KRAVSSPESIFIKASJON. Revisjonstjenester for Kirkelig fellesråd i Oslo og Oslos 57 menigheter

Transkript

1 KRAVSSPESIFIKASJON Revisjonstjenester for Kirkelig fellesråd i Oslo og Oslos 57 menigheter 1. Formål Formålet med kontrakten er å sikre en forsvarlig revisjon av regnskapet for Kirkelig fellesråd i Oslo og regnskapene for de 57 menighetsrådene i Den norske kirke Oslo, innenfor det til enhver tid gjeldende regelverk og revisjonsnormer/standarder. Regelverket fremgår i dag av Kirkeloven av 7 juni 1996 nr 31 ( Kirkeloven ) 9 (for menighetsrådene) og 14 (for Kirkelig fellesråd), som begge fastsetter at regler om budsjettordning, regnskapsføring og revisjon gis av departementet. Slike regler er særlig gitt gjennom forskrift av 25 september 2003 nr 1215 om økonomiforvaltningen for kirkelige fellesråd og menighetsråd i Den norske kirke ( Økonomiforskriften). Økonomireglementet for Kirkelig fellesråd i Oslo (vedtatt 14 desember 2004) inneholder pr i dag ikke særregler for revisjon. Revisjonen skal utføres av kommunerevisor, statsautorisert revisor eller registrert revisor, jf Økonomiforskriftens Regnskapsrevisjon Revisor skal utføre revisjon av regnskapet for Kirkelig fellesråd i Oslo og regnskapene for de 57 menighetsrådene i Den norske kirke Oslo. Utenfor regnskapsrevisjonen faller eventuell revisjon av regnskapene for stiftelser, fond og andre selvstendige rettssubjekter tilknyttet Kirkelig fellesråd og menighetsrådene. Revisor skal også utføre kontroll og attestasjon og avgi uttalelser knyttet til ulike kompensasjonsordninger, tilskuddsordninger og refusjonskrav. Dette gjelder blant annet: Bekreftelser på rapportering for statlig tilskudd for diakoni, kirkelig undervisning, kirkemusikk og trosopplæring; Bekreftelser overfor NAV; Bekreftelser overfor Skatteetaten; Bekreftelse på korrekt grunnlag knyttet til merverdiavgiftskompensasjon gjøres løpende for hele året for Kirkelig fellesråd, med 6 separate innsendelser via Altinn. For menighetsrådene gjøres 1 separat innsendelse ved regnskapsårets utgang; og Gjennomgang og attestasjon av regnskapstall i forbindelse med eventuelle kommunale refusjonskrav. Det skal oppgis en årlig fastpris for regnskapsrevisjonen spesifisert særskilt for henholdsvis Kirkelig fellesråd i Oslo og for Oslos 57 menigheter, jf. vedlagte prisskjema. Prisen må ta høyde for at antall attestasjoner relatert til refusjonskrav og rapportering ovenfor offentlige myndigheter kan endres som følge av krav fra sentrale myndigheter, Oslo kommune etc. Når avtale om revisjonstjeneste er inngått skal revisor straks ta kontakt med Kirkelig fellesråd i Oslo og menighetsrådene (via seksjon for menighetsregnskap) for å gjøre avtaler om frister for attestasjonsoppgavene. Overskridelse av frister fastsatt av statlige og kommunale myndigheter kan føre til bortfall av tilskuddsmidler. Kirkelig fellesråd og menighetsrådene forbeholder seg rett til å gjøre gjeldende erstatningsansvar, dersom fristoversittelse skyldes revisor. 1

