Brukerveiledning. Arbeidsvarsling

Transkript

1 Brukerveiledning Arbeidsvarsling fra SmartLearn versjon 14.1 Dato: Side 1 av 23

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning Arbeidsvarslingsportalen Arbeidsvarslingsportalen - informasjon Arbeidsvarslingsportalen Kurs og kursholdere Arbeidsvarslingsportalen Påmelding til kurs Innlogging for kursholder Kursholder Oversikt-fanen Kurssenter-fanen Endring av informasjon for kurssenter Opplasting av bilder for kurssenter Instruktører-fanen Steder-fanen Endring av informasjon om kurssteder Registrering av kursrom Registrering av bilder Kurs-fanen Eksempel: Etablering av nytt Kurs 1 på Møterom Skibladner på Victoria Hotel i Hamar Liste over eksisterende kurs Endring av informasjon om kurs Registrering av Aktiviteter Gruppere aktiviteter kurs som går over flere dager Melde på deltakere Vise deltakere, melde av deltakere og godkjenne oppmøte Fullføringer-fanen Dato: Side 2 av 23

3 1 Innledning Statens Vegvesen innfører nytt nasjonalt kompetanseregister for utstedelse av kursbevis for arbeidsvarsling. Tjenesten tilbys fra 1. mars 2018, og fra og med 1. april 2018 er det obligatorisk å benytte seg av denne tjenesten dersom man skal avholde kurs i arbeidsvarsling og utstede gyldige kursbevis iht. Håndbok N301 Arbeid på og ved veg (2012/2014). Alle kurs skal fra dette tidspunkt registreres i kompetanseregisteret (arbeidsvarslingsportalen). Dette dokumentet beskriver hvordan dere skal registrere obligatorisk informasjon om kurs, kursholder og deltakere i løsningen. I tillegg til registrering av kurs, kan dere også benytte arbeidsvarslingsportalen til å markedsføre kursene deres og håndtere kurspåmelding. Kursholdere bestemmer selv om deres kurs skal vises åpent i portalen, eller om dere kun benytter portalen for obligatorisk registrering av kursinformasjon. 2 Arbeidsvarslingsportalen Sluttbrukere av Arbeidsvarslingsportalen går inn på siden « 2.1 Arbeidsvarslingsportalen - informasjon Arbeidsvarslingsportalen ser ut som følger: Dato: Side 3 av 23

4 Det er fire hovedmenyer i arbeidsvarslingsportalen, samt en knapp i bunnen av siden «Meld deg på kurs». «Om Arbeidsvarsling» gir litt generell informasjon om arbeidsvarslingsordningen, samt at den også inneholder en kort «Ofte-spurte-spørsmål». «Mistet kursbevis» gir sluttbruker mulighet til å sende inn en forespørsel om utsteding av duplikat kursbevis for arbeidsvarsling. «Kursholdere» gir en oversikt over autoriserte kursholdere i arbeidsvarsling. «Support Kursholdere» inneholder følgende: o Skjema for support o Opplæringsvideo i bruk av arbeidsvarslingsportalen for kursholdere o Pålogging for kursholdere 2.2 Arbeidsvarslingsportalen Kurs og kursholdere Knappen «Meld deg på kurs» går til en side hvor kurs og kursholdere presenteres, og hvor det er mulig å melde seg på kurs. Etter at man klikker på denne knappen vil det vises en side som følger: Her vises alle kursene som tilbys innen arbeidsvarsling. Dato: Side 4 av 23

5 Det finnes også noen menyer øverst til høyre på denne siden. Informasjon om forstørring av skrift (universell utforming) Innlogging for Kursholdere Mulighet for søk etter kurs «Hjem» tar deg tilbake til hovedsiden «Kurs» viser side med alle tilgjengelige kurs fra alle kursholdere Nasjonal kursportal «Kurssenter» viser liste over alle kurssentra (kursholdere) med mulighet til å velge kurssenter Dato: Side 5 av 23

6 Dato: Side 6 av 23

7 3 Arbeidsvarslingsportalen Påmelding til kurs Det er mulig å melde seg på ethvert kurs som publiseres på Arbeidsvarslingsportalen. Dette kan gjøres ved å søke frem ønsket kurs enten via menyen «Kurs» eller ved å først gå til «Kurssenter» og deretter finne ønsket kurs som tilbys av valgt kurssenter. Påmelding kan gjøres som gruppepåmelding eller som individuell påmelding Gruppepåmelding gjøres under overskriften «Meld andre på kurset» Individuell påmelding gjøres under overskriften «Meld deg på kurset» Dato: Side 7 av 23

