Focusnet brukerveiledning hovedleder SØNDAGSSKOLEN NORGE

Transkript

1 Oppdatert november 2014 Oppdatert november 2014 # 1 Innlogging # 2 Introduksjon # 3 Registrere nye barn/ledere Focusnet brukerveiledning hovedleder SØNDAGSSKOLEN NORGE # 4 Hvordan finne barn/ledere som tidligere har vært aktive # 5 Dublett-feilmelding # 6 Avslutte medlemskap # 7 Endre medlemskap på en person # 8 Registrere kontingent betalt/ikke-betalt # 9 Ta ut rapporter # 10 Levere årsrapport # 11 Politiattest # 12 Mine opplysninger # 13 Min gruppe # 14 Gruppe i pause eller nedlagt Kontaktinformasjon til din krets finner du her: sondagsskolen.no/kretsene Kontaktinformasjon til hovedkontoret: E-post: post@sondagsskolen.no Telefon:

2 Oppdatert november 2014 #1 Innlogging: Du logger deg inn via sondagsskolen.no Velg Logg inn øverst i høyre hjørne Velg Logg inn Medlemssystem (Focusnet) Logg deg inn med ditt brukernavn/passord (sendt til deg per e-post). Hvis du mangler dette må du kontakte hovedkontoret eller søndagsskolekonsulenten i din krets. Innlogging for første gang? Første gang du logger inn i systemet blir du bedt om å endre passord. Ditt nye passord skal bestå av små bokstaver og tall (minimum 6 tegn). Ditt brukernavn er alltid det samme - ditt personlige medlemsnummer. OBS! Du kan ikke logge inn med brukernavn og passord tilhørende tidligere hovedleder, ettersom dette er personlig. Det er derfor viktig at du gir oss på hovedkontoret beskjed ved skifte av hovedleder, slik at du får tilsendt ditt personlige brukernavn og passord. # 2 Introduksjon Forklaring til fanene: - Barn/ledere: Her kan du registrere nye barn/ledere, starte og avslutte medlemskap eller registrere kontingent. - Rapporter: Her kan du ta ut lister over alle aktive eller utmeldte medlemmer. - Årsrapport: Her leverer du årsrapport for din gruppe. - Politiattest: Her får du informasjon om hvordan innhente og registrere dette. - Mine opplysninger: Hovedleder sin kontaktinformasjon. - Min gruppe: Opplysninger om deres gruppe. Ordliste Medlemskap = Alle registrerte barn er medlemmer. Et medlem kan også være hovedleder, medarbeider, kasserer eller hjelpeleder. Kontingent = Vi anbefaler alle å ta inn kontingent (medlemspenger) for barna i deres gruppe. For å få offentlig støtte må kontingenten være på minst kr 50,- Årsrapport = Årlig rapport med oversikt over alle medlemmer i gruppen. Dette er grunnlaget for å få økonomisk støtte. # 3 Registrere nye barn og ledere Under fanen Barn/ledere får du en oversikt over alle medlemmer. Du kan velge å se: Aktive forhold = Nåværende medlemmer i gruppen. Med sluttdato = Tidligere medlemmer som er registrert sluttet i gruppen. Alle = Alle nåværende og tidligere medlemmer i gruppen. Personlig medlemsnummer: Alle barn og ledere har sitt unike medlemsnummer. Du kommer inn på opplysninger om personen ved å klikke på nummeret som står foran navnet.

3 På infobildet du nå får opp, kan du korrigere navn, kontaktinformasjon eller fødselsår. Tips! Du kan velge å dele ut et påmeldingsskjema ved oppstart ved høst og vårsemester til foresatte i gruppen for å få registrert barna enklest mulig. Bruk så denne for registrering i vårt medlemssystem. Registrering av nytt medlem i gruppen: Trykk på Nytt barn/leder Skriv inn følgende opplysninger: Fornavn og etternavn (Skriv kun inn det siste etternavnet, unntak: hvis etternavnet skrives med bindestrek. Mellomnavn skal skrives på fornavnlinjen) Fødselsår Velg riktig kjønn Velg medlemstype (barn, hjelpeleder, medarbeider, leder, kasserer) Innmeldt dato (Datoen trenger ikke å være nøyaktig) Adresse, postnr. og poststed (Ikke bruk forkortelser, men hele adressen må fylles ut) Skriv inn e-post/mobil (viktig å få med for ledere og evt. kontaktinformasjon om de foresatte til barna) OBS! Husk at alle barn, medarbeidere, hjelpeledere og kasserere må være registrert med fullt navn, adresse og fødselsår. # 4 Hvordan finne barn/ledere som tidligere har vært medlemmer Når et barn/leder har tidligere vært aktiv i din eller annen gruppe så kan du søke opp medlemmet. Trykk på Nytt barn/leder og skriv inn medlemmet sitt navn, fødselsår, kjønn, adresse. Du vil da få opp et forslag om Mulig dublett med navn og adresse. Trykk Velg og du vil komme inn på gjeldende person sin info-side. Skriv inn innmeldingsdato og lagre. Nå vil personen både ha en avsluttet tilknytning med sluttdato og en aktiv tilknytning. # 5 Dublett-feilmelding Dersom du prøver å registrere en ny person som er registrert fra før i vårt medlemsregister (dublett) så må du se på forslagene som kommer opp. Et barn kan være medlem i flere grupper. Velg den personen som har både navn og adresse som passer med den du 1

