Velkommen som gruppeleder i Truegroups!

Transkript

1 Velkommen som gruppeleder i Truegroups! Gratulerer med å ha tatt i bruk Truegroups i din gruppe. Truegroups er en løsning for kommunikasjon og organisering av aktiviteter for klubber, lag og foreninger. Løsningen er tilgjengelig på web via og i apps for ios og Android. Truegroups gir medlemmene full oversikt over hele familiens aktiviteter og all kommunikasjon med de av deres idrettslag, barnehager, SFO og andre grupper som bruker løsningen. Alle kan fritt sette opp egne grupper, og man kan være medlem i så mange grupper man vil. Hver gruppe har en eller flere «administratorer» som styrer medlemslisten og setter opp aktiviteter. Avhengig av hvilke innstillinger du som administrator velger for din gruppe, kan også de enkelte medlemmer sende meldinger til og sette opp aktiviteter for gruppen. Det er gratis å registrere seg på Truegroups, men medlemmene i gruppen din trenger ikke å registrere seg eller foreta seg noe for å holde seg oppdatert. Meldinger til gruppen og invitasjoner til aktiviteter sendes til medlemmenes e-postadresse, og de kan svare på disse direkte fra e-post. Hvis medlemmene er barn, går kommunikasjonen automatisk til foreldrenes e-postadresser. Vi ønsker deg lykke til og velkommen ombord til enklere gruppeadministrasjon for deg, og bedre oversikt for medlemmene over egne og barnas klubbaktiviteter. Du er alltid velkommen til å sende oss innspill, ris, ros og rop om hjelp på support@truegroups.com. På neste side finner du en brukerveiledning for administratorer som hjelper deg å komme igang. Sist i dokumentet ligger også en liste over ofte stilte spørsmål fra gruppemedlemmer. Med vennlig hilsen Fredrik Gørrissen og Morten Østbye Truegroups-grundere

2 Oppstartsguide for gruppeledere Innhold 1) Sett opp gruppen... 2 Lage en ny gruppe... 2 Gruppesiden ) Administrere medlemmer... 5 Legg til medlemmer... 5 Offentlig gruppeside... 7 Fjerne medlemmer fra gruppen ) Planlegg aktiviteter... 8 Lage en ny aktivitet... 9 Importere kalenderfeed ) Send meldinger Sende melding til gruppen Gruppens e-postadresse Kontakt Truegroups Ofte stilte spørsmål fra gruppemedlemmer ) Sett opp gruppen En «gruppe» i Truegroups samler alle dine medlemmer, aktiviteter og meldinger på ett sted. En typisk gruppe kan være et fotballag, en skoleklasse eller en barnehageavdeling. Lage en ny gruppe Hvis gruppen ikke allerede er laget, velger du «Grupper» i toppmenyen på og klikker deretter på knappen «Ny gruppe». Grupper kan kobles sammen med andre grupper, slik at de tilsammen danner en organisasjon eller klubb. Hvis din gruppe finnes allerede, ligger den sikkert koblet sammen med en avdeling eller idrettsgren i din organisasjon.

3 Når du setter opp en ny gruppe, kan du velge å koble den sammen med en annen gruppe der du har administratortilgang. Når du kobler en ny gruppe sammen med en annen, legges den som standard under den eksisterende gruppen i gruppetreet. Slik kan du lage den strukturen som er riktig for deg. Gruppetreet følger en enkel regel: Aktiviteter og meldinger gjelder for gitt gruppe OG for de gruppene som er satt opp under den. Gruppesiden Når du har laget en gruppe, blir du tatt til gruppesiden. Det er en slags «hjemmeside» for gruppen som inneholder aktiviteter, medlemsliste, meldinger og generell info om gruppen.

4 Klikk på «Rediger» for å legge inn en beskrivelse, endre bilde og gjøre andre justeringer. Klikk på de ulike fanene for å gjøre deg kjent med hva som finnes av funksjoner.

