Hvordan legge inn en aktivitet i kalenderen i Hageselskapets nettportal

Transkript

1 Hvordan legge inn en aktivitet i kalenderen i Hageselskapets nettportal Av Ole Petter Vik, Asker Versjon I Hageselskapets nye portal er kalenderen sentralt plassert og et viktig element. Den står på alle sider og viser hvilke aktiviteter som foregår. På toppnivået viser den aktiviteter for hele landet, på fylkesnivå aktiviteter i fylket og på lokallagsnivå viser den lokallagets aktiviteter. Denne beskrivelsen viser hvordan man legger inn en aktivitet på lokallagets nivå. Først går vi gjennom en enkel aktivitet og så viser vi litt av de mer avanserte mulighetene som finnes. Overalt i denne beskrivelsen er teksten for hva som skal gjøres vist foran det bildet som aktiviteten gjelder. Først må man logge seg på lokallagets administrasjonsside (også kalt baksiden). Denne nås her: eller en lettere å huske adresse som er baksiden.hageselskapet.no Man får så opp hjemmenyen. Vi skal bruke en funksjon som heter Ny aktivitet. Det er to måter å komme til denne funksjonen. Enten via toppmenyen eller via hjemmenyen. Alt er mulig å gjøre via toppmenyen (som er de valgene som vises i det svarte feltet øverst på siden, mens hjemmenyen (området under, med mange symboler) kan være forskjellig for hver bruker (det vil hvert hagelag).

2 Via toppmenyen: Klikk på Kalender (vist med rød ring under) og så Aktiviteter i undermenyen (vist med gul ring under) og til slutt Ny aktivitet i neste undermeny (vist med grønn ring under). Følg så det som står etter overskriften Ny aktivitet under.

3 Via hjemmenyen Hjemmenyen (den som man kommer til etter pålogging eller ved å klikke Hjem på toppmenyen (vist under med grønn ring)) viser de snarveien du eller andre har valgt for nettopp denne brukeren. Dette kan du helt styre selv. Hvis snarveien Ny aktivitet ikke finnes her, må den legges til. På hjemmenyen klikker du på Tilpass snarveier (vist under med rød ring) og får opp en liste over hvilke snarveier som finnes. Du krysser så av i det nedre høyre hjørnet på den ruten som kalles Ny aktivitet (vist under med rød ring). Ta gjerne med List aktiviteter også, da denne er noe du kommer til å bruke senere. Lagre dette valget ved å klikke på Lagre innstillinger (vist under med grønn ring).

4 Du får så opp den nye hjemmenyen med den nye snarveien (Ny aktivitet). Klikk så på Ny aktivitet (vist under med rød ring). Følg så det som står etter overskriften Ny aktivitet under.

5 Ny aktivitet Man starter med denne siden. Du får vanligvis kun opp ditt eget hagelag. Velg dette og klikk på Velg for å gå videre. Nå kommer vi til siden med detaljer om aktiviteten. Her er det mange muligheter og i første omgang konsentrerer vi oss om den fliken som kalles Standard. Vi starter med å fylle ut den øverste delen av skjermbildet. Skriv inn relevant informasjon i tekstboksene som vist under. Datoer kan enten skrives inn som dd-mm-åååå (hvor dd er dagen, mm er måneden og åååå er årstallet med fire siffer; som er 1. februar 2013) eller ved å klikke på kalendersymbolet. NB! Logikken bak forkortede datoer er basert på amerikansk datoformat. Hvis du skriver , blir dette ! Det beste er å skrive året med fire siffer eller bruke kalendersymbolet.

6 Rull så litt nedover og skriv inn en passende beskrivelse. Her kan du bruke tekstverktøyene til å utheve tekst, velge farger, skriftstørrelse osv. Helt nederst kan du velge emner som passer til aktiviteten. Formålet med disse emnene er at medlemmene senere kan velge hva slags aktiviteter de ønsker informasjon om (de samme emnene vises på medlemmenes side under Min side og Mine interesser). Emnelisten er alfabetisert (vist i den røde ringen under) og du velger et emne ved å klikke på det. Det flyttes så over til valgte emner (vist med den gule ringen under). Slik kan du gjøre så mange ganger du ønsker. Hvis du har valgt et feilaktig emne, kan det fjernes ved å klikke på

7 det i den valgte listen og så klikke på slettesymbolet (det nederste symbolet i gruppen vist med grønn pil under). Du kan også endre rekkefølgen av emnene ved å bruke flyttesymbolene som ligger over slettesymbolet. Rekkefølgen har for tiden ingen praktisk betydning. Du kan nå lagre aktiviteten ved å klikke på lagreknappen øverst i bildet (vist ved den røde ringen under). Du kan se aktiviteten i ditt lokallags kalender. Hvis det er ting du er misfornøyd med, kan du nå gjøre rettelser og lagre så mange ganger du vil. Når du er fornøyd, kan du avslutte ved å klikke på lagre og lukk-knappen (vist med grønn ring under). Da kommer du tilbake til hovedmenyen.