2 Menighetsrådene velger selv sin revisor. Såfremt menighetsrådene bruker samme revisor som Kirkelig fellesråd i Oslo dekker Kirkelig fellesråd i Oslo hoveddelen av revisjonsutgiftene ved valg av annen revisor må menighetsrådene dekke revisjonsutgiftene selv. Ingen av menighetsrådene i Oslo har i dag annen revisor enn Kirkelig fellesråd i Oslo. Nøkkeltall for Kirkelig fellesråd, menighetsrådene og disses barnehager i Oslo er inntatt i særskilt vedlegg nedenfor. 3. Forvaltningsrevisjon Verken Kirkelig fellesråd eller menighetsrådene har gjennomført forvaltningsrevisjon i noe særlig omfang de senere årene. Det foreligger heller ikke planer om større oppdrag for perioden det nå søkes om tilbud på revisjonstjenester. I den grad forvaltningsrevisjon skulle bli aktuelt ber vi om at det i tilbudet gis en timepris for analyse og forvaltningsrevisjon, jf vedlegg Rapportering og kommunikasjon Plan for utførelse av revisjonsarbeidet skal forelegges Kirkelig fellesråd, før revisjonsarbeidet iverksettes for hvert regnskapsår. Planen skal omfatte både revisjon av Kirkelig fellesråd og menighetsrådene. Det legges til grunn at det minst skal gjennomføres interimsrevisjon pr i regnskapsåret for Kirkelig fellesråds- og de menighetsrådenes regnskaper. Innen utgangen av september skal revisjonen rapportere med nummerert brev til Kirkelig fellesrådet for Kirkelig fellesråds regnskap, og det respektive menighetsråd for deres regnskap. Rapportene skal beskrive hva revisjonsoppgavene har omfattet og hvordan de er utført. Prisen for dette skal inngå i fastprisen for regnskapsrevisjonen. 5. Møter Revisor skal delta på møter med både økonomiavdelingen og seksjon for menighetsregnskap i Kirkelig fellesråd for informasjon om, og drøftelse av, aktuelle problemstillinger. Møtene finner sted ved behov, i Kirkelig fellesråds lokaler om ikke annet avtales særskilt. Revisor møter i Kirkelig fellesråd når saker som har tilknytning til revisors oppdrag skal behandles. Prisen for møter omtalt her skal inngå i fastprisen for regnskapsrevisjon. 6. Rettledning og bistand Revisor skal svare på enkle spørsmål fra Kirkelig fellesråd og fra menighetsrådene. Prisen for rettledning og bistand som krever et timeforbruk inntil 30 minutter pr spørsmål inngår i fastprisen for regnskapsrevisjon. Spørsmål som vil kreve et timeforbruk på 30 minutter eller mer pr. spørsmål, skal faktureres etter timepris for rettledning og bistand, jf vedlegg 4. Slik fakturering skal skje samtidig med fakturering av regnskapsrevisjonen i henhold til fastpris. Av fakturaen skal det fremgå hva rettledningen/bistanden gjelder og hvem som har bestilt denne. 2

3 7. Arbeidsspråk Arbeidsspråket skal være norsk skriftlig og muntlig. 8. Arbeidsplass Kirkelig fellesråd vil vederlagsfritt stille arbeidsplass og tilgang til aktuelle datasystem til disposisjon for revisor. 9. Utgangspunkt for pristilbudet Pristilbudet skal legge til grunn at arbeid utføres hos Kirkelig fellesråd i Oslo der dette er naturlig og nødvendig. Dette gjelder også for revisjon av regnskapene til menighetsrådene som føres av seksjon for menighetsregnskap i Kirkelig fellesråd. Kostnader for reisetid og reisekostnader skal inngå i fastprisen for regnskapsrevisjon. Videre skal parkeringsutgifter bomavgifter m.m. inngå i fastprisen. 3