5 2) Administrere medlemmer Legg til medlemmer Gå inn på gruppesiden, velg fanen «Medlemmer» og klikk på knappen «Legg til medlemmer» Det første du gjør, er å bestemme om det er barn eller voksne som er selve gruppemedlemmene. Hvis det er barn, skriv inn barnas navn og eposten til en eller begge foreldre ett medlem med tilhørende foreldre-eposter på hver linje. Du kan også lime denne informasjonen fra f.eks. Excel, Word eller en e-post. Klikk så på «Neste». Hvis medlemmene er voksne, velger du «Gruppemedlemmer med egen e-post» og limer inn hele e- postlisten. Du kan bruke komma mellom hver adresse, eller en adresse per linje begge deler virker.

6 Truegroups behandler informasjonen du har lagt inn, og du får opp en liste for godkjenning. Sjekk at alt stemmer og klikk på «Neste». Skriv en liten hilsen og send invitasjonen.

7 Det sendes nå ut en e-post til alle medlemmene du la til, eller til foreldrene hvis medlemmene er barn. Nå er gruppen klar til bruk! Offentlig gruppeside Alle grupper har også en offentlig side som standard. Denne er tilgjengelig for alle, og medlemmer kan selv be om å få bli med i gruppen. Husker du vi så på gruppesidens «Rediger»-knapp lenger opp? Der kan du endre gruppens synlighet, regler for medlemskap og andre innstillinger. Gruppens synlighet har 3 nivåer: 1) Offentlig Gruppens offentlige side er synlig for alle, og alle kan selv melde seg selv eller sine barn inn i gruppen uten godkjenning fra gruppeleder. 2) Privat (dette er standard for nye grupper) Gruppens offentlige side er synlig for alle. Medlemmer kan be om medlemskap for seg selv eller sine barn. Det går da en e-post til gruppeleder, som kan godta eller avslå forespørselen direkte fra e-postmeldingen. 3) Skjult Gruppen har ingen offentlig side, og er kun synlig for medlemmer i gruppen, deres foreldre og gruppeledere. Medlemmer kan kun komme inn i gruppen etter invitasjon fra administrator, ved å bli lagt til gjennom prosessen vist ovenfor. Hvis gruppen din er «offentlig» eller «privat», kan du altså også få medlemmene inn i gruppen ved å sende ut linken til den offentlige siden og be de melde seg inn selv. Link til den offentlige siden finner du på gruppesiden under fanen «Om».

8 Fjerne medlemmer fra gruppen Hvis noen slutter i gruppen, kan de melde seg ut selv ved å besøke gruppesiden, eller du kan gjøre det fra medlemslisten på gruppesiden. Klikk på pilen til høyre for et gruppemedlem, og velg «Fjern fra gruppen». 3) Planlegg aktiviteter Aktiviteter i Truegroups er en hendelse som skjer på et bestemt tidspunkt og der du vil invitere medlemmer fra gruppen (eller andre) eksempler er fotballkamper, treninger, årsfest, cuper, etc. Medlemmer og foreldre kan synkronisere aktivitetslisten med kalenderen på sin PC og telefon, og har dermed full oversikt over hva som skjer. Under fanen «Aktiviteter» på gruppesiden kan du lage nye og repeterende aktiviteter for gruppen. Du kan også importere en eksisterende kalenderfeed (for eksempel terminlisten for ditt lag fra og ved å klikke på «Vis admin-liste» finner du nyttige administrative verktøy for enkel administrasjon av gruppen.

9 Lage en ny aktivitet Når du lager en ny aktivitet, starter du med å gi den en tittel og et tidspunkt. Du kan enkelt sette opp repeterende aktiviteter, og under linken «Sted, beskrivelse og andre alternativer» finner du valg for maks antall deltagere, påmeldingsfrist, nærmere beskrivelse av aktiviteten, m.m. Klikk på «Neste» når nødvendig informasjon er lagt inn. Når du lager en aktivitet fra gruppesiden, foreslås automatisk alle gruppens medlemmer som deltagere. Klikk «fjern» ved siden av de som eventuelt ikke skal være med, eller klikk «Inviter andre» om du vil invitere deltagere fra utenfor gruppen.

