KursAdmin. Veiledning 3 for kursarrangører Kursgjennomføring avslutte kurs. Oppgaver. Legge inn deltakere. Legge inn regnskap.

Transkript

1 KursAdmin Veiledning 3 for kursarrangører Kursgjennomføring avslutte kurs Oppgaver Legge inn deltakere Legge inn regnskap Lagets bankkonto Avslutte kurs 3 Illustrasjon av fanen «Kurs» i KursAdmin 15.mai 2012 Kursgjennomføring avslutte kurs versjon

2 Innhold Bruk av KursAdmin. side 3 Kursgjennomføring i denne veiledningen side 3 Status for kurs.. side 4 Endre kursets status til «Åpnet» side 5 Legge til kursdeltaker.. side 6 Kursets regnskap.. side 11 Lagets bankkonto. side 11 Avslutte kurs - sjekkrutiner. side 13 Steg 1 - deltakerrapport side 13 Steg 2 kursdetaljer kjønn på deltakere... side 14 Steg 3 oppsummering side 14 Om veiledning for kursarrangør... side 16 Tilretteleggingstilskudd, TRT, i kursadmin. side 16 Noen symboler du møter i KursAdmin. side 17 KursAdmin er et program for administrasjon og rapportering av kursaktiviteter i studieforbund tilknyttet Voksenopplæringsforbundet, VOFO. Programmet er utviklet av Senitel Consulting i samarbeid med en arbeidsgruppe nedsatt av VOFO. Arbeidsgruppa har bestått av: William Evans Espen Holm Sonja Jacobsen Birgitte Johnsen Trond Markussen Jørn Rosland Rolv Stokka Kjell Meek VOFO Folkeuniversitetet Bygdefolkets Studieforbund Aftenskolen Akademisk Studieforbund Studieforbundet Funkis Musikkens Studieforbund AOF 15.mai 2012 Kursgjennomføring avslutte kurs versjon

3 Bruk av KursAdmin KursAdmin er utviklet til bruk i alle studieforbund. Det inneholder derfor noen funksjoner som vi ikke er vant til. Kanskje vil dette vise seg å være nyttige verktøy som vi senere kan ta i bruk. Det er spennende å starte med et nytt kursprogram, og det er viktig å ha klart for seg at programmet ikke er ferdig utviklet. Nå er det viktigst at vi kan utføre de grunnleggende rutinene for å registrere og ferdigmelde kurs. Senere vil vi komme tilbake til effektive og arbeidsbesparende funksjoner i programmet. Du får tilgang til KursAdmin via en nettleser. Programmet skal virke i alle nettlesere, men vi anbefaler at du bruker Google Chrome eller Firefox. De kan lastes ned gratis fra nettet. Google Chrome krever stor datakapasitet, Firefox krever noe mindre. Her laster du ned Google Chrome Her laster du ned Firefox Dataskjermen bør ha en viss størrelse og vi anbefaler skjermstørrelse på 1280 x Det lønner seg å ha stor skjerm, men programmet kan tilpasses mindre skjermer. Før du starter opp må du lese og utføre oppgaver knyttet til: Veiledning 1 for kursarrangører Veiledning 2 for kursarrangører Kursgjennomføring i denne veiledningen Denne veiledningen handler om: Legge inn deltakere på kurs Legge inn regnskapstall Avslutte kurs Vi har valgt de viktigste funksjonene for gjennomføring av kurs i denne veiledningen. KursAdmin inneholder mange andre nyttige funksjoner som vi vil komme tilbake til. Vi minner også om at noen funksjoner i KursAdmin ikke er ferdigstilt ennå. Disse vil bli tilgjengelig i senere versjoner. Vi ber derfor om forståelse og tålmodighet for det som ennå ikke fungerer optimalt. 15.mai 2012 Kursgjennomføring avslutte kurs versjon

4 Status for kurs Kurs har ulike status i KursAdmin. Et kurs du sender til oss for å få godkjent, har status «Opprettet». Når det blir behandlet får det status «Godkjent». Dette er eksempel på kursstatus som endres automatisk. Andre status for kurs velger du selv i feltet for dette i skjermbildet med kursets data. Kursstatus som er aktuelle å velge i vårt studieforbund: «Åpnet» - når du vet at kurset blir gjennomført endrer du til denne status «Innstilt» -om kurset blir avlyst velger du denne status «Utsatt» -settes kurset opp senere velger du denne. Husk også å endre til nye aktuelle datoer. Nå skal du arbeide videre med et kurs du har fått godkjent. Du klikker på fanen «Kurs» (1). Deretter velger du kurs med status «Godkjent/ Åpnet» (2). Så klikker du på «Søk» (3). Du får fram kun kurs med disse to stausene. Dette er forhåndsinnstilt når du logger deg inn og går til «Kurssenter». Derfor er kanskje instillingen på plass og du trenger ikke søke. 3 1 Nå velger du det kurset du skal arbeide videre med: 2 Her har vi valgt «Styret som team mars 2012» 15.mai 2012 Kursgjennomføring avslutte kurs versjon