4 prøver å registrere ved å klikke på det blå nummeret. Dersom ingen av personene som kommer opp passer, så registrer du den nye personen ved å klikke registrer. Dersom en dublett likevel skulle bli registrert eller du finner dubletter på din gruppe, må du sende en e-post til med dublettens navn og nummer samt gruppen sitt navn og nummer. Hovedkontoret vil sørge for å oppdatere dette snarest. # 6 Avslutte medlemskap Det er viktig å avslutte medlemmer slik at de ikke kommer feilaktig med på statistikken. Husk å gjøre dette før levering av årsrapport. Hak av de medlemmene du ønsker å avslutte fordi de ikke lenger er med i gruppen. Skriv inn utmeldt dato og trykk på: Lagre. # 7 Endre medlemskap på en person Dersom en kasserer for eksempel skal bli medarbeider, så går du inn på gjeldende person og endrer medlemstype: # 8 Registrere kontingent betalt/ikke-betalt Det er viktig at alle barn er registrert med enten kontingent betalt (KB) eller kontingent ikke betalt (KIB). Det er frivillig om gruppen ønsker å innkreve kontingent eller ikke, men den må være på minimum kr 50,- per barn per år for å få offentlig støtte. Hak av de du ønsker å registrere kontingent. Velg enten kontingent betalt eller kontingent betalt. Skriv inn hvilket år kontingenten gjelder for. Det er viktig at korrekt år blir registrert. Kontingenten må være betalt innenfor perioden for inneværende år, XX til XX). Skriv hvilken dato kontingenten ble betalt Til slutt trykker du på: # 9 Ta ut rapporter Klikk på fanen Rapporter. Her kan du skrive ut lister over alle medlemmer som har vært med i gruppen 2

5 eller aktive/utmeldte medlemmer. Uttaket velger du ved å filtrere medlemstype: Du kan også skrive ut adresse-etiketter over medlemmer og ledere. # 10 Levere årsrapport Klikk på fanen Årsrapport. Her er fanene du skal svare på før årsrapporten leveres: Du kan ikke klikke på den enkelte fanen, men du blir ledet gjennom hver enkelt fane til årsrapporten kan leveres. 1. Fanen Info gir deg viktig informasjon om årsrapporten Her er en oversikt over leverte årsrapporter og status på årets rapport. Velg årets rapport for å fortsette. Når status er levert, kan den ikke endres med mindre du tar kontakt med hovedkontoret. For å se på en tidligere levert årsrapport trykker du velg foran det aktuelle året: Sjekkpunkter før du starter på innlevering av årsrapport: Du må ha: Registrert barn og ledere med fullstendig adresse, kjønn og fødselsår Avsluttet tidligere medlemmer Registrert Kontingent Betalt (KB)/ Kontingent Ikke Betalt (KIB) på alle barn og ledere under 26 år OBS! Dersom du har registrert feil i kontingent, kontaktinformasjon eller fødselsår kan du gå tilbake til gjeldende person og endre dette. Husk å lagre! For å gå videre og lagre årsrapporten trykker du på: For å gå tilbake i årsrapporten trykker du på: 3

6 Du kan velge å gå ut av årsrapporten og fortsette en annen dag. Fristen for å levere er 1. februar. 2. Fanen: Styret, årsmøte og samlinger Skriv inn det året som årsrapporten gjelder for. Skriv inn dato for valg av styre (dvs. det styret som sitter den i året årsrapporten gjelder for). Obs. Valg av styre må ligge i forkant av styreperioden. Dersom du er eneste leder fyller du inn den datoen du bestemte deg for å fortsette som leder. Skriv inn den perioden styre og hovedleder er valgt for. En styreperiode kan vare i maks to år og må gjelde det styret som satt den (i året som årsrapporten er levert for). Kryss av for ja dersom du søker om støtte fra en annen organisasjon enn SØNDAGSSKOLEN NORGE. Skriv inn hvilken organisasjon det gjelder. Skriv inn hvor mange samlinger dere har hatt gjennom året dere leverer årsrapport for. I følge regelverket må man ha minst en samling per år for at årsrapporten skal bli godkjent. 3. Fanen: Prosjektstøtte Det kan søkes om opptil kr 3.500,- i prosjektstøtte Frifond til SPRELL LEVENDE eller annet pedagogisk undervisningsmateriell. Dette må du søke om årlig. Du kan søke om prosjektstøtte uavhengig av om du har betalende barn eller ikke. Til høyre kan du se hva slags abonnement gruppen din har. 4