8 4 Innlogging for kursholder Følgende skjermbilde for pålogging vil vises etter klikk på i kursportalen, eller ved å velge knappen «Logg på» under menyen «Support Kursholdere» i Arbeidsvarslingsportalen. Tast inn ditt tilsendte brukernavn og passord for å logge på. Dato: Side 8 av 23

9 5 Kursholder Etter innlogging klikker du på menyen «Kurssenter» øverst i skjermbildet. Kurssenter-siden er inndelt i faner, hvor «Oversikt»-fanen er først. 5.1 Oversikt-fanen Under «Oversikt» vises alle kommende kursaktiviteter for kurssenteret. Ett kurssenter er et firma som tilbyr kurs. Et kurssenter kan ha én eller flere kursholdere (instruktører) tilknyttet. Normalt vil det være én instruktør per kurssenter. I «Oversikt» fanen vises hvilket kurs instruktør(er), som er tilknyttet kurssenteret, skal holde, dato og tid for kurset, samt kurssted og kursrom. Kun kursaktiviteter som er frem i tid vises i denne listen. Klikk på knappen «Arkivert» til høyre i skjermbildet for å vise historiske kursaktiviteter. Legg også merke til at denne listen vises i en tabell hvor det kan være flere sider. Det er også mulig å sortere informasjonen i tabellen ved å klikke på kolonnetitler som er understreket. 5.2 Kurssenter-fanen Informasjon i kurssenter-fanen er allerede utfylt, men det kan være tilleggsinformasjon du ønsker å fylle ut. Dato: Side 9 av 23

10 5.2.1 Endring av informasjon for kurssenter Legg først merke til feltet som heter «URL». Dette feltet inneholder en direktelenke til kursstedets nettside. F.eks. i skjermbildet nedenfor, så heter kurssenteret «Course Center Hamar» og URL er fylt ut med «course-center-hamar». Kurssenterets nettadresse vil da være « - URL fra feltet i kurssenter-fanen kommer da helt til slutt i denne nettadressen. Det er mulig å oppdatere informasjonen om kurssenteret, så som endring av adresse eller e- postadresser, osv. Dato: Side 10 av 23

11 5.2.2 Opplasting av bilder for kurssenter Legg også merke til knappen «Kurssenter Bilder» til høyre i skjermbildet. Ved å klikke på «Bilder» knappen er det mulig å laste opp bilder som vises for kurssenteret. Bildene som lastes opp vises øverst på kurssenter-siden som vist i skjermbildet nedenfor. Dato: Side 11 av 23

12 5.3 Instruktører-fanen Under fanen «Instruktører» kan man registrere og endre instruktører. En instruktør (ofte også kalt kursholder) er personen som underviser i klasseromkurset. Merk at fanen «Instruktører» er forskjellig fra hovedmenyen «Instruktør». Klikk på «Ny instruktør» for å registrere ny person, eller klikk på «Endre»-symbolet (blyant) for å endre opplysninger om eksisterende instruktør. Dato: Side 12 av 23

13 5.4 Steder-fanen Under fanen «Steder» kan man registrere kurssteder og kursrom. OBS! Før man kan registrere kurs og kursaktiviteter (kursdager) må steder med tilknyttede kursrom være registrert. Det er derfor viktig å begynne med registrering av steder, og deretter gå til «Kurs» fanen for registrering av kurs og aktiviteter. Skjermbildet nedenfor viser en liste over eksisterende kurssteder Endring av informasjon om kurssteder Ved å trykke på «pluss-tegnet» i tabellen til venstre i raden for ønsket sted, vises informasjon om kursstedet og det er mulig å endre denne informasjonen. Dato: Side 13 av 23

14 5.4.2 Registrering av kursrom Legg også merke til knappen «Sted Rom Bilder» til høyre i skjermbildet. Ved å klikke på «Rom» på denne knappen er det mulig å registrere nye rom for det valgte stedet, eller man kan endre informasjon om eksisterende rom. I skjermbildet nedenfor vises endring av et rom som heter «Møterom London» på det valgte stedet. Det må alltid registreres antall plasser for et rom, da dette bestemmer antall plasser som vil være tilgjengelig for et kurs som arrangeres på dette rommet antall plasser på et kurs er lik antall plasser på rommet. Dato: Side 14 av 23

