokumentasjon var mer omfattende enn de nye, vil all dokumentasjon som da er samlet inn for 2015 og hittil i 2016 anses å kunne tilfredsstille kravene etter de nye bestemmelsene. Ta kontakt med oss dersom du er usikker på noe rundt dette. 8