4 KIRKELIG FELLESRÅD, MENIGHETSRÅD OG BARNEHAGER NØKKELTALL Den norske kirke i Oslo hadde ved siste årsskifte medlemmer. Oppgavene og ansvarsområdene for Kirkelig fellesråd og menighetsrådene innenfor Den norske kirke følger av Kirkeloven. Innen gravferdsområdet er det for tiden en spesialordning i Oslo ved at det overordnede ansvaret ligger hos Kirkelig fellesråd, samtidig som driftsoppgavene ivaretas av Oslo kommunes gravferdsetat. Denne arbeidsfordelingen er basert på en avtale mellom partene som utløper i 2012, og det kan derfor bli endring i oppgaveporteføljen for Kirkelig fellesråd når denne avtalen utløper, i form av en utvidelse. Regnskapene for Kirkelig fellesråd og menighetsrådene i Oslo føres av Kirkelig fellesråd. For noen av menighetsbarnehagene som ligger under de enkelte menighetsrådene føres regnskapet av ekstern regnskapsfører. Slike barnehage-regnskaper konverteres inn i vedkommende menighetsråds regnskap av Kirkelig fellesråd som regnskapsfører for menighetsrådet. Lønnskjøring for Kirkelig fellesråd og noen menigheter ivaretas i dag av Kirkelig fellesråd - dette utgjør hoveddelen av den samlede lønnsmasse. Hoveddelen av menighetsrådene benytter imidlertid i dag eksternt regnskapsbyrå for lønnskjøringen som utgjør en mindre del av lønnsmassen. Det arbeides med konkrete planer for å overføre denne lønnskjøringen til Kirkelig fellesråd, og det antas at overføring vil skje i løpet av avtaleperioden for revisjon. Driftsutgiftene for Kirkelig fellesråd i Oslo var i 2009 på 184,7 mill. kr., mens investeringsutgiftene var på 125 mill. kr. I 2009 (og 2008 tall i parentes) var antallet - inngående fakturaer (4 568), - utgående fakturaer 782 (727), og - øvrige regnskapsbilag 949 (1054). Kirkelig fellesråd benytter Visma Unique som økonomi- og lønnssystem, og dette systemet brukes også til utfakturering. I Kirkelig fellesråd i Oslo ble det i 2009 utført i underkant av 200 årsverk, og sykefraværet var 6,7 %. Ca. 45 av årsverkene er knyttet til stillinger hvor Kirkelig fellesråd i Oslo har overtatt arbeidsgiveransvaret fra menighetsrådene, men hvor menighetsrådene har finansieringsansvaret. Plassering av arbeidsgiveransvar og utlønning for disse stillingene er under vurdering (Fellesråd eller Menighetsråd). For videre informasjon vises det til Kirkelig fellesråds i Oslo sin årsrapport for 2009 og saksutredning for årsregnskapet for 2009 lagt frem for Fellesrådet som følger som undervedlegg. De samlede driftsutgifter for de 57 menighetsrådene i Oslo var i 2009 med i underkant av 130 mill. kr., mens investeringsutgiftene utgjorde 12,3 mill. kr. Antallet bilag utgjorde i overkant av I gjennomsnitt gir dette 2,3 mill. kr. i driftsutgifter, 0,2 mill. kr. i investeringsutgifter og 900 regnskapsbilag pr. menighetsrådsregnskap som skal revideres. Variasjonen mellom menighetene er imidlertid stor - den menigheten med størst økonomisk aktivitet hadde driftsutgifter på 11 mill kr. i 2009, mens menigheten med lavest økonomisk aktivitet hadde driftsutgifter på under 0,2 mill. kr i samme periode. For mer detaljert informasjon om den økonomiske aktiviteten i det enkelte menighetsråd vises det til undervedlegg med angivelse av aktivitet pr. menighet (for helhetens skyld er også hovedtall for Kirkelig fellesråd tatt inn), og årsrapporter for et utvalg av menighetsråd (tre av de største, en gjennomsnittlig og en av de minste) følger også som undervedlegg. Kirkelig fellesråd benytter Visma Unique som 4

5 økonomisystem for føring av menighetsrådenes regnskaper. For de menigheter hvor Kirkelig fellesråd foretar lønnskjøring benyttes Visma Unique ansatt. Utfakturering skjer i stor grad gjennom lokale systemer i menighetene, men omlegging til bruk av Visma Unique s økonomisystem også til utfakturering for menighetsrådene er igangsatt. Undervedlegg: Årsrapport for Kirkelig fellesråd i Oslo for 2009 Saksutredning til Fellesrådet i Oslo i forbindelse med avleggelse av regnskap for Oppstilling som viser økonomisk aktivitet i 2009 pr. menighet Årsrapporter for et utvalg menighetsråd i