7 Søker du om prosjektstøtte? Kryss av for ja eller nei. Dersom du ikke ønsker å søke om prosjektstøtte, svarer du nei og går videre til neste fane. Dersom du søker om prosjektstøtte til SPRELL LEVENDE må du ha abonnement på SPRELL LEVENDE. Du kan også søke om støtte til annet pedagogisk undervisningsmateriell. Blant annet abonnement på BARNAS. Skriv inn en kort redegjørelse for hva dere søker om, for eksempel typen undervisningsmateriell. Dere kan ikke søke om støtte til annet type utstyr, det kan den generelle tildelingen brukes til. Nederst skriver du inn beløpet dere søker støtte for, maks kr 3.500,- 4. Fanen: Regnskap Alle grupper er pliktige til å føre et eget regnskap eller som et avdelingsregnskap i menighet. Link til eksempel på føring av regnskap: sondagsskolen.no/maalgrupper/leder/oekonomi-og-administrasjon/regnskap-maaleveres. Regnskapet må vise Frifondmidler eller andre inntekter gruppen har mottatt. Husk at gruppen må ha bilagsdokumentasjon som viser innbetalt medlemskontingent med innbetalingsdato og navn på medlemmet. Gruppen kan for eksempel levere ut en giro til medlemmer for betaling av kontingent. Hvert år trekkes et antall grupper ut i regnskapskontroll. Fra og med 2016 (regnskapsår 2015) skal regnskapsoppstilling leveres. 5. Fanen: Rapport om Frifond (Årsberetning om Frifond) Alle grupper som leverer årsrapport kan søke om midler til undervisningsmateriell. Alle grupper med betalende barn får generell Frifondstøtte på kr 1.000,- til gruppen og varierende beløp pr. barn. 5

8 Generell støtte viser hvor mye gruppen fikk tildelt av midler for sist leverte årsrapport. Prosjektstøtte viser det gruppen fikk tildelt til SPRELL LEVENDE eller annet pedagogisk undervisningsmateriell. Skriv inn hva som er brukt iht. regnskap. Frifondmidlene må være brukt opp innen 30. juni i påfølgende kalenderår og dette må synliggjøres i regnskapet. Eventuelle resterende midler må tilbakebetales til SØNDAGSSKOLEN NORGE. Nederst skriver du inn en kort årsberetning om hva dere har brukt midlene til og hva slags utgifter dere har hatt. For eksempel: Kjøpt SPRELL LEVENDE og servert mat på samlingene. 6. Fanen: Lever årsrapport Dersom det er et felt du har ikke har fylt ut som er valgfritt, kan det komme opp en melding om dette. Vil du ikke gå tilbake og endre så trykker du på: Det vil nå komme opp en mulighet for å skrive ut rapporten i pdf. Dette er kun for ditt eget arkiv. Årsrapporten skal ikke sendes inn til din krets eller SØNDAGSSKOLEN NORGE. Tusen takk for at du har levert årsrapport! Vi i SØNDAGSSKOLEN NORGE er takknemlig og glade for innsatsen din for barna i din gruppe og for at du har levert årsrapport. # 11 Politiattest Fra vil SØNDAGSSKOLEN NORGE innføre innhenting av politiattest fra alle frivillige i gruppene. Den enkelte medarbeider må sørge for egen politiattest og fremvise til hovedleder i gruppen. Hovedledere fremviser til 6

9 søndagsskolekonsulenter. NB: Politiattester skal kun fremvises, ikke lagres hos andre enn eieren. På denne siden vil du i løpet av høsten 2015 kunne registrere og se hvilke medarbeidere som har fremvist politiattest i din gruppe. # 12 Mine opplysninger: Her finner du all kontaktinformasjon om hovedleder. Vennligst oppdater denne siden med din kontaktinformasjon slik at du mottar all nødvendig informasjon fra oss - husk å lagre! Her kan du også endre passordet ditt til Focusnet. Dersom en ny person skal overta som hovedleder for gruppen kan man ikke benytte brukernavn/passord til tidligere hovedleder, men ny hovedleder må ta kontakt med hovedkontoret. Vi trenger adresse, fødselsår, mobil og e-post. Kontakt oss via e-post post@sondagsskolen.no eller tlf: # 13 Min gruppe: Denne siden viser informasjon om din gruppe. Her vil det etter hvert legges ut flere funksjoner som du kan bruke i din gruppe. Kontonummer: Gruppens kontonummer som vi kan utbetale Frifondstøtte til. Dersom dere får et nytt kontonummer må dere kontakte hovedkontoret. Kontingentbeløp: Dersom gruppen eller kretsen har høyere kontingent enn kr 50,- legg inn verdien her. Send gjerne halvparten av kontingenten til din krets som takk for besøk, kurs og veiledning. Passord: Dette er passordet du benytter for å logge inn i Online Planleggingsverktøy dersom du er SPRELL LEVENDE abonnent. Kretsinformasjon: Her finner du kontaktinformasjonen til søndagsskolekonsulenten i din krets. # 14 Gruppe i pause eller nedlagt Hvis din gruppe tar pause eller blir nedlagt må du gi beskjed om dette på e-post eller telefon til din søndagsskolekonsulent eller til hovedkontoret. 7