8 De kommende aktivitetene vises på lokallagets førsteside. Ved å klikke på aktiviteten får du fram hele beskrivelsen.

9

10 Aktivitetsoversikt Funksjonen List aktiviteter brukes til å få et overblikk over alle aktivitetene og til å gjøre endringer. Ved å trykke på blyantsymbolet (i kolonnen Rediger, vist under med rød pil) kan du redigere aktiviteten på samme måte som ved innlegging første gang (beskrevet over). Her kan du også se hvilket hagelag en aktivitet gjelder for, hvis du for eksempel har lagt inn noe for et annet hagelag.

11 Avanserte funksjoner Nå skal vi se på noen av de mer avanserte funksjonene. Legge inn aktivitet for annet hagelag enn ditt eget. Den første er muligheten for å legge aktiviteten under et annet hagelag enn ditt eget. Dette gjøres ganske enkelt ved å velge et annet hagelag i feltet som heter Kalender. Som vist under klikker du ganske enkelt på rullemenyen og velger et annet hagelag. Da kommer aktiviteten under dette laget og forsvinner fra din egen kalender. Du får et varsel som vist under. Det er fremdeles du som styrer aktiviteten (med din pålogging), selv om den ligger under et annet hagelag.

12 Aktiviteter med påmelding Det finnes mulighet for å sette opp en aktivitet slik at den krever påmelding. Da får du muligheten til å få en oversikt over hvem som planlegger å komme og eventuelt begrense antallet deltagere. Man gjør disse valgene i fanen merket med Påmelding. Det viktigste valget er Aktiver påmelding (hvis dette ikke er valgt, ignoreres resten av feltene). Hvis du huker av for Tillater påmelding fra ikke-medlemmer, kan hvem som helst melde seg på. Hvis det ikke er huket av, må man våre pålogget for å melde seg på. Feltene Legg gjest til klubbens database mens han/hun registrerer seg og Legg bruker til gruppe som er valgt under mens han/hun registrerer seg er ikke aktive. Så kan du velge hvilke felter som finnes og kreves ved utfylling av påmeldingen. Så kan du sette en påmeldingsfrist, maksimalt antall deltagere, om antall påmeldte og ledige plasser skal vises, samt om deltagerlisten skal være skjult (hvis dette ikke er huket av, er påmeldingslisten synlig på nettsiden hvor aktiviteten vises). Så er det noen valg for å få epost når noen melder seg på og hvordan bekreftelse-eposten skal se ut.

13 Til slutt er det mulighet for å oppgi hvem som skal være avsender på utsendelse av bekreftelse for påmelding (dette anbefales det sterkt å bruke, da det eventuelt avslører påmeldte som har skrevet feil epostadresse; en melding om dette sendes avsender). Avslutt på vanlig måte ved å lagre ved å klikke på lagresymbolet øverst på siden. Slik ser siden ut med påmeldingsmulighet. Man klikker på Meld på (som vist i den røde ringen under).

14 Hvis man ikke er innlogget som medlem, ser påmeldingen slik ut. Man fyller ut de aktuelle feltene og klikker på Meld på. Det kommer så opp en side som sammenfatter påmeldingen, og du må godkjenne dette for å bli meldt på.

15 Den påmeldte får så en epost med bekreftelse. Og du som arrangør får en epost med at det er en ny påmelding.

16 Slik ser det ut hvis en som er innlogget som medlem ønsker å melde seg på. Normalt vil alle kunne se listen over påmeldte, og slik ser den ut. Hvis man har huket av for Skjul påmeldingslisten, vises den ikke og du må inn i Baksiden for å se påmeldingslisten.

17 Hvis du har huket av for Skjul påmeldingslisten, må du bruke List aktiviteter i Baksiden for å se hvem som er påmeldt. Ved å klikke på tektstlinjen i kolonnen Arrangementet for den aktuelle aktiviteten (vist med grønn pil under), får du opp en liste over deltagerne.

18 Her kan du eksportere listen til Excel eller sende meldinger til de påmeldte via epost. Det er også mulig å manuelt legge til deltagere, som du kanskje har fått på telefon eller på annen måte.