15 5.4.3 Registrering av bilder Ved å klikke på «Bilder» på denne knappen er det mulig å laste opp bilder for kursstedet. Det er i denne versjonen av Arbeidsvarslingsportalen ikke lagt inn noe funksjonalitet for å vise bilder for kurssteder. 5.5 Kurs-fanen Under fanen «Kurs» kan man registrere kurs og kursaktiviteter (kursdager). Et kurs definerer «rammene» for kurset, så som kurstype (Kurs 0, Kurs 1, osv), pris og gyldighetstid, og man knytter kursaktiviteter (kursdager) til et kurs. Man kan sette opp en rekke kursaktiviteter (kursdager) for hvert kurs, så lenge kurset har ønsket pris, samt at gyldighetsperioden er lang nok. OBS! Husk at informasjon om kurssteder og kursrom må være registrert før kurs kan registreres. Dato: Side 15 av 23

16 5.5.1 Eksempel: Etablering av nytt Kurs 1 på Møterom Skibladner på Victoria Hotel i Hamar 1. Gå inn på «Steder» fanen a. Sjekk at «Victoria Hotel, Hamar» er registrert som sted. Hvis ikke, så må dette kursstedet registreres. b. Klikk deretter på «Rom» knappen (til høyre i skjermbildet etter å ha lagret eller åpnet ønsket kurssted). c. Hvis «Møterom Skibladner» ikke finnes i listen allerede, så må dette rommet registreres på nytt klikk da på «Nytt rom» knappen. 2. Gå inn på «Instruktører» fanen (ikke menyen Instruktør) og sjekk at instruktør (kursholder) for det aktuelle kurset er registrert. Hvis ikke, så må ny instruktør registreres. (Alle autoriserte instruktører / kursholdere er allerede forhåndsregistrert i systemet, så det skal ikke være nødvendig å registrere nye instruktører). 3. Klikk på «Kurs» fanen så snart du har verifisert at «Sted» og «Rom» er registrert. a. Sjekk om «Kurs 1» med riktig gyldighetstid (publiseringsstart- og sluttdato) og riktig pris allerede finnes i listen. Hvis det ikke finnes, så må nytt «Kurs 1» registreres med pris og gyldighetsperiode ved å klikke på knappen «Nytt kurs». b. Velg om kurset skal være synlig på Arbeidsvarslingsportalen eller ikke. Dette gjøres ved avhuking i feltet nederst i «Kurs» bildet «Ikke synlig på kursportal». c. Klikk deretter på «Aktivitet» knappen (til høyre i skjermbildet etter å ha lagret eller åpnet ønsket kurs). d. Klikk på «Legg til aktivitet» knappen og fyll inn felter for å registrere en ny kursaktivitet. i. Feltet «Emne» - skriv f.eks. «Kurs 1, uke 5». Det er greit om denne teksten ikke er så lang, da det vil bli problemer med visning på Arbeidsvarslingsportalen ved lange tekster. ii. Velg «Sted» (kurssted) fra nedtrekksliten og deretter «Rom» (kursrom) iii. Velg «Starttid» og «Sluttid» for kursdagen. Hvis dette kurset går over flere dager, må det registreres flere aktiviteter for dette kurset én aktivitet per dag - og deretter knytter du aktiviteter sammen i en såkalt «kursgrupper». Dette er forklart nedenfor. iv. Feltene «Kommentar» og «Påminnelse» og «Vis som» er ikke nødvendig å fylle ut. v. Trykk «Lagre» vi. Hvis man ønsker å registrere en ny kursdag, f.eks. «Kurs 1, uke 6», så gjentas punktene i v ovenfor. e. Hvis kurset går over flere dager knytt aktiviteter sammen i grupper i. Fra listen over aktiviteter, klikk i sjekkboksen «Legg i gruppe». Velg minst to aktiviteter. ii. Klikk på knappen «Gruppér valgte aktiviteter» i bunnen av listen over aktiviteter. Denne knappen vil bli aktiv etter at to eller flere aktiviteter har blitt valgt. iii. Grupperte aktiviteter vil nå vises over listen over separate aktiviteter. 4. Kurset er nå synlig i Arbeidsvarslingsportalen og brukere kan melde seg på kurs forutsetter at feltet «Ikke synlig på kursportal» ikke ble huket av. Dato: Side 16 av 23