10 Skal det sendes ut invitasjoner? Hvis du velger «Lagre», sendes ingen invitasjoner på e-post, men aktiviteten blir synlig for de av de inviterte som logger på Truegroups. Hvis du velger «Lagre & Sende», går det ut e- poster til alle inviterte eller deres foreldre, med enkle knapper for å si om man skal være med eller ikke. Importere kalenderfeed Klikk på «Importer kalenderfeed». Finn en kalenderfeed, for eksempel lagets terminliste fra og lim inn linken her. I skjermbildet over, ser du at det er importert 12 aktiviteter til gruppen. De er da lagt til som aktiviteter på Truegroups og alle gruppens medlemmer er invitert. Ved endringer i for eksempel terminlisten fra fotball.no, fanges dette opp og oppdateres automatisk. Merk at det ikke sendes ut noen invitasjoner i denne prosessen. Bruk funksjonen «Send påminnelse» inne på hver enkelt aktivitet for å gjøre dette.

11 4) Send meldinger Med Truegroups kan du enkelt sende meldinger til: Alle medlemmer i en gruppe Deltagere på en aktivitet De som ikke har svart på en invitasjon Enkeltpersoner Meldinger går som push-varsel til de som har installert app, og på e-post til alle andre. Sende melding til gruppen På gruppesiden, under fanen «Meldinger», klikker du på knappen «Ny melding». Skriv et emne og en melding, og legg ved bilder eller dokumenter om du ønsker det. Disse leveres som vedlegg i e-post, og er også tilgjengelig for brukere av appen. Velg om det skal være mulig å svare til alle og klikk «Send». Meldingen leveres nå til alle medlemmer i gruppen, eller til foreldrene om det er barn som er medlemmer. Meldinger levert på e-post kan besvares via e-post på vanlig måte. Hvis mottager klikker Svar/Reply, går svaret kun til avsender. Klikker de Svar til alle/reply to all, går svaret til hele gruppen (hvis du tillot Svar til alle på denne meldingen). Både meldingen du sender og eventuelle svar blir liggende under fanen «Meldinger» på gruppesiden, slik at dere alltid har arkivet av viktig informasjon tilgjengelig. Melder du inn nye medlemmer i gruppen, vil de på gruppesiden også kunne se meldinger fra før de ble medlem.

12 Gruppens e-postadresse Alle grupper får en egen unik e-postadresse. Dersom du under gruppeinnstillinger har tillatt at alle medlemmer kan sende meldinger til gruppen (det er tillatt som standard), kan alle medlemmene sende melding til hele gruppen ved å bruke denne e-postadressen. Du finner gruppens unike e- postadresse under fanen «Om» på gruppesiden. Kontakt Truegroups Har du flere spørsmål om hvordan du får mest mulig ut av Truegroups? Vi hører gjerne fra deg på Mvh Fredrik Gørrissen og Morten Østbye Truegroups-grundere