5 Endre kursets status til «Åpnet» Dette kurset har status «Godkjent». Når vi vet at kurset blir gjennomført skal vi endre status til «Åpnet». Skjermbildet under kommer fram med fakta om kurset. Du klikker på «Rediger»-knappen. Skjermbilde hvor du redigerer data for kurset dukker fram. Du åpner nå statusfeltet og velger status «Åpnet» Deretter lagrer du og går tilbake til «Kurssenter» 15.mai 2012 Kursgjennomføring avslutte kurs versjon

6 Når deltakere er lagt til kurset og sluttdato for kurset er passert, dukker det opp en ny knapp: «Avslutt kurs». Denne kommer vi tilbake til når deltakere og regnskap er fylt inn. Legge til kursdeltaker Når du starter med å legge inn deltakere til kurset ditt, vil personene sannsynligvis ikke finnes i KursAdmin. De må legges inn i «Navn og adresser». Du kan velge om du vil legge dem inn her først og så hente dem til kurset. Du kan også legge inn deltakere direkte til kurset. Her viser vi deg hvordan du legger inn deltakere direkte til kurset. NB! Du må ha deltakernes fødselsdato, ikke bare fødselsår. Du går til fanen «Kurs» og velger det kurset du skal legge deltakere til. Under «Kursdetaljer» for kurset ser du flere faner se skjermbildet neste side. Du finner fanen for å legge til kursdeltakere under kursfakta se under. Når du klikker på Deltakere får du fram to valg. «Kopier deltakere fra annet kurs» er en nyttig funksjon når du har arrangert en del kurs. Vi beskriver ikke denne funksjonen her. Se senere veiledninger. 15.mai 2012 Kursgjennomføring avslutte kurs versjon

7 Her skal du velge Legg til deltaker Nå kommer du videre til skjermbildet under. Du skal alltid utføre et søk på navn for deltakeren. Dette skal hindre at personer blir lagt inn «dobbelt». NB! Denne knappen -/dette valget- blir fjernet i senere versjon av KursAdmin. Skal ikke benyttes! Kun for FS sentralt ved bruk av papirskjema. 15.mai 2012 Kursgjennomføring avslutte kurs versjon

8 Du fyller inn navnet på deltakeren og klikker på «søk». Etter søket får du tilgang til knappen dersom personene ikke finnes i KursAdmin. Nå klikker du på «Ny registrering» og kommer til skjermbildet for registrering av personer. Her fyller du ut nødvendig data om deltakeren. Du klikker på «Lagre» og får fram opplysninger du skal bekrefte. 15.mai 2012 Kursgjennomføring avslutte kurs versjon

9 Du kan knytte person til organisasjon eller organisasjonsledd ved å åpne tilhørende felt: Skjermbildet under kommer fram og du kan søke fram til medlemsorganisasjon eller organisasjonsledd. Når du klikker på valget kommer du tilbake til skjermbildet for kursdeltakeren. Du kan legge inn opplysninger om deltaker her: Dette er opplysninger som er viktig å vite for kursarrangør. Disse opplysningene vil ikke være synlig for andre kursarrangører. Klikke på «Legg til». Ny knapp for «Lagre» kommer frem. Klikk på denne fører deg tilbake til «kursenteret». Skjermbildet på neste side kommer frem. 15.mai 2012 Kursgjennomføring avslutte kurs versjon

10 Nå har kurset en deltaker med et utvalg av opplysninger. Du kan endre opplysningene på deltakeren ved å klikke på Du kan endre status for deltaker Du kan slette deltakeren ved å klikke på Du kan sende melding eller se historikk for kommunikasjon med klikk på Handlinger knyttet til kommunikasjons med kursdeltakere kommer vi tilbake til i senere veiledninger. Dette fungerer ikke helt optimalt ennå. Nye deltakere legges inn med samme fremgangsmåte som er beskrevet foran. 15.mai 2012 Kursgjennomføring avslutte kurs versjon

11 Kursets regnskap Kursregnskap fører vi inn under fanen Økonomi. Nå legger du inn regnskapstall. Bruke hele kroner. Ledetekstene til kostnader vil bli endret slik at de stemmer overens med de ledetekstene Funkis bruker se papirskjema. Nå lagrer du regnskapstallene ved å klikke på knappen Lagre. Lagets bankkonto FUNKIS utbetaler tilskudd til kursarrangørens bankkonto. Denne kontoen må legges inn i KursAdmin. 15.mai 2012 Kursgjennomføring avslutte kurs versjon

12 Under fanene «Administrasjon og «Organisasjon» kan du høyre-klikke på ditt organisasjonsledd. Du velger «Administer». I dette skjermbilder klikker du på fanen «Økonomi», legger inn lagets kontonummer og trykker på Lagre»-knappen. Nå går du tilbake til «Kurssenter» og kan avslutte kurset. 15.mai 2012 Kursgjennomføring avslutte kurs versjon