17 5.5.2 Liste over eksisterende kurs Skjermbildet nedenfor viser en liste over eksisterende kurs Endring av informasjon om kurs Ved å trykke på (pluss-knappen) til venstre i tabellen utenfor ønsket kurs vises informasjon om kurset og det er nå mulig å endre denne informasjonen. Det er her mulig å velge kurskategori (Kurs 0, Kurs 1, osv), legge inn en kort beskrivelse av kurset, samt prisen for kurset. Alle kurs har også en gyldighetsperiode eller holdbarhetsperiode og dette settes i «Publisering startdato» og «Publisering sluttdato». Sluttdato er forhåndsvalgt til ett år frem i tid, og dette burde være greit for de aller fleste tilfeller. Kursaktiviteter (kursdager) knyttes deretter til et kurs. Dato: Side 17 av 23

18 Trykke på (minus-knappen) for å lukke informasjon om kurset Registrering av Aktiviteter Legg også merke til knappen «Kurs Aktiviteter» til høyre i skjermbildet. Ved å klikke på «Aktiviteter» på denne knappen er det mulig å registrere nye kursaktiviteter. En kursaktivitet definerer dato, tid, sted og rom for et kurs. F.eks., hvis et kurs skal holdes 1. februar 2018 fra kl. 09:00 til 15:00 på møterom Skibladner på Victoria Hotel i Hamar, så er dette informasjon som skal registreres på en «Aktivitet». Som forklart tidligere, så må sted (Victoria Hotel, Hamar) og kursrom (Møterom Skibladner) være registrert i systemet før kursaktiviteten kan registreres. Skjermbildet nedenfor viser registrering av en aktivitet (kursdag) med emne «Kurs 1, uke 5». Aktiviteten skal foregå på sted «Victoria Hotel, Hamar» og rom «Møterom Skibladner». Aktiviteten starter kl. 09:00 og går frem til kl. 15:00. Feltene for «Påminnelse» og «Vis som» er ikke i bruk i denne versjonen av Arbeidsvarslingsportalen. Aktiviteter som lagres på denne måten vil vises i Arbeidsvarslingsportalen, og det vil være mulig å melde seg på denne kursdagen. Dette forutsetter riktignok at feltet «Ikke synlig på kursportal» ikke har blitt huket av. Dato: Side 18 av 23

19 5.5.5 Gruppere aktiviteter kurs som går over flere dager Hvis et kurs går over flere dager, så må det registreres flere aktiviteter for dette kurset én aktivitet per dag. Aktivitetene kan deretter knyttes sammen i en kursgruppe som følger: 1. Fra listen over aktiviteter, klikk i sjekkboksen «Legg i gruppe». Velg minst to aktiviteter. 2. Klikk på knappen «Gruppér valgte aktiviteter» i bunnen av listen over aktiviteter. Denne knappen vil bli aktiv etter at to eller flere aktiviteter har blitt valgt. 3. Grupperte aktiviteter vil nå vises over listen over separate aktiviteter. Dato: Side 19 av 23

20 5.5.6 Melde på deltakere Det er mulig å melde på deltakere ved å klikke på påmeldings-knappen i «Deltaker» kolonnen i listen over aktiviteter. Dette kan gjøres hvis man f.eks. har et kurs som ikke skal vises i Arbeidsvarslingsportalen og man dermed ikke ønsker at deltakere skal kunne melde seg på selv. Deltakere kan meldes på ved å klikke på knappen ovenfor. Denne knappen åpner et vindu hvor opplysninger om deltakere skal registreres. Dato: Side 20 av 23

21 5.5.7 Vise deltakere, melde av deltakere og godkjenne oppmøte Knappen ovenfor viser en liste over deltakere. Følgende funksjoner er tilgjengelig her: Melde deltaker av kurs Godkjenne oppmøte (dette medfører at kurset blir bestått) Dato: Side 21 av 23

22 5.6 Fullføringer-fanen Under «Fullføringer» er det mulig å søke frem fullførte kurs. Søket kan baseres på ett av feltene, eller flere av feltene kan brukes i kombinasjon. Feltet «Kurs» er et tekstfelt, og her kan det f.eks. skrives «Kurs 1» for å få frem alle som har bestått kurset «Kurs 1». Dato: Side 22 av 23

23 Dato: Side 23 av 23