13 Ofte stilte spørsmål fra gruppemedlemmer 1) Jeg har mottatt en e-post som sier at jeg eller mitt barn er lagt til i en gruppe. Hva gjør jeg nå? Dette er et vanlig første møte med Truegroups for mange, og du mottar denne e-posten når en gruppeadministrator legger til deg eller et av dine barn i en gruppe. Hvis du ikke vil, trenger du ikke foreta deg noe som helst. Alle meldinger og aktivitetsinvitasjoner for gruppen blir levert til din e-postadresse. Vi anbefaler imidlertid at du registrerer deg og barnet på Truegroups ved å klikke på «Vis gruppens hjemmeside» i e-posten. Da får du se alle aktiviteter og meldinger på ett sted, og kan også synkronisere aktivitetene fra Truegroups inn i din egen kalender i Outlook/iPhone/Android. 2) Jeg har mottatt en e-post som sier at jeg eller mitt barn er invitert til en aktivitet. Hvordan svarer jeg på denne? I e-posten finner du knapper for å «Godta» eller «Avslå» invitasjonen. Når du klikker på en av disse, lagres svaret ditt uten at du trenger å logge inn. Om du vil sende en melding til administrator, kan du bare svare på e-posten. 3) Hva skjer hvis jeg registrerer meg og mitt barn på Truegroups? Registreringen er gratis og reklamefri, og vi selger ikke dine data til andre. En av de unike tingene med Truegroups er at det er barnet selv som er medlem i gruppen, og all kommunikasjon leveres til foreldrene. For tenåringsbarn kan du som forelder, om du ønsker det, legge inn en egen e-post for barnet. De kan da logge inn og styre sine egne aktiviteter, samtidig som foreldrene har full oversikt og tilgang til å svare på vegne av barnet. Dine barn er kun synlige i løsningen innenfor de gruppene de er medlem i, så de kan ikke kontaktes av utenforstående. Hvis du vil vite mer, kan du lese våre brukervilkår og vår personvernerklæring. 4) Jeg har registrert meg og logget på Truegroups. Hvordan finner jeg frem? Truegroups har en hovedmeny (øverst på siden på web og i Android app, nederst på skjermen i iphone app) som inneholder Aktiviteter, Grupper, Meldinger og Varsler. Aktiviteter: Her finner du listen over aktiviteter du og din familie er invitert til gjennom deres grupper, og du kan svare eller endre svar på hver aktivitet direkte fra denne siden. Øverst på siden ligger en knapp for å sette opp din egen aktivitet. Grupper: Her ligger listen over alle grupper du og dine barn er med i. Ved å klikke på en gruppe, kommer du til gruppens egen side med oversikt over aktiviteter, meldinger og annen informasjon kun for denne gruppen. Her kan du også melde familiemedlemmer inn i og ut av gruppen. Øverst på siden ligger en knapp for å sette opp din egen gruppe. Meldinger: Dette er listen over alle meldinger sendt til og fra deg og dine barn i deres grupper. Øverst på siden ligger en knapp for å sende en ny melding. Meldingen leveres på e-post, og som pushvarsel til de som har installert Truegroups-appen på sin telefon. Varsler: Her finner du informasjon om hva som skjer i din Truegroups-konto. Invitasjoner, svar på

14 invitasjoner og andre viktige varsler vises her. Ved å klikke på et varsel, tas du direkte til riktig aktivitets- eller gruppeside. 5) Hvordan legger jeg inn flere barn eller voksne i min familie? Når du logger på vises din familie i høyre kolonne. Klikk på Legg til/endre familiemedlemmer, så kan du sette opp hele familien. Når du legger til et barn, kan du også legge til flere foreldre som en del av prosessen. Begge foreldre mottar da all informasjon fra barnets grupper, og kan svare på denne. 6) Jeg har mottatt en e-post fra lagleder/trener/avdelingsleder som ser ut som den er sendt gjennom Truegroups. Hvordan svarer jeg på denne? Meldinger i Truegroups kan behandles akkurat som vanlig e-post. Hvis du klikker svar/reply i e-postprogrammet ditt, går svaret kun til avsender. Hvis du klikker svar til alle/reply to all, går svaret til alle som meldingen først ble sendt til. Du kan også legge ved bilder og dokumenter som vedlegg. 7) Hvordan sender jeg en melding/e-post til lagleder eller hele gruppen? Når du logger deg på Truegroups, velger du Grupper i hovedmenyen (øverst på siden på web, nederst på skjermen i iphone app). Finn din gruppe i listen og gå til gruppesiden. Der kan du velge fanen Meldinger for å sende en melding til hele gruppen. Under fanen «Om» finner du en liste over gruppens administratorer, med en knapp for å sende melding til hver enkelt. Her ligger også gruppens unike e-postadresse, som lar deg sende e-post til hele gruppen direkte fra Outlook, Gmail og andre e-postprogrammer. 8) Hvordan installerer jeg Truegroups-appen på min telefon? Truegroups-appen er gratis og du kan laste den ned for iphone her og for Android her. 9) Hva gjør jeg hvis jeg har flere spørsmål? Send oss en e-post på support@truegroups.com, så svarer vi så snart som mulig.