13 Avslutte kurs - sjekkrutiner Det er ikke nødvendig å føre inn frammøte for hver dag eller samling i KursAdmin. Når kursets økonomi er ferdig, og kostnader er lagt inn under fanen for «Økonomi», (om kurset har kostander) kan du avslutte kurset. Nå sendes det til FUNKIS sentralt for kontroll og utbetaling av tilskudd. Du klikker på Nå starter du en avslutningsrutine som består av tre «steg». Du kan avslutte eller gå tilbake i alle stegene dersom du oppdager feil. Steg 1 deltakerrapport Kursdetaljer står alltid øverst i alle stegene. Alle deltakerne er i utgangspunktet ført opp med 100 % frammøte. Du redigerer timetallet for den enkelte deltaker dersom de har annet frammøte enn kursets samlede timetall. Frammøteprosenten endres automatisk. Du klikker på knappen for å komme til «steg 2» 15.mai 2012 Kursgjennomføring avslutte kurs versjon

14 Steg 2 kursdetaljer kjønn på deltakere Her legger vi tid på døgnet, antall samlinger og antall medlemmer som er kursdeltakere. Deretter klikker du på Lagre. 6 Dersom du ikke har valgt kjønn på en deltaker vil du her få beskjed om dette, og muligheten for å endre. Etter denne sjekken klikker du igjen på knappen Neste. Når det er mange deltakere på et kurset er det praktisk at disse knappene står både oppe og nede. Du slipper å scrolle. Steg 3 oppsummering 15.mai 2012 Kursgjennomføring avslutte kurs versjon

15 Her ser du oversikt for kostnader og tilskudd. Du kan avbryte og rette opp eventuell feil før du avslutter på nytt. Du gjør ferdig avslutningsrutinen for kurset med klikk på knappen Nå får kurset automatisk ny status: Du kan nå se detaljer om kurset ved å klikke på «Detaljer» Nå kan du fortsette med neste kurs og vente på utbetaling av tilskudd fra Funkis. NB! I dette eksempelet for avslutningsrutine for kurs har vi ikke ført frammøte for hver samling på kurset i KursAdmin. Dette innebærer: En underskrevet deltakerliste må oppbevares av kursarrangør på samme måte som bilag til regnskapet (listen skal ikke sendes til Funkis sentralt). 15.mai 2012 Kursgjennomføring avslutte kurs versjon

16 Om veiledning for Kursarrangør Denne veiledningen dekker foreløpig bare deler av funksjoner som kan være aktuelle ved gjennomføring av kurs. Den er tilpasset nåværende versjon av KursAdmin; Dette nummeret finner du når du scroller ned i høyre hjørne av skjermbildet når du er inne i programmet og ser slik ut: release Denne veiledningen har versjonsnummer og dato i bunnteksten. Der vil dere kunne sjekke om dere har riktig versjon av veiledning. KursAdmin er «ferskvare». Som i alle startversjoner, vil vi sikkert oppdage noen overraskende detaljer og mangler. Dette må vi bare tilpasse oss inntil utbedringer kommer på plass. Arbeidet med dette blir utført fortløpende gjennom året. Våre viktigste mål nå er å komme i gang, og vi legger derfor vekt på at følgende fungerer: Legge inn deltakere Gjennomføre kurs Avslutte kurs Vi kommer tilbake til mer avanserte måter å bruke KursAdmin på etter hvert som programmet utvikles. LYKKE TIL! Alle veilederne er tilgjengelig på Funkis hjemmeside, Direkte link: Tilretteleggingstilskudd, TRT, i KursAdmin Du finner egen veleldning for hvordan du legger inn TRT i KursAdmin. Den finner du også på hjemmesiden vår (samme adresse som over). 15.mai 2012 Kursgjennomføring avslutte kurs versjon

17 Oversikt symboler du møter i KursAdmin: mer informasjon-dette vil gi deg ekstra informasjon om emnet det er knyttet til. Søk/finn du klikker f.eks på denne for å velge studieplan til kurset ditt. Kalender velg dato for start på kurset ditt. Legg til (ny) f.eks legg til nytt kurssted. Slett/velg bort f.eks. ta bort en deltaker på kurset ditt. Velg f.eks velg studieplan til kurset ditt.. Rediger f.eks. gjøre endringer på timetallet på kurset ditt. Velg kommunikasjon/handling f.eks velg å sende en e-post til en deltaker. Favoritt f.eks. merk en studieplan du bruker ofte som din favoritt Primærvalg f.eks. vises den ved den e-posten som er din primær epost. Den velges automatisk når det skal sendes e-post til deg. Godkjent/gjennomført f.eks vises dette når tilskudd er godkjent. KursØve er et fiktivt navn på et lokalt organisasjonsledd. Vennlig hilsen 15.mai 2012 Kursgjennomføring avslutte kurs versjon

18 15.mai 2012 Kursgjennomføring avslutte kurs versjon